電力企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的措施探究

鄧淑茵

摘 要：新時(shí)期，現(xiàn)代信息科技持續(xù)發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案管理正在面臨全新的發(fā)展方向，現(xiàn)代化信息技術(shù)為企業(yè)文書檔案管理開辟了全新的出路，電力企業(yè)只有積極地迎合這一時(shí)代發(fā)展需求，才能真正提高自身的檔案管理工作水平。本文分析了電力企業(yè)文書檔案信息化管理的意義以及具體的實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文書檔案;信息化管理;意義;措施

0? 前言

電力企業(yè)文書檔案管理工作艱巨、任務(wù)繁重，為了有效地應(yīng)對(duì)這一繁重工作任務(wù)，最關(guān)鍵就是要充分地依賴于現(xiàn)代化信息科技，推動(dòng)并實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的信息化、智能化管理，培訓(xùn)并提高檔案管理人員的信息化水平，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的高效信息化管理。

1? 電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理的意義

電力企業(yè)文書檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜、繁瑣又頗具挑戰(zhàn)性的工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理、人工管理不僅浪費(fèi)時(shí)間，也增加了管理人員的負(fù)擔(dān)。信息化時(shí)代背景下，高端、發(fā)達(dá)的現(xiàn)代信息技術(shù)為企業(yè)文書檔案管理開辟了全新的出路，企業(yè)文書檔案正在依托于這些先進(jìn)的科技實(shí)現(xiàn)全方位的信息化、數(shù)字化管理。企業(yè)文書檔案的信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高電力企業(yè)檔案文書管理工作水平的最直接、最有效的途徑和方式。

2? 電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理措施

2.1 搭建軟硬件設(shè)備庫

健全完善的軟、硬件設(shè)備庫是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工具，對(duì)此，電力企業(yè)首要工作就是要建立、健全文書檔案軟件、硬件設(shè)備庫，從而為檔案的數(shù)字信息化管理提供軟硬件支持。首先，硬件的制備。電力企業(yè)必須先創(chuàng)建一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)檔案信息的采集、歸檔、錄入等工作，形成一個(gè)檔案庫管理平臺(tái)，達(dá)到各項(xiàng)檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)化管理，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸，要選擇高端、現(xiàn)代的硬件配置，為系統(tǒng)的運(yùn)行提供暢通的渠道。其次，軟件的配設(shè)。嘗試下創(chuàng)建局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)組，充分發(fā)揮局域網(wǎng)中的文件管理、軟件分享、打印等控件，來逐步推動(dòng)檔案的數(shù)字化管理，此外，還要?jiǎng)?chuàng)造性地應(yīng)用檔案管理軟件，當(dāng)前最基礎(chǔ)的就是office辦公軟件，此外，還要引進(jìn)檔案管理方面的軟件，例如：協(xié)同辦公軟件，以此來發(fā)揮對(duì)檔案管理的電子化輔助作用，此軟件基本可以實(shí)現(xiàn)文書檔案的全程化電子管理。

2.2 文書檔案信息化管理途徑

第一，歸納并整理檔案信息來源。為了豐富健全檔案信息來源，就要對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門配設(shè)計(jì)算機(jī)，并配備專門的兼職信息錄入員，錄入員負(fù)責(zé)通過計(jì)算機(jī)來采集、整體、歸納并分享檔案信息資源，并將其傳輸至檔案管理部門，檔案管理部門工作人員則要及時(shí)地匯集來自于不同部門的檔案信息、數(shù)據(jù)和資料，并對(duì)其進(jìn)行歸類、匯總，可以在各個(gè)部門都設(shè)置專門針對(duì)文書檔案管理的信息窗口，而且要對(duì)應(yīng)設(shè)置好責(zé)任人、文件名、題名、日期以及頁碼一系列關(guān)鍵信息，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理。

第二，強(qiáng)化檔案定期歸檔管理。為了實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)文書檔案的規(guī)范化管理，就要加強(qiáng)檔案的定期歸檔管理，對(duì)此需要電力企業(yè)通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來創(chuàng)建3-4個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫，具體大致包括：其一，臨時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫。此數(shù)據(jù)庫主要用來存儲(chǔ)經(jīng)過立卷處理過的電力工程信息;其二，主檔案庫。此檔案庫具備多種功能，例如：索引功能、查詢關(guān)鍵詞等，主要用來存儲(chǔ)一系列經(jīng)過審計(jì)，且核實(shí)通過的工程檔案信息。其三，通用檔案庫。此檔案庫用來發(fā)揮查詢功能，能夠?yàn)椴煌块T的信息查詢提供切實(shí)、到位的服務(wù)。其四，不歸檔庫。此檔案庫用來存儲(chǔ)已經(jīng)被銷毀的工程檔案的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)和信息依然能夠在日后的檔案管理以及施工工程的其他數(shù)據(jù)查詢中提供參考和依據(jù)。在整個(gè)的四類檔案庫中，臨時(shí)數(shù)據(jù)庫的信息管理最有講究，其內(nèi)部檔案信息不能長(zhǎng)期存放，而是要及時(shí)做好歸檔，實(shí)際歸檔操作中，被錄入的相關(guān)信息也必須實(shí)施篩選、刪除等操作，這樣才能確保信息的干凈、客觀、精準(zhǔn)，以此來控制其中的信息風(fēng)險(xiǎn)。

第三，視檔案庫為信息產(chǎn)品。為了提高檔案庫的管理水平，提高其信息化程度，就要將其當(dāng)作一個(gè)企業(yè)的信息產(chǎn)品給予高度重視，而且要切實(shí)參照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理模式來實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品管理，要?jiǎng)?chuàng)建檔案產(chǎn)品質(zhì)量管控體系，利用該體系來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案質(zhì)量的檢查和監(jiān)測(cè)。現(xiàn)實(shí)管理操作中，企業(yè)不妨把檔案文書的信息、內(nèi)容等統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)形成一個(gè)系統(tǒng)，此系統(tǒng)內(nèi)部，管理人員可以把檔案庫的建設(shè)、檢修與維護(hù)等當(dāng)作獨(dú)立的項(xiàng)目來加以管控，為了提高管理水平，可以創(chuàng)建評(píng)價(jià)機(jī)制，通過模擬檢索的方式來審核檔案庫的設(shè)計(jì)水平，明確其中數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、客觀性、完整性，而且要對(duì)檔案數(shù)據(jù)的收集、錄入與儲(chǔ)存、備份等的效率、效益等作出客觀的評(píng)價(jià)。

2.3 檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)是信息化新社會(huì)，先進(jìn)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、智能科技等都為電力企業(yè)檔案文書的數(shù)字化、信息化管理創(chuàng)造了途徑，特別是計(jì)算機(jī)的普遍使用與高速運(yùn)行都為數(shù)據(jù)處理帶來了便利，然而，文書檔案管理部門工作人員能否正確地掌握并操作這些現(xiàn)代化信息科技，成為一個(gè)需要考慮的問題。對(duì)此，電力企業(yè)必須重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，確保他們掌握先進(jìn)的信息化檢索手段與現(xiàn)代化的文書檔案管理方法，能夠駕熟就輕低操作和運(yùn)行檔案管理信息軟件，正確低操作現(xiàn)代化辦公軟件來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的信息化搜索、制作、立卷、歸檔與維護(hù)，能夠勝利地完成一切文書檔案的信息化管理工作。對(duì)此需要電力企業(yè)加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，例如：實(shí)行分層次的基礎(chǔ)知識(shí)教育、培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的傳授與考核，定期進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)與教育等，組織檔案管理部門外出學(xué)習(xí)，積極參與有關(guān)檔案技術(shù)管理方面的工作會(huì)議，了解最前沿的檔案信息化管理技術(shù)，而且要加大對(duì)檔案管理部門人員的信息化考核力度，制定周密、完善的考核評(píng)估體系，重點(diǎn)從信息管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、紀(jì)律水平、創(chuàng)新精神、服務(wù)水平等方面進(jìn)行考核，從中選出最優(yōu)秀的管理人員，樹立企業(yè)標(biāo)兵形象，以此激發(fā)檔案信息化人才的培養(yǎng)。

3? 結(jié)語

電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理是時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，電力企業(yè)必須高度重視企業(yè)文書檔案的信息化管理，不斷地吸收并引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高企業(yè)檔案的信息化管理水平。

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