學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探索

張玉鋒

摘 要：學(xué)校檔案管理中有學(xué)生檔案、教師檔案和教學(xué)檔案。由于信息量大、情況相對復(fù)雜，學(xué)校做好檔案管理工作十分重要。當(dāng)今檔案管理信息化是指通過原始紙質(zhì)資料或?qū)嵨镔Y料對檔案進(jìn)行分類整理，但不需要改變本案的內(nèi)容信息，使檔案的內(nèi)容和形式成為信息數(shù)據(jù)，從而使檔案管理信息化搜索更方便。同時(shí)，學(xué)校檔案管理的信息化、科學(xué)化，可以使教育快速發(fā)展，從而提高學(xué)校的工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，由于它具有更好的信息傳輸功能，可以存儲(chǔ)更多的信息，學(xué)校應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，對學(xué)校檔案建設(shè)進(jìn)行信息化、科學(xué)化管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;信息化;科學(xué)化;具體對策

目前，檔案管理在學(xué)校也非常重要檔案是學(xué)校開展各項(xiàng)科研工作的重要資料，也是學(xué)校開展評估的必要資料。因此，檔案保護(hù)在學(xué)校管理中起著重要的作用。然而，在一些學(xué)校，檔案管理的信息化、科學(xué)化程度相對較低，使得學(xué)校檔案管理的形勢更加復(fù)雜，提高學(xué)校的信息技術(shù)水平已成為學(xué)校教育的新課題。本文通過對學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的探索和研究，詳細(xì)了解了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出了具體的解決方案，以提高工作水平提高學(xué)校檔案管理效率，促進(jìn)我國學(xué)校教育的進(jìn)步與發(fā)展。

一、學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)闄n案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)涉及方面較多，所以檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)和科學(xué)的系統(tǒng)，需要學(xué)校將物化的檔案進(jìn)行信息化和科學(xué)化的改變。但是部分學(xué)校在檔案管理信息化和科學(xué)化時(shí)，一些管理者經(jīng)常以自己的喜好開展相關(guān)工作，使得其標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，從而使學(xué)校檔案管理的形式各不相同，以此讓學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化管理水平建設(shè)面臨著諸多困難。由此可知，在學(xué)校檔案管理的過程中，其信息化和科學(xué)化教師仍處于剛開始的階段，造成其問題也不斷產(chǎn)生，所以如何解決該問題一直困擾著學(xué)校。

（二）學(xué)校對檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)不夠重視

由于我國檔案管理機(jī)制的不完善，學(xué)校檔案管理建設(shè)存在諸多問題，具體表現(xiàn)在檔案管理長效機(jī)制尚未有效建立，學(xué)校的管理體制也存在諸多問題缺點(diǎn)。隨著我國檔案管理工作的高度重視，學(xué)校紛紛開展檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)。但是，目前許多學(xué)校的檔案管理仍然局限于學(xué)生的學(xué)籍檔案和輔助檔案，管理比較分散。一些學(xué)校的檔案交由學(xué)校多個(gè)部門管理，導(dǎo)致檔案沒有及時(shí)分類歸檔，也使學(xué)校檔案管理責(zé)任不清，造成檔案意外丟失的情況時(shí)有發(fā)生。

二、學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的具體對策

（一）完善電子檔案的內(nèi)容，并做好電子檔案收集工作

因?yàn)椴糠謱W(xué)校的檔案管理還是紙質(zhì)版的，所以學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)是十分有必要的。并且學(xué)校的檔案管理工作人員應(yīng)做好電子檔案的收集工作，并不斷完善電子檔案的內(nèi)容，而這需要學(xué)校的檔案管理部門和其他部門相互配合，以此讓學(xué)校的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫得以建立并豐富。同時(shí)，學(xué)校檔案管理工作人員要充分掌握與學(xué)校相關(guān)的信息，并將原來的紙質(zhì)版檔案和如今的電子檔案進(jìn)行檢查，以此在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)其中的問題，并及時(shí)將其改正，最終使電子檔案的內(nèi)容更加完善。由于學(xué)校檔案管理工作的難度較大，且工作量較大，所以學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化的建設(shè)，將使學(xué)校的管理難度大大減小，并讓學(xué)校的檔案信息更真實(shí)，更完整。

（二）要引進(jìn)先進(jìn)電子設(shè)備，以此保證檔案管理的科學(xué)性

學(xué)校檔案管理如果想要實(shí)現(xiàn)信息化和科學(xué)化，那么學(xué)校應(yīng)引入先進(jìn)的電子設(shè)施設(shè)備，其設(shè)施具體有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀。計(jì)算機(jī)是電子檔案管理信息化建設(shè)必備的設(shè)施，通過使用計(jì)算機(jī)可讓設(shè)備管理人員的工作得以信息化和科學(xué)化。而打印機(jī)主要是將電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版檔案室，這不僅能讓學(xué)校人員的需求得到滿足，還能使學(xué)校檔案丟失情況的發(fā)生次數(shù)減少。掃描儀則是讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)更加真實(shí)，其相關(guān)信息也更加真實(shí)，由此將紙質(zhì)版信息準(zhǔn)確錄入到檔案管理平臺(tái)當(dāng)中。同時(shí)，除了借助先進(jìn)的電子設(shè)施之外，學(xué)校還應(yīng)充分了解檔案管理工作，然后引入一些能提升檔案管理工作效率的電子設(shè)備，最終使學(xué)校的管理工作更加方便快捷。

（三）根據(jù)電子檔案性質(zhì)，使檔案的歸類更加合理

在我國學(xué)校當(dāng)中，學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生的信息及學(xué)習(xí)的科研都和電子檔案有關(guān)，但不同的電子檔案其屬性存在著較大的差異。所以學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)電子檔案的屬性，然后將其進(jìn)行合理歸類，以此充分保證電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，電子檔案管理人員可借助互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)，分析電子檔案的具體屬性，以此將其收集整理并歸類，從而讓學(xué)校的教師和學(xué)生都能快速找到。這不僅讓教師使用的有效性得以提升，還能讓檔案管理的效率也不斷提升，從而推動(dòng)學(xué)校的健康發(fā)展。并且學(xué)校在完成檔案管理歸類后，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行備份，并加強(qiáng)對電子檔案的管理，以此使檔案管理工作順利完成。

三、結(jié)語

綜上所述，院校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的過程中，應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并引入先進(jìn)的電子設(shè)施設(shè)備，然后做好電子檔案收集整理工作，從而使學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，由于院校檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，所以學(xué)校應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并找到具體有效的解決對策，以此讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和科學(xué)化，最終使檔案管理工作有效服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展和改革。

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