數(shù)據(jù)透視表在審計(jì)中的運(yùn)用技巧

潘榮濤

[摘要]數(shù)據(jù)透視是一種快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式方法，在審計(jì)實(shí)務(wù)中，利用數(shù)據(jù)透視表可深入分析數(shù)據(jù)信息，揭示大數(shù)據(jù)背后的真相，為審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題提供實(shí)證。

[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)透視? ? Excel? ? 審計(jì)技巧? ? 大數(shù)據(jù)

審計(jì)工作離不開信息系統(tǒng)，離不開大數(shù)據(jù)。各種數(shù)據(jù)展現(xiàn)在審計(jì)人員面前的都是一張張載有諸多信息的Excel表，精通Excel運(yùn)用尤其是數(shù)據(jù)透視表的運(yùn)用，會事半功倍。如Excel 2007版，可編輯數(shù)據(jù)量是2的15次方即32768行，當(dāng)數(shù)據(jù)超過32000行時，可以把后面的行剪切到另一張Sheet中，這樣透視功能就不會受到影響。而Excel 2010版數(shù)據(jù)系列中的數(shù)據(jù)點(diǎn)數(shù)目僅受內(nèi)存限制，編輯功能大大增強(qiáng)。

一、判斷唯一性指標(biāo)是否重復(fù)

數(shù)據(jù)表中的唯一性指標(biāo)，如身份證號、訂單號、入庫單號、時間序列號、系統(tǒng)自動生成序列號等，這些指標(biāo)如果重復(fù)出現(xiàn)，說明實(shí)際業(yè)務(wù)可能存在異常。

（一）一年內(nèi)同一人有無多次領(lǐng)取補(bǔ)貼費(fèi)用

如果從幾萬個身份證號中逐一篩選、比較，工作量太大，容易出差錯。判斷同一人有無多領(lǐng)補(bǔ)貼，從Excel表中檢索身份證號有無重復(fù)即可。如果用公式查找，假如有一萬個身份證號，將身份證號從A列復(fù)制到B列，再在C列插入空白列，運(yùn)用公式Countif（$B$2：$B$10001，A2），可以找出。由于行數(shù)多，運(yùn)算量大，重復(fù)使用公式編輯，電腦常會出現(xiàn)卡頓、延遲狀態(tài)。這時可以使用透視表，在Excel表中增加一輔助列，列內(nèi)輸入數(shù)值1，對應(yīng)的含義是發(fā)生了1次，建立透視表，對身份證號對應(yīng)的輔助列1進(jìn)行求和。每個身份證如果只發(fā)生了1次，則求和值為1，否則就大于1，再對求和項(xiàng)篩選，重復(fù)出現(xiàn)的身份證號立馬現(xiàn)身。

（二）同一訂單號有無重復(fù)出現(xiàn)，相近物資有無串項(xiàng)

正常一個訂單號對應(yīng)一項(xiàng)物資。通過上述方法，透視訂單號輔助值，求和項(xiàng)大于1的訂單號肯定重復(fù)出現(xiàn)。

在透視表的列標(biāo)簽中選擇規(guī)格、型號、價格相近的物資，進(jìn)行篩選，記錄在一張訂單上的物資可能串項(xiàng)，或者行為者利用價格不同有意制造舞弊。

（三）入庫單號有無重復(fù)

用上述方法對入庫單號透視求和，如果大于1，說明物資重復(fù)入庫。原因可能是系統(tǒng)錯誤，需要沖紅抵消，如果不沖紅，則虛增了物料庫存。

入庫單重復(fù)也可能是人為編制入庫單，虛假入庫，再根據(jù)入庫單開具發(fā)票，領(lǐng)取物資款。

（四）同一時間點(diǎn)有無發(fā)生多筆業(yè)務(wù)

系統(tǒng)中的時間通常記錄到秒。對于一般業(yè)務(wù)量的企業(yè)來講，每一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生時間對應(yīng)某一秒，同一秒內(nèi)發(fā)生多筆業(yè)務(wù)的概率較低。建立時間透視表，輔助值求和大于1的，則是同一時間點(diǎn)發(fā)生了多筆業(yè)務(wù)。原因可能是業(yè)務(wù)人員在同一時間點(diǎn)將已經(jīng)準(zhǔn)備好的表格傳入系統(tǒng)，但這不符合業(yè)務(wù)邏輯，需要規(guī)避;也可能是操作人員利用系統(tǒng)缺陷或可乘之機(jī)，人為制造、調(diào)整對自己有利的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，編造虛假業(yè)務(wù)，給公司造成損害。

（五）系統(tǒng)自動生成的序列號是否唯一

一般情況下，系統(tǒng)自動生成的序列號是唯一的。如果出現(xiàn)重復(fù)的序列號，應(yīng)具體問題具體分析：如果僅是序列號重復(fù)，則是系統(tǒng)出現(xiàn)了差錯;如果重復(fù)序列號記錄的兩項(xiàng)業(yè)務(wù)完全相同，則為業(yè)務(wù)發(fā)生一次，實(shí)際結(jié)算時系統(tǒng)中出現(xiàn)了兩次。

二、對變量分類求和，分析變量背后的規(guī)律

不斷變化的指標(biāo)，比如銷售訂單，其對應(yīng)的產(chǎn)品數(shù)量、價格和銷售區(qū)域同時也在變化。同理，醫(yī)療對象在不斷變化，適用的藥物、價格、治療期、療效等也在變化。變化的消費(fèi)人群對應(yīng)變化的消費(fèi)價格、數(shù)量、場所、人數(shù)等。

比如，要實(shí)現(xiàn)同一訂單號內(nèi)不同價格物資的分類求和，如果在Excel中求和，選擇同一單號，求和的數(shù)據(jù)只有一條。而要實(shí)現(xiàn)同一訂單號下不同價格的所有物資單號的求和，利用透視表求和列表功能就能實(shí)現(xiàn)。

建立訂單、價格、產(chǎn)品的透視表，將價格、產(chǎn)品放在透視表的列標(biāo)簽欄，對輔助值求和，去掉列標(biāo)簽上的空白頁，透視表顯示的就是價格不同產(chǎn)品在同一訂單上的記錄。分類匯總的意義在于細(xì)分市場，分析同一訂單提貨不同產(chǎn)品的數(shù)量及其中蘊(yùn)含的內(nèi)在規(guī)律，進(jìn)而分析消費(fèi)習(xí)慣、物流方式、銷售渠道。

針對醫(yī)療對象的不斷變化，基于適用的藥物、價格、治療期、療效等內(nèi)容，建立醫(yī)療對象透視表，在列標(biāo)簽內(nèi)輸入藥物、價格、治療期、療效等內(nèi)容，分類求和，求和結(jié)果可以顯示藥物名稱、價格、時間等對不同醫(yī)療對象的有效區(qū)間，得出統(tǒng)計(jì)結(jié)論，為醫(yī)療手段提供佐證。

針對變化的消費(fèi)人群，基于消費(fèi)價格、數(shù)量、場所、人數(shù)等內(nèi)容，建立消費(fèi)人群透視表，在列標(biāo)簽內(nèi)輸入價格、數(shù)量、場所、人數(shù)等內(nèi)容，進(jìn)行分類求和，結(jié)果反映的是不同人群的消費(fèi)習(xí)慣，為制定銷售政策提供依據(jù)。

三、分析市場竄貨行為，評估銷售政策及市場管控

同一產(chǎn)品在市場上出現(xiàn)竄貨，是由于產(chǎn)品出廠價格差異，廠家對不同銷售區(qū)域采取了不同的價格政策。一般是強(qiáng)勢市場出廠價格高，弱勢市場價格低，公司給予弱勢市場經(jīng)銷商價格補(bǔ)償，鼓勵其拓展市場。由于市場存在價差及市場管控不力，造成出廠價低的產(chǎn)品流向強(qiáng)勢市場而獲利，擾亂市場秩序。

對弱勢市場區(qū)域，分區(qū)域、客戶、產(chǎn)品進(jìn)行透視求和，對回退的包裝物求和，乘以回退率，比較兩者差異，就是流出市場的產(chǎn)品數(shù)量。對強(qiáng)勢市場區(qū)域，分區(qū)域、客戶、產(chǎn)品進(jìn)行透視求和，對回退的包裝物求和乘以回退率，比較兩者差異，就是流入市場的產(chǎn)品數(shù)量。通過對比，可以評估公司的銷售政策，找出解決問題的方法。

四、檢索有獎銷售兌獎結(jié)果是否存在舞弊

有獎銷售主要分為零星小獎和大獎。

零星小獎主要將市場投放量與回退量進(jìn)行比較（投放量=回退量+市場滅失量）。如果作為整體統(tǒng)計(jì)，肯定是投放量大于回退量，發(fā)現(xiàn)不了問題。可以將投放的區(qū)域充分細(xì)分，對每一個細(xì)分點(diǎn)透視求和，再作比較，查看有沒有不合邏輯的地方。

對于大獎，一般有兌獎碼，兌獎碼設(shè)有兌獎期限，逾期不予兌付。檢查兌獎碼有沒有重復(fù)項(xiàng)，核查是否存在重復(fù)兌獎或逾期兌付情況。

五、查找付款期限及二次轉(zhuǎn)包，規(guī)范物資采購行為

一是查找付款期限的不同。采購物資付款一般分為票到付款，以及票到7天、10天、30天、45天付款多種情況。設(shè)置輔助列輸入值1，建立供應(yīng)商透視表，對供應(yīng)商輔助列求和，即該供應(yīng)商當(dāng)年發(fā)生的業(yè)務(wù)筆數(shù)。在列標(biāo)簽內(nèi)輸入付款條件，不同付款條件下發(fā)生的筆數(shù)即躍然紙上，不同供應(yīng)商付款期限不同，要追溯是否符合合同約定，以及招標(biāo)、談判過程是否有損公司利益;同一供應(yīng)商存在的不同付款期限問題，背后可能是負(fù)責(zé)采購付款人員操縱付款期限，出現(xiàn)了內(nèi)部舞弊行為。

二是查找供應(yīng)商的二次轉(zhuǎn)包問題。建立供應(yīng)商透視表，在列標(biāo)簽內(nèi)輸入發(fā)貨地點(diǎn)、發(fā)貨單位、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸費(fèi)用等內(nèi)容，尋找同一供應(yīng)商存在不同發(fā)貨地點(diǎn)問題?？赡苁枪?yīng)商對貨物進(jìn)行了二次轉(zhuǎn)包，公司可以尋求更經(jīng)濟(jì)的采購方式，維護(hù)公司利益。

以上列舉了數(shù)據(jù)透視表在Excel中的運(yùn)用技巧，以幫助審計(jì)人員在浩如煙海的數(shù)據(jù)中理清思路，迅速發(fā)現(xiàn)問題。當(dāng)然，不同公司、不同系統(tǒng)、不同數(shù)據(jù)庫內(nèi)容差別很大，但透視表的邏輯是相通的，所以要不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，熟悉每項(xiàng)數(shù)據(jù)背后的邏輯和含義。只有業(yè)務(wù)清晰，數(shù)據(jù)透視才能有的放矢。

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