社區(qū)衛(wèi)生檔案管理網(wǎng)絡化建設問題之探索

李燕

摘 要：社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息資料作為衛(wèi)生系統(tǒng)信息載體，是衛(wèi)生系統(tǒng)管理的重要組成部分，信息資源做為衛(wèi)生系統(tǒng)最為寶貴的一大資源，能否對其加以充分利用，將直接影響到衛(wèi)生系統(tǒng)的生存與發(fā)展。本文就社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡化問題進行了探討，供參考。

關鍵詞：衛(wèi)生系統(tǒng)；檔案管理；網(wǎng)絡化

衛(wèi)生系統(tǒng)信息網(wǎng)絡化建設是以計算機、通信技術和數(shù)據(jù)庫為其基本構成要素，以資源共享和共同開發(fā)為目的。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護人員能夠在自己辦公室，通過衛(wèi)生系統(tǒng)計算機網(wǎng)絡，隨時獲得信息資源。

1 網(wǎng)絡技術在社區(qū)社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作中的作用

1.1 檔案載體呈現(xiàn)多樣化

檔案在網(wǎng)絡化管理中的表現(xiàn)形式多樣化，隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及，檔案不僅以文字的方式出現(xiàn)，而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn)，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理主要通過計算機來完成。

1.2 檔案收集更加豐富

收集是檔案管理工作的起點和開端，是整個檔案管理工作的基礎"隨著信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展，電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點"它可以施行前端控制，因而邏輯收集歸檔是實時進行的；在檔案正式形成和收到的同時，都可以通過網(wǎng)絡來傳輸，為檔案收集工作開辟了一條新途徑；利用網(wǎng)絡技術，廣泛采集有關站點的數(shù)據(jù)信息，不僅節(jié)約了時間，而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

1.3 檔案服務適于形勢

由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等，傳統(tǒng)的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業(yè)的發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實現(xiàn)了信息資源的共享，通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡服務、公共信息網(wǎng)服務及視聽傳播服務，服務對象可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時間，提高了利用效率。

1.4 檔案人員專業(yè)化程度大大提高

由于工作的特殊性，檔案管理人員是檔案信息的擁有者，掌握著珍貴的信息資源，并且承擔著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務。其日常的業(yè)務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng)，檔案工作不再是滯后、被動的，而成為關系全局的重要部分之一。因而，在知識經(jīng)濟時代，為了適應全新的計算機網(wǎng)絡下的檔案工作，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

2 社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案網(wǎng)絡化管理

2. 1 文書處理過程和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

2. 2 病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理

隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經(jīng)驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。

2. 3 人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理

隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡化管理，從實體管理向網(wǎng)絡管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。

2. 4 社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)圖書館實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理

隨著圖書館業(yè)務的拓展，業(yè)務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

3 檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化的措施

3.1領導重視是關鍵。

檔案綜合管理是社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)現(xiàn)代化管理的組成部分。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)整體信息化建設和領導科學決策中的作用。

3.2網(wǎng)絡設備先行是基礎

網(wǎng)絡化發(fā)展，硬件先行。硬件建設要有前瞻性，要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和靈活的結構化布線系統(tǒng)?？紤]到社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應用為主，在選擇技術和產(chǎn)品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)普遍建立了微機局域網(wǎng)絡，但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點，富于規(guī)劃，不但方便內(nèi)部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案部門在規(guī)范室藏的基礎上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)信息中心，并在中心網(wǎng)絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即社區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)信息中心檔案管理網(wǎng)絡。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡信息。

3.3人員素質(zhì)的提高是必備條件。

計算機技術的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡知識及運用操作能力，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應計算機技術、信息技術不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。

參考文獻

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