高校檔案管理信息化建設的思考和探討

曲曼榮

摘要：檔案管理作為發(fā)展過程中的重要工作之一，對于長期可持續(xù)發(fā)展具有極為重要的影響。在科學技術不斷發(fā)展的推動下，對于檔案管理工作重視的程度也日益提高。必須積極的進行傳統(tǒng)檔案管理工作理念和模式的改革與創(chuàng)新，才能在促進檔案管理工作水平和效率穩(wěn)步提升的同時為長期可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;思考;探討

1、信息化檔案管理工作的重要性

1.1檔案在高校發(fā)展和建設中發(fā)揮著極大的作用

對于以往傳統(tǒng)的檔案管理來說，主要圍繞手工操作方式來進行，這樣極容易損壞和丟失紙質檔案資料，影響到檔案材料的完整性，不利于學校管理工作的順利進行?；谛畔⒒瘯r代的發(fā)展，檔案管理實現了向電子文檔的順利轉變，在這信息化的影響下，不僅不會影響到紙質檔案材料查詢、閱讀和保存，還提高了檔案材料的安全性，將檔案的作用更充分的發(fā)揮了出來。

1.2 有利于提高檔案管理工作效率

在高校規(guī)模不斷擴張的影響下，大大豐富了檔案內容，其數量越來越多，進一步擴張了服務范圍，如果借助手工操作方法，加強檔案管理，極容易導致問題的出現，比如檔案編號、保存的合理性等等，而且借助手工操作方法極容易導致檢索效率出現滯后現象。通過應用信息化管理，可以有效處理好上述問題，將檔案資源的應用效率提升上來，不斷提高檔案使用的便利性，進而促使信息資源共享目標的實現。

2、檔案管理工作存在的問題

2.1檔案的內容缺乏真實性

假如檔案中記錄的內容不全面或者真實性不足的話，那么檔案管理工作也就失去了其原本的意義。雖然檔案中記錄的相關信息都是與自身發(fā)展密切相關的信息。但是，由于的檔案數據在搜集、整理的過程中，采取的都是自下而上的傳遞方法，由最底層一級級的上傳至檔案管理部門，而在信息傳遞的過程中，很多工作人員為了節(jié)省信息傳遞的時間，就會出現信息記錄內容失真或者內容準確性不足的現象，而導致檔案管理工作無法發(fā)揮出其應有的管理價值和作用。

2.2管理工作缺乏規(guī)范性

傳統(tǒng)的以人工方式為主的檔案管理方式，由于受到時間、空間等因素的限制，導致檔案管理人員在獲取數據的過程中經常出現數據不全面、不及時或者不具體等各方面的問題，再加上傳統(tǒng)檔案管理工作缺乏解決具體問題的有效措施，所以影響了檔案管理工作效率和水平的提升。檔案管理部門因為忽略了檔案收集與整理的工作，而在檔案收集的過程中只是簡單的填寫相關的內容，這種現象的存在不僅對檔案內容的全面性產生了嚴重的影響，而且增加了后期檔案查閱和使用的難度。另外，很多在檔案管理工作過程中因為檔案管理制度不完善，導致后期檔案管理工作出現了嚴重的問題。

2.3缺乏信息化檔案管理技術

檔案信息化的不斷滲透以及推廣之中，在當前已然成為了一項趨勢以及主流，但是，仍舊有很多對于檔案信息化沒有重視的情況，檔案信息化技術也就應用的不是很到位，而采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方式。正是因為檔案管理工作缺乏了信息化技術的支持，所以不僅增加了檔案數據信息遺漏現象發(fā)生的幾率，浪費了檔案記錄的時間，而且不利于檔案數據信息的保存，嚴重影響了檔案管理工作效率與質量的提升。

3、強化檔案管理工作的策略

3.1提高數據準確性和完整性

數據資料的收集和整理是確保檔案管理工作順利開展的基礎。由于數據資料的收集和整理不僅需要檔案管理人員必須深入到基礎進行調查和研究，而且還應合理的分類和整理搜集到的數據信息。因此，現代在開展檔案管理工作的過程中，必須充分的重視資料收集和整理的工作，以此保證數據信息的準確性，同時還可以為后期檔案的查閱以及檔案的使用提供方便。

3.2制定完善的檔案管理工作制度

在開展檔案管理工作的過程中，必須制定完善的檔案管理制度，要求檔案管理工作人員嚴格的按照相關制度開展檔案管理工作，才能實現推動檔案管理工作有序發(fā)展的目的。首先，檔案管理部門必須加強與其他部門之間相互交流與溝通的力度，才能確保檔案管理工作順利進行的同時，保證員工檔案的管理意識有效提升，同時為檔案管理工作的有效持續(xù)展開夯實基礎。其次，作為管理人員，對于檔案的重要性一定要正確的認識，唯有如此才能更好的從頂層開始，進行檔案信息化管理建設的進程，為檔案管理工作營造良好的氛圍。

3.3提升信息化檔案管理水平

信息化檔案管理制度的建設成為當前檔案管理的發(fā)展整體態(tài)勢，因此應當緊隨信息技術的發(fā)展腳步，將信息技術的自身優(yōu)勢有效發(fā)揮，建立完善的檔案管理工作制度，促進檔案管理工作效率和質量的穩(wěn)步提升。

a加大信息化檔案管理體系建設投入的力度

現代在建設信息化檔案管理體系的過程中，應該強化硬件設施的建設，不斷投入人力資源、物力資源以及財力資源等多種資源，這樣才能更好的滿足現代化的信息化檔案建設，為檔案管理的有效開展夯實基礎。

b現代化檔案管理人才隊伍引進和培養(yǎng)力度的加強

通過對當前各級檔案管理工作人員的學歷分析后發(fā)現，我國大多數的檔案管理工作都存在著專業(yè)檔案管理畢業(yè)人才少的問題。所以，為了滿足信息化檔案管理工作的要求，必須在根據自身發(fā)展的要求，加大現代化檔案管理人才隊伍培養(yǎng)的力度。以此更好的滿足當前信息化以及現代化的需求。

c保密意識的增強。在構建信息化檔案管理體系的過程中，必須根據信息技術發(fā)展的特點，有效構建安全保障系統(tǒng)，這就需要檔案管理人員要有一個端正的安全管理理念，才能確保檔案管理的安全有序進行。

3.4加強專業(yè)人才培養(yǎng)建設

對于檔案管理信息化建設來說，明確提出了對專業(yè)人才的需求，所以高校必須注重專業(yè)人才的培養(yǎng)建設，爭取與新時代的發(fā)展需求相一致。首先，要加強人才引進，踐行高素質綜合型專業(yè)人才培養(yǎng)目標的實現，將檔案管理人才隊伍范圍拓展開來。其次，要加強教育培訓機制的構建，將教育培訓落實到位，將檔案管理人員的專業(yè)水平提升上來。最后，要注重檔案管理人員專業(yè)化建設，如果檔案管理人員非本專業(yè)出身，必須要將專業(yè)教育培訓的作用充分發(fā)揮出來，并加強激勵考核機制的構建，定期評價和考核檔案管理人員，并與職務晉升等聯系在一起，做到獎懲分明，充分調動檔案管理工作人員的工作熱情。

4、總論

在高校檔案管理工作中，加強信息化建設勢在必行，可以不斷提高高校檔案管理水平，實現檔案管理信息資源的高效利用和整合，為高校各項工作的順利進行提供切實可行的依據，將高校檔案管理的信息化建設的實施效能充分發(fā)揮出來。

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（作者單位：威海職業(yè)學院）