檔案管理的安全保密及信息化檔案管理

黃瑾

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，每個(gè)行業(yè)都開始實(shí)行信息化管理。不過 在檔案管理方面，信息化管理方式?jīng)]有取得很好的效果，主要的原因是因?yàn)橄?關(guān)管理人員沒有熟練掌握信息技術(shù)，而且行業(yè)中缺少專業(yè)的管理人員，這也就 導(dǎo)致信息化檔案管理出現(xiàn)了很多的問題。因此，本篇文章根據(jù)檔案管理的安全 保密及信息化檔案管理的問題進(jìn)行分析，并且制定出合理的信息化管理策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化檔案管理;策略

如今檔案管理工作將要迎來新的挑戰(zhàn)，以往對檔案管理的方法已經(jīng)無法滿 足信息時(shí)代的需求了，無法保障檔案的安全保密性。如何提高檔案管理的安全 保密性以及對檔案進(jìn)行信息化管理就成了現(xiàn)在主要的問題之一，所以，針對檔 案管理的安全保密及信息化檔案管理的研究有著很重要的意義。

一、檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的問題

（-）在檔案管理方面缺少規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作中的工作人員現(xiàn)階段的情況為，熟練檔案管理的人員，對信 息化技術(shù)不太了解。熟練信息化技術(shù)的人，對檔案管理工作了解較少。即熟練 檔案管理，又具備信息化技術(shù)的人才比較少，這樣的情況在檔案管理部門中非 常顯著。因?yàn)槿鄙龠@樣的人才，導(dǎo)致對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候很容易出現(xiàn)問題， 沒有運(yùn)用信息軟件來進(jìn)行管理，導(dǎo)致信息化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)無法統(tǒng)一，就 算有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，也無法進(jìn)行全方面的推廣工作。不管是什么類型的工作，都 需要有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這才可以確保檔案管理可以順利進(jìn)行。與此同時(shí)，也導(dǎo)致 信息化檔案管理的進(jìn)度受到了限制，相關(guān)部門一定要制定出一份合理的信息化 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，制作出操作簡單的信息化軟件，并且要對檔案管理人員進(jìn)行 專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)信息化檔案管理的進(jìn)度。

（-）沒有正確理解檔案管理性質(zhì)

檔案管理的工作不只是對檔案進(jìn)行保存、工作信息和記錄的保存，檔案管 理還是企業(yè)在工作中的憑證和決策的依據(jù)，而且檔案還是加工過程的時(shí)候主要 的一個(gè)資料。雖然檔案管理在工作中有著很重要的作用，但是在檔案管理工作 中，管理人員稀少，其主要的原因有兩點(diǎn)，第一點(diǎn)是很多人都不了解檔案管理 的工作內(nèi)容，這也就導(dǎo)致在使用檔案信息的時(shí)候出現(xiàn)一些問題。第二點(diǎn)是工作 人員不理解檔案管理的性質(zhì)，而且在進(jìn)行檔案管理工作的主要目的就是給人們

提供一些資料，而且大多數(shù)都是企業(yè)中的人員。但是現(xiàn)階段檔案管理工作在不 斷的進(jìn)行拓展，對于檔案的保管工作、查閱都是屬于檔案管理工作。而且，很 多人在找工作的時(shí)候都想找一些簡單的、上手快的工作，這些人覺得檔案管理 工作沒有好的發(fā)展，所以就導(dǎo)致很多人都不喜歡進(jìn)行檔案管理的工作。

（三）缺少信息化檔案管理觀念

現(xiàn)階段，在進(jìn)行信息化檔案管理工作的時(shí)候，主要的一個(gè)問題就是管理人 員缺少信息化管理觀念。而且檔案管理的技術(shù)不先進(jìn)，管理方式老套，無法滿 足信息時(shí)代的要求。如何合理的使用信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，也屬于現(xiàn)在 主要的問題?，F(xiàn)在我國有很多大型企業(yè)，如餐飲、銷售等，都開始使用信息技 術(shù)，不過在對檔案管理中，信息化管理還是沒有顯著的效果。在進(jìn)行檔案管理 的時(shí)候，信息化檔案管理工作沒有更好的發(fā)展，這就要管理人員不斷的對其進(jìn) 行改進(jìn)，而且要使用合理的方法來解決信息化檔案管理時(shí)出現(xiàn)的問題。

二、檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

（-）加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對于檔案管理中的相應(yīng)問題，一定要有使用有效地策略來解決，不斷的提 升檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)，所以就要對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)工 作。來提升他們對檔案管理的意識，讓檔案管理人員可以組成一個(gè)專業(yè)的團(tuán) 隊(duì)，這樣才可以更好的進(jìn)行檔案管理工作。而且在對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的 時(shí)候，一定要提升他們的安全保密意識，而且要結(jié)合檔案管理的規(guī)定，制定一 個(gè)合理的安全保密管理制度，并且要對管理人員進(jìn)行綜合教育，這樣才可以滿 足信息化檔案管理的需求。

（-）樹立信息化檔案管理觀念

在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，管理人員和企業(yè)一定要確定好檔案管理工作 的前景，并且要深刻的理解檔案管理工作的性質(zhì)，尤其是對檔案管理的安全保 密工作，一定要培養(yǎng)管理人員的安全管理意識，以免檔案信息被人盜取，導(dǎo)致 出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失。在進(jìn)行信息化檔案管理的時(shí)候，一定要合理的進(jìn)行檔案管理工 作，提升檔案管理的安全保密性，這樣才可以保證檔案信息不會失去價(jià)值。企 業(yè)在發(fā)展檔案管理工作的時(shí)候，不要招聘太多的信息技術(shù)專業(yè)人員，也不要招 一些沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員，因?yàn)檫@些人都缺少檔案管理的意識。要是 已經(jīng)招聘完檔案管理人員了，就要對這些人進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提升他們的信息

化檔案管理觀念，確保檔案管理具有安全保密性。

（三）提升信息化檔案管理的速度

在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，檔案管理的人員一定要有長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，而且 要清楚的了解如今的發(fā)展趨勢。與此同時(shí)，也要提升檔案管理的安全保密性， 還要改變以往的檔案管理方式，對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才可以保證檔案管 理的安全性。而且也要將檔案管理和信息技術(shù)軟件結(jié)合到一起進(jìn)行管理，提升 信息化檔案管理的效率。此外，一定要落實(shí)信息化檔案管理工作，盡快的制定 出合理的管理制度，這樣才可以促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。因?yàn)楝F(xiàn)階段信息化檔案 管理的軟件還沒有完善好，所以在進(jìn)行信息化檔案管理的時(shí)候，還有一定的影 響。因此，一定要確定好信息化檔案管理的準(zhǔn)則，這樣才可以保證有效地進(jìn)行 信息化檔案管理工作。

結(jié)束語

總的來說，在最近幾年，檔案管理工作隨之技術(shù)的進(jìn)步受到了很大的影 響，而且很多工作人員都沒有重視檔案管理的工作。隨著信息技術(shù)的快速發(fā) 展，檔案屬于信息資源，所以對檔案進(jìn)行管理就是對信息進(jìn)行整理，使用信息 化技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理有著很重要的作用。而且為了可以提升檔案管理工作 的效率，就要盡快進(jìn)行信息化管理，并且要?jiǎng)?chuàng)新出全新的檔案管理方式，提升 管理人員的專業(yè)能力，這樣才可以保證檔案管理工作可以進(jìn)行信息化管理。

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