電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理

尤曉華

摘要：現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多傳統(tǒng)行業(yè)開始與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行積極的融合，并且對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的整體依賴程度也變得越來越高。對(duì)于政府信息化管理工作來說，在實(shí)際展開的過程中更是離不開互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行支持。與此同時(shí)，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高度發(fā)達(dá)，使得信息的共享程度有所能加，電子文檔在方便使用的情況下，也存在著一定的問題，由于互聯(lián)網(wǎng)的解放，有時(shí)候，在沒有使用人員的準(zhǔn)許之下，很多電子文檔可以被閱讀以及傳輸，在這過程中還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文檔內(nèi)容丟失以及泄漏的情況，從而給使用人員帶來了很大的風(fēng)險(xiǎn)。本文對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并且給出了相關(guān)的解決方案。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);系統(tǒng);檔案管理

電子政務(wù)是政府展開工作的一種方式，主要是利用通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成一些數(shù)據(jù)的整理、搜集以及分析，電子政務(wù)的運(yùn)行并不會(huì)受到時(shí)間以及空間的限制，是政府以及相關(guān)部門對(duì)人民進(jìn)行服務(wù)的一個(gè)重要途徑。為了有效的適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的環(huán)境，要對(duì)電子政務(wù)工作展開的實(shí)際情況進(jìn)行精準(zhǔn)的把握，保證相關(guān)檔案管理工作的整體質(zhì)量[1]。

一、電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀

在21世紀(jì)初期，電子政務(wù)的概念才開始正式形成，我國(guó)國(guó)家質(zhì)檢部發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)定》，其中對(duì)電子文檔有了更加明確的定義，其主要是指在設(shè)備上生成的、主要以計(jì)算機(jī)或者光盤為信息數(shù)據(jù)載體的形式叫做電子檔案，可以在計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備上進(jìn)行瀏覽。現(xiàn)階段，電子政務(wù)系統(tǒng)在我國(guó)地方政府的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，并且取得了較為理想的效果。為了更進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)電子政務(wù)工作的展開，從而為人民提供更加優(yōu)質(zhì)的、快捷的服務(wù)，這就要求電子政務(wù)工作在實(shí)際展開的過程中還要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新以及突破，要堅(jiān)持不懈的進(jìn)行探索，從而保證電子政務(wù)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展一直處于進(jìn)步的狀態(tài)。電子政務(wù)系統(tǒng)中的文檔與傳統(tǒng)的電子文檔相比較，有很多不同的特征。首先，電子政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中的文檔具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，在實(shí)際應(yīng)用的過程中是通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆绞絹磉M(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞的，這種數(shù)據(jù)傳輸方式更加方便快捷，并且在很大程度上保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)木珳?zhǔn)性，并且每個(gè)電子文檔都有較為固定的儲(chǔ)存位置，這些數(shù)據(jù)信息一旦儲(chǔ)存之后，并不會(huì)因?yàn)檩d體的改變而發(fā)生改變[2]。其次，可以充分的利用與計(jì)算機(jī)有關(guān)的設(shè)備，但同時(shí)也存在著一定的安全隱患，在很多時(shí)候這都是不可避免的，電子政務(wù)的任何操作都離不開計(jì)算機(jī)的支持，由于對(duì)計(jì)算機(jī)有較強(qiáng)的依賴，從而會(huì)引發(fā)一些安全問題，計(jì)算機(jī)的登錄是沒有限制的，任何人都可以進(jìn)行登錄，這也在很大程度上導(dǎo)致了一些重要的數(shù)據(jù)信息可能會(huì)出現(xiàn)被串改或者復(fù)制的情況，這些問題都是不可忽略的。在進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作的過程中，由于計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備以及操作系統(tǒng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不匹配的情況，這就會(huì)在一定程度上導(dǎo)致電力檔案的儲(chǔ)存出現(xiàn)問題，很有可能造成已儲(chǔ)存數(shù)據(jù)信息的丟失。

二、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問題

（一）技術(shù)水平有待提升

電子政務(wù)系統(tǒng)在我國(guó)應(yīng)用了很長(zhǎng)一段時(shí)間，系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行的過程中主要特點(diǎn)表現(xiàn)為頻率較高，但是對(duì)于檔案管理來說，需要有較高的安全性，業(yè)務(wù)部門在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的時(shí)候應(yīng)該提升其安全性。但同時(shí)，安全性得到提升之后，可能會(huì)導(dǎo)致檔案部門不能夠第一時(shí)間找到所需要的檔案，從而會(huì)在一定程度上影響到整體工作展開的進(jìn)度[3]。

（二）對(duì)安全性的保障還存在著一定的缺陷

現(xiàn)階段，我國(guó)的電子信息技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)了，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，還是難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，問題是多方面的，但是其中最為主要的問題就是安全問題，如果系統(tǒng)的安全性沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求的規(guī)定，再加上有些時(shí)候人工的操作會(huì)出現(xiàn)失誤，還有可能出現(xiàn)分工不明確等等問題，這些都屬于人為的因素。此外，還有可能會(huì)受到一些不可控制因素的影響，例如地震以及火災(zāi)等等，這些都會(huì)在一定程度上導(dǎo)致檔案的安全性受到威脅。

三、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理問題的解決措施

（一）不斷完善檔案的管理制度

對(duì)于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理工作來說，管理制度是非常重要的，在平時(shí)應(yīng)該做好有針對(duì)性的防預(yù)工作，通常情況下，要在問題還沒有發(fā)生的時(shí)候就展開預(yù)防，這樣往往能夠起到較為理想的效果[4]。因此，要不斷完善檔案的管理制度，在檔案使用的過程中經(jīng)常會(huì)遇到一些突發(fā)狀況，當(dāng)管理制度得到規(guī)范以及完善之后，在工作的過程中就不至于手忙腳亂，對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)步驟有自己較為明確的看法，并且可以對(duì)細(xì)節(jié)有一個(gè)較為精準(zhǔn)的把握，俗話說：沒有規(guī)矩，不成方圓。對(duì)于一個(gè)單位來說，如果沒有較為完善的規(guī)章制度，單位在運(yùn)行的過程中就會(huì)成為一盤散沙，對(duì)于電子檔案的管理來說也是如此。同時(shí)，在進(jìn)行電子檔案管理制度建立的時(shí)候，要使檔案具有一定的靈活性，可以根據(jù)不同的情況來進(jìn)行建立，從而使其適應(yīng)不同的環(huán)境。

（二）加強(qiáng)場(chǎng)地的建設(shè)

加強(qiáng)場(chǎng)地建設(shè)是非常關(guān)鍵的，很多天災(zāi)人禍往往是人力不可抗拒的因素，在對(duì)其進(jìn)行預(yù)防的時(shí)候，應(yīng)該抓住重點(diǎn)，很多自然災(zāi)害都對(duì)人們的生活照成了極大的負(fù)面影響，自然災(zāi)害發(fā)生的概率很低，但是并不代表不會(huì)發(fā)生，所以要注意對(duì)場(chǎng)地的建設(shè)，要在室內(nèi)設(shè)有堅(jiān)固的場(chǎng)地，并且要注意滅火器擺放的位置，這是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)，一旦有火災(zāi)出現(xiàn)的時(shí)候，方便對(duì)其進(jìn)行第一時(shí)間的處理[5]。只有這些還是不夠的，還要定期對(duì)線路進(jìn)行檢查，防止線路老化的情況出現(xiàn)，一旦線路出現(xiàn)老化的情況，很容易引起電路自燃，為了防患于未然，應(yīng)該充分重視起問題的嚴(yán)重性。

結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段，我國(guó)的電子政務(wù)還在不斷的發(fā)展階段，隨著時(shí)代背景的改變，其整體的工作流程也發(fā)生了很大的變化，電子政務(wù)活動(dòng)的很多文件以及檔案內(nèi)容都有所改變，對(duì)于檔案管理隊(duì)伍來說，還應(yīng)該不斷的提升自身的專業(yè)素質(zhì)，從而使我國(guó)的檔案管理事業(yè)可以健康平穩(wěn)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡秋華.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理探討[J].卷宗，2018，14（5）：97.

[2]吳佳怡.電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的運(yùn)用[J].新智慧，2018，23（7）：68-69.

[3]孫慧東，李靜.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理[J].卷宗，2017，6（26）：33-33.

[4]宿昊.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，17（24）：183.

[5]張培明.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考[J].中文信息，2017，11（5）：33.