檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決途徑

高淑平

摘要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，也是檔案工作的正確途徑，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。因此，只有抓好檔案信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。本文從檔案信息化的內(nèi)涵、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題、和檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，論述了如何加快檔案信息化建設(shè)。”

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化

1 檔案信息化的基本概念

檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開(kāi)展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（1）檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門(mén) 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù);而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問(wèn)題。目前各單位檔案部門(mén)的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問(wèn)題有時(shí)只能坐等專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

（2）缺乏基本的硬件設(shè)施投入、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。目前，許多部門(mén)在沒(méi)有進(jìn)行基本硬件設(shè)備投入不到位的情況下，就大談檔案信息化建設(shè)。有的往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。結(jié)果是前者無(wú)從談完整的建設(shè)，后者建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的動(dòng)力。

（3）數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)。國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

（4）軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。許多檔案館雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢(xún)和利用，沒(méi)有真正發(fā)揮作用;另外，也沒(méi)有考慮買(mǎi)到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)。

3 加快檔案信息化建設(shè)的主要途徑

3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

（1）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：一是能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具。二是能捕捉檔案信息。檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。三是能鑒定有效的檔案信息。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。四是能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。

（2）提高檔案管理人員的思想素質(zhì)。一是要具有堅(jiān)定的政治信念。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹(shù)立政治意識(shí)和政治信念。二是要具有熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹(shù)立愛(ài)業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀。在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到。三是要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類(lèi)立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢(xún)等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無(wú)誤。四是要具有較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

3.2 檔案工作規(guī)范化管理

（1）檔案信息著錄的規(guī)范化。檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，通過(guò)著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。目前，我國(guó)已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

（2）檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化。目錄檔案信息多以硬盤(pán)為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見(jiàn)，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤(pán)為主，那么就要對(duì)光盤(pán)作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

（3）檔案信息管理軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)的規(guī)范化。檔案信息管理軟件是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案，2006（03） .

[2] 夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010（03） .

[3] 趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案，2008（06）.

[4] 趙鵬，李光.檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變[J].山東檔案，2005（05）.

（作者單位：河南省石漫灘水庫(kù)管理局）