淺談企業(yè)辦公室工作中的精細化管理

竺翔宇

【摘要】：企業(yè)辦公室工作內(nèi)容主要是以企業(yè)日常運營管理為主，其對于辦公室人員和管理方面有著嚴格的要求。本文主要對企業(yè)辦公室管理存在問題進行分析，并探討精細化管理有效策略。

【關(guān)鍵詞】：辦公室工作 辦公室管理 精細化 辦公室

引言

集團公司辦公室作為一個行政管理的中樞部門，其管理能力和管理作風直接影響到組織的運行效率和質(zhì)量，而辦公室的內(nèi)部管理主要是面向行政人員的管理，做好人的管理，是企業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要前提。辦公室員工管理工作中，應(yīng)堅持理論與實踐相結(jié)合的思路，針對現(xiàn)階段辦公室員工管理中的問題，找出妥善解決的方法，才能切實做好辦公室員工管理工作。

1企業(yè)辦公室管理中存在的問題

1.1缺乏精細化管理意識

企業(yè)辦公室工作對于企業(yè)單位日常運營有著無可替代的重要作用，因此其也對企業(yè)單位辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求標準?，F(xiàn)今我國絕大多數(shù)辦公室行政工作人員都不具備過硬的理論素質(zhì)，同時存在注重管理、看輕服務(wù)的問題，沒有樹立一個完善的精細化管理理念。這對企業(yè)辦公室管理工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生了嚴重影響。第一點，拖慢了企業(yè)單位制度建設(shè)工作進程，不利于企業(yè)單位對自身內(nèi)部各項工作建立完善的體系;第二點，不利于企業(yè)單位辦公室工作人員對工作流程進行梳理，同時工作人員也無法有效完成自身的本職工作，和企業(yè)單位各個部門之間進行良好的溝通與交流。最終導(dǎo)致企業(yè)單位之中出現(xiàn)嚴重的不擔當、不作為問題，不利于企業(yè)單位的進一步發(fā)展。

1.2缺少完整的行政辦公制度

管理制度是企業(yè)單位所有部門必備的規(guī)章制度，“沒有規(guī)矩不成方圓”，管理制度的完整性和合理性是辦公室工作順利開展的基礎(chǔ)。一些企業(yè)在運行時缺少完整的行政辦公制度，致使辦公室的工作效率低下。有些企業(yè)沒有針對辦公室工作的性質(zhì)的不同制定出特有的規(guī)章制度，使得不同部門的管理制度雷同，影響工作效率。很多公司對辦公室的事務(wù)沒有明確的分工，使得有些工作缺少對應(yīng)的責任人，發(fā)生工作無人認領(lǐng)，相互推諉的情況，影響工作的順利進行【1】。

2基于企業(yè)視角的辦公室員工精細化管理措施

2.1加強培訓(xùn)，提高辦公室員工的綜合素質(zhì)

對企業(yè)來說，員工專業(yè)素質(zhì)的提升不容忽視，這不僅是員工的個人成長，更是企業(yè)發(fā)展的重要助力。為了實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，應(yīng)采取多種培訓(xùn)方式，提高員工的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，企業(yè)員工培訓(xùn)方式、方法多種多樣，可以通過市場上的專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)機構(gòu)等開展專項培訓(xùn)，也可以通過同類企業(yè)的現(xiàn)場調(diào)研進行學(xué)習(xí)交流，根據(jù)個人具體情況實施有針對性的、個性化的培訓(xùn)，才能切實提高員工的專業(yè)素質(zhì)。將企業(yè)的發(fā)展與員工職業(yè)發(fā)展有機結(jié)合起來，通過多種途徑提高員工的專業(yè)素質(zhì)后，員工作為企業(yè)的最小細胞單元制訂個性能力提升計劃，培養(yǎng)自我發(fā)展型觀念，全員積極參與企業(yè)經(jīng)營，才能夠以更好的業(yè)績回饋給企業(yè)，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

2.2制定詳細的工作計劃

在行政管理工作中，員工的具體行為在很大程度上受到自身主觀意識的影響，因此實現(xiàn)辦公室管理機械化，必須要統(tǒng)一思想，讓全體工作人員懂得精細化管理不是一蹴而就。必定要經(jīng)過持續(xù)改進和不斷完善的過程。制定科學(xué)可行的管理計劃，良好引導(dǎo)員工更好開展各項工作，逐漸在辦公室內(nèi)形成精細化管理文化。優(yōu)化辦公室人員的管理意識，人員的執(zhí)行力。比如某單位每年都會制定年度管理計劃，計劃會分解細化到月、周、日。辦公室的行政工作更加精準詳細，員工周而復(fù)始按照計劃開展相關(guān)工作，經(jīng)過長期的發(fā)展會最終形成精細化管理意識【2】。

2.3細化、量化考核指標

細化、量化考核指標對辦公室管理精細化至關(guān)重要。在辦公室管理精細化過程中，考核標準的制定應(yīng)精確定位，合理分配，細化責任，注意對辦公室崗位職責的設(shè)置，對每個工作步驟制定精確的標準，科學(xué)化的考核，落實責任到位，同時做到獎罰分明。如此一來，辦公室管理精細化將績效考核與行政管理掛鉤，對每一位工作人員進行嚴格的考核，使員工嚴格按照辦公室精細化工作的規(guī)定要求自己，可以助力精細化管理的推進。

2.4大力推廣文化建設(shè)

文化作為單位的無形資產(chǎn)，一個好的公司文化會增強員工的歸屬感，激發(fā)其工作熱情。在辦公室管理工作中加強文化的推廣建設(shè)，以此來增強員工的凝聚力。在實際工作中，需要定期開展一些文化活動來宣傳精神文化，為員工創(chuàng)造一個輕松的工作氛圍。同時還要時刻關(guān)注員工的一些想法?？赏ㄟ^開晨會和年會的方式來宣講單位的價值觀念，讓員工通過自我總結(jié)和自我評判來對自身工作是否達到標準要求進行判定。利用單位網(wǎng)站來宣傳具體的思想和方針，并公布單位內(nèi)部一些重大事件，定期開展團建活動，將單位的文化價值觀貫穿于整個活動過程【3】。

2.5應(yīng)用信息技術(shù)

建立各部門良好的溝通渠道精細化管理不僅要體現(xiàn)以人為本，還應(yīng)該積極運用信息技術(shù)等手段建立各部門之間的良好溝通渠道，建立精細化管理組織結(jié)構(gòu)。監(jiān)管的有效模式包括分級監(jiān)管和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。辦公室的工作人員在完成各項工作時都應(yīng)該加強溝通，并適當展示好的工作成果，這會有效挖掘工作人員的辦公積極性，并進一步激發(fā)其潛在的工作能力。組織細致的辦公計劃，注意優(yōu)化所有辦公人員的團隊人際關(guān)系。在目前的發(fā)展階段中，信息技術(shù)能支撐辦公室行政工作更好實現(xiàn)行政化管理。與此同時，辦公室人員也要不斷適應(yīng)辦公信息化和自動化，辦公自動化應(yīng)用技術(shù)在不斷發(fā)生變化，實施精細化管理也要始終用變化的眼光促進其更好發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，辦公室管理工作對于企業(yè)單位有著無可替代的重要作用，通過該工作能夠有效提升企業(yè)單位日常運營的效率以及質(zhì)量，幫助企業(yè)單位在社會上樹立一個良好的口碑形象，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，積極開展精細化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。

【參考文獻】：

【1】郭洪斌.實現(xiàn)企業(yè)辦公室管理精細化的思路與對策[J].化工管理，2018（36）：7-8.

【2】劉秋澄.辦公室管理精細化的思路與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（上），2017（09）：31-32.

【3】李巧慧.基于企業(yè)視角的辦公室員工精細化管理研究[J].中國培訓(xùn)，2017（15）：47-48.