論檔案信息數(shù)字化的重要性

王小杏

摘 要：隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，逐步打破了跨國(guó)之間貿(mào)易交流的壁壘，越來(lái)越多的信息交融，不僅對(duì)傳統(tǒng)信息資源的運(yùn)作模式產(chǎn)生一定沖擊，也對(duì)檔案信息數(shù)字化的開(kāi)發(fā)模式具有一定挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案信息

經(jīng)過(guò)多年的不斷變革，檔案載體發(fā)生了質(zhì)的變化，由傳統(tǒng)的紙張變?yōu)殡娮游谋?，在?shí)際應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)和過(guò)程中，檔案數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展也對(duì)檔案管理產(chǎn)生了方方面面的影響。為了不斷滿足我國(guó)對(duì)檔案資源的各級(jí)需求，進(jìn)一步發(fā)展和完善檔案資源數(shù)字化，已經(jīng)成為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的必然途徑和主要發(fā)展趨勢(shì)，也是保障信息工作全面開(kāi)展的重要環(huán)節(jié)。

檔案管理的重要性

首先，因?yàn)闄n案是一切人事、活動(dòng)的原始記錄，所以一個(gè)單位檔案的建立能夠確保在有需要的時(shí)候能夠做到有據(jù)可依、有證可查。在如今經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的現(xiàn)狀下，良好的檔案管理變身為一座堅(jiān)固的橋梁，為工作的正常有序開(kāi)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);其次，我們能夠通過(guò)對(duì)檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)某一項(xiàng)工作的發(fā)展做出趨勢(shì)性判斷，或者通過(guò)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進(jìn)行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開(kāi)展工作奠定了基礎(chǔ);最后，檔案也是一個(gè)單位的成長(zhǎng)記錄，是這個(gè)單位的文化沉淀，是單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。

檔案管理與保護(hù)的要求

《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案工作的基本原則作了規(guī)定：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)檔案的完整與安全、便于社會(huì)各方面的利用。基于國(guó)家對(duì)檔案工作所作的具體規(guī)定，一個(gè)單位的檔案管理與維護(hù)應(yīng)該要做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)管理并確保檔案安全、便于社會(huì)各方面的利用。

目前，傳統(tǒng)的檔案管理工作，存在諸多弊端：不規(guī)范、易損壞、易泄密、易丟失、保存成本高昂，無(wú)法統(tǒng)計(jì)，查詢不方便，往往要找一個(gè)文件需要花很長(zhǎng)時(shí)間到檔案館（室）翻閱查找。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)或增加或復(fù)雜或弱化，尤其是檔案接收的范圍、時(shí)間、載體和實(shí)現(xiàn)方式、利用形式等發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足現(xiàn)代化的工作需要，已經(jīng)面臨全面改革。

檔案的安全防護(hù)。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實(shí)做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作，延長(zhǎng)檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全;二是要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進(jìn)行加密處理，檔案室內(nèi)需安裝360度無(wú)死角攝像頭，同時(shí)還需做到人離鎖落、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查清點(diǎn)等。

檔案的利用。檔案利用是檔案利用者通過(guò)檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。這是檔案管理的根本目的，是檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)，所以檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)該要以方便利用為目的而不斷進(jìn)行優(yōu)化，盡可能提供高的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。所以說(shuō)，檔案，一定要充分利用才能體現(xiàn)其價(jià)值，單位的各位領(lǐng)導(dǎo)也一定要重視檔案的管理單位的發(fā)展才更有可能蒸蒸日上。

檔案信息數(shù)字化建設(shè)

檔案信息數(shù)字化建設(shè)就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案數(shù)字化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中就提出：“貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。做到電子目錄、全文數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)館。按照有關(guān)規(guī)定，在試點(diǎn)基礎(chǔ)上推動(dòng)機(jī)關(guān)電子文件管理工作……在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，逐步完成全國(guó)范圍的專業(yè)檔案資源體系規(guī)劃。”

降低檔案管理成本

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境要求過(guò)高，環(huán)境的溫濕度、防火、防水、防盜、防鼠。本項(xiàng)目的建設(shè)將對(duì)各部門(mén)、單位形成的電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，將比傳統(tǒng)的辦公方式下各部門(mén)、單位的分散管理要節(jié)約大量成本，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，且易于專業(yè)化管理。

檔案信息資源共享，提高效率

系統(tǒng)建成后，免除了“信息孤島”的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，各級(jí)各單位在得到相應(yīng)授權(quán)后可隨時(shí)根據(jù)工作需要調(diào)取查詢檔案文件，檔案管理系統(tǒng)將進(jìn)一步增強(qiáng)和擴(kuò)展傳統(tǒng)檔案管理的功能，進(jìn)一步提高審批系統(tǒng)的辦公效率和社會(huì)價(jià)值。通過(guò)OCR技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行文字識(shí)別后，可進(jìn)行全文關(guān)鍵字查找，提升檔案文件查找的速度，精度。最大限度的減少檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

適應(yīng)現(xiàn)代化辦公和上級(jí)部門(mén)的要求

貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局有關(guān)指示精神，全面提升檔案管理水平，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段建設(shè)數(shù)字檔案信息化，以適應(yīng)現(xiàn)代化辦公要求。確保使用人員的操作可追溯、使保密檔案能長(zhǎng)久安全的管理。

檔案信息資源作為檔案信息數(shù)字化的強(qiáng)大基礎(chǔ)，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化已成為時(shí)代發(fā)展的必然，也是保障社會(huì)和企業(yè)各階層數(shù)據(jù)管理需求的重要助力。作為全面提升信息管理工作的一個(gè)重要途徑，規(guī)劃信息資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，完善信息資源庫(kù)，不僅是每位從業(yè)人員的工作職責(zé)，也是衡量一個(gè)國(guó)家開(kāi)發(fā)能力的重要體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]丁海斌.論檔案的價(jià)值與基本作用[J].檔案，2012，（04）：10-13.