如何加強檔案管理的素質培養(yǎng)

李進衛(wèi)

一所單位就像一個小社會，部門機構多，形成檔案門類多，數量大。這就需要在全校建立一個相對比較完善的檔案管理工作網絡，從最基層開始，每個立卷單位都要配備一定數量的兼職檔案員以及分管負責同志，由綜合檔案室進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，通過層層推進的方式，確保單位檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用，為學校健康有序的發(fā)展和建設提供優(yōu)質的服務。

一項工作要想得到更好地開展，“人”的因素，至關重要。對此，圍繞加強檔案員的素質培養(yǎng)，我談一點自己的看法和見解。

一、加強思想教育，增強檔案管理員的工作積極性和主動性

由于工作的特性，一般來說，當一部分的檔案管理人員主動工作的意識比較弱。究其原因有二：一是對檔案工作的重要性認識不足，二是日常的文書檔案工作得不到大家的理解和支持。為此，“檔案工作領導小組”要積極爭取單位主要領導對檔案管理工作的重視，同時，要關心和支持檔案員的工作，對其進行有針對性的職業(yè)教育，鼓勵他們樹立專業(yè)思想，想方設法為檔案員做好文檔工作提供時間、創(chuàng)造條件，調動其工作積極性，喚起工作熱情。

二、開展各種形式的宣傳工作，增強兼職檔案員的檔案意識

增強檔案意識不但要加大宣傳力度，還要注意形式的多樣化。通過持久的宣傳工作，全校教職工普遍對檔案和檔案工作有了新的認識。在學校里形成統一領導，分級管理，一級抓一級，上下齊努力的良好大環(huán)境。

三、強化專業(yè)培訓，全方位提升其素質能力

針對檔案員日常工作繁多、工作變動頻繁、新手多、專業(yè)水平低等特點，要有目的地進行業(yè)務培訓。首先，要循序漸進，加強專業(yè)基礎知識教育和基本應用技能的教育，適當減少純理論知識的介紹，急需什么講什么，切實提高專業(yè)知識水平。針對由于某些原因而更換的新上崗兼職檔案員，要進行檔案管理的基本知識和基本技能、實際操作方法、文件價值鑒定的原則和方法等內容的培訓;針對不同門類檔案的實體管理要進行黨政管理檔案、實物檔案、多媒體檔案等的培訓，全面提升檔案管理人員的能力和素質，以更好地開展工作。如果培訓方法不當，要求不嚴，學習后不復習又不實踐，不久便會忘記，到用時又不會，肯定影響工作。因此，對于一年一次的立卷工作來講，檔案室指導人員應當不怕麻煩，每年都在立卷前組織一次專門培訓，以保證立卷工作順利進行。在培訓方法上，可以根據實際，采取“模擬啟發(fā)式教學法”，就是先舉例教學，再模擬實踐，后啟發(fā)引導。改變過去那種在培訓班上滿堂灌的之后教育方式，杜絕照本宣科和平鋪直敘的講課方法，要通過大量的實例，講述立卷知識，在文檔人員對立卷工作具有感性認識的基礎上，擬制大量文件標題，讓文檔人員根據實例進行模擬立卷，指導人員根據實例進行綜合，結合不同單位的特點進行啟發(fā)性引導，使兼職檔案員能夠根據本單位情況掌握文件材料的收集、分類、立卷等工作程序和基本要求，全面掌握立卷的方法和技能，以保證檔案管理工作高效有序開展。

四、做好重點項目、重大活動和突發(fā)事件檔案的業(yè)務指導工作

及時指定專人跟蹤指導學校重點項目、重大活動和突發(fā)事件檔案的歸檔工作，積極主動聯系歸檔文件的相關事宜。特別是對于學校多個部門共同組成的臨時工作小組和專項活動形成的文件，檔案室及時進行歸檔范圍制定和歸檔文件整理的指導和培訓工作。做到特殊事件特殊對待，最大限度地做好各項重點項目、重大活動和突發(fā)事件檔案的業(yè)務指導工作。

五、建立健全并強化檔案工作網絡

建立健全并強化檔案工作網絡是一項細致的工作，需要領導重視，各立卷部門積極配合，各兼職檔案員大力支持，以及綜合檔案室的努力。應當把學習、宣傳、貫徹、落實《檔案法》和《山東省檔案條例》，增強兼職檔案員的檔案意識，全面提高兼職檔案員的政治素質和業(yè)務素質作為檔案工作的重點來抓。只有這樣，才能培養(yǎng)一支熱愛檔案工作、業(yè)務過硬的專兼職檔案員隊伍，使整個檔案工作網絡有序、高效地運行，提高案卷質量，為建設開放型、智能型、研究型的現代化學校的檔案管理體系奠定良好的基礎。