關(guān)于信息化對民政檔案管理工作的影響初探

孫風(fēng)強(qiáng)

【摘?要】民政檔案管理部門是民政部門的重要組成部分，民政部門也是國家與群眾之間聯(lián)系最為密切的機(jī)構(gòu)之一。民政工作是面對整個(gè)社會群體的，工作任務(wù)量很大，整理的資料也很多，也是民政行政業(yè)務(wù)工作的重要內(nèi)容。而信息時(shí)代的到來，提高了檔案管理工作的效率，民政工作是面對社會廣大群體的具體工作，負(fù)責(zé)著社會的穩(wěn)定發(fā)展，和人們的日常生活。本文就信息化對檔案管理工作的影響做如下討論。

【關(guān)鍵詞】信息化;電子化數(shù)據(jù);硬件設(shè)備;數(shù)據(jù)維護(hù)

檔案信息化的一個(gè)目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，建立檔案的全文數(shù)據(jù)庫。即可以通過紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案如通過掃描，將檔案以數(shù)字圖像形式存儲和顯示;或通過文檔一體化，將檔案內(nèi)容以虛擬的數(shù)字化形式即電子文件形式存檔。信息化對民政檔案管理有著積極深遠(yuǎn)的影響，這就要求我們對民政檔案信息化管理采取積極主動的對策。

一、民政檔案管理的特點(diǎn)

1、以便于查詢與管理為出發(fā)點(diǎn)

民政部門與檔案館雖都與檔案有關(guān)系，當(dāng)兩者在實(shí)際的功能上有著較為明顯的不同，檔案館重在保存某些大事件的檔案，保護(hù)事件所涉及信息的完整性，以便作為未來信息關(guān)鍵的來源地;而民政部門檔案管理的最主要目的是為了服務(wù)群眾，幫助百姓，為老百姓的日常生活提供信息的支持，所以，民政部門所建立的檔案管理系統(tǒng)是開放的，便民的，甚至于在信息化條件下，老百姓可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查詢到一部分被公開的檔案信息，這樣能夠更加方便快捷地為老百姓提供幫助。

2、數(shù)量大、種類多，涉及面廣等特點(diǎn)。

民政檔案管理的工作因?yàn)槠涔ぷ餍再|(zhì)，檔案資料的來源涉及了社會的每個(gè)方面，甚至于每個(gè)人，因此，民政工作對于維護(hù)每個(gè)公民的利益，保持社會穩(wěn)定，推動社會發(fā)展都起著不可替代的作用。比如醫(yī)院部門的民政檔案管理涉及了每一位來該醫(yī)院就醫(yī)看病者的健康信息，隨著患者身份的不同，醫(yī)院檔案管理也會不斷地?cái)U(kuò)大。

二、信息化對民政檔案管理工作的影響

群眾是民政工作的主體，與群眾實(shí)際生活及社會和諧的關(guān)系十分緊密。民政檔案管理工作隨著高速發(fā)展的社會日益顯示出重要性，并逐漸增大工作量，諸如婚姻狀況、戶口等很多資料需要進(jìn)行歸整。隨著我圉目前不斷改進(jìn)的檔案管理工作及日漸深入的制度改革，不斷擴(kuò)大了民政檔案管理工作領(lǐng)域，增多了職責(zé)，充分利用信息技術(shù)使檔案文件分檔、歸檔工作明顯提速。

1、信息化促進(jìn)檔案載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?/p>

以往的檔案載體是紙質(zhì)的，檔案管理的整個(gè)過程均是手工操作的，現(xiàn)在隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，檔案存放變成了虛擬電子形式進(jìn)行的存檔。民政檔案管理部門建立檔案數(shù)據(jù)庫，民政檔案工作人員檢索就從紙質(zhì)資源檢索轉(zhuǎn)變成了電子化數(shù)據(jù)，工作非常簡便。

2、信息化提高了民政檔案的利用效率

信息化建設(shè)明顯提高了民政檔案利用效能，為廣大群眾提供便利是民政檔案管理工作的一個(gè)最根本目的。從收集、整理、歸檔到利用的傳統(tǒng)檔案管理工作過程十分繁瑣，民政檔案管理工作中檔案的形成通常需要的周期較長，應(yīng)用信息化技術(shù)的民政檔案使檔案形成時(shí)間明顯縮短，進(jìn)而使檔案管理效能 明顯提升。

3、信息化提高了檔案管理的工作效率

因?yàn)槊裾块T在日常的工作中需要直接與群眾進(jìn)行交流，所以，民政檔案管理工作的開展，也就是為人民群眾提供很大的便利。在傳統(tǒng)的民政檔案管理模式中，從文件的收集、整理、歸檔以及到最后的利用，整個(gè)過程具有非常明顯的復(fù)雜性，一份檔案的形成需要經(jīng)過很長的整理時(shí)間，這對檔案管理工作效率帶來了一定的影響。通過信息化技術(shù)，可以在很大程度上減少文件從收集到提取利用的時(shí)間，從而為民政檔案管理工作效率的提升提供了良好的條件。

三、信息化對民政檔案管理提出的新要求

1.管理者要樹立信息化的管理理念

現(xiàn)時(shí)代的民政檔案管理者要充分認(rèn)識到信息技術(shù)給我們帶來的便利，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新意識，改變傳統(tǒng)舊的管理理念。民政檔案管理者要有計(jì)劃的開展民政檔案管理的工作，將現(xiàn)代化的信息設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用于民政檔案管理的各個(gè)流程中，進(jìn)而減少人力的手工操作。

2、加大投入，更新硬件設(shè)備

在民政檔案信息化管理工作中，硬件設(shè)備在其中起到了非常重要的基礎(chǔ)作用，所以要想保證各項(xiàng)工作可以實(shí)現(xiàn)合理的開展，一定要加強(qiáng)硬件設(shè)備方面的投入力度。通常情況下，檔案信息管理所設(shè)計(jì)到的硬件設(shè)備主要包括了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等輸入設(shè)備，這些設(shè)備在整個(gè)檔案信息管理過程中起到了必不可少的作用。另外，針對于已經(jīng)看老舊的設(shè)備不能在加入到檔案信息管理當(dāng)中，應(yīng)該對設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更換，保證設(shè)備的先進(jìn)性，通過這種方式才能保證信息化建設(shè)工作的有效開展。因此，民政部門在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時(shí)，一定要加大資金方面的支持，保證所選擇的設(shè)備具有先進(jìn)性以及適用性。

3、提升民政檔案相關(guān)工作者的信息化能力

要實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的信息化建設(shè)就必須讓民政部門檔案管理人員熟練掌握及應(yīng)用現(xiàn)代化、信息化的相關(guān)知識及技能?，F(xiàn)在民政工作的服務(wù)內(nèi)容在擴(kuò)大，難度也在不斷加大，檔案管理人員的專業(yè)性要求也更高，所以，民政檔案有關(guān)的工作人員的業(yè)務(wù)水平也必須相應(yīng)提升，以保證工作質(zhì)量和效率。為此，必須積極組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)他們職業(yè)道德方面的教育，以不斷增強(qiáng)其保密意識，提高其專業(yè)知識及技術(shù)。培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)孛裾ぷ鞯膶?shí)際情況，比如應(yīng)和當(dāng)?shù)氐拿裆袂榈染唧w情況相符合，同時(shí)培訓(xùn)內(nèi)容還應(yīng)具備針對性及專業(yè)性，內(nèi)容應(yīng)避免空話套話。培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)組織相應(yīng)的考核，鞏固他們所學(xué)的知識，若考核不合格，應(yīng)組織單獨(dú)輔導(dǎo)。

4、加強(qiáng)民政檔案信息平臺的更新和系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)

在信息開放的環(huán)境下，對民政檔案信息平臺的安全性提出了更高的要求。民政部門必須引入安全系數(shù)高、性能穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對其安全性能進(jìn)行優(yōu)化，杜絕使用外來數(shù)據(jù)來源，不允許使用檔案信息化管理的電腦接收陌生郵件，進(jìn)行QQ聊天，不能使用不明U盤、光盤、硬盤等，要設(shè)立軟硬件防火墻，以防止網(wǎng)絡(luò)黑客、木馬、病毒的侵襲。做好數(shù)據(jù)的常規(guī)更新與維護(hù)，民政部門要指派專人負(fù)責(zé)信息平臺的管理，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，為信息化的實(shí)施提供有力保障。

綜上所述，民政檔案管理的工作會隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與運(yùn)用發(fā)生巨大的變化，在帶來各種各樣的方便快捷的同時(shí)，也將會伴隨著一系列的挑戰(zhàn)，這就要求我們的工作人員有著知難而上的精神，在提高工作效率的同時(shí)，也牢記為人們服務(wù)的宗旨，從而推動民政檔案管理工作的不斷進(jìn)步。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣民政事業(yè)服務(wù)中心）