商務(wù)英語信函寫作中的禮貌原則分析

石朋朋 韓雨

摘要：作為運(yùn)用于商務(wù)交際的一種特殊用途英語，商務(wù)英語具有其特有的禮貌特征。而商務(wù)英語信函寫作則是以書面形式體現(xiàn)商務(wù)英語會話禮貌的重要形式，因此，商務(wù)英語信函寫作應(yīng)當(dāng)遵循禮貌用語原則?；诖?，本文從態(tài)度和語氣，以及語言選用這三個角度對商務(wù)英語信函寫作中所需要注意的禮貌原則和策略進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：信函寫作;商務(wù)英語;禮貌;策略

一、引言

商務(wù)英語是一門專門應(yīng)用于各類商務(wù)交際活動的專門用途英語，這就決定了商務(wù)英語信函寫作與其他文體相比，要在遣詞造句、語篇布局上有著其獨(dú)特的特征。在學(xué)術(shù)領(lǐng)域，許多的學(xué)者將商務(wù)英語信函的禮貌原則作為了重要的研究對象，指出商務(wù)英語信函寫作應(yīng)當(dāng)站在一個“您為重”，即“You-attitude”的角度來考慮問題、解決問題。由此，本文將從商務(wù)英語信函寫作中所表現(xiàn)出的態(tài)度、語氣、語言的使用這三個層面，來對商務(wù)英語信函寫作中的禮貌原則進(jìn)行了分析。

二、商務(wù)英語信函寫作中的幾種禮貌原則

（一）寫作態(tài)度上所應(yīng)遵循的禮貌原則

在商務(wù)英語信函的寫作中，大多采用“other attitude”，即對方態(tài)度，而很少使用“self attitude”，即自我態(tài)度。在這樣的原則下，能夠適應(yīng)西方閱讀者的文化習(xí)慣，從而在盡量減少對自己受益的表達(dá)下，不斷獲取閱讀對方的信任和支持。因此，寫信的時候要做到“目中有人”，要閱讀者時刻放在心上，從對方的思維角度和實際情況來分析問題，并站在對方的立場上指出信中事件的處理辦法，盡量擴(kuò)大對方的受益范圍。為此，在寫作方式上，要求寫信人在充分理解讀信人的難處或面臨的問題的基礎(chǔ)上，通過積極的關(guān)心、建議等來表明寫信人對讀信人的誠意，要使讀信人認(rèn)識到寫信人對他/她的真誠關(guān)心.那樣，讀信人則更易于接受信中所述的內(nèi)容。例如：

例1：Call me in the evening between 7 and 9.

例2：I’d be glad to have you call me any evening between 7 and 9.

例句1完全是從利己的角度寫出的，往往會給人一種“我每天只有早上7點(diǎn)到9點(diǎn)有空接你電話，其他時間都沒有空”，給接受者一種自私的感覺。而例句2的表達(dá)則通過減少自己的受益而大大地了接受者的對與雖最終結(jié)果和前一句一樣，但它卻大大地提高了接受者的舒適感受。

（二）寫作語氣所應(yīng)遵循的禮貌原則

在語氣選擇方面，商務(wù)信函寫作也十分注重禮貌原則。在實際的商務(wù)活動中，同樣的內(nèi)容，用不同的語氣去表達(dá)往往會收獲完全不同的效果。因此，在進(jìn)行商務(wù)英語信函寫作時，應(yīng)當(dāng)注重合適語氣的選取。

1.多使用積極肯定的語氣，避免使用消極否定的語氣。

對于商務(wù)信函的寫作者來說，他也許無法控制信件的內(nèi)容，但他卻能控制表述內(nèi)容時的語氣，通過友好、肯定的語氣顯示出對讀信人的禮貌，進(jìn)而表達(dá)自己對讀信人的良好愿望，而這是建立業(yè)務(wù)往來的良好基礎(chǔ)。積極的措辭是指不用那些有否定、消極意義的含義的表達(dá)，這樣的表述會向讀信人傳達(dá)“不利的信念”。而積極的措辭令人感到愉悅和舒適，會增加與讀信人建立良好人際關(guān)系的可能。例如：

例3：We cannot understand why you have had trouble with this article.

例4：We presume that there must be some reasons for your having trouble with this article.

在例句3中的表達(dá)方式，表露的是一種“不愉快”，“抱怨”的情緒，而例句4則運(yùn)用積極肯定語氣，使表達(dá)效果有了很大不同。

2.多采用虛擬語氣

陳述語氣、祈使語氣和虛擬語氣是英語中較為主要的三種語氣，這其中，虛擬語氣能夠使語言的表達(dá)得更加委婉和含蓄，因而，在商務(wù)英語寫作中應(yīng)當(dāng)多采用虛擬語氣來體現(xiàn)禮貌。即使在表達(dá)不好的消息的情況下，運(yùn)用虛擬語氣來表達(dá)也更顯得禮貌和得體。此外，使用虛擬語氣的形式，也更利于商務(wù)活動雙方陳述和表達(dá)觀點(diǎn)、要求和條件等，有利于彼此間建立良好地貿(mào)易關(guān)系和進(jìn)行業(yè)務(wù)往來。

3.采用疑問的語氣

我們在向?qū)Ψ教岢鲆髸r，可有三種語氣：肯定語氣、祈使語氣和疑問語氣。其中肯定語氣會顯得生硬、刻板;祈使語氣有強(qiáng)迫和命令的意思，不宜使用過多;疑問語氣會給對方留有余地，并能表示出客氣和禮貌。例如：

Would you please send us a copy of catalogue？

May I know what kind of items you are interested in？

有些英語語感的人都能體會出這些疑問句的使用表現(xiàn)出更多的禮貌和客氣。

（三）語言使用所應(yīng)遵循的禮貌原則

1.注重使用模糊語言

模糊限制語就是一些有意用來把事物弄得模模糊糊的詞語。模糊限制語不僅能被交際雙方完全理解，而且能實現(xiàn)一定的交際目標(biāo)。在商務(wù)英語中，恰當(dāng)使用模糊限制語可以表達(dá)禮貌之辭。其在商務(wù)交際中有兩點(diǎn)好處：一方面，在合作愉快的場合，對別人的合作表示贊許、致謝時適當(dāng)使用;另一方面，如果貿(mào)易一方發(fā)生了拖延付款等令人不愉快的事情時，貿(mào)易另一方可以運(yùn)用諸如 sort of，kind of，somewhat 之類的程度模糊限制語，緩和語氣，避免粗魯?shù)爻庳?zé)對方，傷及對方面子，影響雙方的貿(mào)易往來。例如：

I’m afraid I cannot agree with the price you set.

如果分別去掉例句中的模糊限制語，則為：

I cannot agree with the price you set.

顯然，變動后的兩句過于武斷，沒有給對方留下回旋的余地，而使用了模糊詞語的語句則語氣謙和、婉轉(zhuǎn)。因此，在國際商務(wù)交際中，運(yùn)用模糊語言可以把話說得含蓄婉轉(zhuǎn)，對商務(wù)交往的雙方都是有益的。

2.注重使用委婉語

所謂委婉語，指的是用一種不明說的，能使人感到愉快的或含糊的說法，代替具有令人不悅的含義或不夠尊敬的表達(dá)方法。委婉語在商務(wù)交際中的應(yīng)用十分廣泛，幾乎滲透到商務(wù)交際的各個環(huán)節(jié)。商務(wù)人員在商務(wù)函電寫作中常借助于委婉語和委婉表達(dá)方式這一重要的修辭手段，禮貌、含蓄、委婉、得體地表達(dá)自己的觀點(diǎn)或愿望，提出請求或建議，以利于創(chuàng)設(shè)良好的商務(wù)環(huán)境，達(dá)到交易雙方各自預(yù)期的目的。

三、結(jié)束語

注重禮貌原則是開展國際商務(wù)活動的一個重要基礎(chǔ)。在跨國商務(wù)活動中，我們應(yīng)當(dāng)既要尊重國際貿(mào)易習(xí)慣，又要維護(hù)本國的利益。在商務(wù)函電往來的過程中，我們要不斷研究商務(wù)英語的表達(dá)手段方法，不斷使之發(fā)揮出重要的作用，幫助企業(yè)實現(xiàn)更好地業(yè)務(wù)發(fā)展。

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作者簡介：石朋朋（1997--），男，漢族，籍貫：山西省長治市，山西農(nóng)業(yè)大學(xué)信息學(xué)院，經(jīng)貿(mào)英語專業(yè)，在讀本科生。韓雨，華北理工大學(xué)藝術(shù)學(xué)院，河北省唐山市曹妃甸區(qū)，油畫專業(yè)，在讀本科生。

（作者單位：山西農(nóng)業(yè)大學(xué)信息學(xué)院;華北理工大學(xué)藝術(shù)學(xué)院）