企業(yè)檔案管理中推行精細化管理

段婷婷

摘 要：本文概述了精細化管理理論的本質(zhì)和企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵，結(jié)合當前企業(yè)檔案管理的實際，指出在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的重要意義，并針對企業(yè)檔案管理中存在的問題進行分析并給出解決措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；精細化管理；問題

1在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的意義

1.1緊密檔案管理人員與檔案文件材料形成的關(guān)系，為構(gòu)建和諧檔案管理體系創(chuàng)造條件

通過實施檔案管理精細化，可以使檔案管理人員與檔案文件材料移交人員、檔案利用人員互相信任，互相尊重，化解矛盾，理順關(guān)系，為構(gòu)建規(guī)范化、常態(tài)化的檔案管理奠定堅實的基礎(chǔ)。明確責任，使專兼職檔案人員按標準主動去做，變成自覺行為。企業(yè)檔案管理將逐步由傳統(tǒng)的被動管理向制度管理和文化管理轉(zhuǎn)變。

1.2使檔案管理部門和檔案文件材料形成的專兼職檔案人員責任明確、管理到位

通過建立并完善各項檔案管理制度、規(guī)范等，明確檔案文件材料的歸檔范圍、保管期限和責任單位，使檔案管理人員懂得如何去收集、整理日常工作中形成的檔案文件材料，為檔案管理體系的建立提供基礎(chǔ)平臺。

2目前企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1思想觀念落后，檔案意識淡薄，領(lǐng)導重視不夠

一些企業(yè)從上至下沒有形成對檔案管理的統(tǒng)一認識，把檔案管理僅僅看作是保管工作；沒有設(shè)置獨立的檔案機構(gòu)，而是與其它部門合署辦公；檔案管理經(jīng)費投入不足；檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位等，從而導致檔案工作開展過程中遇到很多阻力和困難。

2.2檔案管理制度不健全、不落實，管理水平低下

一些企業(yè)涉及檔案管理的相關(guān)制度和職責不健全，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。一些企業(yè)在近期和遠期規(guī)劃中，往往對企業(yè)規(guī)模、設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)都做了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、設(shè)備投入等考慮較少或完全沒有納入規(guī)劃中，造成檔案管理不能與企業(yè)管理同步發(fā)展，使很多重要的檔案資源收集不上來，造成檔案不完整、不系統(tǒng)；或因管理混亂、難以查找，使檔案的作用不能得到有效實現(xiàn)，這種滯后的檔案管理模式勢必影響企業(yè)管理水平的提高，影響基礎(chǔ)設(shè)施的修繕和技術(shù)水平的提高。

2.3檔案分散管理，缺乏系統(tǒng)性

在企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)過程中，各企業(yè)在科研、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、人事管理等方面都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和管理職責，但涉及企業(yè)檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分應(yīng)歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，不知哪些文件材料應(yīng)當歸檔，已立卷歸檔的文件材料不夠完整和規(guī)范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。加上檔案載體復雜，業(yè)務(wù)部門無法長久保管。由于對檔案法律法規(guī)認識和執(zhí)行不夠，未能認清檔案管理在企事業(yè)發(fā)展建設(shè)中舉足輕重的作用，一些部門單純強調(diào)自身工作的特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案形成后盡快統(tǒng)一歸檔到檔案室進行管理。還有一些部門或個人未真正認識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，這些史料能夠形象、客觀、真實地反映企業(yè)當時的歷史面貌和歷史活動，具有極其重要的憑證和參考作用。

3在企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的途徑

3.1充分發(fā)揮領(lǐng)導作用

管理工作是企業(yè)的重要基礎(chǔ)工作，是衡量企業(yè)管理水平高低的一個重要尺度。各級領(lǐng)導要高度重視并加強對檔案管理工作的規(guī)劃，要聯(lián)系企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實際情況，從思想上、行動上切實將檔案管理工作納入企業(yè)統(tǒng)一規(guī)劃中，把檔案管理工作納入各單位崗位職責并進行考核。

3.2強化規(guī)則意識，建章立制，確保企業(yè)檔案工作的高效運行。

建立健全企業(yè)各項規(guī)章制度是實施精細化管理的起點，合理的、嚴格的規(guī)章制度是各項工作順利進行的保證。為了統(tǒng)一規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，應(yīng)依據(jù)《檔案法》及上級關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，設(shè)立企業(yè)檔案管理組織機構(gòu)，建立完備的檔案管理制度。

3.3注重細節(jié)，明確管理標準，細化工作流程

企業(yè)檔案管理工作的目標是通過對生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類文件材料進行收集、分類、編碼、錄入、裝盒、上柜等環(huán)節(jié)的整理、加工，為檔案利用者提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源共享。因此必須建立一套科學的管理標準作為企業(yè)檔案精細化管理的標桿。按照“細化、量化、標準化、系統(tǒng)化、信息化、適時化”的要求，制定各個環(huán)節(jié)管理所要達到的要求。其中，量化管理是精細化管理的核心，能夠量化的環(huán)節(jié)要盡量科學制定數(shù)據(jù)標準以供考量，便于監(jiān)督檢查過程中進行“對標”。同時還要細化各項工作流程，加大監(jiān)督檢查力度，最大限度保證各個環(huán)節(jié)都能達到預定標準。

3.4提高服務(wù)意識，加強業(yè)務(wù)培訓，建立激勵機制，促進專業(yè)人才隊伍建設(shè)，使精細化管理逐步內(nèi)化

精細化管理是一種新興的現(xiàn)代管理理論，對于企業(yè)檔案管理人員而言，首先要進行崗前業(yè)務(wù)培訓，除了企業(yè)檔案管理的基本理論和技術(shù)操作兩個方面外，還應(yīng)當加強精細化管理理論和管理方法的教育與指導，使其牢固樹立精細化管理理念；其次要定期組織業(yè)務(wù)培訓，根據(jù)企業(yè)檔案管理實踐，不斷提高業(yè)務(wù)管理水平，增強理論研究能力，強化創(chuàng)新意識，探索新的管理方法，不斷將精細化管理落到實處；再次要建立激勵約束機制，將精細化管理內(nèi)化為個人的自覺行動。每一個管理者在精細化管理過程中，都必須始終把人的發(fā)展作為企業(yè)發(fā)展的出發(fā)點和落腳點，這樣才能使其更加自覺地接受制度的約束和規(guī)范。

4結(jié)束語

企業(yè)檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理中的一個重要組成部分，管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，其管理的實質(zhì)就是將在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類原始、分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本的文件材料，通過收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等管理過程達到集中、系統(tǒng)，從而使其實現(xiàn)有序化、標準化管理要求，為企業(yè)提供科學、準確、高效的利用服務(wù)，從而極大地提升企業(yè)領(lǐng)導決策科學化程度和企業(yè)現(xiàn)代化管理建設(shè)水平。因此在企業(yè)檔案管理工作中推行精細化管理理念，有著十分重要的現(xiàn)實意義也是現(xiàn)代管理發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻

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