事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對策分析

翟嘉澤

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的、高效的工作方法正快速而全面的滲透到社會的各個方面，事業(yè)單位檔案管理工作如何適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求也逐漸被提出。本文闡述了當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了事業(yè)單位檔案管理工作的具體實施策略。以促進(jìn)其全面科學(xué)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；策略

隨著現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)今世界資源信息化已成為推動社會經(jīng)濟發(fā)展和變革的重要力量。在此大背景下，各事業(yè)單位檔案管理工作如何適應(yīng)時代的要求，也逐漸成為人們關(guān)注的焦點。

一、檔案及檔案管理

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史紀(jì)錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件?！吨腥A人民共和國檔案法》第二條規(guī)定，“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄?！睓n案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，包括檔案收集工作、檔案管理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計工作、檔案檢索工作、檔案利用工作以及檔案編研工作，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理是對于檔案實體與信息進(jìn)行收集，整理，鑒定，保管，檢索和統(tǒng)計，并提供利用服務(wù)。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認(rèn)識也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因為這種現(xiàn)狀的存在導(dǎo)致了檔案管理的現(xiàn)狀存在著很多的問題。主要表現(xiàn)在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業(yè)性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個方面。

（一）檔案管理認(rèn)識不足、意識薄弱

在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)的就是檔案管理的意識薄弱，出現(xiàn)這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔助性、服務(wù)性的工作，對事業(yè)單位的管理意義不是很重要；同時由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當(dāng)然其原因還有很多，如該項工作沒有納入到日常的考核中、部門設(shè)置不合理等。

（二）軟硬件設(shè)施薄弱

做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)水平及資金投入情況都要求很高，很多事業(yè)單位其實并沒有做到這一點。要么是一些單位缺少必備的設(shè)施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導(dǎo)致了事業(yè)單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設(shè)施而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，沒有表現(xiàn)出良好的效果，也沒有發(fā)揮檔案管理工作對事業(yè)單位日常管理工作的作用。

（三）缺乏專業(yè)性的檔案管理人才

企業(yè)的發(fā)展離不開人才，人才的重要性在如今這個競爭激烈的大舞臺上越凸顯的明顯。事業(yè)單位的日常管理中的任何一項工作都需要有人去執(zhí)行，執(zhí)行結(jié)果的如何關(guān)鍵也是在于人才。對于檔案管理工作同樣如此，專業(yè)性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，而因為一些事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致了很多重要的信息檔案并沒有合理、有效的進(jìn)行保存，造成了一定的損失；或者是因為缺乏對一些檔案信息的認(rèn)識和了解，造成了工作上的失誤，最后增加了工作負(fù)擔(dān)，提高了工作成本。

（四）事業(yè)單位檔案管理制度有待于完善

無規(guī)矩不成方圓，任何一項工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規(guī)存在很多的漏洞，導(dǎo)致了很多的事業(yè)單位自身也沒有關(guān)于檔案管理方面明確的制度設(shè)置，導(dǎo)致了工作上存在了一定的空白，嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

三、完善事業(yè)單位檔案管理工作的幾點建議

（一）提高對檔案管理的重視

提高對檔案管理工作的重視就是改變過去那種把檔案管理當(dāng)做可有可無或者輔助性、服務(wù)性工作的局面。檔案管理工作水平的提高是事業(yè)單位管理水平提高的重要內(nèi)容，只有提高對檔案管理的重視，才能從認(rèn)識或者思想觀念上進(jìn)行扭轉(zhuǎn)。一方面應(yīng)該加強事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的支持和認(rèn)同，這是做好檔案管理工作的首要任務(wù)和前提；另一方面也需要通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式改變檔案人員的觀念，提升他們的責(zé)任感，從而提高他們對本職工作的重視。

（二）加大對檔案管理工作的投入

檔案管理工作硬軟件設(shè)施的不足及專業(yè)人員的匱乏直接影響到了檔案管理工作的開展，并制約著檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率。對此應(yīng)該加大對檔案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、財力的支持，提供必要的辦公地點、技術(shù)、人員，強化隊伍的建設(shè)；另一方面要培養(yǎng)或者引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，通過他們專業(yè)化的指導(dǎo)來不斷的完善和提高管理工作的水平。專業(yè)的檔案人員具備豐富的檔案管理知識和經(jīng)驗，對于管理工作的認(rèn)識、創(chuàng)新、實際工作的分類等具有較強的優(yōu)勢，便于事業(yè)單位檔案管理工作的開展，為事業(yè)單位日常工作的管理提供的方便和打下了基礎(chǔ)。

（三）加快事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的制度保障，所以事業(yè)單位應(yīng)該加快對相關(guān)規(guī)范制度的制定。一方面應(yīng)該建立專門的機構(gòu)，增設(shè)專門的人員；另一方面應(yīng)該健全檔案管理制度的體系化建設(shè)，做好有章可循。

（四）加強事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)

將檔案信息化管理納入事業(yè)單位信息化的建設(shè)規(guī)劃中是發(fā)展的趨勢和時代的必然。實現(xiàn)檔案信息化管理便于信息資源的共享，提高單位檔案信息化管理的效率和執(zhí)行的力度。這迎合了時代發(fā)展的潮流，也是科技進(jìn)步在企業(yè)發(fā)展中越來越重要的體現(xiàn)，所以加強事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)是改變現(xiàn)有存在的問題的一個重大舉措。

四、總結(jié)

總之，目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的重視不足、資金匱乏、專業(yè)人員的缺失等現(xiàn)狀嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位檔案管理的水平及工作效率，為事業(yè)單位整體的健康發(fā)展增添了阻力。為了推動事業(yè)單位管理工作的革新和工作方式的創(chuàng)新，做好事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)成為不可避免和無法避免的重要問題，文章結(jié)合存在的問題提出了要在思想觀念、投入、制度及信息化建設(shè)等方面進(jìn)行改善，唯有這樣才能逐漸改變目前的現(xiàn)狀，推動事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提高。

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