以創(chuàng)建“雙五”為抓手大力推進(jìn)街道檔案工作

董海燕

建鄴區(qū)作為南京現(xiàn)代化國際性城市中心，近幾年來在大力推進(jìn)經(jīng)濟(jì)、社會、生態(tài)等領(lǐng)域發(fā)展的同時(shí)，充分利用省檔案館、市檔案館集于本區(qū)域一地的優(yōu)勢，積極打造建鄴檔案文化品牌，在全區(qū)上下開展檔案創(chuàng)建工作，取得了明顯的社會效應(yīng)，有力促進(jìn)了全區(qū)檔案事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。2016年，建鄴區(qū)建成“全國示范數(shù)字檔案館”，2017年，成為全國首家集中式“全國示范數(shù)字檔案室”，從而成為全國目前為止僅有的一家“雙示范”單位。建鄴檔案成為全國業(yè)界學(xué)習(xí)考察和交流的重要窗口，更成為城市的一張靚麗名片。

回望建鄴檔案的發(fā)展歷程，不難發(fā)現(xiàn)，今日的成功源于建鄴人真抓實(shí)干的精神和抓基礎(chǔ)、抓基層、抓基本的工作方法。其中，在全區(qū)街道中積極開展省5星檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化測評和省5A數(shù)字檔案室測評工作不失為一個(gè)創(chuàng)舉，為全區(qū)檔案工作整體發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、突出街道檔案重要地位，夯實(shí)街道檔案工作基礎(chǔ)

街道是城區(qū)黨委和政府的延伸拓展，也是黨和政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，更是服務(wù)群眾的前沿陣地和一線窗口。街道的工作性質(zhì)決定了其面向社會、貼近群眾服務(wù)過程中擁有最廣、最多、最原始的民生檔案資源，這是最能體現(xiàn)黨和政府服務(wù)人民群眾的歷史憑證。建鄴區(qū)目前共有六個(gè)街道，由于歷史原因和新城建設(shè)需要，街道檔案工作基礎(chǔ)一直比較薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重經(jīng)濟(jì)輕檔案、檔案工作人員不固定、檔案資料管理分散（各門類檔案分別存放在各職能科室）、檔案業(yè)務(wù)整理不規(guī)范、檔案設(shè)施不全等問題嚴(yán)重制約了街道檔案工作的發(fā)展，甚至有的街道因遺失經(jīng)濟(jì)合同、拆遷協(xié)議等資料造成了經(jīng)濟(jì)損失和工作被動(dòng)。檔案工作落后和檔案工作地位缺失的狀況，引起了建鄴區(qū)委、區(qū)政府的高度重視。進(jìn)入“十二五”以來，區(qū)委、區(qū)政府先后出臺了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全區(qū)檔案工作的實(shí)施意見》、建鄴區(qū)“十二五”和“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，建鄴區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子清醒地認(rèn)識到：建鄴檔案事業(yè)發(fā)展的春天來了，有為才有位，面對新的形勢新的任務(wù)，針對薄弱環(huán)節(jié)打開突破口，難點(diǎn)就是重點(diǎn)，街道檔案建設(shè)管理就是建鄴檔案打翻身仗的主戰(zhàn)場。目標(biāo)、任務(wù)明確，區(qū)檔案局順勢而為，在全區(qū)街道中積極開展省星級檔案規(guī)范化、信息化建設(shè)工作，區(qū)檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)科室人員深入六個(gè)街道開展檔案工作調(diào)研，指導(dǎo)街道創(chuàng)建工作。每到一個(gè)街道，局領(lǐng)導(dǎo)都主動(dòng)拜訪街道領(lǐng)導(dǎo)，尋找思想共識，爭取街道領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與支持。同時(shí)，與街道檔案工作人員開展座談，共同制定創(chuàng)建工作方案。通過努力，全區(qū)各街道形成了“檔案管理是街道所有管理工作的基礎(chǔ)，抓檔案就是抓管理”的觀念。隨著創(chuàng)建工作的開展和不斷深入，檔案在街道的地位和作用越來越重要了。

二、對標(biāo)補(bǔ)差，不斷提升街道檔案工作規(guī)范化水平

我區(qū)在指導(dǎo)街道開展省星級檔案規(guī)范化、信息化建設(shè)過程中，堅(jiān)持認(rèn)真貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案管理工作條例，以《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》測評細(xì)則和江蘇省數(shù)字檔案室評估細(xì)則為指導(dǎo)，結(jié)合各街道檔案工作實(shí)際，因地制宜地制定創(chuàng)建工作目標(biāo)和工作方案，扎實(shí)推進(jìn)“雙五”創(chuàng)建工作的深入開展。一是強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)意識。區(qū)檔案局認(rèn)真組織街道分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員學(xué)習(xí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和測評細(xì)則，并對重點(diǎn)條款進(jìn)行解讀培訓(xùn)，要求街道對照測評標(biāo)準(zhǔn)，查問題找差距，并制定整改措施，六個(gè)街道結(jié)合各自實(shí)際分別制訂檔案工作省4星和5星標(biāo)準(zhǔn)化測評計(jì)劃。南苑街道、沙洲街道檔案工作基礎(chǔ)較好，他們高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，把檔案工作創(chuàng)建目標(biāo)定在省5星和省5A上，在檔案資源建設(shè)、軟硬件設(shè)施、檔案信息化和陳列室等方面狠下功夫。莫愁湖、興隆、雙閘、江心洲四個(gè)街道將目標(biāo)定在省4星和省4A數(shù)字檔案室。全區(qū)六個(gè)街道以規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)為指引，形成了兩個(gè)梯次創(chuàng)建主體，較好地夯實(shí)了街道檔案工作基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)制度建設(shè)。健全和完善了檔案的保管、保密、傳閱、統(tǒng)計(jì)、庫房管理、檔案員崗位責(zé)任制等各項(xiàng)管理制度，做到制度上墻、責(zé)任到人。三是強(qiáng)化資源建設(shè)。街道層級就是一個(gè)小政府、大社會，面廣量大的基層工作形成了分類明晰、數(shù)量眾多的檔案資料。為了科學(xué)準(zhǔn)確地指導(dǎo)街道建好用活檔案資源，我們對街道的職能、科室設(shè)置以及檔案門類進(jìn)行調(diào)研，梳理出文書、實(shí)物、照片、光盤、會計(jì)、勞保、低保、安全生產(chǎn)、綜治、雙擁、物管、基建、司法等十幾種檔案，并指導(dǎo)街道適時(shí)修訂《檔案分類方案》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，報(bào)區(qū)檔案局審核批準(zhǔn)，做到有章可循，有規(guī)可依。同時(shí)，針對街道存在的檔案資料保管分散的情況，要求各街道充分發(fā)揮綜合檔案室職責(zé)，創(chuàng)造條件，集中保管街道各門類檔案，使街道檔案室資源建設(shè)做到有質(zhì)有量。四是加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)。省星級檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不僅要求檔案資源的種類豐富，更要依靠過硬的設(shè)施保障。六個(gè)街道在創(chuàng)建過程中，加大了設(shè)施投入。在辦公用房極為緊張的情況下，首先保證檔案管理用房。江心洲街道由于生態(tài)科技島的建設(shè)需要，街道辦公用房涉及拆遷，在解決過渡用房期間，騰出三間辦公室用來進(jìn)行省4星檔案規(guī)范化建檔。雙閘街道在新辦公用房交付時(shí)，壓縮辦公用房的面積，提前預(yù)留出檔案管理用房。南苑街道為做好省5星檔案規(guī)范化建檔工作，將原設(shè)在二樓的檔案室調(diào)整到四樓，增加了閱檔室，做到了“三室分開”，而且還專門辟出一間60平方米的房間用于建設(shè)街道陳列室。沙洲街道原有一個(gè)符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，2018年，街道為沖刺省5星檔案工作目標(biāo)，下定決心，重新調(diào)整辦公布局，壓縮科室辦公面積，建設(shè)了一個(gè)既做到“三室分開”，又有陳列室的檔案管理用房。目前，全區(qū)六個(gè)街道全部通過省4星以上檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化測評，其中南苑街道、沙洲街道分別于2017年、2018年通過省5星檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化測評。南苑街道更成為我省主城區(qū)街道中第一家通過省5星檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化測評的街道。

三、統(tǒng)籌規(guī)劃，讓街道檔案插上信息化的翅膀

街道檔案多為民生檔案，不僅數(shù)量多而且查找利用人次多，民生檔案都存放在街道的各職能科室，不僅查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也不利于檔案的安全保管。2012年，建鄴區(qū)檔案局在制定全區(qū)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃時(shí)，堅(jiān)持以創(chuàng)建省4A、5A數(shù)字檔案室為目標(biāo)，以街道整體建成數(shù)字檔案室為重點(diǎn)，從而形成區(qū)級機(jī)關(guān)部門、街道、園區(qū)上下齊動(dòng)，整體推進(jìn)的發(fā)展思路。區(qū)檔案局清醒認(rèn)識到：建設(shè)數(shù)字檔案室重點(diǎn)、難點(diǎn)都在街道。街道創(chuàng)建成功，也就意味著全區(qū)成功。所以，建設(shè)伊始，區(qū)里就將著力點(diǎn)放在街道，重點(diǎn)抓好“三個(gè)環(huán)節(jié)”：一是頂層設(shè)計(jì)，完善“數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”功能。2007年，“建鄴數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”依托政務(wù)網(wǎng)在全區(qū)全面使用。為更好地適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需求，先后投入近百萬元，多次對“建鄴數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”進(jìn)行升級，完成與“智慧建鄴”協(xié)同辦公系統(tǒng)有效整合，成功將電子簽章技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)，特別是結(jié)合街道檔案工作特點(diǎn)，將街道檔案管理的特色流程引入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，從而構(gòu)建了在線歸檔、在線指導(dǎo)、在線管理、在線利用的檔案管理新模式。2017年，“智慧建鄴協(xié)同辦公系統(tǒng)”全面升級，升級后的OA系統(tǒng)以工作流引擎、智能表單等為技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)發(fā)文的擬稿、審核、簽發(fā)、蓋章、分發(fā)，以及收文的簽收、擬辦、批示、傳閱等全流程在線流轉(zhuǎn)。二是強(qiáng)化培訓(xùn)，提高街道干部職工網(wǎng)上辦公能力。檔案信息化發(fā)展的新要求，使街道干部職工一開始對電子文件的歸檔流程不清楚不了解，網(wǎng)上辦公的積極性不高。為順利推進(jìn)街道數(shù)字檔案室的建設(shè)工作，提高街道網(wǎng)上辦公能力，區(qū)檔案局聯(lián)合區(qū)信息中心專門舉辦街道電子政務(wù)培訓(xùn)班。區(qū)信息中心重點(diǎn)培訓(xùn)網(wǎng)上收發(fā)文流程；區(qū)檔案局則重點(diǎn)培訓(xùn)電子文件歸檔、系統(tǒng)管理運(yùn)用。同時(shí)，區(qū)檔案局還深入各個(gè)街道調(diào)研督查，發(fā)現(xiàn)問題并現(xiàn)場教學(xué)。通過教學(xué)培訓(xùn)，全區(qū)各街道較好地掌握了電子政務(wù)技能，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案工作人員也能熟練運(yùn)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為創(chuàng)建省4A、5A數(shù)字檔案室打下了良好的基礎(chǔ)。三是試點(diǎn)引路，逐步實(shí)現(xiàn)省4A以上數(shù)字檔案室全覆蓋。街道檔案工作特點(diǎn)決定了街道創(chuàng)建數(shù)字檔案室與機(jī)關(guān)部門、園區(qū)大不相同。為了有效探索街道數(shù)字檔案室建設(shè)路徑與經(jīng)驗(yàn)，區(qū)檔案局選擇了雙閘街道作為第一家先行試點(diǎn)單位。選擇雙閘街道作試點(diǎn)，主要是基于街道領(lǐng)導(dǎo)檔案意識領(lǐng)先，檔案員責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平較高，街道檔案管理比較規(guī)范等因素。同時(shí)，為不降低標(biāo)準(zhǔn)，避免區(qū)檔案局自行檢查街道省A級數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作，創(chuàng)建目標(biāo)起步都在省4A級以上（4A級以上的數(shù)字檔案室創(chuàng)建由市檔案局領(lǐng)導(dǎo)、專家組成的測評組驗(yàn)收），確保了創(chuàng)建的質(zhì)量。雙閘街道接受任務(wù)后，制定創(chuàng)建工作方案、檔案數(shù)字化掃描、購置信息化設(shè)備等方面工作都有序開展。其間區(qū)檔案局跟蹤指導(dǎo)，并多次邀請省、市檔案局專家現(xiàn)場指導(dǎo)，使試點(diǎn)工作得以順利開展。經(jīng)過各方努力，2013年，雙閘街道順利通過省4A級數(shù)字檔案室測評驗(yàn)收。其后的兩年間，全區(qū)其他街道學(xué)習(xí)雙閘街道創(chuàng)建經(jīng)驗(yàn)，先后創(chuàng)成省4A數(shù)字檔案室。沙洲、南苑兩個(gè)街道爭先進(jìn)位，瞄準(zhǔn)省5A數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)，大力加強(qiáng)街道的檔案信息化管理工作，對街道各職能科室移交到檔案室的檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，并與專業(yè)數(shù)字化掃描公司簽訂合同，開展各門類檔案的數(shù)字化掃描工作，按照江蘇省質(zhì)量監(jiān)督管理局2011年發(fā)布的《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作流程》開展數(shù)字化掃描工作，將掃描好的各門類檔案掛入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，并做好照片、音（視）頻等電子檔案的系統(tǒng)掛接工作，認(rèn)真落實(shí)《電子文檔歸檔管理制度》和《電子文件和電子檔案利用暫行辦法》等規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子檔案的借閱利用，使街道檔案信息化管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。通過不懈努力，2017年和2018年，沙洲街道、南苑街道再接再厲，分別創(chuàng)成省5A數(shù)字檔案室。

截至目前，全區(qū)六個(gè)街道，南苑、沙洲兩個(gè)街道分別實(shí)現(xiàn)了省5星檔案工作和省5A數(shù)字檔案室的“雙五”目標(biāo)，在基層檔案規(guī)范化建設(shè)和信息化建設(shè)道路上走在了全省的前列。其他四個(gè)街道都實(shí)現(xiàn)了“雙四”目標(biāo)，離“雙五”目標(biāo)還有一步之遙。“十三五”期間，建鄴區(qū)所有街道實(shí)現(xiàn)“雙五”全覆蓋目標(biāo)指日可待，追夢的步伐永不停息。

回顧建鄴區(qū)街道近幾年創(chuàng)建省星級檔案工作和省A級數(shù)字檔案室所走過的道路，雖然艱難困苦，有挫折、有失敗，但更多的是充滿了成功的喜悅。建鄴蘭臺人用智慧和勇氣摘下檔案發(fā)展史上的一個(gè)個(gè)桂冠，讓建鄴的檔案事業(yè)始終走在全市、全省的前列，在全國也小有名氣。成功的取得主要得益于以下四個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視。無論是區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子，還是街道領(lǐng)導(dǎo)，都清醒地認(rèn)識到中央出臺的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的重要性、必要性，審時(shí)度勢，比以往更加重視檔案和檔案工作，這是街道創(chuàng)建“雙五”的重要保障。二是嚴(yán)密組織謀劃。推進(jìn)街道檔案規(guī)范化建設(shè)和信息化建設(shè)，尤其是開展“雙五”創(chuàng)建活動(dòng)，這是一個(gè)系統(tǒng)工程。區(qū)檔案局和創(chuàng)建單位都深入調(diào)研、細(xì)致研究，一個(gè)一個(gè)街道地摸排，每年落實(shí)創(chuàng)建計(jì)劃，并做到現(xiàn)場指導(dǎo)、測評前的預(yù)查等環(huán)節(jié)的具體落實(shí)，力求創(chuàng)建過程少走彎路、減少失誤，確保創(chuàng)建成功。三是強(qiáng)化投入是關(guān)鍵。各街道在檔案用房、陳列室、數(shù)字化加工等方面都確保資金、設(shè)施、人員到位。四是目標(biāo)考核是手段。為確?！半p五”計(jì)劃的落實(shí)和成功，區(qū)檔案局加強(qiáng)與區(qū)有關(guān)部門的協(xié)調(diào)，在區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持下，將創(chuàng)建目標(biāo)和責(zé)任單位納入?yún)^(qū)年度目標(biāo)考核中，與街道領(lǐng)導(dǎo)班子績效考核掛鉤，增強(qiáng)了街道工作的積極性和責(zé)任感。

今天的建鄴，雖已站在檔案事業(yè)發(fā)展的新高地，但距離“智慧檔案”建設(shè)的遠(yuǎn)大目標(biāo)，我們還有很長的路要走?！伴L風(fēng)破浪會有時(shí)，直掛云帆濟(jì)滄?！?。建鄴蘭臺人堅(jiān)信，借助新一輪檔案機(jī)構(gòu)改革的東風(fēng)，在省、市檔案主管部門的關(guān)心指導(dǎo)下，建鄴檔案事業(yè)的明天會更好，我們的目標(biāo)一定會實(shí)現(xiàn)。