醫(yī)院文書檔案整理問題及對策

摘 要：醫(yī)院文書檔案是指在醫(yī)院日常管理過程中形成的具有保存價(jià)值的公文材料。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，以及醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，通過加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理，做好醫(yī)院文書檔案整理是后期文書檔案查詢、利用的前提和基礎(chǔ)，做好醫(yī)院文書檔案整理，對提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)醫(yī)院管理規(guī)范化具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文首先分析了醫(yī)院文書檔案整理的基本內(nèi)容，以及醫(yī)院文書檔案整理的主要步驟，并在當(dāng)前整理工作常見問題的基礎(chǔ)上，有針對性地提出了解決對策，對進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院文書檔案整理具有積極的參考意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案整理;醫(yī)院文書;歸檔

前言

醫(yī)院文書檔案整理是指對在醫(yī)院日常管理過程中形成的具有保存價(jià)值的公文材料進(jìn)行整理，并使這些具有保存價(jià)值的公文材料按照一定方法組成案卷，使其呈現(xiàn)出系統(tǒng)性。做好醫(yī)院文書檔案整理工作，不僅是醫(yī)院日常公文處理的重要環(huán)節(jié)，也是公文管理的重要內(nèi)容。為此，專門出臺并修訂了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），使醫(yī)院文書檔案整理有了更為明確的操作指南。做好醫(yī)院文書檔案整理，對提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)醫(yī)院管理規(guī)范化具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院文書檔案整理基本內(nèi)容

醫(yī)院文書檔案整理工作的內(nèi)容主要包括全宗劃分、排列、文書立卷、案卷排列與編號、案卷目錄編制等內(nèi)容。根據(jù)醫(yī)院行政管理和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)特點(diǎn)，具體來說，醫(yī)院文書檔案整理的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面內(nèi)容：系統(tǒng)排列和編制文件案卷目錄。一是按照要求和方法，對已經(jīng)立卷的醫(yī)院文書進(jìn)行排列、編號和分類，并對醫(yī)院文書進(jìn)行系統(tǒng)整理，再以案卷目錄形式固定。二是局部調(diào)整。對已經(jīng)整理的醫(yī)院文書檔案中的不完善、不合理、不符合相關(guān)要求的進(jìn)行微調(diào)。三是全過程整理。對醫(yī)院文書的整理應(yīng)包括立卷、全宗劃分和排列實(shí)行全過程整理。

二、醫(yī)院文書檔案整理基本步驟

1.裝訂

就是對已經(jīng)打印好的醫(yī)院文書檔案以件為單位裝入準(zhǔn)備好的檔案夾。醫(yī)院文書檔案的裝袋順序通常為：正文—附件—收發(fā)文辦閱單順序;醫(yī)院文書正文—定稿順序;文書轉(zhuǎn)發(fā)—文書被轉(zhuǎn)發(fā)順序;批復(fù)—請示;復(fù)函—來函順序等等。

2.分類

醫(yī)院文書檔案以一文一件為歸檔分類法，具體又分為年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等若干不同分類法。具體可參照《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》《檔號編制規(guī)則》等規(guī)定和要求進(jìn)行分類整理。如：“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”，實(shí)行三級分類。

3.編號

本著一個(gè)文書檔案一個(gè)編號，編號應(yīng)符合應(yīng)用文書形成規(guī)律和特點(diǎn)，且選擇編號的方式應(yīng)保持一定穩(wěn)定性，以及可擴(kuò)充性和簡單性原則，編制好醫(yī)院文書的全宗號、門類代碼、年度、件號、保管期限等等。

4.編目

醫(yī)院文書檔案編目應(yīng)結(jié)合醫(yī)院文書特點(diǎn)和規(guī)定編制具體的歸檔文件目錄，逐件編目。包括序號、檔號、密級、頁數(shù)、備注等編目內(nèi)容。并根據(jù)盒打印后將編目放置盒中，電子目錄輸入計(jì)算機(jī)中，作為后期的檢索使用。

5.裝盒排架

待醫(yī)院文書檔案裝訂、分類、編號、編目完成后，需要將其裝入檔案盒，根據(jù)檔案內(nèi)容和要求認(rèn)真填寫盒脊及備考表等。根據(jù)不同分類，將整理裝盒的文書檔案上架排列。其中，按“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”裝盒的文書檔案，應(yīng)按機(jī)構(gòu)（問題）序列上架排列管理，有利于實(shí)體檔案管理。按“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”的，形成醫(yī)院文書檔案應(yīng)按保管期限上架排列，這種排架方式更易于檔案移交進(jìn)館。

三、醫(yī)院文書檔案整理常見問題分析

1.歸檔范圍不夠明確

醫(yī)院文書檔案具有內(nèi)容多、涵蓋領(lǐng)域廣，且從事醫(yī)院文書檔案整理的多是行政管理人員，如辦公室或人事部門兼任，且檔案管理人員的流動(dòng)性較大，導(dǎo)致對醫(yī)院之前已經(jīng)編制的《文書檔案保管期限表》了解甚少，對于哪些文書應(yīng)納入歸檔范圍，哪些文書檔案不宜納入不清楚，常常導(dǎo)致不應(yīng)歸檔而歸檔，應(yīng)歸檔而缺失。如，未將上級醫(yī)療行政管理部門對本院批復(fù)或意見材料列入整理范疇，影響后期檔案查詢、利用。

2.跨年度文件歸檔難

醫(yī)院文書資料中包括成文時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間、發(fā)文時(shí)間等，尤其是在每年年底的時(shí)候，一些重要文書檔案在時(shí)間落款上存在跨年度特點(diǎn)，有的將年初發(fā)文落款日期標(biāo)注為上一年底，常將其作為新的一個(gè)年度文件進(jìn)行歸檔。

3.文件頁碼編寫錯(cuò)誤

醫(yī)院文書檔案頁碼編寫通常需要以件為單位，由于文書材料自身有頁碼，這時(shí)常常出現(xiàn)以原頁碼編寫或者只編寫文件正面，背面頁碼未編寫，或者僅編寫奇數(shù)頁或者偶數(shù)頁。對較大紙張風(fēng)琴式折疊的又出現(xiàn)重復(fù)編寫頁碼現(xiàn)象，這些現(xiàn)象都會(huì)造成醫(yī)院文書檔案在編寫頁碼時(shí)重號、漏號、跳號、錯(cuò)號等等不規(guī)范問題。

4.檔案裝訂不符規(guī)范

醫(yī)院文書檔案通常包括正本、附件、審單、文稿等組成，在實(shí)際中出現(xiàn)的檔案裝訂不規(guī)范現(xiàn)象較多的表現(xiàn)為：文稿訂書釘未取下，回形針未取下便直接裝訂，甚至一些還留有夾子的文稿也被直接納入歸檔裝盒。也有歸檔備考表缺失等問題。

四、醫(yī)院文書檔案整理對策建議

醫(yī)院管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、重要性工作便是對醫(yī)院文書檔案進(jìn)行整理，醫(yī)院文書檔案整理的質(zhì)量會(huì)直接影響到后期的檔案查詢利用，也是醫(yī)院管理水平的重要體現(xiàn)。做好醫(yī)院文書檔案整理應(yīng)做到：

1.立足實(shí)際劃分歸檔范圍

確立醫(yī)院文書檔案的歸檔范圍應(yīng)秉持“凡能體現(xiàn)醫(yī)院工作主要職能活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件材料都應(yīng)納入歸檔范圍”。根據(jù)這一原則，納入醫(yī)院文書檔案保管的范圍有：上級醫(yī)療行政主管部門的批復(fù)，以及其頒發(fā)、需要醫(yī)院執(zhí)行的決議、決定、規(guī)定，以及其他法規(guī)性文件;上級醫(yī)療行政主管部門以及本院領(lǐng)導(dǎo)的重要指示、講話，每年度的工作計(jì)劃、總結(jié)、醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，醫(yī)院黨、團(tuán)、工會(huì)、婦委會(huì)、共青團(tuán)等重要文件材料;任免文件等等。上級醫(yī)療行政主管部門普發(fā)供參閱、無需辦理的文件、抄件，以及未定稿的征求意見等文件則不屬歸檔范圍。

2.把握文書檔案內(nèi)在聯(lián)系

醫(yī)院文書檔案是在醫(yī)院日常管理中形成的，在對這些檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照其內(nèi)在聯(lián)系、形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，既要注重文書檔案的來源，也要結(jié)合醫(yī)院文書檔案的形成時(shí)間，還要根據(jù)文書檔案的形成內(nèi)容及具體形式，進(jìn)行整理。所謂來源，是指根據(jù)醫(yī)院及其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或其行政管理單位的不同，形成的文書資料，整理時(shí)應(yīng)保持相應(yīng)聯(lián)系。如衛(wèi)健委、地方黨委政府的通知、意見、公報(bào)等;時(shí)間上，是指保持檔案形成機(jī)關(guān)檔案時(shí)間上的聯(lián)系性，如，某醫(yī)院及其內(nèi)設(shè)各部門2018年度工作計(jì)劃或總結(jié);內(nèi)容聯(lián)系，則是指某份文書檔案是在解決某項(xiàng)問題而產(chǎn)生的，整理時(shí)要注重其內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系性。如，某市衛(wèi)健委有關(guān)某醫(yī)院改造工程的請示、批復(fù)、通知等等。形式聯(lián)系，則根據(jù)文書檔案載體、種類進(jìn)行整理。

3.嚴(yán)格遵循文件排列次序

醫(yī)院文書檔案的整理以件為單位，在整理每一份醫(yī)院文書檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的次序進(jìn)行排列，如，印件在前，定稿放在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí)，應(yīng)將復(fù)文放在前，來文在后等等。通過嚴(yán)格的排序做到整理的規(guī)范性和科學(xué)性。

4.提升文書檔案整理信息化水平

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，及其信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案整理中的應(yīng)用，應(yīng)不斷提升文書檔案整理的信息化水平也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。首先，是要注重醫(yī)院文書檔案整理的基礎(chǔ)性工作。為檔案管理部門添置必備的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀，以及縮微設(shè)備等，按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)和要求高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案庫房。其次，是要加強(qiáng)醫(yī)院文書整理的軟件建設(shè)。開發(fā)或購買專業(yè)檔案管理軟件，與醫(yī)院行政管理OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫銜接，實(shí)現(xiàn)文書資料的自動(dòng)收集，拓寬文書檔案資料來源。并對相關(guān)管理軟件及時(shí)做好更新。最后，統(tǒng)一管理軟件，并定期對檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級、更新和維護(hù)，使檔案整理軟件能夠滿足醫(yī)院文書檔案業(yè)務(wù)整理的現(xiàn)實(shí)需要。

五、結(jié)語

綜上，醫(yī)院文書檔案整理工作，既要從思想上給予高度重視，成立檔案管理專業(yè)部門，配置相應(yīng)的專業(yè)人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。把握文書檔案內(nèi)在聯(lián)系，嚴(yán)格做好文件次序排列，提升文書檔案整理工作的信息化水平，為醫(yī)院檔案整理奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

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作者簡介：陳碧蘭（1991-），女，廣東醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院檔案辦科員