大數(shù)據(jù)時代公安檔案管理存在的問題及對策

曹起飛 郭榮榮

摘要：大數(shù)據(jù)時代背景下科技迅速發(fā)展，系技術(shù)與新信息海量涌現(xiàn)，這一系列現(xiàn)象給公安機關(guān)的檔案管理提出了新的要求，怎樣對檔案管理工作進行創(chuàng)新，在大數(shù)據(jù)時代下做好檔案管理的工作，是當前公安機關(guān)應(yīng)該深入考慮的問題。

關(guān)鍵詞：公安檔案管理;問題;對策

一、大數(shù)據(jù)時代下公安檔案管理的意義

一方面提供公安機關(guān)的工作指導(dǎo)。檔案是國家機關(guān)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。公安檔案是公安工作的記錄載體，它記錄了公安工作的過程和全貌，是各種記錄類文件中最權(quán)威、最原始的一種方式，為公安工作的開展提供憑證。特別是公安機關(guān)在打擊與防范各種違法犯罪行為的各種歷史文件的記錄所形成的數(shù)據(jù)檔案，對于公安工作具有非常重要的作用，為將來公安機關(guān)開展工作打好有力基礎(chǔ)。

二、公安檔案管理存在的問題

1、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

從目前情況來看，公安機關(guān)具備檔案專業(yè)知識、計算機應(yīng)用能力較強、職業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人才、技術(shù)人才十分匱乏。這一問題在基層所隊尤為普遍和突出。絕大多數(shù)單位沒有專職檔案員，而是由戶籍民警或者內(nèi)勤民警兼管檔案，實際從事檔案工作的基本是外聘的輔助人員。這些人員很少有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理專業(yè)知識，對最基本的檔案管理法律法規(guī)以及日常檔案分類管理方法、業(yè)務(wù)標準都知之甚少，數(shù)字化檔案加工整理、檔案編研及鑒定的能力更是捉襟見肘。

2、公安檔案的收集不夠完整全面

公安工作涉及面廣泛，從大的方面來看，公安檔案包括文書檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案、電子檔案和戶籍檔案等類型。長期以來，公安機關(guān)對紅頭文件、案件類、戶籍類等紙質(zhì)材料的歸檔意識較強，對聲像、電子數(shù)據(jù)、實物等類型的資料收集歸檔重視程度不夠，導(dǎo)致檔案資料形式結(jié)構(gòu)單一化現(xiàn)象嚴重。此外，由于兼職檔案民警及外聘輔助人員崗位流動性大，交接工作時檔案移交疏漏的概率也會增加，更進一步影響了歸檔資源的連續(xù)性、完整性。

三、公安檔案管理的對策探究

1、提高對公安檔案工作的重視程度

1.1爭取領(lǐng)導(dǎo)干部的重視

這也是最關(guān)鍵的一點。實踐中，應(yīng)從內(nèi)外兩個方面入手。首先領(lǐng)導(dǎo)干部要加強檔案管理理論學(xué)習(xí)，自覺認識到公安檔案工作在服務(wù)全局、強化公安建設(shè)等方面的重要性。這是內(nèi)因激勵。其次，應(yīng)將檔案工作納入公安大績效考核中去。讓考核的“指揮棒”督促領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作質(zhì)效，細化分工，優(yōu)化人財物資源配置，并開展經(jīng)常性的檔案檢查。這是外因刺激。

1.2檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想

檔案工作者常年與檔案“打交道”，是檔案管理工作的第一責(zé)任人，務(wù)必消除對檔案工作的偏見，以服務(wù)大局的觀念，不斷提高自身對于檔案工作重要性的認識。

1.3廣大公安民警要打破固有觀念

民警是檔案的創(chuàng)造者，也是檔案的使用者。公安機關(guān)應(yīng)當積極組織系列活動對檔案工作進行宣揚，讓更多的民警認識到檔案工作的重要意義，參與到檔案工作中去。

2、加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

2.1優(yōu)化檔案人員配備

組織選拔掌握檔案專業(yè)知識、業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富、綜合能力強的民警專職從事檔案管理工作，還可以適當拓寬人才引進渠道，通過外部招聘等形式吸納高素質(zhì)檔案專業(yè)人才

2.2加強檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)

公安機關(guān)可以通過邀請業(yè)界專家開展檔案培訓(xùn)班，組織人員到先進單位學(xué)習(xí)調(diào)研，開展檔案業(yè)務(wù)練兵比武等多種形式，促進檔案人員的能力提升。

2.3從優(yōu)待警穩(wěn)定隊伍

檔案庫房工作環(huán)境特殊，組織上要關(guān)懷檔案人員的身心健康，落實檔案人員特崗津貼發(fā)放制度。同時，積極開展優(yōu)秀檔案員典型宣傳工作，側(cè)重考慮默默無聞扎根崗位、對公安檔案工作做出突出貢獻的骨干人員，并在職級待遇上予以傾斜。

3、改進公安檔案收集制度

要按照“一切反映公安工作、隊伍建設(shè)的資料，都是公安檔案”的理念來收集，打破陳舊觀念，拓寬不同載體檔案資料的收集面和收集渠道，做到“應(yīng)收盡收”。通過制定嚴格的考核、獎懲制度，聯(lián)合督查通報、問責(zé)追究等舉措調(diào)動廣大民警的歸檔積極性和檔案管理人員的工作主動性。

4、完善檔案鑒定工作制度

4.1要將檔案鑒定與檔案收集相結(jié)合

檔案工作人員應(yīng)當做好初始鑒定，根據(jù)資料的價值大小進行甄別，減少無價值檔案“濫竽充數(shù)”的情況。

4.2要將檔案鑒定與檔案整理相結(jié)合

要確保檔案的真實性和完整性，在整理檔案過程中就應(yīng)同時做好檢核鑒定。對于檔案材料的缺漏項應(yīng)及時退回完善，發(fā)現(xiàn)檔案造假的，更應(yīng)嚴肅問責(zé)懲戒相關(guān)人員。

4.3定期開展檔案價值“再鑒定”

隨著時間的推移，有些檔案可能成為無價值材料。檔案人員應(yīng)定期梳理到期檔案和永久檔案，由檔案鑒定專項工作組對相關(guān)檔案的價值進行再次鑒定會審。按照規(guī)范的鑒定程序，對檔案做出整卷銷毀、部分留存、整卷調(diào)整保存期限等處理決定并予以落實。

5、強化公安檔案編研工作

5.1以“服務(wù)利用”為立足點

服務(wù)利用是公安檔案活動的最終目的，編研作為檔案提供利用的高層次形式，要求編研人員樹立以利用者為服務(wù)中心的主導(dǎo)思想，緊緊圍繞公安工作重點、社會關(guān)注度高的熱點選題，開展編研活動。

5.2豐富編研成果的內(nèi)容形式

內(nèi)容上要重“研”。要打破“重編輕研”的傳統(tǒng)編研意識形態(tài)，強化利用檔案撰寫調(diào)研類材料的意識。形式上要求“新”。要加強智力投入，積極探索形式多樣的編研體例，如以公安檔案為基礎(chǔ)進行藝術(shù)加工，創(chuàng)作劇本、小說，拍攝宣傳片等。

綜上所述，在當前大數(shù)據(jù)時代下，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，公安機關(guān)檔案管理也應(yīng)順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，不斷完善和創(chuàng)新管理機制，使檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化，通過有效的措施促進公安檔案管理理念的創(chuàng)新，注重在管理當中引進新技術(shù)與新科技，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新公安機關(guān)的檔案管理，保證檔案在會發(fā)展提供當中發(fā)揮最大的價值，推動公安機關(guān)檔案管理工作的健康有效的發(fā)展。