美軍檔案工作標準及其特點研究

趙屹 段榮婷 程妍妍

摘要：基于對41項有代表性的美軍檔案工作標準的研究，文章總結了標準的發(fā)布特點、內容特點和應用特點。標準發(fā)布具有軍民融合、分工負責、配套性強的特點；標準內容較為全面，戰(zhàn)時檔案工作內容明確，具有特定專業(yè)檔案管理標準，同時與技術發(fā)展同步性較強，信息化類標準多，電子檔案管理內容普及；標準在實踐應用中強制性高、更新快、可操作性強。這些特點啟示我們要提高檔案工作標準的協調性、針對性和可操作性，深化信息化類標準的研究和發(fā)布，強化檔案工作標準的宣貫、實施并及時更新標準內容。

關鍵詞：檔案工作；標準；標準化；軍隊；軍標；美國

分類號：G271；G279.3

Research on the Standards and their Characteristics of the US Army’s Archives Work

Zhao Yi， Duan Rongting， Cheng Yanyan（National Defense University of PLA， Political Institute of Military Information and Network Consensus Department， Shanghai， 200433）

Abstract：Based on the research on 41 representative US Army’s archives work standards， the release characteristics， content characteristics and application characteristics of the standards are summarized. The release of the standards has the characteristics of military- civilian integration， division of labor， and strong support. The standards are more comprehensive such as the content of wartime archives work is clear and there has specific professional records management standards. At the same time， the standards have strong synchronization with technological development such as more information- based standards and popularized electronic records management content. The standards are high mandatory， fast update， and high operability in practical applications. These characteristics give us the inspirations to improve the coordination， pertinence and operability of archives work standards， deepen the research and release of informatization standards， strengthen the publicity and implementation of archives work standards， and update the standards content in a timely manner.

Keywords：Archives Work； Standards； Standardization； Army； Military Standards； United States

美國的軍標內容廣泛、技術領先獲得國際公認。這是由于美軍在各項工作中一直十分重視標準的引導作用，檔案工作亦是如此。美軍檔案工作標準化起步早、發(fā)展快，在信息化建設過程中對電子檔案管理等信息化標準的制定和應用也十分重視。研究美軍檔案工作標準及其特點，有助于我國拓展思路、借鑒所長，促進檔案工作標準化的建設和發(fā)展。表1列舉了41項有代表性的美軍檔案工作標準，其中年度是指標準最近一次修訂的年度。

1標準發(fā)布特點

1.1軍民融合

美軍檔案工作標準軍民融合程度較高，許多標準為軍民所互用。

首先，是民為軍用，美軍檔案工作大量采用民用標準。表1中的第22至41項均為軍隊采用的民用標準。其中19項是NARA的標準，1項是NASA的標準。

NARA是美國聯邦政府和軍隊的檔案工作行政管理中心和最高管理機構。NARA指導監(jiān)督美軍的檔案工作。美軍檔案除少量高度機密級別的需要移交到特定的地點存放，多數需要永久保管的檔案最終都移交給NARA下轄的國家檔案館或是13個地區(qū)檔案館進行管理。因此，美軍檔案工作需要依據NARA制定的標準進行管理。NARA的標準大部分以指南（Guidance）的形式發(fā)布。為了有效指導檔案的管理和處置，NARA將這些指南以網絡公告（Bulletins）的形式發(fā)布在網站上[1]。當前NARA的網絡公告板中有28項標準，表1列出其中美國國防部移交軍隊檔案必須遵循的19項。美國國防部在電子郵件管理、社交媒體文件管理、軍隊永久電子檔案移交、共享網絡磁盤內容管理等方面必須參照和遵循NARA標準提出的一系列要求。美國國防部的文件保管期限表必須經過NARA批準。

此外，美軍還遵循和借鑒不少其他民用標準。表1中的NPR 1441.1D就是一例。NPR即NASA Procedures and Guidelines，意為NASA程序與指南，是NASA發(fā)布的標準。NASA是美國聯邦政府的行政性科研機構，與軍隊有密切聯系，有些NPR是與其合作的軍隊單位必須遵照執(zhí)行的，NPR1441.1D就是如此。NPR 1441.1D規(guī)范了組織和行政文件、法律和技術文件、人事文件、供給文件、工業(yè)關系和采購文件、運輸文件、方案制定文件、程序管理文件、財務管理和監(jiān)督文件、辦公室通用文件等的歸檔鑒定工作，明確各類文件歸檔后的保管期限。

其次，是軍為民用。美軍標準具有軍民通用屬性。美軍檔案工作有些技術和理念在美國國內乃至全世界是領先的?；谶@些技術與理念之上形成的軍用標準因其科學性而被政府部門或非政府團體采用，表1中第2項DOD D 5015.02-STD就是典型代表。

DOD D 5015.02-STD由美國國防部于1997年發(fā)布，規(guī)范了運用檔案管理軟件實施軍隊檔案管理的強制性基本功能需求，用于測試和規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)中電子文件的創(chuàng)建、歸檔以及電子檔案管理等業(yè)務活動功能。2002年，該標準第一次修訂后發(fā)布第二版，增加軍隊涉密電子文件管理需求和電子郵件管理需求。2006年NARA發(fā)布公告，要求聯邦政府機構使用該標準。2007年該標準第二次修訂后發(fā)布第三版，增加了基于《隱私權法》和《信息自由法案》的軍隊電子檔案管理要求，系統(tǒng)間信息轉換和互操作功能需求。2008年，NARA更新要求聯邦政府機構使用該標準的公告（表1第40項）。2015年該標準第四版發(fā)布，增加了國防部首席信息官（Chief Information Officer，CIO）在該標準實施中的職責、云計算與大數據的管理功能需求。該標準在本國乃至世界范圍內具有先進性和代表性。

1.2分工負責

美國的軍隊檔案工作標準發(fā)布對外是軍民融合，對內則是分工負責。其軍隊檔案工作標準不是由統(tǒng)一機構發(fā)布，而是由國防部、陸軍部、海軍部、空軍部等分別發(fā)布，其適用范圍分別是國防部及所屬機構、陸軍部及所屬機構和部隊、海軍部及所屬機構和部隊、空軍部及所屬機構和部隊等。

表1中分別列舉了國防部、陸軍部、海軍部、空軍部的代表性檔案工作標準。以具體指導檔案管理的可操作性標準為例，國防部發(fā)布有DOD I 5015.02，陸軍部發(fā)布有PAM 25- 403，海軍部發(fā)布有SECNAV M-5210.1，空軍部發(fā)布有AFM 33-363。

DOD I 5015.02明確國防部檔案管理程序及職責，規(guī)范所有載體包括電子載體上文件創(chuàng)建、維護、使用與處置整個生命周期管理的政策與職能。適用范圍為“國防部辦公廳、軍事部門、參謀長聯席會議主席、作戰(zhàn)司令部、國防部檢察長辦公室、國防部各機關、國防部野戰(zhàn)單位以及國防部下屬所有其他部門”。

PAM 25-403規(guī)范陸軍檔案鑒定、標引、移交、處置等的管理原則與要求，提出檔案工作的評估。適用范圍為“陸軍現役部隊、陸軍國民警衛(wèi)隊和陸軍預備役部隊”。

SECNAV M-5210.1規(guī)范海軍檔案創(chuàng)建、維護、使用、處置等生命周期管理規(guī)則和流程。適用范圍為“海軍部長辦公室、海軍作戰(zhàn)部長辦公室、海軍陸戰(zhàn)隊司令辦公室以及海軍和海軍陸戰(zhàn)隊各部門、單位和司令部”。

AFM 33-363規(guī)范空軍各種載體檔案的管理、檔案存儲的方法和格式，文件管理程序、紙質檔案與其他載體檔案間的相互轉換，遵守檔案管理法規(guī)政策的最低要求。適用范圍為“根據國防部合同在其責任區(qū)內產生檔案的空軍軍人、平民、承包商，包括空軍預備役司令部單位及成員、平民、承包商，空軍國民警衛(wèi)隊和分配給戰(zhàn)斗指揮部的不直接響應作戰(zhàn)指揮官的空軍組成部分；通過合同或其他具有法律約束力的行動完成空軍職能的承包商，無論空軍合同提供的是檔案作業(yè)系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)的一部分”。

通過分工負責制定各自的檔案標準，有助于國防部、各軍兵種相關人員理解和把握與自己相關的檔案工作，檔案管理員明確本職責權范圍和工作范疇，達到定位準確。全軍的檔案業(yè)務活動分解落實到國防部和各軍兵種，理清檔案工作各相關部門的職責與協調關系，以方便運作。

1.3配套性強

美軍檔案工作標準是一套多維體系，在該體系下形成的標準具有配套性強的特點。

首先，根據制定主體或適用領域，在遵循國家（包括NARA）相關法規(guī)標準的基礎上，由頂層標準參與單位（包括國防部辦公廳、國防部后勤局、陸軍部、海軍部、空軍部的有關局、司令部、辦公室、中心和項目辦公室及其下屬單位等）[2]分別承擔分工的標準化歸口管理工作，負責標準的編寫、采用、協調管理、技術審查、合格鑒定、貫徹實施、檢查監(jiān)督。由于美軍標準發(fā)布是分工負責的，主體與適用領域不同，所以當國防部發(fā)布檔案工作標準后，各軍兵種也會隨之發(fā)布。以綜合性檔案基礎管理標準為例，2000年，國防部發(fā)布戰(zhàn)略層標準DOD 5015.02《國防部檔案管理規(guī)程》[3]，各軍兵種隨后都發(fā)布了與之配套的戰(zhàn)略層標準。陸軍的是DA Memo 25- 51，海軍的是SECNAVINST 5210.8D，空軍的是AFI 33-322。這些標準內容上是配套的，共同表述了全軍檔案工作的基本政策。

其次，國防部、陸軍部、海軍部、空軍部等每一體系內的標準從文件生命周期角度可分為全程綜合性與階段性兩大類；從內容全面性角度分為通用性與專用性兩大類，其中專用性的又根據職能領域范疇進行細分。以國防部為例，其標準細分為如表2所示的主要類別，每一類仍可繼續(xù)細分。由表2可見，表1第5項DOD M 4140.25 V2屬后勤檔案管理內容，第1項DOD I 5015.02、第2項DOD D 5015.02-STD屬行政管理中檔案工作內容，第3項DOD I 6040.45、第4項DOD I 6040.42屬于健康工作中涉及到的檔案工作標準。其中大多數的檔案工作標準應歸類于行政管理類，編號在5000～5099數字范圍內，不在這個范圍內的檔案工作標準基本都是專業(yè)檔案標準。同理，陸軍檔案標準的編號為數字25系列，海軍為5200～5299，空軍為33系列。

再次，從形式上，美軍的檔案工作標準是分層次的，如表3所示。第一層次為戰(zhàn)略層的基本政策類標準，主要是為貫徹國會法律、聯邦法規(guī)、總統(tǒng)行政命令、軍隊法規(guī)而制定的檔案工作基本政策和職責；第二層次為戰(zhàn)術層的程序方法類標準，主要是為貫徹各類法規(guī)和執(zhí)行戰(zhàn)略層標準而制定的具體政策和相關職責以及程序和方法；第三層次為戰(zhàn)役層的操作手冊類標準，主要是貫徹執(zhí)行戰(zhàn)略層、戰(zhàn)術層標準且內容比程序方法類標準更加詳細、可操作的標準。其中，前兩個層次具有一定的檔案法規(guī)性質。美軍關于同一檔案管理內容可能會在不同層次上發(fā)布標準，而后配套使用。以海軍為例。表1中的第14項SECNAVINST 5210.8D與第16項SECNAV M-5210.1、第17項SECNAV M-5210.2是配套使用的。SECNAV M-5210.1明確了海軍檔案工作的業(yè)務內容與創(chuàng)建、維護、使用、處置等程序，為檔案的生命周期管理建立規(guī)則。它是與海軍部長指示SECNAVINST 5210.8D配套的操作手冊，具體執(zhí)行SECNAVINST 5210.8D所闡明的政策。而SECNAV M-5210.2規(guī)范的海軍標準主題編碼（SSIC）是一套適用于海軍的字母符號系統(tǒng)，用于對海軍和海軍陸戰(zhàn)隊的檔案進行主題分類，與SECNAV M-5210.1配套使用。此外，表1中的第6、7項AI 15. V1與AI 15. V2配套使用。第4、5項DOD I 6040.42與DOD M 4140.25 V2配套使用。第19、20項AFM 33-363與AFI 33-364配套使用。

美軍檔案工作標準橫向上分工負責、縱向上劃分層次，內容涉及不同主題，同一主題的標準配套使用，從而構成了整個美軍的檔案標準體系。

2標準內容特點

2.1戰(zhàn)時檔案工作內容明確

表1第21項CALL Handbook 09-22是針對陸軍作戰(zhàn)指揮官專門提供作戰(zhàn)檔案與數據收集法規(guī)標準信息的手冊，由美國陸軍經驗汲取中心（CALL）于2009年發(fā)布。CALL成立于1985年8月1日，主要對軍隊作戰(zhàn)的最新概念、戰(zhàn)術、技巧及規(guī)程、美國陸軍戰(zhàn)爭中各種解決方案進行收集、分析、整合，制定相應的戰(zhàn)略、愿景并提供資料。

CALL Handbook 09-22并不是真正意義上的標準，因為CALL不是法定的軍用標準發(fā)布機構。但是CALL Handbook 09-22是一個匯聚陸軍戰(zhàn)時檔案工作法規(guī)標準信息于一體的手冊，將包括表1所列的PAM 25-403、AR 25-400-2等眾多陸軍檔案法規(guī)標準中與戰(zhàn)時檔案工作相關的內容集結成冊。內容包括：作戰(zhàn)檔案與數據保管的法定機構，內容與作戰(zhàn)檔案與數據收集相關的法規(guī)標準，各項法規(guī)標準中所規(guī)范的戰(zhàn)時檔案工作內容，戰(zhàn)時需優(yōu)先收集的檔案要目，戰(zhàn)時哪些類型的檔案由誰收集后以何種形式交給哪個機構，收集職責及如何收集等。

除陸軍外，海軍SECNAV M-5210.1第五章專門規(guī)范海軍戰(zhàn)時檔案的收集內容、收集機構、保管機構和保管期限?！懊儡娍哲姉l例中也規(guī)定了一些戰(zhàn)時檔案工作的管理方法?！盵4]

戰(zhàn)時檔案工作是軍隊特有的檔案工作內容，通過軍用標準說明其業(yè)務技術規(guī)范，才能保證戰(zhàn)時檔案收集齊全、戰(zhàn)時檔案工作順利開展。

2.2信息化類標準多

美軍檔案工作標準中信息化類標準數量較多，這主要體現在美軍所遵循的NARA標準中。從表1可見，隨著信息技術的發(fā)展，NARA出臺了很多新的標準和規(guī)范。關于永久電子檔案移交的格式和元數據都有明確的標準（第22、23項）。云計算環(huán)境下檔案管理和數字身份認證文件管理亦有標準（第34、24項）。有關電子郵件（第27、30、33項）、社交媒體檔案（第28項）、電子消息（第25項）、共享網絡磁盤內容（第31項）、混合媒體文件（第32項）等新型檔案管理都有標準。這些標準頒布及時，使得相關檔案工作真正做到標準先行。例如2010年云計算概念剛剛開始興起，NARA就及時頒布了云計算環(huán)境下的檔案管理標準。由此，美軍向NARA移交電子郵件、社交媒體檔案等都有標準有效指導。

2.3電子檔案管理內容普及

美軍在信息化進程中領先應用各種信息系統(tǒng)并形成大量電子文件，電子檔案工作起步早，因而在各項檔案工作標準中電子檔案管理內容普及。

前文所述DOD D 5015.02-STD是美軍范圍內，也是世界范圍內較早規(guī)范電子檔案管理的標準，是世界上第一個電子檔案管理軟件的評價標準。該標準影響廣泛。它不僅被NARA采用推廣，許多機構和單位都把通過該標準認證的檔案管理軟件放在優(yōu)選行列。其他國家例如英國等參考該標準制定了本國電子檔案管理標準。

表1中第6項AI 15. V1的1994年版本[5]發(fā)布時，就專門有一章《電子檔案》，規(guī)范了國防部內部機構電子檔案的定義、總則、電子檔案保管系統(tǒng)、電子檔案管理、命名規(guī)則、標簽、防數據丟失、光盤系統(tǒng)、系統(tǒng)采購與升級等內容。各軍兵種的檔案管理標準例如PAM 25-403、SECNAV M-5210.1、AFM 33-363等都有類似的專門章節(jié)規(guī)范電子檔案管理。陸軍部還專門頒布AR 25-400-2（表1第10項）規(guī)范陸軍檔案信息管理系統(tǒng)（ARIMS）的使用。其中有專門的電子檔案保管章節(jié)，規(guī)范系統(tǒng)中電子檔案的管理、電子檔案的司法用途以及在電子檔案存儲中光盤的使用。

2.4具有特定專業(yè)檔案管理標準

美軍針對一些特定的專業(yè)檔案也發(fā)布了管理標準。例如人事檔案管理標準。表1第12項AR 600-8-104規(guī)范了人事檔案以及軍事人員信息的管理政策、任務、程序和規(guī)則。第11項DA Memo 600- 8-104規(guī)范了存儲在交互式人事電子檔案管理系統(tǒng)中的人事檔案的利用，明確利用的政策和程序。再如國防部還發(fā)布了與能源物品管理配套的檔案保管標準DOD I 6040.45（表1第3項），健康檔案管理標準DOD I 6040.42（表1第4項）及配套使用的健康檔案醫(yī)療編碼管理標準DOD M 4140.25 V2（表1第5項）。

3標準應用特點

3.1強制性高

美軍的檔案工作標準多數是立即生效的強制性標準。尤其是涉及檔案收集、移交、處置的職責嚴格而明確，以確保軍隊檔案收集做到及時、完整、齊全。例如國防部DOD I 5015.02明文要求國防部各機構主管確保根據文件期限表定期移交永久檔案。再如DOD D 5015.02-STD屬于強制性規(guī)定，所有美軍機構、部門和基層部隊必須無條件執(zhí)行。標準的推廣時間為兩年，即標準發(fā)布后兩年內所有美軍電子檔案管理軟件都要達到其要求。

3.2更新快

美軍檔案工作標準在執(zhí)行一段時間后，會根據檔案工作發(fā)展情況及時更新。從理論上說，一項檔案工作標準在執(zhí)行三年后就應該予以更新，最長不超過五年。前文提到DOD D 5015.02-STD于1997年發(fā)布，五年后即2002年進行了第一次修訂，再五年后2007年進行了第二次修訂，最近一次更新在2015年，內容已經增加了云計算與大數據的管理功能需求。DOD I 5015.02也是如此。該標準于2000年頒布，2003、2015、2017年分別進行了修訂。表1中的標準多數都已經歷經了幾個版本。

3.3可操作性強

檔案工作標準是具體指導檔案業(yè)務管理操作的技術規(guī)范，可操作性強是其與生俱來的本質，美軍檔案工作標準很好地體現了這一本質，標準中涉及具體操作的內容都較為詳細。這一點尤其體現在戰(zhàn)時檔案收集、保管期限表制定和檔案移交方法上。

戰(zhàn)時檔案收集。CALL Handbook 09-22列舉了戰(zhàn)事緊急時優(yōu)先保證收集的9類戰(zhàn)時文件；戰(zhàn)時應定時、定向運送的48種檔案以及聲像檔案、人事檔案。例如其中有30種檔案應每月運送到該作戰(zhàn)單位基地的檔案保存區(qū)或華盛頓國家文件中心（為提高標準的可操作性，標準中標明該中心的通訊地址為WNRC，4205SuitlandRd，Suitland，MD，20746-8001）進行處理。聲像檔案發(fā)送給美國陸軍視覺信息中心主任（地址為JDHQSAV-E-L，Room 1A256，3001 Army Pentagon，Washington，DC，20310-3001），經處理后轉給文件中心。

檔案保管期限表制定。表1中所列保管期限表NPR1441.1D、SECNAV M-5210.2等，特點都是條款極為詳細（例如SECNAV M-5210.1的條款有上千條），分類比較科學，名稱較為具體，可操作性強。在其適用范圍內，即使是軍隊業(yè)務人員、作戰(zhàn)軍人等沒有檔案知識的人員，只要拿起保管期限表，按表索驥，即可確定某一份檔案的保管期限。

檔案移交方法。AI 15.V1、SECNAV M-5210.1等規(guī)范了移交檔案給聯邦文件中心（Federal Records Center，FRC）的程序。內容涉及移交時間，移交前的檢查與準備，涉密文件的降解密與標記，填寫SF 135《文件移交與接收》、SF258《移交永久文件給國家檔案館的協議》等NARA制訂的各種制式表格，移交電子文件的介質和格式，打包，標記包裝箱、運輸程序等。

上述檔案工作標準及其特點有效保證了美軍戰(zhàn)時檔案收集、檔案鑒定、檔案移交等各項檔案工作的正確、順利實施，同時也給我國、我軍檔案工作標準化予以如下啟示：一是增加檔案工作標準的協調性。它既包括針對檔案法規(guī)適時發(fā)布協調配套的標準以促進法規(guī)施行，也包括國家標準、檔案行業(yè)標準、國家軍用標準在檔案工作內容上的協調。二是提高檔案工作標準的針對性。對于如同戰(zhàn)時檔案工作、特定專業(yè)檔案管理等具有個性特點的檔案工作，需要有針對性的標準來引導和規(guī)范。三是具象檔案工作標準的可操作性。達到按標準索驥即可完成相應業(yè)務技術工作。四是深化信息化類標準的研究和發(fā)布。進一步統(tǒng)一和規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、歸檔以及電子檔案管理等業(yè)務活動。五是強化檔案工作標準的宣貫、實施，及時更新標準內容。

注釋與參考文獻

[1]NARA.NARA Bulletins[EB/OL].[2019- 07- 06].https：//www.archives.gov/records-mgmt/bulletins.

[2]孟繁巍，商興華.美軍標準化工作的研究與思考[J].船舶標準化工程師，2018（1）：8-11+48.

[3]DOD 5015.02于2000年發(fā)布時為指令（Directive）屬于戰(zhàn)略層標準，后改為指示（Instruction）屬于戰(zhàn)術層標準。文中描述其可操作性時是指DOD I 5015.02。

[4]周勝利.美軍檔案工作研究[M].北京：軍事科學出版社，2014：181-182.

[5]該標準最早為1981年發(fā)布，由于筆者沒有收集到1981年版本，最早只能追溯到1994年版本。