論“零庫存”檔案館

韓峰 管東成

[摘要]隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，檔案工作者的職責(zé)也向著兩個不同的方向演化推進，即存儲職責(zé)和社會服務(wù)職責(zé)。引入“零庫存”檔案館的概念是為了解決二者之間的分歧，將二者成功剝離，對于兩者執(zhí)行的物理空間用“檔案中心”和“檔案館”分別加以定義，從而論證“零庫存”檔案館在實際操作中的可行性，并嘗試設(shè)計“零庫存”檔案館的運行模式。一方面，檔案中心作為檔案的保存基地，開展檔案保管與搶救工作。另一方面，檔案館作為檔案利用服務(wù)與展覽休閑基地，行使檔案館的社會服務(wù)職能。

[關(guān)鍵詞]零庫存檔案館運行模式

[分類號]G270；G273

Research on the Zero Storage Archives

Han Feng，Guan Dongcheng

（Heilongjiang Archives，Harbin，Heilongjiang，423001）

Abstract： With the advent of the era of big data，the duties of archivists are also evolving in two different directions，namely，storage duties and social service duties. The author introduces the concept of zero storage archives to separate the two，defines the physical space of the two with archives center and archives respectively，demonstrates the feasibility of zero storage archives in practical operation，and tries to design the operation mode of zero storage archives. On the one hand，the archives center serves as a base for archives preservation，carrying out archives preservation and rescue research； on the other hand，the archives serves as a base for archives utilization service and exhibition leisure，exercising the social service function of archives.

Keywords： Zero Storage； Archives； Operation Model

隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，檔案工作發(fā)生了巨大的變化，檔案館本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)型，從等待被發(fā)現(xiàn)的、沒有任何挑戰(zhàn)的儲存場所，轉(zhuǎn)變?yōu)榻?gòu)身份和記憶的有爭議的場所。檔案工作者的職責(zé)也向著兩個不同的方向演化推進，即存儲職責(zé)和社會服務(wù)職責(zé)，這兩種工作屬性越來越難以找尋寄托靈魂的共同寓所。因此，筆者通過對這兩項工作變化的探討，將檔案館的存儲職責(zé)與社會服務(wù)職責(zé)相剝離，對于兩者落實所需的物理空間用“檔案中心”和“檔案館”分別加以定義，嘗試設(shè)計“零庫存”檔案館的運行模式。

1“零庫存”檔案館的可行性

“零庫存”檔案館在實際操作中具有可行性，本文從檔案保管和社會服務(wù)兩個方面加以論證。

1.1檔案保管對象的增加

檔案載體形式的變化拓寬了檔案保管對象的范圍，工作內(nèi)容不斷細(xì)化。

（1）紙質(zhì)檔案的重要性不容忽視

無論是從人們工作和利用的習(xí)慣來講，還是立足于對歷史檔案的研究，抑或是考慮載體的耐久性和文本的法律效力，紙質(zhì)檔案均具有重要的保存價值。一方面，我們需要尋求保管所需的溫度、濕度、光照，以及其它防止氧化和霉變的條件。另一方面，我們需要積極研究各種紙張、字跡的修復(fù)方法及修復(fù)手段。

（2）電子檔案的保存

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，其在保存與維護方面更為復(fù)雜。首先，電子檔案載體的更新?lián)Q代要求其保存環(huán)境必須適合不同載體的物理特性。其次，可讀性的承載者——文件的格式管理伴隨著電子檔案管理過程的始終。再次，在同時保存檔案內(nèi)容信息和描述信息時，封裝技術(shù)依然存在風(fēng)險，需要和其他技術(shù)結(jié)合使用。最后，電子檔案的不可靠性決定了再生性保護技術(shù)的廣泛應(yīng)用。但是，無論是膠片還是紙張均存在著技術(shù)性問題。

（3）數(shù)據(jù)庫電子文件的長期保存

進入大數(shù)據(jù)時代后，電子文件的組成方式、關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，它們圍繞數(shù)據(jù)庫而生，具有整體性、內(nèi)部關(guān)聯(lián)性、對DBMS的高度依賴性，以及內(nèi)容具有長期動態(tài)變化的特性。我們需要尋找更加可行的操作方法來應(yīng)對數(shù)據(jù)庫電子文件增多而帶來的挑戰(zhàn)。

1.2檔案館面臨多元職責(zé)的社會需求

面對多元職責(zé)的社會需求，單單從轉(zhuǎn)型的角度出發(fā)，未必能夠滿足全部需要。特里·庫克在“后保管模式”中引入了新來源觀、宏觀鑒定和知識服務(wù)三個元素，而這三個元素更加強調(diào)對檔案意義的解讀，希望檔案工作者更多地研究檔案材料，從而為利用者提供更多的參考意見，這是對檔案工作新增的工作要求。但是這些新增的需求雖從保管談起，卻完全背離了保管工作本身，徑直向另一方向發(fā)展。可以說，“后保管模式”實際上是突破了保管工作的桎梏，向著檔案利用新方向探尋的里程碑式跨越。

（1）利用模式的升級

一方面，實體檔案的利用逐漸減少。由于數(shù)字檔案資料來源的多元化，它們的組合與再生降低了實體檔案資源提供利用的可能，實體檔案的保存價值首次超越了利用價值。我們亟待尋找一個更加有利于實體檔案保管的場所來完成這一重要任務(wù)。另一方面，“館際聯(lián)動”“館室聯(lián)動”“館社聯(lián)動”模式的生成。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，民生問題受到關(guān)注，對民生檔案的利用占據(jù)了檔案利用的半壁河山。由于民生檔案存儲的分散性和利用監(jiān)督程序的復(fù)雜性，利用者在獲得所需材料的過程中費盡周折。近年來，許多省市積極探索民生檔案遠程服務(wù)，已形成了“館際聯(lián)動”“館室聯(lián)動”“館社聯(lián)動”三種主要服務(wù)模式。

（2）檔案館的文化休閑功能

近年來，國內(nèi)外學(xué)者普遍認(rèn)為，檔案館作為文化部門具有提供文化休閑服務(wù)的職責(zé)。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變和公民對公共文化服務(wù)越發(fā)強烈的需求，檔案館文化休閑功能的增加已成為應(yīng)有之意。一些國家已經(jīng)將檔案館的這一全新功能付諸實踐。如：英國國家檔案館自2012年至今已舉辦612項檔案文化休閑活動，為公眾提供服務(wù)[1]。此外，檔案館作為公共服務(wù)部門，具有引領(lǐng)群眾實現(xiàn)文化身份認(rèn)同的責(zé)任，這也需要在檔案館的文化休閑功能中充分體現(xiàn)。

檔案館的文化休閑服務(wù)具有不可替代性。如果說，檔案館的展覽和休閑功能與博物館發(fā)生了重合，那么我們完全可以把檔案館的這一部分功能隸屬于博物館。但事實上，從國際視野來看，檔案與文物既有聯(lián)系又有區(qū)別，著名的歷史檔案館與博物館都是分別設(shè)立的。首先，政治性和機密性是界定檔案與文物最重要的分界線，這就決定了對展品不同的處理方式。其次，社會職能有所區(qū)別。對于博物館，歐美流行的是“3E”功能，即“教育國民、提供娛樂、充實人生”（Educate，Entertain，Enrich），而檔案館的展覽與休閑功能僅僅處于輔助地位，更重要的職責(zé)是提供參考。這一切都說明，檔案館的展覽休閑功能具有不可替代性，是檔案館多元社會職責(zé)的一部分。

綜上所述，檔案的保管功能與社會服務(wù)功能都發(fā)生了改變，幾乎已經(jīng)脫離了共屬關(guān)系。所謂“零庫存”即是將檔案中心與檔案館分開，使其各自行使自身的職能。一方面，檔案中心作為檔案的保存基地，開展檔案保管與搶救工作；另一方面，檔案館作為檔案利用服務(wù)與展覽休閑基地，行使檔案館的社會服務(wù)職能。檔案中心與檔案館之間的既有聯(lián)系被打破，唯一有所關(guān)聯(lián)的館藏定位功能也可依靠大數(shù)據(jù)鏈接中的智慧服務(wù)來實現(xiàn)。因此，筆者認(rèn)為，“零庫存”檔案館具有可行性。

2“零庫存”檔案館的設(shè)計

基于以上可行性的探討，我們把檔案的保管和搶救工作與社會服務(wù)工作分開，分別對“檔案中心”和“檔案館”的運行模式加以設(shè)計。

2.1檔案中心的設(shè)計

檔案中心作為檔案的存儲機構(gòu)，負(fù)責(zé)各類檔案的保管、搶救、征集工作。

檔案中心充分運用現(xiàn)有的智能管理手段，將檔案庫房管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)（RFID）、人工智能技術(shù)（AI）和虛擬現(xiàn)實技術(shù)（VR）相結(jié)合，對檔案實體進行智能化管理，以實現(xiàn)檔案實體及工作人員的智能出入庫登記、檔案庫房的智能三維全景導(dǎo)航、檔案庫存的智能盤點等具體應(yīng)用。此外，智能管理系統(tǒng)還兼具智能溫濕度控制、智能存址規(guī)劃、智能監(jiān)控及追蹤、智能檔案保護等諸多實用功能，力爭通過現(xiàn)已較為成熟的信息化、智能化的技術(shù)手段來達到保護檔案實體、確保庫房安全、科學(xué)存儲布局、提高管理效率的目標(biāo)。

由于機構(gòu)的獨立性質(zhì)，檔案中心可以根據(jù)工作的具體內(nèi)容進行部門劃分，不再局限于原有檔案館的職能設(shè)置。筆者將檔案中心劃分為歷史檔案保管中心、紙質(zhì)文件保管中心、電子文件保管中心、數(shù)據(jù)庫文件保管中心、檔案資源建設(shè)中心、檔案搶救中心、技術(shù)服務(wù)中心、外聯(lián)中心、檔案技術(shù)研究中心等幾個部門。

（1）跨地區(qū)檔案中心的合并

檔案中心存在的重要意義在于減少服務(wù)項目以利于集中保管檔案。既往的國家綜合檔案館的設(shè)置以行政區(qū)劃為標(biāo)準(zhǔn)，疊床架屋，保管分散，不利于所存檔案的集中化管理，對資源整合也造成阻礙。其原因在于既往信息技術(shù)的不完善以及為避免群眾遠程奔波。在大數(shù)據(jù)時代，群眾查檔的途徑越來越便捷，可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行網(wǎng)上查詢，已不需要長途輾轉(zhuǎn)。加之檔案中心與檔案館分離，社會服務(wù)職能已完全由檔案館承擔(dān)，檔案中心完全具備了跨地區(qū)合并的可能。合并后的檔案中心以省級行政區(qū)劃為單位，整合全省檔案資源，避免重復(fù)建設(shè)。集中的檔案中心也有利于檔案資源建設(shè)，避免重復(fù)征集和資源分散。

跨地區(qū)檔案中心的合并需要理順行政隸屬關(guān)系，對檔案資源進行深度整合。將存在隸屬關(guān)系的機構(gòu)劃分到一個全宗內(nèi)，因此需要對原有全宗進行拆分，為避免查找困難，需要對原有全宗目錄進行妥善保管。全宗范圍的擴大會造成館藏檔案資料的冗余，在同一全宗中會產(chǎn)生一些上下級往來、抄送的重復(fù)文件，因此，對于建國后檔案的鑒定與銷毀工作需要提上議程，確保館藏檔案的質(zhì)量和利用的高效性。

跨地區(qū)檔案中心的合并也會為檔案利用造成一定程度的阻礙，主要表現(xiàn)在檔案原件查詢上。為彌補這部分的不足，我們可以根據(jù)需要建立檔案中心和檔案館之間的聯(lián)系，這種聯(lián)系較之原來的合二為一具有更多的外部合作性質(zhì)。檔案中心與各級檔案館之間可采取定時免費班車接送服務(wù)；檔案中心可以通過專門渠道向檔案館郵寄檔案仿真件或復(fù)印件，待利用者利用完畢再經(jīng)過專門渠道將仿真件或復(fù)印件寄回。

（2）跨部門檔案中心的合并

在我國，檔案的保管部門除了國家綜合檔案館以外，還有檔案室、專門檔案館、部門檔案館、企事業(yè)單位檔案館、人力資源中心、房屋檔案館、市民大廈等，保管內(nèi)容交叉重合，群眾在利用時往往要咨詢多個部門，才能確定所需檔案的確切保管地點。建立檔案中心以后，我們需要將不同部門的檔案資源進行鑒定整合，對于具有保密性質(zhì)必須留于原保管單位的檔案可以采取檔案不動、數(shù)據(jù)先行的方式。

在跨部門檔案中心合并的過程中必須杜絕檔案保管方式一刀切情況的出現(xiàn)。不同機構(gòu)所擁有檔案的性質(zhì)、利用人群、利用率以及歸檔規(guī)則是千差萬別的，一刀切式的保管方式會降低檔案的使用效率，掩蓋部分機構(gòu)檔案的特殊性，所以我們需要有針對性地對保管方式進行深入研究。此外，由于有些檔案具有涉密性，如果把這部分檔案單獨留于原保管機構(gòu)，其它檔案正常移交的話，可能會造成全宗的割裂和對檔案的誤解。筆者認(rèn)為可建立三維立體模擬檔案庫房，將該檔案的形態(tài)在線上模型中予以呈現(xiàn)。利用者可以在利用中參考模擬庫房，通過真實展現(xiàn)檔案的具體位置，發(fā)現(xiàn)檔案資源之間的關(guān)系。

在跨部門合并中，全宗的設(shè)置會引起疑問，一些具有交叉關(guān)系的機構(gòu)檔案會產(chǎn)生某些重合，還有一些毫無關(guān)系的機構(gòu)檔案，在確立全宗時也需要理順關(guān)系，這些都需要從更高的層面進行考察。一種方法是，根據(jù)行政區(qū)劃，從省級、市級到區(qū)級進行同級并列；另一種方法是根據(jù)利用的頻率采取同頻率存儲位置相近的方式。

（3）紙質(zhì)檔案中心與電子檔案中心、數(shù)據(jù)庫檔案中心分開

紙質(zhì)檔案、電子文件、數(shù)據(jù)庫電子文件的載體性質(zhì)有著較大區(qū)別，各自面對著不同的保管問題和搶救難題，因此需要分別設(shè)立不同的存儲空間對其進行保存。

紙質(zhì)檔案更加側(cè)重于傳統(tǒng)的保管和搶救模式，檔案存儲空間的溫濕度調(diào)節(jié)需要以紙張的理化性質(zhì)為依據(jù)。但是，如果單純以紙張理化性質(zhì)為劃分標(biāo)準(zhǔn)，將不同紙張載體的檔案分處不同的庫房，勢必會破壞全宗的完整性；但如果以全宗為標(biāo)準(zhǔn)，不同紙張載體的檔案放在同一存儲空間內(nèi)，則無法選擇與各種紙張載體相一致的保存條件。在這里，筆者引入一種二級空間概念，即在同一庫房內(nèi)圈定出更小的空間，可以采取玻璃、彩鋼板、隔斷、磚墻等空間封閉方式，生成下一層級的獨立保存空間從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的搶救與保管模式的結(jié)合。

歷史檔案的保存價值和稀有數(shù)量決定了其保管和搶救方式與其它紙質(zhì)檔案的不同?？s微膠片和影印副本可以在一定程度上起到對歷史檔案的保護作用。因此，我們需要加緊對歷史檔案的保管、搶救工作進行進一步的研究。

電子檔案的保管和搶救不同于紙質(zhì)檔案，歷來將其放到防磁庫中進行保管。由于載體材料生成年代的不同，保存的具體空間條件也會與全宗的統(tǒng)一性發(fā)生矛盾，因此電子檔案也需要建立二級空間。電子檔案的搶救也有別于紙質(zhì)檔案，對保存格式的管理和對管理軟件的定期升級伴隨著保管工作的始終。

數(shù)據(jù)庫電子文件的保管和搶救與電子文件檔案具有相似性，但其整體性和相互關(guān)聯(lián)的特點要求在檔案搶救方面更加強調(diào)對數(shù)據(jù)本身的維護，對數(shù)據(jù)庫電子文件的反復(fù)鑒定部分替代了維護本身，而考慮的重心仍然是文件的可讀性和通過鑒定篩選加強對文件意義的理解。

（4）參與檔案生成

根據(jù)特里·庫克的思想，檔案工作人員應(yīng)參與檔案生成，從前端來保證電子文件的完整性，成為電子文件和信息的監(jiān)督者和審計者。因為大數(shù)據(jù)時代檔案來源的概念需要重新考量，它不僅指文件的形成機關(guān)，更包括其形成的過程及背景。檔案工作人員在參與的過程中會進一步發(fā)現(xiàn)更深層次的意義和價值。事實上，檔案并非最終產(chǎn)品，其不同的價值與作用體現(xiàn)在持續(xù)的歸檔過程中[2]。

檔案的情感價值要求工作人員參與檔案的生成。檔案引發(fā)記憶，而記憶除了是一種認(rèn)識活動外，更是一種情感體驗行為。這種體驗不僅僅圍繞檔案的內(nèi)容而產(chǎn)生，檔案的載體同樣可以促發(fā)利用者情感的發(fā)生。此外，檔案的情感價值并非一成不變，每個利用者根據(jù)自身的生活經(jīng)驗，在面對同一份檔案的時候也會產(chǎn)生不同的情感共鳴。檔案工作人員只有參與檔案的生成，才能將這種伴隨意義而生的情感傳遞。

檔案多元論強調(diào)檔案來源主體的多元化，主張將社會各方主體形成的檔案納入檔案部門館藏資源建設(shè)范疇，鼓勵檔案館吸納多門類、多主題檔案資源[4]。檔案來源主體的多元化打開了既往征集工作的狹隘視野，使檔案來源不再局限于社會主流群體——政府組織、官方機構(gòu)、主流民族或種族，檔案來源的范圍開始向社會上更廣闊的領(lǐng)域拓展，如非官方組織、少數(shù)民族、特殊群體等。而這種多元視角下的檔案征集工作從一種新的視角出發(fā)，與以往的工作有著截然不同的內(nèi)容，需要強調(diào)工作人員對于檔案來源的把握。

2.2檔案館的設(shè)計

在實現(xiàn)了“零庫存”以后，檔案館成為面向社會大眾提供服務(wù)的核心。檔案館的社會服務(wù)性質(zhì)決定了其根據(jù)行政區(qū)劃而設(shè)的合理性，只有近距離的、便捷的場所才能為公民提供方便的服務(wù)。檔案館可以開設(shè)定時免費班車，方便公民到檔案館進行查詢利用和參觀；檔案館可以在公共媒體中定期發(fā)布海報對展覽內(nèi)容進行宣傳，而展覽也應(yīng)分為“固定展”和“臨時展”兩種，定期更新，以便更多地展示近期研究內(nèi)容，提高群眾的文化修養(yǎng)，宣傳愛國主義精神，增強民族認(rèn)同感；檔案館的建筑設(shè)計應(yīng)參考博物館的休閑理念，讓公民在享受服務(wù)的同時感受到視聽的愉悅，并且建筑風(fēng)格可以根據(jù)本地區(qū)域特色進行設(shè)計，具有文化性、地域性、美觀性的特點，內(nèi)部需充分考慮殘障人士、母嬰需求等，可以設(shè)置餐飲服務(wù)，一站式休息等場所。

（1）智慧檔案館聯(lián)動利用模式

智慧檔案館建立在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，是智能檔案館的進一步升華。智慧檔案館具有溝通感知、資源多元的特點，為聯(lián)動利用模式的實現(xiàn)提供了可能。所謂聯(lián)動利用即是以就近受理的便民理念為核心，通過資源的整合、感知的溝通，實現(xiàn)“館際聯(lián)動”“館室聯(lián)動”和“館社聯(lián)動”的效果。其以實現(xiàn)公民的“查檔不出村”“查檔不出區(qū)”“查檔不出市”“查檔不出省”為目標(biāo)[4]。

聯(lián)動利用模式不應(yīng)僅僅停留在對技術(shù)的追求上，其核心任務(wù)始終是對資源的理解和信息的挖掘。此外，在聯(lián)動過程中，電子檔案和檔案數(shù)據(jù)的安全會受到威脅。我們可以通過增加水印、嚴(yán)密授權(quán)、簽訂保密承諾書來確保電子檔案信息的安全、合法和有效傳遞，通過水浸檢測、煙霧監(jiān)測等手段，組成嚴(yán)密的安防系統(tǒng)。建立多重數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行在線、離線和脫機備份也是優(yōu)秀的防范風(fēng)險手段[5]。

（2）打造全功能休閑服務(wù)

在智慧檔案館的理念下，休閑服務(wù)更加傾向于對公民的感知處理，用更加貼心的休閑服務(wù)讓公民在舒適愜意的氛圍內(nèi)領(lǐng)略文化意境。而檔案館的休閑功能集中體現(xiàn)在觀賞、展覽、活動、文化創(chuàng)意等幾個方面。在進行檔案館的建筑設(shè)計時，其觀賞職能已經(jīng)被充分挖掘，檔案館建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)文化性、地域性和特色性。檔案館的展覽功能已為國內(nèi)諸多檔案館所重視，可以設(shè)計大場域展覽，運用智慧機器人引領(lǐng)觀眾，通過選擇不同的觀賞順序和不同的檔案材料，多樣化敘述不同的文化故事，用故事的完整性、情感性和可選擇性來打動觀眾，引起情感共鳴。根據(jù)此理念設(shè)計網(wǎng)上展覽，讓群眾更便捷地獲得文化體驗。檔案館還可以根據(jù)館藏資源，聯(lián)合媒體及其它社會組織，定期開展各種文化休閑活動?；顒俞槍Σ煌瑢ο罂稍O(shè)計不同形式，如對學(xué)生和研究人員多采取研討會形式，對檔案同行多采取培訓(xùn)形式，對兒童或家庭則多采取參觀體驗、角色扮演、手工、游戲等趣味形式。形式各異的活動或依據(jù)館藏特色開發(fā)，或契合時機推出，或以品牌系列打造[6]。這種定期開展的休閑娛樂活動，能夠拉近與群眾的距離，提升檔案館的親和力。此外，檔案館的文化休閑功能也包括文化創(chuàng)意產(chǎn)品的開發(fā)。文化創(chuàng)意產(chǎn)品不同于公共休閑服務(wù)，它的經(jīng)濟作用能夠從更深的角度促進對檔案文化的研究和理解。被譽為“創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)之父”的英國經(jīng)濟學(xué)家約翰·霍金斯認(rèn)為，英國創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)之所以大獲成功，除文化積累外，注重開發(fā)創(chuàng)意也是一個重要的推動因素[7]。

（3）提高檔案館的科研能力

“零庫存”檔案館作為一個新生事物，伴隨著智慧檔案館的開發(fā)建設(shè)而來，需要全方位地加以研究和實踐。因此，提升檔案工作者科研能力成為重中之重。

對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和不同來源數(shù)據(jù)的整合需要專業(yè)的技術(shù)人員進行處理和研究。對于數(shù)據(jù)庫電子文件的刪選、格式的可讀性操作、不同媒體資源的語義解析等問題，也需要專業(yè)的技術(shù)人員進行研究。由于檔案技術(shù)具有拿來主義的屬性，需要對這些專業(yè)的技術(shù)人員進行培訓(xùn)，同時建立穩(wěn)定的用人體制和上升渠道，從而留住專業(yè)技術(shù)人才，并提高他們的工作熱情。由于在歷史檔案、大數(shù)據(jù)的處理中涉及對外文的翻譯和古漢語的解讀，因此，有意識地培養(yǎng)此方面的科研人才也是檔案館的重要使命。對檔案尤其是歷史檔案的翻譯有別于其它材料，因此，創(chuàng)造最合理的用人機制是保存這部分軟實力的基礎(chǔ)。此外，對于檔案學(xué)本身的研究更是檔案館需要時刻面對的問題。因此，提高檔案館的科研能力是建設(shè)“零庫存”檔案館的保障。

參考文獻

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