談檔案數(shù)字信息化發(fā)展要求

王國(guó)亭

摘 要：電子化、網(wǎng)絡(luò)化迅猛發(fā)展，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動(dòng)化，無(wú)紙化等新技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案的生成和傳遞方式發(fā)生根本性變化，作為記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的檔案工作，應(yīng)順應(yīng)數(shù)字信息化的發(fā)展趨勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)數(shù)字信息化發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;信息化;發(fā)展;趨勢(shì);挑戰(zhàn)

當(dāng)今社會(huì)，電子化、網(wǎng)絡(luò)化迅猛發(fā)展，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動(dòng)化，無(wú)紙化等新技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案的生成和傳遞方式發(fā)生根本性變化，作為記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的檔案工作，應(yīng)順應(yīng)數(shù)字信息化的發(fā)展趨勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)數(shù)字信息化發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

一、數(shù)字信息化發(fā)展帶來(lái)的問(wèn)題

1、要求檔案工作者提高自身素質(zhì)。信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，已經(jīng)徹底拋棄了保守的看家守業(yè)的傳護(hù)觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變，大力開(kāi)展檔案資源數(shù)字信息化建設(shè)。檔案數(shù)字信息化是將“檔案資源和檔案?jìng)漤?xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源合理的配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享”。當(dāng)前檔案管理工作是一個(gè)依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作，所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求，不僅需要具備檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要具備多方面的素質(zhì)，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)使用能力、廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)和創(chuàng)造性的思維能力。

2、要有統(tǒng)一的電子化處理軟件平臺(tái)。信息化的處理和共享要形成統(tǒng)一的電子化處理軟件平臺(tái)，這是基礎(chǔ)。各個(gè)部門、行業(yè)、地區(qū)之間的電子檔案種類各異，如需調(diào)用資料，還不能直接調(diào)用電子檔案信息實(shí)現(xiàn)互通，共享性、統(tǒng)一性急需解決。

3、要提升檔案規(guī)范化管理水平?，F(xiàn)有計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問(wèn)題。在實(shí)行檔案信息電子化管理的同時(shí)，建立一套適應(yīng)電子化管理的檔案管理體系十分重要。

4、要有一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，大部分辦公網(wǎng)絡(luò)在設(shè)計(jì)時(shí)，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設(shè)計(jì)層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

5、要加強(qiáng)檔案信息電子化管理保密性。電子檔案的可復(fù)制、可修改，可實(shí)現(xiàn)較小載體存放大量文件，這即是它的優(yōu)越性也是安全隱患之一。同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在方便文件交換傳遞的同時(shí)，各種計(jì)算機(jī)病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。

二、檔案信息電子化發(fā)展的出路

數(shù)字信息化社會(huì)的突飛猛進(jìn)，使人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越迫切。面對(duì)數(shù)字信息化對(duì)檔案工作的深刻影響，檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。我認(rèn)為檔案管理者應(yīng)創(chuàng)新工作思路，從以下幾方面探積極探尋檔案工作在數(shù)字信息化條件下的發(fā)展。

1、檔案工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，重視數(shù)字信息化建設(shè)，多方面多角度地開(kāi)辟數(shù)字信息化建設(shè)的渠道。數(shù)字信息化時(shí)代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開(kāi)發(fā)利用力度，對(duì)檔案信息資源利用價(jià)值進(jìn)行分析，實(shí)行分類管理，使檔案信息資源更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。當(dāng)前，正是傳統(tǒng)檔案管理方式與電子化管理并存的時(shí)期，在這個(gè)時(shí)代轉(zhuǎn)型期中，傳統(tǒng)的思想與新技術(shù)的應(yīng)用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統(tǒng)的理論和方法才能在新的信息環(huán)境中維護(hù)檔案專業(yè)的相關(guān)理論和核心原則，才能夠?qū)崿F(xiàn)繼承與超越的統(tǒng)一。我們要以現(xiàn)有檔案工作為基礎(chǔ)，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，及其所涉及到的載體的理化性能和技術(shù)設(shè)備不斷更新的實(shí)際情況，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的研究和積極審慎的實(shí)踐。

2、搭建好信息管理平臺(tái)。逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，使眾多的檔案部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開(kāi)發(fā)與利用。各部門可以隨時(shí)將本部門形成的有存檔價(jià)值的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到到檔案部門，檔案人員可以通過(guò)相應(yīng)的電腦程序進(jìn)行核對(duì)、統(tǒng)計(jì);另一方面，檔案部門可以通過(guò)網(wǎng)站，將允許公開(kāi)的電子檔案信息隨時(shí)發(fā)布，用戶能夠隨時(shí)獲取檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

3、紙質(zhì)文件與電子文件雙套并重。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝;也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)人運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔?？梢灶A(yù)計(jì)，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間，因成總體來(lái)說(shuō)，功能的完全替代很難，也并非必須，“無(wú)紙化” 必然經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的漸進(jìn)過(guò)程。

4、確保信息安全。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理電子檔案必須有足夠強(qiáng)的安全保密措施。首先，電子檔案應(yīng)同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣設(shè)置不同的密級(jí)，并按密級(jí)的不同，分別存儲(chǔ)到不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，要建立不同級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)分段，對(duì)特定網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)采取訪問(wèn)控制手段，通常把內(nèi)部用戶設(shè)置在受限網(wǎng)段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機(jī)率。第三，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實(shí)行專機(jī)專甩，專人管理，確保涉密計(jì)算機(jī)的唯一性。

5、提升專業(yè)素質(zhì)。電子化檔案管理是不斷完善深化的過(guò)程，在這一過(guò)程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí). 知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備，以適應(yīng)新形勢(shì)下電子化檔案管理的需要。