試論檔案館社會化服務(wù)與功能拓展

李炳森

一、檔案館社會功能的定位

為了提高檔案館的社會化服務(wù)水平，必須對檔案館的職能進行準(zhǔn)確的定位，這樣才能更好的拓展檔案館的社會功能?，F(xiàn)代社會中，按照一定的原則進行分工后，不同的組織有著不同的職能，社會分工可以推動社會不斷的進步，而且社會分工也可以提高勞動生產(chǎn)率，可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。檔案館有著特定的職能，在制定發(fā)展目標(biāo)時，需要對檔案館社會功能進行準(zhǔn)確的定位。檔案館是我國重要的服務(wù)機構(gòu)，檔案館的工作人員需要對檔案信息資料進行收集、整理以及保管，只有采取有效的措施，才能提高檔案歸檔的準(zhǔn)確性。

檔案是一種原始的記錄資料，檔案館中收集的資料是對不再發(fā)生作用的材料，工作人員需要按照一定標(biāo)準(zhǔn)，將這些檔案歸檔在不同的類目下。檔案是一種記憶工具，其在社會中發(fā)揮著記憶的功能，在積累檔案的過程中，可以增加社會記憶的豐富性，記憶的完整度越高，則社會化程度也越高。檔案館的社會功能在于對檔案的管理，也在于對于檔案的利用，所以，檔案館中的工作人員應(yīng)該努力提高檔案的利用價值。檔案館是社會中重要的信息媒介，可以通過宣傳等方式對人進行教育，可以幫助廣大的民眾樹立正確的價值觀，這就是檔案館的重要的社會功能。

二、檔案館社會化服務(wù)的含義

檔案館社會化服務(wù)是在政府的指導(dǎo)下形成的，檔案館在建立后，由于公眾獲取信息的方式比較被動，通過建立良好的服務(wù)模式，可以提高檔案資源的利用率，建立良好的服務(wù)體系，可以增加全民閱讀的熱情以及興趣。在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式下，檔案館服務(wù)效率比較低，而且社會大眾缺乏互動的興趣，這種模式具有較多的弊端，而且終會被新的服務(wù)理念所替代。在現(xiàn)代社會中，圖書館的服務(wù)模式越先進，則社會人群的受益面越廣，檔案館的效用價值也越高。檔案館服務(wù)體系具有多層次的特點，從管理的角度看，檔案館工作人員應(yīng)該與用戶建立良好的關(guān)系，要建立以用戶為導(dǎo)向的服務(wù)模式，要滿足用戶的需求，還要為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這樣才能提高用戶的滿足度。在制定圖書館管理制度時，一定強調(diào)用戶至上的原則，從社會的需求角度，制定發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，還有優(yōu)化資源配置，建立有效的績效考核制度，使工作人員在工作中更加積極主動，只有對傳統(tǒng)的管理模式進行改革，樹立正確的服務(wù)理念，才能實現(xiàn)對檔案館社會化服務(wù)與功能的拓展。

三、檔案館社會功能的拓展

1、增加檔案的豐富性，使檔案的記憶功能更加全面。檔案館想要發(fā)揮社會化服務(wù)的功能，需要建立在具有豐富館藏的基礎(chǔ)上，相關(guān)人員要收集更多的檔案資料，這樣可以滿足人們對多元化檔案資源的需求。傳統(tǒng)的檔案館中，檔案收集渠道比較單一，這影響了檔案館服務(wù)功能的發(fā)揮。檔案館只有具有豐富的館藏，才能吸引更多的用戶?，F(xiàn)代檔案館獲取資源的渠道越來越廣，而且檔案的種類也在不斷增加，檔案包括人事檔案、病例檔案以及訴訟檔案等等。這也說明當(dāng)代社會，檔案館與公眾之間的聯(lián)系越來越密切，記錄的內(nèi)容也越來越詳細(xì)，說明檔案資料發(fā)揮的價值將會越來越大。

2、提高檔案管理的技術(shù)水平，擴大檔案館的建設(shè)規(guī)模。檔案館有著社會化服務(wù)的職能，這一服務(wù)的內(nèi)容具有廣泛性，由于我國很多檔案館管理制度比較落后，而且缺乏先進的服務(wù)理念，使得檔案館社會化功能很難真正實現(xiàn)。為了改變這一現(xiàn)狀，相關(guān)人員必須對傳統(tǒng)的管理機制進行改革，還可以提高檔案管理的技術(shù)水平，將過去松散的管理模式進行優(yōu)化，并制定統(tǒng)一的管理目標(biāo)，還要不斷的完善社會化管理體系，解決管理的成本，在社會上尋求更多更有效的技術(shù)，加強宣傳，實現(xiàn)多方合作，保證檔案管理機制的順利進行。

3、以實現(xiàn)公共服務(wù)為運營使命。在檔案館運營的過程中，工作人員要積極聽取用戶的建議，還要最大限度的滿足社會大眾的需求，要增加工作人員公民權(quán)意識以及服務(wù)意識，要在實現(xiàn)管理職能的基礎(chǔ)上，提高圖書館的服務(wù)水平。檔案館是公共服務(wù)機構(gòu)，在實現(xiàn)其管理職能的過程中，應(yīng)打破政府的壟斷，以最大限度地滿足社會公眾的需求為追求目標(biāo)。在實際操作中，改變照章辦事的傳統(tǒng)方式，從執(zhí)行規(guī)則到實現(xiàn)既定目標(biāo)的轉(zhuǎn)移，減少行政干預(yù)，改變爭取領(lǐng)導(dǎo)重視的追求目標(biāo)，以市場為導(dǎo)向，借助市場力量實現(xiàn)服務(wù)目標(biāo)和方式的變革。

4、改變傳統(tǒng)的組織文化，建立新的心理契約。將行政管理轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略管理，改變程式化的評估標(biāo)準(zhǔn)，針對不同的社會群體的檔案需求，突出各檔案館服務(wù)目標(biāo)和運行狀況的個性和特色，強化各檔案館管理者的色彩，實行透明的、積極的、個性化的領(lǐng)導(dǎo)方式，解除規(guī)制和放權(quán)，使管理過程如預(yù)算、人事、采購等合理化，以所針對的社會公眾的認(rèn)可的、符合其愿望的方式設(shè)立評估指標(biāo)，即明確的績效標(biāo)準(zhǔn)與績效評估#項目預(yù)算與戰(zhàn)略管理。加強檔案館之間和檔案館內(nèi)部的競爭，把競爭機制注入到為社會公眾提供服務(wù)中去。

四、結(jié)語

檔案管理人員一定要對傳統(tǒng)的具有滯后性的管理制度進行改革以及優(yōu)化，還要樹立正確的服務(wù)理念，制定有效的服務(wù)模式，這樣才能提高檔案館的工作效率，才能提高用戶的滿足度，提高檔案資料的利用率。在制定檔案管理機制時，要以用戶的需求為出發(fā)點，還要增加檔案館館藏，滿足社會大眾多元化的檔案資源需求，這樣才能促進檔案館更好的發(fā)展與進步。