淺談檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)心得

盧嘉莉

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化工作不斷加快，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)信息化建設(shè)，對(duì)檔案工作更有效的服務(wù)于政務(wù)信息公開和社會(huì)主義政治文明、物質(zhì)文明和精神文明具有著重要意義。本文就檔案管理工作現(xiàn)代化的要求，如何提高信息化建設(shè)水平和促進(jìn)檔案管理化做了詳細(xì)分析并予以闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 建設(shè)

習(xí)近平同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展、社會(huì)治理過程中不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，是一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平和文明程度的重要標(biāo)志。加強(qiáng)檔案工作，對(duì)于保存社會(huì)記憶、傳承中華傳統(tǒng)文化，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)、擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響都具有重要意義。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多，存在著查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。筆者在近幾年的檔案管理工作中，在上級(jí)檔案管理部門的規(guī)劃和指導(dǎo)下，在具體的檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作，有著以下幾點(diǎn)心得。

一、必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)

信息時(shí)代飛馳而至，我們生活已經(jīng)離不開信息這個(gè)關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會(huì)前進(jìn)了一大步，檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，達(dá)到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個(gè)良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點(diǎn)，運(yùn)用自身的檔案管理知識(shí)，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的為社會(huì)、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會(huì)的優(yōu)勢。檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，就是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是成功建設(shè)各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)。其次，要加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。

二、檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展

檔案信息資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對(duì)歷史的一種真實(shí)的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門目前和以后的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來做，而且同時(shí)也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

三、對(duì)檔案管理人員相關(guān)職責(zé)加以明確

對(duì)于做好檔案管理工作來說，加大檔案宣傳的力度是基本前提，而相關(guān)機(jī)制和機(jī)構(gòu)的健全則是檔案工作得以落實(shí)的組織保證。除了要利用宣傳檔案的相關(guān)法律法規(guī)和管理規(guī)定，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，同時(shí)還需要在各立檔單位建立起綜合檔案室，將檔案管理人員、檔案室主任、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)分別確定下來，并對(duì)各自的職責(zé)加以明確，如有需要，還可結(jié)合內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的相關(guān)情況為其配備相關(guān)的兼職檔案管理人員，促使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化得以形成，這樣一來，不僅能夠使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，同時(shí)還能增強(qiáng)檔案管理工作效率。

四、提高檔案管理現(xiàn)代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會(huì)，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段變得尤為重要，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會(huì)中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動(dòng)化。

五、加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)

在信息化社會(huì)中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。筆者發(fā)現(xiàn)，在基層檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時(shí)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，各單位首先要重視對(duì)檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案管理隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才的引進(jìn)工作，不但能解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

六、統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。所以，檔案信息資源的管理規(guī)范必須統(tǒng)一。比如：必填的項(xiàng)目該如何填寫，選填項(xiàng)目可否由填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時(shí)間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格規(guī)定電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)并及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)。檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范通過制定和貫徹各種管理準(zhǔn)則、管理規(guī)范，使檔案管理內(nèi)的分工協(xié)作得到了統(tǒng)一，保證了檔案管理中各項(xiàng)工作分而不亂，使各項(xiàng)工作有機(jī)地聯(lián)系起來，在檔案管理中取得更佳的效果。

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化的建立和運(yùn)作，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，加快檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)、注重實(shí)際。總之，檔案管理信息化的提升將會(huì)使檔案事業(yè)邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階，為和諧社會(huì)作出更好、更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

1、夏燕玲 《檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考》【J】云南檔案 2013（03）

2、王靜 《檔案信息化成長與問題探析》【J】山東檔案 2015（3）