論基層檔案室的建設(shè)

李云才 王曉圓

檔案室是檔案工作的最基層單位，基層檔案室肩負(fù)著本單位所有檔案的信息資源收集整理、開發(fā)和利用職責(zé)。基層單位檔案室工作是黨和國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，其室藏檔案信息是黨和國家全部檔案資源的主要組成部分。長期以來，一些單位對本單位檔案管理及利用的認(rèn)識水平不高，導(dǎo)致本單位檔案工作處于一個(gè)較低的水平，難以發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。

1 基層檔案室的基本功能

隨著檔案卷宗的不斷增加，檔案室基礎(chǔ)條件的改善，為發(fā)揮檔案本身的作用提供了良好的基礎(chǔ)。從實(shí)際情況來看，檔案室應(yīng)當(dāng)具有如下功能：

（一）資料收集?；鶎訖n案室要收集和整理本單位所有的歸檔材料，因此需要檔案人員具備全局意識，及時(shí)將所要收集的材料全部按時(shí)歸檔，并進(jìn)行整理，以確保所搜集材 料的全面性和完整性，避免相關(guān)材料的缺失。

（二）信息保存。對所保存的檔案材料，基層檔案室應(yīng)該在歸類整理基礎(chǔ)上，保證檔案信息的時(shí)效性，對關(guān)乎本單位發(fā)展大局的資料要進(jìn)行重點(diǎn)保存和維護(hù)，以保證信息的完整和準(zhǔn)確，為單位發(fā)展創(chuàng)造條件。

（三）開發(fā)利用?；鶎訖n案的開發(fā)利用是一項(xiàng)長期艱苦的工作。要結(jié)合本單位工作實(shí)際，本著“以人為本”的理念，在做好基礎(chǔ)工作的前提下，努力挖掘本單位保存的檔案的潛力，對已有的檔案進(jìn)行開發(fā)，目的是要充分發(fā)揮出檔案本身作用，為本單位的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。與此同時(shí)，對檔案中信息加以充分利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

（四）檔案編研。長期以來，基層檔案室對自身所管理的檔案的編研在較低水平上徘徊。檔案本身的作用沒有得到有效發(fā)揮。檔案管理人員要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，重視檔案編研工作。在檔案編研工作中，挖掘檔案本身價(jià)值。為更好的利用檔案的信息資源創(chuàng)造良好條件。

2 基層檔案室存在問題

基層檔案室的水平建設(shè)直接關(guān)系到資源利用以及檔案作用發(fā)揮，基層檔案室雖然長期存在但是多數(shù)基層單位檔案室投入不足，管理方式落后。檔案人員素質(zhì)不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展?；鶎訖n案室管理人員的素質(zhì)與快速發(fā)展的高等職業(yè)技術(shù)教育不相適應(yīng)，不僅制約了檔案信息化發(fā)展，同時(shí)成為制約基層檔案管理水平提高的重要因素。為提高基層檔案管理、利用水平。

（一）檔案意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。很多基層檔案室的工作不能與其他工作同步發(fā)展有些領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識薄弱，認(rèn)為檔案可有可無，認(rèn)識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性。

（二）檔案室管理機(jī)制和設(shè)施不健全。各項(xiàng)管理制度落實(shí)不到位，管理設(shè)施不健全分管領(lǐng)導(dǎo)不過問，導(dǎo)致基層檔案室管理混亂。

（三）檔案管理人員更換頻繁，專業(yè)知識差。管理人員身兼眾職，沒有時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，加之更換頻繁，許多檔案管理人員沒有長遠(yuǎn)工作的思想，檔案知識貧乏管理水平跟不上。

3 基層檔案室發(fā)展方向

基層檔案長期是在一個(gè)較為封閉的系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)作的，缺乏自身活力，導(dǎo)致已有的資源、能量、以及自身發(fā)展都受到較大限制。要提高基層檔案室服務(wù)能力的實(shí)踐探索，加強(qiáng)單位內(nèi)部文檔一體化管理，與信息化建設(shè)發(fā)展同步，加強(qiáng)基層檔案室的內(nèi)部文檔的一體化管理工作，更新檔案管理軟件，同時(shí)將文件的接收、管理環(huán)節(jié)，以及分類、鑒定、整理、歸檔、著錄、標(biāo)引、檢索、調(diào)閱、登記、統(tǒng)計(jì)等全部文書管理與檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將在日常管理活動中生成的數(shù)據(jù)、文件表格、單據(jù)等均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞、交換、處理和管理，達(dá)到了電子檔案目錄、索引自動生成，并實(shí)現(xiàn)了及時(shí)歸檔。

（一）增強(qiáng)檔案意識。檔案室要完善檔案室管理制度，加強(qiáng)檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度，是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表，歸檔范圍，分類編目方法等規(guī)定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一由檔案員管理和利用，做好檔案借閱登記，利用效果登記等各種登記，手續(xù)要齊全。

（二）更新服務(wù)觀念。要改變“等人上門”的被動服務(wù)為主動服務(wù)，及時(shí)為單位各部門提供寶貴的信息資料。創(chuàng)建一個(gè)單位檔案室齊抓共管的良好氛圍，形成一個(gè)以檔案室為基地，以檔案員為紐帶，全員參與的檔案管理機(jī)制。強(qiáng)化服務(wù)能力，是做好基層檔案室工作的動力?；鶎訖n案工作必須樹立服務(wù)意識，明確服務(wù)是檔案的根本宗旨。檔案工作就是要以服務(wù)為主線，一切檔案的保管保護(hù)都是為了利用服務(wù)。只有搞好服務(wù)，基層檔案工作才能創(chuàng)造更大發(fā)展空間。運(yùn)用各種管理手段，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，打造出具有較高水平的人才隊(duì)伍，為做好檔案管理工作奠定一個(gè)良好基礎(chǔ)，通過培養(yǎng)一流的管理人員建立一流的文檔信息資源，才能得到一流的文檔信息服務(wù)結(jié)果。同時(shí)，檔案管理者需堅(jiān)定信念，始終明確目標(biāo)，同？r要求檔案管理者強(qiáng)化責(zé)任感，有甘于奉獻(xiàn)，吃苦耐勞的精神，默默無聞，兢兢業(yè)業(yè)，才能使基層檔案管理和利用工作有更大的發(fā)展空間。

（三）、積極加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化、信息化管理。中國的檔案事業(yè)正面臨著時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，中國社會正逐步從工業(yè)社會走向信息社會。進(jìn)而走向“以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在以知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代”。檔案是各種機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在特定的社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈臍v史文件?；鶎訖n案室工作是十分重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量與觀察本單位管理水平的重要尺度和窗口之一。它具有為本單位領(lǐng)導(dǎo)組織科研、生產(chǎn)和管理提供決策依據(jù)。毫不夸張地說，為有秩序的進(jìn)行課題研究和生產(chǎn)建設(shè)提供有效服務(wù)的手段。能起到促使到本單位獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益，提高應(yīng)變能力和競爭中立于不敗之地的作用。加大基金投入為檔案室購置一些必要的現(xiàn)代化設(shè)備，比如電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理能力，能以極快速度準(zhǔn)確讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)。檔案工作中的檔案、資料統(tǒng)計(jì)、管理、編目與檢索以及檔案系統(tǒng)的行政管理均可運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會發(fā)展同步，與辦公自動化水平的提高相協(xié)調(diào)。檔案工作在信息化時(shí)代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技，這樣才能使基層檔案室工作邁上新臺階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動檔案事業(yè)全面發(fā)展。不斷提高檔案室工作人員綜合素質(zhì)，使他們盡快熟練掌握檔案管理的的專業(yè)和科技技能知識，為檔案現(xiàn)代化、信息化管理提供智力和人才支持。掌握檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識，探索管理工作新思路，提高基層檔案室管理水平。

做好新形勢下的基層檔案室工作，不僅會進(jìn)一步促進(jìn)基層單位各項(xiàng)工作的深入進(jìn)展，而且對于不斷豐富基層民生資源，更好地為社會公眾服務(wù)，推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。作為基層檔案工作者，必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)責(zé)任，積極探索和實(shí)踐新形勢下檔案室建設(shè)的新運(yùn)行機(jī)制與工作方式。