金融企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與對策探究

張杰

摘要：如今，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，各行各業(yè)呈現(xiàn)出高速的發(fā)展態(tài)勢，銀行、證券、保險等金融企業(yè)迎來了前所未有的發(fā)展機遇，并且取得了顯著的發(fā)展成就，在國家經(jīng)濟結(jié)構(gòu)中占據(jù)著重要的地位，在一定程度上推動著國民經(jīng)濟的增長。檔案是金融企業(yè)經(jīng)營管理活動的直接歷史記錄，是金融企業(yè)的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，同時還是核心的信息資產(chǎn)，可以說金融企業(yè)的檔案管理直接影響著其發(fā)展成效?；诖耍疚膶⒃诜治鼋鹑谄髽I(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探討加強金融企業(yè)檔案管理的策略，希望為相關(guān)工作者提供有價值的參考和建議。

關(guān)鍵詞：金融企業(yè);檔案管理;經(jīng)濟發(fā)展

在我國經(jīng)濟發(fā)展躍上新臺階和國家相關(guān)政策的支持下，金融企業(yè)在國家經(jīng)濟結(jié)構(gòu)中所占的比重有所增加，檔案作為金融企業(yè)最為重要的信息資產(chǎn)，在很大程度上決定著金融企業(yè)的各項經(jīng)營管理活動，是金融企業(yè)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)所在，加強檔案管理工作，對于提升金融企業(yè)管理的科學性有著很大的積極作用，同時還可以提升金融企業(yè)抵御風險的能力。但是，長期以來，由于多種因素的影響，金融企業(yè)的管理類檔案和業(yè)務(wù)類檔案往往是分開管理，甚至一些金融企業(yè)不重視檔案管理工作，檔案丟失和利用檔案辦理假業(yè)務(wù)的現(xiàn)象時有發(fā)生，同時也導(dǎo)致了檔案資源不同程度流失的后果，對金融企業(yè)的發(fā)展帶來了一定的消極影響，準確把握金融企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，并采取切實有效的對策給予解決，對其金融企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

一、金融企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理是金融企業(yè)制定發(fā)展策略與創(chuàng)新管理模式的基礎(chǔ)，從現(xiàn)階段的情況來看，金融企業(yè)的檔案管理還存在著諸多不足，尤其是小型的金融企業(yè)，工作人員有限，再加上工作機構(gòu)設(shè)置不完善，檔案管理制度不健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員很難專心地投入到檔案管理工作中，但是隨著金融企業(yè)的發(fā)展不斷壯大，檔案管理水平和企業(yè)發(fā)展能力之間的不協(xié)調(diào)性就會日益凸顯，直接制約著金融企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。筆者認為金融企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下兩個方面：其一：部分金融企業(yè)檔案管理的意識薄弱。一些金融企業(yè)非常重視自身業(yè)務(wù)的發(fā)展，卻忽視了檔案的收集，再加上一些檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，工作內(nèi)容和行為與檔案管理規(guī)范有著一定的差異性，甚至一些金融單位讓工作人員以兼職的形式來收集資料，這樣就會很容易出現(xiàn)檔案遺漏、缺失或者整理規(guī)范不一致的問題，在很大程度上降低了檔案管理的有效性;其二，檔案管理模式較為落后。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進的背景下，各種新興的信息技術(shù)逐步被應(yīng)用到企業(yè)管理中，就目前的情況而言，大部分金融企業(yè)在檔案管理信息化方面做得不夠，尚未形成電子檔案，同時也沒有配備相應(yīng)的檔案管理軟件，再加上辦公環(huán)境的限制，導(dǎo)致檔案庫房、辦公室和閱卷時難以分開，這樣就會導(dǎo)致金融企業(yè)無法有效地挖掘出有價值的檔案，失去了檔案管理的價值，不利于金融企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

二、加強金融企業(yè)檔案管理的策略探討

1. 增強工作人員的檔案管理意識

針對檔案管理意識薄弱的問題，金融企業(yè)要不斷加大宣傳力度，宣傳檔案管理的價值，促使相關(guān)工作人員認識到檔案管理在金融企業(yè)發(fā)展中的重要價值，不斷增強管理層與普通員工的檔案意識，為更好地開展檔案管理工作和提升檔案管理質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。如金融企業(yè)可以通過開展宣傳活動、創(chuàng)設(shè)宣傳板報的形式來宣傳檔案管理的價值，而且在宣傳內(nèi)容方面，盡可能地選擇新時期的專題教育或者其他金融單位的檔案管理成果，促使金融企業(yè)內(nèi)的上下級員工都能夠深刻地理解檔案管理的重要性作用，從心理上認同檔案信息的價值，主動地提升自身的檔案管理技術(shù)水平，不斷增強金融企業(yè)的檔案管理意識。與此同時，檔案管理工作者也要重視自身的工作內(nèi)容，努力做好檔案的收集整理工作，以此來提升檔案管理的質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案管理的價值，為金融企業(yè)的管理和發(fā)展提供有價值的參考信息。

2. 建立健全檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保證金融企業(yè)檔案管理工作順利進行的保障，同時也是提升檔案管理質(zhì)量的基石，為了更好地規(guī)范檔案管理工作，切實發(fā)揮出檔案管理的潛在價值，相關(guān)管理者可以根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《金融企業(yè)業(yè)務(wù)管理規(guī)定》等檔案管理的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合金融企業(yè)的自身情況，制定出符合企業(yè)發(fā)展情況的《檔案管理辦法》，進一步明確檔案管理的原則、管理方法、檔案編號和檔案裝具等等，保證金融企業(yè)檔案管理工作有章可循，同時還需要建立全宗卷，把檔案管理過程中的全部資料和組織機構(gòu)沿革、大事記等一系列材料來集中保管。與此同時，金融企業(yè)還要進一步強化檔案管理分級負責制，讓檔案管理工作納入到監(jiān)督和考核的范疇，結(jié)合單位開展的精細化管理與內(nèi)控活動，針對檔案管理部門、檔案管理人員的崗位職責進一步明確，并且要確定考核維度，針對檔案管理工作的質(zhì)量對相關(guān)工作者給予一定的獎懲，以此來實現(xiàn)對檔案工作的有效監(jiān)督，全方位地提升金融企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。

3. 加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

注重檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能跟上時代發(fā)展的步伐。金融企業(yè)要注重加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可以從以下兩個方面著手：其一，加大信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用力度，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅僅直接提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，而且相對于紙質(zhì)保存檔案而言，信息技術(shù)可以很好地保障檔案資源的安全性與有效性，尤其要重視檔案管理軟件的應(yīng)用，方便相關(guān)人員快速、便捷地查找檔案信息;其二，金融企業(yè)要積極地購置檔案防護裝具和設(shè)備，保障檔案的安全性，盡最大程度來延長檔案的保存時間，如檔案裝具可以采用安裝鐵皮柜或者密封架的方式，同時密封架還可以起到最大化利用空間的目的，檔案盒需要采用正規(guī)的無酸紙檔案盒，并且要實現(xiàn)檔案室防水、防潮、防火等要求，保證檔案管理的安全性，這樣才能有效地發(fā)揮出檔案管理的最大價值。

三、結(jié)論

在市場經(jīng)濟體制日趨完善和金融市場競爭日益激烈的環(huán)境下，金融企業(yè)更應(yīng)該重視自身的內(nèi)部管理，意識到檔案管理在金融企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的重要性作用，準確把握金融企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，不斷增強工作人員的檔案管理意識，建立健全檔案管理制度，加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實提升檔案管理水平，推動金融企業(yè)健康發(fā)展。

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