Office的商業(yè)功能

陸靜

Office可謂是現(xiàn)在世界上最流行的生產(chǎn)力工具之一，但在很多人的印象中，Office能做的事情，也不過(guò)是打字、做表格和做PPT等，這些功能用其他兼容Office的工具，似乎也能代替。但實(shí)際上，Office的神通遠(yuǎn)不止于此，Office絕非僅是個(gè)人辦公的利器，它還可以是企業(yè)運(yùn)作的強(qiáng)勁助力。例如《Office 365商業(yè)版》的功用，就超乎很多人的想象。

《Office 365商業(yè)版》《商業(yè)高級(jí)版》《商業(yè)協(xié)作版》是微軟專門為中小企業(yè)推出的Office服務(wù)。目前微軟將Office商業(yè)版的全球版本引入了國(guó)內(nèi)，它不僅能夠滿足個(gè)人辦公的需求，還提供了很多令企業(yè)生產(chǎn)力躍升的特性，一起來(lái)看看吧。

無(wú)縫漫游的云端存儲(chǔ)

在企業(yè)中，每人都需要處理數(shù)量不等的文件，而且隨著業(yè)務(wù)的復(fù)雜化、多樣化，員工不僅需要在辦公室電腦上辦公，遇到出差等境況，用手機(jī)辦公也再尋常不過(guò)。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)需要在多設(shè)備中統(tǒng)一管理各類文件、做到文件隨時(shí)可查可取，這可謂是一大挑戰(zhàn)。而《Office 365商業(yè)版》，就提供了妥善的解決方案。

《Office 365商業(yè)版》提供了高達(dá)1 TB的OneDrive云存儲(chǔ)服務(wù)，在這個(gè)各家網(wǎng)盤都不斷縮水的年代，這容量可謂難得可貴。OneDrive和Office無(wú)縫集成，利用《Office 365商業(yè)版》辦公，即可以輕松實(shí)現(xiàn)各類文檔的同步。在辦公室處理文檔時(shí)，由于其他事不得不中斷，路途上只要開(kāi)啟手機(jī)或平板電腦，就可以繼續(xù)工作，真正做到了跨地、跨設(shè)備無(wú)縫漫游。

OneDrive云端同步

而《Office 365商業(yè)版》的云存儲(chǔ)服務(wù)還另有黑科技。通過(guò)SharePoint，《Office 365商業(yè)版》能夠利用Web共享指定的文件，以便企業(yè)內(nèi)部各級(jí)人員乃至外部人士利用所分配的不同權(quán)限，無(wú)縫安全訪問(wèn)文件。同時(shí)，還可以跟蹤文件所有活動(dòng)的歷史記錄，對(duì)文件的任何所作更改也將實(shí)時(shí)更新。

便捷的文件共享

簡(jiǎn)而言之，《Office 365商業(yè)版》不僅提供了容量寬裕的云存儲(chǔ)服務(wù)，同時(shí)還配備了完善的同步、管理系統(tǒng)。很多軟件都號(hào)稱自帶云服務(wù)，但也不過(guò)是簡(jiǎn)單的上傳備份，能做到Office 365這種地步的，絕對(duì)鳳毛麟角。

配合無(wú)間的協(xié)同工作

企業(yè)產(chǎn)品相比于個(gè)人產(chǎn)品，一大需求就是支持協(xié)同工作———企業(yè)從來(lái)不是個(gè)人單打獨(dú)斗的舞臺(tái)。得益于強(qiáng)大的云服務(wù)，Office 365不僅能夠?qū)崿F(xiàn)文件漫游、管理，還可以輕松整合團(tuán)隊(duì)資源，實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作。

發(fā)起一個(gè)項(xiàng)目，往往需要先召開(kāi)會(huì)議。在傳統(tǒng)流程中，召開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議需要面對(duì)眾多麻煩的步驟，例如配置遠(yuǎn)程IP、配置連接加密方式和調(diào)試網(wǎng)絡(luò)端口等，但利用《Office 365商業(yè)版》中的Teams服務(wù)，一切變得無(wú)比簡(jiǎn)單。

利用Teams召開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議，只需要分享鏈接給與會(huì)者，其他人無(wú)論是否Office 365用戶，點(diǎn)擊鏈接即可通過(guò)客戶端或者Web參與會(huì)議。而Teams發(fā)起的會(huì)議規(guī)格之大、功能之多都是頗為驚人———Teams支持召開(kāi)多達(dá)250人的在線會(huì)議，與會(huì)者不僅可以通過(guò)文字、語(yǔ)音和視頻等多種方式交流，還能共享屏幕、文件，體驗(yàn)遠(yuǎn)非傳統(tǒng)的電話會(huì)議可比。

Teams遠(yuǎn)程會(huì)議

項(xiàng)目立項(xiàng)后，需要決定參與人員、分配任務(wù)和管理進(jìn)展，要如何協(xié)同？《Office 365商業(yè)版》的Planner模塊讓這一切變得無(wú)比順利。在Planner當(dāng)中，能夠?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員分配不同的工作，并將相應(yīng)的文件同步到所需的人員手中，并支持協(xié)同處理；當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度有所變動(dòng)時(shí)，又能反饋給每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員，同時(shí)各人還可以在Planner中進(jìn)行相應(yīng)討論。

利用Planner跟進(jìn)項(xiàng)目

可見(jiàn)，《Office 365商業(yè)版》完全能充當(dāng)起企業(yè)團(tuán)隊(duì)合作中心的重任。在這樣的高效且完備的分工體系下，多人協(xié)作的效率會(huì)大大提高，《Office 365商業(yè)版》對(duì)企業(yè)的意義，已經(jīng)遠(yuǎn)超乎一般人所認(rèn)知的普通辦公軟件。

井然有序的業(yè)務(wù)管理

要如何管理多如繁星的業(yè)務(wù)、如何更及時(shí)地知會(huì)客戶的反饋，是每個(gè)企業(yè)都需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。不少中小企業(yè)仍處于起步階段，更迫切需要一套能將業(yè)務(wù)整理得井井有條、更高效地對(duì)接客戶的系統(tǒng)。而《Office 365商業(yè)版》，就提供了解決方案。

在業(yè)務(wù)流程管理方面，Office 365提供了統(tǒng)一的管理方案。借助SharePoint以及Power Apps，能夠利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)輕松構(gòu)建起完善的數(shù)據(jù)共享、管理列表，無(wú)論是業(yè)務(wù)的運(yùn)作還是聯(lián)系人，都在其中一覽無(wú)遺。而利用Power Automate功能，還可以自動(dòng)執(zhí)行重復(fù)性的任務(wù)，大幅簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)審批等步驟，令執(zhí)行流程變得更為順暢。

使用SharePoints管理資料

郵箱是對(duì)外業(yè)務(wù)的主流交接渠道，而微軟本來(lái)就是最優(yōu)秀的郵件服務(wù)提供者之一。在《Office 365商業(yè)版》當(dāng)中，微軟為用戶提供了50 GB的Outlook郵箱，而這郵箱的優(yōu)點(diǎn)絕不僅是容量大，它還非常聰明。利用Outlook Customer Manager，企業(yè)成員能夠自動(dòng)管理包括電子郵件、會(huì)議、電話、筆記、任務(wù)、交易和最后期限在內(nèi)的各類信息，這對(duì)更高效地跟蹤和發(fā)展客戶關(guān)系大有裨益。

在Outlook中高效對(duì)接客戶

在某種程度上，《Office 365商業(yè)版》就已經(jīng)能取代ERP系統(tǒng)的部分功能了?！禣ffice 365商業(yè)版》能夠讓整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程都變得更加有條不紊，對(duì)接客戶時(shí)更加如魚得水。中小企業(yè)如果想要提高業(yè)務(wù)效率，《Office 365商業(yè)版》絕對(duì)能帶來(lái)驚喜。

固若金湯的安全防護(hù)

安全是很多中小企業(yè)都忽視的問(wèn)題，這其實(shí)不難理解———中小企業(yè)規(guī)模有限，對(duì)安全方面的預(yù)算極其有限，而一套完備的安全防護(hù)方案往往造價(jià)不菲，需要專業(yè)人員配置和維護(hù)。然而，在安全方面翻車的代價(jià)是慘重的，有許多企業(yè)機(jī)構(gòu)之前在WannaCry勒索病毒下淪陷，眼睜睜看著數(shù)據(jù)變?yōu)轱w灰。怎么辦？《Office 365商業(yè)版》的到來(lái)，可謂解決了中小企業(yè)們?cè)跀?shù)據(jù)安全方面的燃眉之急。

《Office 365商業(yè)版》提供了多方位的安全防護(hù)，能夠抵御垃圾郵件、惡意軟件、病毒、釣魚行為、惡意鏈接以及其他威脅，專業(yè)殺軟能干的，它基本都能干———?jiǎng)e忘了微軟現(xiàn)在就是流行殺毒軟件Windows Defender的締造者，而Defender在AVC，AV-TEST等權(quán)威安全測(cè)試中屢獲高分，微軟在安全方面的造詣可見(jiàn)一斑。

安全防護(hù)中心

另外，《Office 365商業(yè)版》還提供了多層次的安全權(quán)限管理，例如可以在當(dāng)中控制有權(quán)訪問(wèn)業(yè)務(wù)信息的人員和時(shí)間。而在數(shù)據(jù)保護(hù)方面，《Office 365商業(yè)版》也并不含糊，可以限制將數(shù)據(jù)復(fù)制到未經(jīng)授權(quán)的應(yīng)用和位置，有效防止機(jī)密信息的外泄。

Office 365在企業(yè)中所起到的作用，絕不僅僅是簡(jiǎn)單的文書工作。它能接管工作中的諸多環(huán)節(jié)，打通管理、協(xié)作和業(yè)務(wù)對(duì)接間的條條經(jīng)絡(luò)，令企業(yè)的運(yùn)作變得更為高效且安全。