基于案例分析的科技文件組卷理論與實踐新探

高勝楠 吳建華

[摘要]科技文件組卷既是科技檔案管理學的重要內容，又是科技文件整理的核心工作。針對當前科技文件組卷研究中只考慮了單個科技項目形成文件數(shù)量較多時的案卷拆分，未考慮單個科技項目形成文件數(shù)量較少時的案卷組合的問題，提出了“項目組合”的概念，即把項目文件形成時間一致、項目類型一致、所形成全部文件厚薄一致的項目組織在一起，形成一個整體，并以房地產估價活動中的科技文件組卷為例論證了“項目組合”思想的現(xiàn)實必要性與理論可行性，梳理了引入“項目組合”概念后案卷組織與案卷編目等業(yè)務環(huán)節(jié)的變化。

[關鍵詞]科技文件案卷組織案卷編目

[分類號]G270

Exploration on Theories and Practice about the Organization of Scientific Documents Based on Case Analysis

Gao Shengnan，Wu Jianhua

（School of Information Management of Nanjing University，Nanjing，Jiangsu，210023）

Abstract： Science and technology documents are not only the core of science and technology management but also essential content of science and technology management science. In the current criteria of the science and technology management and almost all of books named management science of scientific and technical archives，the documents are split into multiple files according to their internal categories. However，there are few studies of how documents are merged into one file when there are a few ones in a technology project. We proposed the term of“project mergence”，which means the project file is formed at the same time and the project type is consistent. Each project forms a whole document of consistent thickness and consistency in the organization of the project file together to form a whole，taking the real estate appraisal activity as an example，it demonstrates the practical necessity and theoretical feasibility of the " project mergence "，and analyzed the change of file organization and file catalogue if project mergence was taken into.

Keywords： Science and Technology Document； File Organization； File Cataloging

科技文件是在社會生產、工程建設、科技活動中直接形成的信息記錄，是科技工作正常運作的必備要素。一項科技、生產活動形成的所有文件之間具有密切的有機聯(lián)系，需要作為一個整體加以管理。在科技文件形成、積累之后，特別是在歸檔準備過程中，科技檔案部門應根據(jù)本單位科技活動的特點和科技文件的形成規(guī)律，協(xié)助、指導科技部門和科技人員做好科技文件歸檔前的整理工作，通過超前管理協(xié)調科技文件工作與科技檔案工作，確?？萍嘉募c科技檔案的系統(tǒng)、完整。而科技文件組卷正是對科技文件進行歸檔管理的環(huán)節(jié)，是科技檔案全程管理的基礎，也是科技檔案管理學的重要內容和科技文件整理的核心工作。

1科技文件組卷研究的現(xiàn)狀與問題

1.1研究現(xiàn)狀

科技檔案管理學又稱“技術檔案管理學”，是檔案學的分支。1953年開始的“一五”計劃的工作重點是工業(yè)化建設，這促使實踐活動中形成了大量的科技文件。為了科學管理這些科技文件，科技檔案管理學正式創(chuàng)立。1956年“向科學進軍”的號召進一步推動了科技檔案工作和科技檔案管理學研究的發(fā)展。1958年，中國人民大學開設了科技檔案管理學課程。1986年，國家教委正式把科技檔案管理學確定為高等院校檔案專業(yè)必須開設的重點課程。在此基礎上，各研究機構相繼出版了科技檔案管理學專著，如中國人民大學[1-4]、南京大學[5]、云南大學[6]等，這些專著均在科技檔案收集與整理章節(jié)中論述了科技文件的形成與整理要點，強調了科技文件歸檔前案卷組織工作的重要性。在期刊方面，筆者以“科技文件”并含“組卷”“立卷”“整理”等為檢索詞，在中國知網學術期刊數(shù)據(jù)庫檢索平臺進行主題檢索，檢索時間為2018年9月20日，僅得到相關文獻8篇。這8篇文獻發(fā)表時間集中在20世紀八九十年代，內容涉及科技文件組卷的含義、重要性、原則、方法等，其中圍繞組卷方法展開的研究主要是對同時期出版的《科技檔案管理學》著作中組卷方法在實際工作中的應用探討。因此，本文對科技文件組卷的研究一方面基于文獻調研，另一方面基于各時期公布的國家標準文本，研究內容主要是案卷組織和案卷編目。所謂案卷組織，是將同一類別下的一組相關文件組合在一起的過程，原則是在遵循科技文件形成規(guī)律的前提下，保持案卷的成套性、系統(tǒng)性?，F(xiàn)有研究針對不同類型的科技文件提出了九種組織案卷的方法，分別是按結構、子項或子課題、工序、問題、專業(yè)、名稱或文件性質、地區(qū)、時間、責任者等進行組卷。所謂案卷編目，是以著錄與標引方式揭示案卷內科技文件的內容和形式特征，借助著錄與標引的內容將案卷內經過系統(tǒng)整理的科技文件的結果固定下來的過程。主要內容包括頁碼編制，案卷目錄、封面、脊背標簽及卷內備考表填寫等。案卷編目是案卷組織規(guī)范化、標準化的基礎，案卷編目的直接目的是用相應的語言和符號清晰、準確地反映案卷組織的成果，要求書寫文字工整、字跡清晰。

1.2研究中存在的問題

“案卷是反映工作活動的來龍去脈和歷史事實，便于文件交接、統(tǒng)計、檢索等管理工作的基本單位，是一組根據(jù)立卷特征而組合的集合體”[7]。各版本的《科技檔案管理學》給予了統(tǒng)一的表述，即“案卷是一組具有有機聯(lián)系的、數(shù)量適度、價值和密級相同的科技文件的集合體”[8]。而相關的國家標準把案卷的定義統(tǒng)一表述為“案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位”，如《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-1998）、《文書檔案案卷格式》（GB/ T 9705-2008）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2000）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。可見，案卷在理論上的理解是文件集合體，在實踐中的表現(xiàn)是一種保管單位。在檔案管理中，任何一個保管單位都要有質和量兩方面的規(guī)定，通過質與量的把控達到優(yōu)化管理的目標。對于案卷，“質”要求在理論與實踐上均要具有有機聯(lián)系，而量的界限在定義與標準規(guī)范中均未有明確表述，或僅以“數(shù)量適度”論之。案卷組織中量的界限的實質是案卷的組合度，在手工組卷的環(huán)境下即為案卷的厚度問題，而案卷的厚度受案卷盒的厚度的影響?！犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）規(guī)定的案卷盒的厚度為D=10、20、30、40、50、60，單位統(tǒng)一為mm；《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）規(guī)定的案卷盒的厚度為20、30、40、50，單位統(tǒng)一為mm。也就是說，符合標準規(guī)范的案卷盒的厚度范圍在10mm—60mm之間，在組織案卷時，案卷的組合度也應控制在這個范圍之內。

通常情況下，項目中形成的科技文件要保持項目的獨立、完整，以項目為單位，一個科技項目的文件組成一個案卷。假設一個項目中所有文件的厚度為H，那么，根據(jù)標準中給出的卷盒的厚度，結合H的取值范圍可將當前研究中的組卷方法概括如下：

（1）當10mm≤H≤60mm時，將所有項目文件組織成一個案卷，選擇與案卷厚度接近的卷盒，案卷題名即為項目名稱。

（2）當H>60mm時，將所有項目文件組織多個案卷，通過選取案卷內文件的某一內容或形式特征對全部文件進行一次或多次拆分。若無需按內容或形式特征進行拆分，則可按文件形成順序或項目流程進行合理分解，多卷裝盒。案卷題名為項目名稱加拆分案卷所選取的內容或形式特征，或項目名稱加卷盒順序號。

（3）當H<10mm時，現(xiàn)有研究未指出該情況下的組卷方法。

顯然，前兩種情況在實踐中經常發(fā)生，其共同特征是所組案卷包含了一個項目內所形成的全部文件，當前的標準規(guī)范和專著充分考慮了這兩種情況，給出了相應的理論指導，據(jù)此，科技部門在案卷組織方法和案卷卷盒的選擇上積累了豐富的實踐經驗。第三種情況在以往的實踐中極少遇到，即單個項目所形成文件的厚度不足10mm，但這種情況并非不存在。那么當H<10mm時，具體活動中科技文件組卷的實際狀況為何？多個形成文件較少的項目能否進行組合組卷？其后續(xù)的業(yè)務環(huán)節(jié)又會有哪些變化？也就是說，當前的標準規(guī)范和專著都只考慮了單個項目形成文件數(shù)量較多的情況，未考慮單個項目形成文件較少的情況，這不得不說是科技文件組卷研究中的疏漏之處。

2科技文件組卷的新情況——以房地產估價活動為例

檔案管理實踐是檔案學理論的基礎與來源，也是檔案學理論發(fā)展的根本動力。從具體的實踐活動中了解當前科技文件組卷的真實情況，對于完善科技文件組卷研究具有重要意義。筆者調研發(fā)現(xiàn)，上述第三種情況在一些科技活動中已形成符合實際需要的組卷方法，但相關理論的修正略顯滯后。作為一項實踐性較強且實踐變化先于理論發(fā)展的活動形式，對其研究以具體案例為切入點可以更直觀地了解當前活動中的新情況。

2.1房地產估價活動及其形成文件分析

房地產估價活動是房地產業(yè)的重要組成部分，是專業(yè)房地產估價人員通過對房地產估價對象價值因素的分析，依據(jù)一定的原則和方法對房地產估價對象進行的估算和判定[9]。房地產估價活動圍繞每一個獨立的項目，形成了相關估價文件，這些估價文件是有關部門對該領域進行監(jiān)督和檢查的依據(jù)，同時是體現(xiàn)估價機構的估價技術和估價管理水平的重要憑證。估價活動的主要項目類型包括抵押評估類、拆遷評估類和司法鑒定評估類三類，這些估價活動形成的文件及對應要素如表1所示。

2.2房地產估價活動中的科技文件組卷

房地產估價文件在整理中出現(xiàn)兩種比較典型的現(xiàn)象：一是同一項目的文件組織在多個連續(xù)的案卷盒中，以拆遷估價類項目為主；二是多個不同項目的文件組織在一個案卷盒中，以抵押估價類項目為主。第一種情況在以往的科技文件管理中較為常見，其拆卷方法有相關理論支撐，而第二種情況則極為少見，其組卷方法是否合理，值得思考。對房地產估價活動中這兩種類型項目的特征進行分析，發(fā)現(xiàn)拆遷估價類項目估價工作周期較長，在估價期間可能會出現(xiàn)政策的變化，估價文件更改比較頻繁，單個項目產生的估價文件數(shù)量較多，因此，在組卷裝盒時只需考慮單個項目如何組卷，各項目之間互不干涉。而抵押評估類項目估價工作周期較短，所形成的估價文件具有一致性，且數(shù)量較少，因此在組卷裝盒時將具有統(tǒng)一特征的多個連續(xù)項目的全部文件裝在一個卷盒中，各項目按項目號順序排列，在保持同一項目的所有文件集中保存的前提下，各項目之間憑借統(tǒng)一時間特征建立聯(lián)系。顯然，拆遷估價類項目的組卷情況與上文中10mm≤H≤60mm和H>60mm時的組卷方法一致，而抵押估價類項目的文件形成情況符合H<10mm的條件，但其組卷方法是否合理需要分析研究。

3科技文件組卷新理論提出的必要性與可行性

鑒于理論研究的疏漏和實踐發(fā)展的需要，針對流程比較固定、程序比較規(guī)范、形成檔案數(shù)量穩(wěn)定且較少（一般厚度不足10mm）的項目，在案卷組織中引入“項目組合”的概念，將組卷單位由原來的“項目”拓展到“項目組合”存在必要性。這里的“項目組合”是指把具有相同屬性或者特征的項目文件組織在一起，形成一個整體，其中相同屬性或者特征是指項目文件形成時間一致、項目類型一致、每一項目所形成全部文件厚薄一致等。這一組卷思想的提出既有現(xiàn)實必要性，又有理論可行性。

3.1現(xiàn)實必要性

從實踐角度來說，采用“項目組合”組卷既能優(yōu)化經濟投入，又能給查找和利用工作帶來便利。一方面，開展科技檔案的保管工作，要適當?shù)乜紤]經濟因素，對于形成文件數(shù)量較少的科技項目，如果按照一個卷盒中只放置一個項目文件的做法，不僅會增加卷盒的使用數(shù)量，還會占用較多的庫房面積，產生極大的浪費，用“項目組合”替代“項目”進行組卷恰恰減少了這些不必要開支，降低檔案管理中的經濟投入；另一方面，這種組卷方法區(qū)分了不同類型項目，將相同屬性或特征的項目組合在一起，結合同類項目的特點擬寫案卷題名，實現(xiàn)快速查找，提高管理與利用的效率。這一改變的實質是增加一個級別的保管單位，在件和卷的基礎上增加項目組合這一分類層級，減輕卷的數(shù)量過多給裝盒、排架及查找利用工作帶來的壓力。

3.2理論可行性

從理論角度來說，采用“項目組合”組卷體現(xiàn)了有機聯(lián)系性原則，正是這種有機聯(lián)系使“項目組合”這一組卷思想具備了理論可行性。項目組合是在有機聯(lián)系性指導下的合理組織，并非是不相關項目的隨意組合。作為一種集中保管的形式，項目組合沒有打破項目成套性和完整性原則[10]。不可否認，從整個整理工作的角度來看，有機聯(lián)系并不局限在一個項目范圍內，還可拓展到具有相同屬性、相同特征的項目之間，將同一個類別的項目組織成為一個項目組合，遵循了文件的自然形成規(guī)律。這一思想的提出是科技文件檔案化管理工作與時俱進、隨實踐發(fā)展的結果，其在實踐中的應用表明了這一思想在管理上的科學性。

需要注意的是，在進行案卷組織時，只能對同屬于一個類型的項目進行項目組合，不能將不同類型的項目進行組合。在卷盒的選擇上，依單個項目所形成的文件的厚度而定，保持項目組合文件的最大厚度不超過單位所選卷盒的最大厚度。如在房地產估價檔案中采取的是將十個抵押股價類項目放在一個60mm的卷盒中。對于組合過程中可能出現(xiàn)的跨年度的相鄰項目，可根據(jù)各自年度內項目組合的厚度，分別選擇與對應年度項目組合厚度相近的卷盒，避免將不同年度的項目組合在一起。

4科技文件組卷新理論指導下的科技文件組卷新實踐

理論的完善還需要實踐的推動與驗證。在項目組合思想的指導下，案卷組織與案卷編目等業(yè)務環(huán)節(jié)也發(fā)生相應的變化。

4.1案卷組織的變化

（1）案卷組織的要求。隨著立卷環(huán)境的變化，項目內文件的少量減少以及文件類型的固定，文件的系統(tǒng)化排列變得簡單而程序化，為了遵循案卷組織便于利用和管理的原則，原本針對科技文件的要求應轉移到科技項目上來。一是要求案卷內的科技項目必須具有有機聯(lián)系。這是項目組合思想下組卷的基本要求，同屬于一個類別的項目才可以組合成一個案卷。二是科技項目的數(shù)量要適度。不可能將所有同種業(yè)務的科技項目都組合到一起，也不可能將組合的項目數(shù)量進行一刀切的規(guī)定，因此在進行項目組合時要具體分析所選卷盒的厚度和組合項目形成的文件數(shù)量。三是所組科技項目要在保管期限與密級上保持一致。

（2）組織案卷的分類方法。科技項目的分類是依據(jù)屬性特征對科技項目進行的系統(tǒng)標識和整理過程?？萍蓟顒蛹吧a流程具有結構化特征，一般情況下，在一項科技活動及生產活動開展之前，項目的類別便可以確定。比如，房地產估價行業(yè)涉及的二手房估價、城市房屋拆遷估價、房地產司法鑒定估價三類項目，在進行案卷組織時，只能將這三種類型下的項目進行組合，而不能將這三種類型的項目互相組合。

（3）案卷內的排列順序。按項目組合組卷后，不僅要考慮項目內文件的排序，還要著重考慮案卷內科技項目的系統(tǒng)排列。要充分考慮各科技項目在機構和工作程序上的相互隸屬或銜接，把握科技項目的重要程度。

4.2案卷編目的變化

（1）“項目組合”思想下的頁碼編寫。頁碼編寫是案卷編目的首要環(huán)節(jié)，目的在于固定文件的位置和科技文件數(shù)量的統(tǒng)計。基本要求是只要頁面上有書寫內容就要編頁碼，從第一份文件的首頁逐頁標注，一般用阿拉伯數(shù)字。“項目組合”思想下，依然要遵循凡有書寫內容的頁面都要依次逐頁標注要求，但標注形式有所變化，頁碼標注形式由之前從“1”開始依次逐頁標注，變?yōu)閺摹?-1”開始以“項目順序號加頁碼順序號”的復合形式依次逐頁標注，項目順序號與頁碼順序號之間用短橫線隔開，比如“1-3”表示該案卷中第一個項目文件的第3頁。對于已有頁碼的成套文件，可只將首頁和尾頁頁碼改成“1-n”的復合頁碼形式，中間部分可不必更改。

（2）“項目組合”思想下的卷內科技文件目錄編制。案卷內科技文件目錄是案卷內文件的明細表，通常置于案卷頂部。按“項目組合”組卷的卷內目錄形式以全引目錄為參考，即是以全宗為單位，按全宗內檔案分類體系匯聚并排列案卷及案卷內每一份文件的條目，全面反映全宗內檔案案卷和文件的實體控制狀況[11]?！绊椖拷M合”思想下案卷內科技文件目錄的內容包括：序號，指文件在案卷內的排列順序號；項目號，指文件所屬項目的項目號，反映“項目組合”的特征；文件編號，指文件的文件號；文件題名，即該份文件的文件標題；責任者，指文件的責任人或責任單位；日期，指文件的編制日期；頁次，指文件首頁所標注的頁號；備注，指文件的說明信息，可不填。“項目組合”思想下案卷內科技文件目錄表頭如表2所示。

由表2可知，與之前的卷內科技文件目錄表頭形式相比，“項目組合”思想下的卷內文件目錄表頭增加了“項目號”選項，充分體現(xiàn)了“項目組合”的特征。在填寫時，同一項目可只填寫該項目的第一份文件的“項目號”一欄。

（3）“項目組合”思想下的案卷封面編制。案卷封面是案卷內容特征和形式特征的集中體現(xiàn)?！绊椖拷M合”思想下，案卷封面依然起到檢索入口的作用，存在外封面和內封面兩種形式，二者主要內容一致，都包含案卷題名項、案卷管理性內容項和檔號項。第一，案卷題名是案卷內科技項目組合的綜合名稱。在結構上，“項目組合”思想下的案卷題名由兩部分組成：一是項目組合名稱，即案卷內科技項目組合所屬類別的名稱，通常是年度加項目類別；二是案卷內所含項目的起始順序號，順序號之間用“-”（短橫）連接。比如：2006年抵押股價類項目11-20表示：2006年第十一到第二十個抵押股價類項目文件。第二，案卷管理性內容項目是對案卷內容特征和形式特征的補充，是對案卷組織和案卷編目工作的揭示，需要注明的是科技項目的責任單位、起止日期、密級、保管期限等。第三，檔號項即是科技項目組合的身份證號，一般以分類號加項目起止順序號的形式呈現(xiàn)。比如，若用GJ表示估價活動，用A表示抵押估價類項目，根據(jù)國家檔案局頒布的行業(yè)標準《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994），結合“項目組合”的特征與實踐發(fā)展，上述案卷對應的檔號可表示為：GJ.A.2006.11-20?；顒宇悇e、項目組合類別、年度、項目起止順序號之間用“.”（右下角小圓點）隔開，項目起止順序號用“-”（短橫）連接。

在當前大力倡導單軌、單套、電子化的背景下，研究科技文件組卷依然具有理論與實踐意義。一方面，完善的理論體系需要盡可能地涵蓋實踐活動及其變化，以發(fā)揮理論指導作用；另一方面，實踐中文件的生成與管理并未實現(xiàn)充分的電子化，紙質文件在實踐活動中的地位與作用依然不能忽視，其歸檔保存依然存在物理組卷?？萍嘉募N類繁雜，形成過程既有共性，又存在差異，在具體管理工作中應注意具體問題具體分析，在科技文件組卷研究中不斷地發(fā)掘疏漏并予以完善，推動科技檔案管理學的發(fā)展。

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