淺談城市管理行政執(zhí)法單位的內(nèi)部控制建設(shè)

王江

摘要：當(dāng)前政府職能部門的內(nèi)部控制工作受到了社會以及政府的高度關(guān)注，國家已經(jīng)就該問題出臺了一系列相關(guān)的政策法規(guī)。本文主要研究的就是在政府職能部門中內(nèi)部控制工作的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。以城市管理行政執(zhí)法單位作為研究的目標(biāo)，詳細(xì)說明了在該政府職能部門中，內(nèi)部控制工作應(yīng)該如何進(jìn)行的問題。

關(guān)鍵詞：城市管理執(zhí)法行政單位;內(nèi)部工作;對策

引言

從總體上來看，政府職能部門管理工作中的內(nèi)部控制建設(shè)取得了很大的進(jìn)步，但是在這個過程當(dāng)中也暴露出了一些問題。比如說對于內(nèi)控工作核心理解上的不到位、辦公室日常管理以及執(zhí)法案卷管理等工作執(zhí)行力度不足以及內(nèi)容機(jī)制存在漏洞等。正是由于這些問題的存在，阻礙了我國政府職能部門內(nèi)控工作進(jìn)展緩慢，因此必須要對這些問題進(jìn)行妥善處理。

一、內(nèi)部控制的必要性

對于城市管理行政執(zhí)法部門來說，想要確保該機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須要建立其完善且高效的內(nèi)部控制制度，這是該部門得以高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)之一。與社會團(tuán)體相比，針對政府職能部門內(nèi)部控制的監(jiān)督與管理能力比較弱，一方面是因?yàn)槟壳皣疫€沒有出臺相關(guān)的行為準(zhǔn)則以及行為規(guī)范，另一方面也缺乏具有針對性文件來對內(nèi)控工作進(jìn)行約束。因此作為政府職能部門而言，更是要主動建立健全內(nèi)控制度，通過完善的內(nèi)部控制來提高其財政資金的使用率，保證資金的安全，同時杜絕挪用公款、過度消費(fèi)等腐敗行為的發(fā)生，讓城市管理行政執(zhí)法部門能夠更好地為群眾服務(wù)。

二、影響內(nèi)部控制的主要因素

（一）內(nèi)部控制系統(tǒng)不完善

從總體上來看，政府職能部門的內(nèi)部控制主要分為兩個大的方面。即內(nèi)部管理的控制以及內(nèi)部會計的控制。只有這兩種控制得到均衡的發(fā)展才能確保該單位內(nèi)部控制架構(gòu)的穩(wěn)定。而實(shí)際的情況是，在實(shí)際的內(nèi)部控制工作中，很多的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員片面地認(rèn)為只要做好會計控制工作，明確資產(chǎn)的使用情況以及資金的流向就能夠做好內(nèi)控工作。在這種思想的影響下，政府職能部門內(nèi)部管理控制一直受到輕視，造成了內(nèi)部控制體系不健全的現(xiàn)象。使得該單位的內(nèi)部控制工作在進(jìn)行的過程當(dāng)中顯得特別混亂，缺乏條理性，實(shí)際的工作效率非常低[1]。而且也容易埋下一些不易察覺的問題，阻礙了該部門內(nèi)部控制工作的開展。

（二）執(zhí)法案卷管理力度不足

針對城市管理行政執(zhí)法部門的內(nèi)控工作來說，一個比較典型的問題就是對于執(zhí)法案卷的管理不到位。一方面案卷的內(nèi)容存在不規(guī)范的情況，比如說對于案卷中違法人員的認(rèn)定不清晰、對于違法事實(shí)的認(rèn)定不準(zhǔn)確、使用的法律條文存在錯誤以及沒有按照自由裁量的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行處罰等。另一方面就是在收集違法違規(guī)行為的過程中，沒有按照相關(guān)的規(guī)定來收集證據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)詢問筆錄、勘察比例處理意見書等公務(wù)文書書寫不規(guī)范的情況，這些問題的形成都是由于對于執(zhí)法案卷管理不到位所導(dǎo)致的。如果相關(guān)人員事后對于裁定結(jié)果存在異議，要求有關(guān)部門進(jìn)行裁定時，城市管理行政執(zhí)法部門會在行政復(fù)議或者訴訟的過程中處于非常不利的境地。并且讓其與群眾之間產(chǎn)生矛盾，影響和諧社會的構(gòu)建。

（三）對于辦公室事務(wù)管理力度低

除了對于執(zhí)法案卷管理不到位的問題以外，個別地區(qū)的城市管理行政執(zhí)法部門的辦公室事務(wù)管理工作也存在一定的問題。比如說一些辦公室布局存在缺陷，影響行政工作執(zhí)行的效率，辦公室人員職業(yè)素質(zhì)比較低，其使用的話術(shù)以及操作電腦、打印機(jī)等辦公軟件的能力比較弱，此外，一些辦公室對于辦公檔案的分類以及保存工作沒有進(jìn)行嚴(yán)格管理，造成了檔案丟失、檔案破損等問題。產(chǎn)生這些問題的根本原因在于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及各個員工對于辦公室管理產(chǎn)生了刻板偏見，片面地認(rèn)為辦公室僅僅是一個辦公的場所，不用對其進(jìn)行管理。在這種思維的影響下，辦公室管理工作長時間得不到重視，嚴(yán)重阻礙了內(nèi)控工作的推進(jìn)。

三、加強(qiáng)內(nèi)部控制的具體措施

（一）重視辦公室日常事務(wù)管理

針對上面提到過的辦公室日常事務(wù)管理的問題，可以通過具有針對性的解決措施來進(jìn)行整改[2]。首先，在辦公室的日常事務(wù)當(dāng)中，接聽電話是非常重要的一項工作，因此在進(jìn)行辦公室管理的時候，就需要對于接打電話進(jìn)行系統(tǒng)性的規(guī)定。第一要保證清楚準(zhǔn)確的原則，在接聽電話的時候，所有信息的交流都是借助口語來完整，因此說話的時候要保持口齒清晰，使用普通話進(jìn)行對話，對于沒有聽清的地方要進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)，并且保證記錄工作的準(zhǔn)確，字跡端正而清晰。第二就是簡短原則，由于城市管理行政執(zhí)法部門業(yè)務(wù)繁忙，工作人員每天都要接到大量的電話，因此在接聽電話的時候要注意控制時間，提高工作效率。第三就是保密原則，工作人員在接聽電話時，如果對方問及一些該部門的隱秘事項，工作人員不應(yīng)給予答復(fù)，同時要注意通話時周圍的環(huán)境，盡量減少他人的干擾。

其次，對于印章也要進(jìn)行妥善的管理，城市管理行政執(zhí)法部門屬于政府職能部門，任何文件的簽署都要加蓋公章，使其具有行政效力。由于該部門職能眾多，印章的數(shù)量也比較多，對于辦公室日常事務(wù)管理工作來說，對于印章的使用以及保存也要進(jìn)行嚴(yán)格的控制。一方面印章應(yīng)該由具有相應(yīng)職務(wù)的人員使用，其他人員不能擅自使用印章。另一方面在使用完印章之后對于印章要進(jìn)行妥善管理，防止出現(xiàn)印章丟失的情況。

最后，對于值班制度要進(jìn)行不斷的優(yōu)化，對于事業(yè)單位來說，在工作時間以外往往會發(fā)生很多突發(fā)性的事件，為了提供更好的服務(wù)，就需要在辦公室安排值班人員，以確保該部門處理工作的效率。在制定值班制度的時候要對值班人員的工作進(jìn)行明確的說明，一方面值班人員在值班期間需要負(fù)責(zé)通訊方面的聯(lián)系工作，包括接聽電話并記錄內(nèi)容，接受其他部門、單位送來的文件，并且對這些文件進(jìn)行分類以及記錄。另一方面就是要負(fù)責(zé)接到來訪人員，對來訪人員進(jìn)行登記，并進(jìn)行妥善安置。

（二）提高對于行政處罰案卷的管理力度

對于行政處罰案卷管理不到位的情況，在進(jìn)行內(nèi)部管理的時候就需要針對該環(huán)節(jié)暴露出的問題進(jìn)行具有針對性的改進(jìn)措施。首先就是要加強(qiáng)行政執(zhí)法人員的學(xué)習(xí)，通過舉辦課程培訓(xùn)班以及組織研討會等方式來提高執(zhí)法人員的執(zhí)法能力，對于處罰案卷的書寫以及記錄要更加規(guī)范，在采用新的執(zhí)法文書規(guī)范來進(jìn)行案卷的書寫工作的前提下，在記錄工作完成之后按照統(tǒng)一的各種對于執(zhí)法文書進(jìn)行裝訂并且及時歸檔，保證執(zhí)法文書的完整性以及實(shí)用性[3]。其次就是要做好案卷評查的工作，這里需要注意的是，案卷的評查工作不僅要按照周期來進(jìn)行，還有加入不定期的突擊檢查，并且豐富檢查的方式，通過互查與自查相結(jié)合的審查方式來發(fā)現(xiàn)案卷中的問題，通過對于案卷的不斷優(yōu)化來提高服務(wù)效率與質(zhì)量。最后就是要利用信息化技術(shù)，讓線下的行政管理工作與線上工作進(jìn)行結(jié)合，使得城市管理工作變得更加透明，減少群眾與執(zhí)法人員之間不必要的誤會。

（三）完善內(nèi)部控制管理體系

上面是從微觀的方面就內(nèi)部控制中的一些問題提出了整改的方法。而從宏觀的方面來看，想要進(jìn)行切實(shí)有效的內(nèi)部控制，最為重要的就是對內(nèi)部管理的制度進(jìn)行完善。一方面事業(yè)單位的管理者要充分認(rèn)識到內(nèi)部管理的重要性，并且將內(nèi)部控制的力度在管理系統(tǒng)中進(jìn)行縱向的延展，讓內(nèi)部控制的具體措施滲透進(jìn)事業(yè)單位的基層，并且通過高效的內(nèi)部控制管理來指導(dǎo)實(shí)際的行政工作的進(jìn)行[4]。另一方面就是要提高內(nèi)部控制的風(fēng)險控制問題，特別是對于城市管理行政執(zhí)法部門來說，由于其工作具有工作量大、工作復(fù)雜性高等特點(diǎn)，因此執(zhí)法人員在實(shí)際的執(zhí)法過程中常常會遇到一些突發(fā)事件，對于這些事件要給予高度的重視，如果不及時進(jìn)行解決，很可能發(fā)展成大問題，造成惡劣的社會影響。因此相關(guān)的工作人員要樹立起相應(yīng)的風(fēng)險防范意識，在條件允許的情況下成立風(fēng)險評估小組，對于可能發(fā)生的風(fēng)險進(jìn)行識別以及分析工作，以此來降低風(fēng)險發(fā)生的概率，保證管理工作的正常進(jìn)行。

四、結(jié)束語

對于城市管理行政執(zhí)法單位來說，想要提高自己的服務(wù)質(zhì)量，更好地為人民群眾服務(wù)，就應(yīng)該注重內(nèi)部控制工作的質(zhì)量，通過提高辦公室日常事務(wù)管理以及執(zhí)法案卷的管理等方式來完善單位的內(nèi)控控制系統(tǒng)，通過內(nèi)部控制體制的不斷完善為整個政府職能部門管理系統(tǒng)的優(yōu)化提供一份力量，使得政府職能部門的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)效率得到增強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)

[1]張璋. 基于內(nèi)部控制的行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理完善路徑[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)， 2017（2）.

[2]李娟， 唐韶龍. 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制發(fā)展現(xiàn)狀及對策分析[J]. 經(jīng)濟(jì)研究參考， 2017， No.2837（61）：81-89.

[3]陳汪云. 淺談行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理體系的構(gòu)建[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2017（1）：60-61.

[4]陸益鳴. 淺析如何加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制[J]. 會計師， 2017， No.273（18）：47-48.