談檔案統(tǒng)計(jì)工作的指標(biāo)原則及任務(wù)意義

張常強(qiáng) 朱應(yīng)文

摘要：目的：討論檔案統(tǒng)計(jì)工作的指標(biāo)原則及任務(wù)意義。方法：重點(diǎn)討論檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的主要內(nèi)容，在一定地點(diǎn)、時(shí)間、條件下實(shí)際作用的數(shù)量表現(xiàn)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。為制定檔案工作方針、進(jìn)行決策、計(jì)劃和檢查工作以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供數(shù)據(jù)。結(jié)果：檔案統(tǒng)計(jì)是用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象、狀態(tài)、水平、進(jìn)程以及它的發(fā)展程度。結(jié)論：檔案統(tǒng)計(jì)工作既是檔案工作中一項(xiàng)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，同時(shí)也是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案下作水平的一項(xiàng)有效方法。檔案統(tǒng)計(jì)在整個(gè)檔案工作中具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì);指標(biāo)原則;任務(wù)意義

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5249（2019）04-206-002

有關(guān)館（室）藏檔案情況的主要內(nèi)容。這一指標(biāo)大體包括三類內(nèi)容：一是檔案館藏檔案總量。二是對(duì)不同種類、不同歷史時(shí)期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理狀況檔案數(shù)蕈的分別統(tǒng)計(jì)。三是館（室）藏資料情況。隨著檔案工作的發(fā)展變化，檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)還會(huì)發(fā)生更新與變化。各地各系統(tǒng)的檔案工作部門也可以根據(jù)需要設(shè)立一些補(bǔ)充指標(biāo)。

1檔案統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)和要求

檔案統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)是：經(jīng)常、及時(shí)地對(duì)檔案和檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)、速度、比例關(guān)系以及檔案形成規(guī)律，在一定地點(diǎn)、時(shí)間、條件下實(shí)際作用的數(shù)量表現(xiàn)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。為制定檔案工作方針、進(jìn)行決策、計(jì)劃和檢查工作以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供數(shù)據(jù);并為反映檔案事業(yè)發(fā)展的速度和狀況，向國家提供豐富而又準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)資料。

檔案工作基本情況的統(tǒng)計(jì)報(bào)表是檔案統(tǒng)計(jì)的一種方法，除此之外，還有專題普查、抽樣調(diào)查、重點(diǎn)調(diào)查和典型調(diào)查等多種方法，應(yīng)該根據(jù)需要，把這些方法結(jié)合起來運(yùn)用。

2選定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)

檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)行，基本上可分為三個(gè)步驟：選定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)、進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查、檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理與分析。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)。檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作領(lǐng)域中現(xiàn)象的數(shù)量方面。檔案統(tǒng)計(jì)是用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象、狀態(tài)、水平、進(jìn)程以及它的發(fā)展程度。它具有固定指標(biāo)，如檔案機(jī)構(gòu)、人員數(shù)、保存檔案的數(shù)量、銷毀檔案的數(shù)量、比倒、提供利用的人次、卷次、檔案館建筑面積、庫房設(shè)備等等。然而，實(shí)際工作中并非需要對(duì)檔案工作的每一項(xiàng)內(nèi)容都進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也不是檔案工作中的任何數(shù)量表現(xiàn)都有必要制定相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。

3確定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的原則

3.1選定的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，必須與檔案工作中一定的數(shù)量表現(xiàn)聯(lián)系在一起。反映說明檔案上作的現(xiàn)象、過程及其發(fā)展規(guī)律的數(shù)量表現(xiàn)，一般稱為綜合指標(biāo)。比如反映檔案館現(xiàn)存檔案總量的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)是用“館藏量”，反映提供利用工作情況的可用“利用次數(shù)”“調(diào)卷數(shù)量”來作為統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)必須有數(shù)量表現(xiàn)，檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)如果在檔案工作中找不到它的數(shù)量表現(xiàn)，也就失去了它本身的意義而沒有存在的價(jià)值。

3.2統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的選定要注意統(tǒng)一性和穩(wěn)定性。從全國范圍來講，對(duì)檔案工作中的一些主要數(shù)量表現(xiàn)，應(yīng)該有全國統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，這些指標(biāo)應(yīng)反映的綜合情況和總體現(xiàn)象，而不是個(gè)別情況和局部現(xiàn)象。同時(shí)在檔案統(tǒng)計(jì)中全國要有統(tǒng)一的計(jì)量單位，比如館藏量是用長度米，輔以案卷數(shù)，庫房面積平方米，利用情況是利用檔案的次數(shù)和調(diào)卷數(shù)量等。檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)一經(jīng)確定，在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)就不得輕易變動(dòng)，保持檔案統(tǒng)計(jì)工作的相對(duì)穩(wěn)定性。

3.3統(tǒng)計(jì)指標(biāo)要具有可比性。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)是通過對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的絕對(duì)數(shù)、相對(duì)數(shù)和平均數(shù)來表現(xiàn)的，絕對(duì)數(shù)是檔案工作領(lǐng)域中一定現(xiàn)象具體量的表現(xiàn)，是總量指標(biāo)，它又是后兩種指標(biāo)的基礎(chǔ)。同時(shí)，相對(duì)數(shù)是從兩個(gè)有聯(lián)系指標(biāo)的對(duì)比中得出的一種指標(biāo)。從部分到整體、實(shí)際到計(jì)劃，一個(gè)時(shí)期對(duì)另一個(gè)時(shí)期，一個(gè)地區(qū)對(duì)另一個(gè)地區(qū)等指標(biāo)的對(duì)比中，都可以得出相對(duì)數(shù)。保證指標(biāo)的可比性是運(yùn)用相對(duì)數(shù)的基本原則。在運(yùn)用相對(duì)數(shù)時(shí)，必須檢查所用指標(biāo)是否具有可比性。例如：檔案館計(jì)劃庫房建筑面積，就要對(duì)檔案的收進(jìn)和銷毀做出預(yù)測，并要計(jì)算出經(jīng)過鑒定的檔案總數(shù)與應(yīng)銷毀檔案案卷的百分比。在檔案、統(tǒng)計(jì)中用這種對(duì)比的方法，反映檔案工作中某些現(xiàn)象的聯(lián)系，就能深入地分析絕對(duì)數(shù)所不能充分說明的問題。

3.4統(tǒng)計(jì)指標(biāo)運(yùn)用平均數(shù)，必須遵循總體同質(zhì)性的原則。平均數(shù)是對(duì)現(xiàn)象總體各單位某一數(shù)量標(biāo)志進(jìn)行平均，用這個(gè)結(jié)果來反映數(shù)量變化的一般水平。在統(tǒng)計(jì)上只有同類的現(xiàn)象才能計(jì)算平均數(shù)。

4檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義

檔案統(tǒng)計(jì)是用定量的方法對(duì)檔案工作進(jìn)行量的抽象，通過從質(zhì)、量聯(lián)系中對(duì)數(shù)量的觀察和研究，以指標(biāo)數(shù)字揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般的規(guī)律性。

檔案統(tǒng)計(jì)工作既是檔案工作中一項(xiàng)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，同時(shí)也是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案下作水平的一項(xiàng)有效方法。檔案統(tǒng)計(jì)在整個(gè)檔案工作中具有重要的意義。首先，檔案統(tǒng)計(jì)是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)莆要基礎(chǔ)工作，它是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。長期地、系統(tǒng)地積累檔案統(tǒng)計(jì)資料，開展管理研究和綜合分析，可以進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作的基本規(guī)律，為促進(jìn)提高檔案的科學(xué)管理水平打下基礎(chǔ)。其次，檔案統(tǒng)計(jì)是制定有關(guān)檔案工作的方針、政策和計(jì)劃并檢查其執(zhí)行情況的重要依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字的形成，準(zhǔn)確地反映出檔案工作部門的真實(shí)工作情況和檔案管理活動(dòng)的規(guī)律，從而為

保證上級(jí)決策的正確性和對(duì)所屬部門的工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提供了可參考和借鑒的統(tǒng)計(jì)資料。再次，檔案統(tǒng)計(jì)也是對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展實(shí)行監(jiān)督的有效工具。統(tǒng)計(jì)監(jiān)督對(duì)于保證國家的整體利益，對(duì)于加強(qiáng)各地區(qū)、各部門、各單位貫徹執(zhí)行黨的各項(xiàng)政策，完成國家計(jì)劃的責(zé)任心，對(duì)于維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律，同違法亂紀(jì)行為作斗爭，保持正常的工作程序，都是不可缺少的。通過檔案統(tǒng)計(jì)可以客觀地反映檔案工作發(fā)展水平，從中發(fā)現(xiàn)問題和選出典型，表揚(yáng)先進(jìn)，揭露并尋找后進(jìn)原因，采取有力措施，予以改進(jìn)。最后，檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，要取得檔案統(tǒng)計(jì)的密切配合。同時(shí)，檔案統(tǒng)計(jì)可為提高檔案學(xué)理論水平創(chuàng)造條件。檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，應(yīng)該做到胸中有數(shù)，也就是對(duì)情況和問題一定要注意到它們的數(shù)量方面，要有基本的數(shù)量分析。任何質(zhì)量都表現(xiàn)為一定的數(shù)量，沒有數(shù)量也就沒有質(zhì)量。