基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

候飛

摘 要：在當(dāng)前新市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，文書檔案管理工作質(zhì)量和工作效率的高低，從某方面而言是地方行政管理和黨務(wù)公開情況的直接反映，但近年來隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣發(fā)應(yīng)用，信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下基層檔案管理機(jī)構(gòu)如何有效的提高管理質(zhì)量和管理效率，也成為了相關(guān)部門的核心發(fā)展方向。鑒于此，本文主要闡述了文書檔案管理工作開展的必要性，對(duì)其管理過程中存在的問題提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議，以此為公共事務(wù)管理水平的不斷提升奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;管理意義;管理問題;優(yōu)化策略

一、文書檔案管理工作開展的必要性

簡(jiǎn)單來講，所謂的“文書檔案”其實(shí)是指社會(huì)生活中人事管理活動(dòng)及業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的記錄，其管理工作指的就是基層檔案管理員通過用文字和圖表來將其信息記錄在案，而后為人們提供所需信息材料的過程。在當(dāng)前新形勢(shì)下，文書檔案管理工作的開展，不僅能為企業(yè)發(fā)展提供一定的科學(xué)參考依照，甚至也對(duì)企業(yè)未來發(fā)展作出了規(guī)劃，而基層檔案管理員作為檔案管理工作的執(zhí)行者，深化對(duì)檔案管理工作職責(zé)的認(rèn)知是確保檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處的重要基礎(chǔ)和根本前提。經(jīng)大量調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，文書檔案管理工作的開展，不僅能為相關(guān)工作人員提供完整且準(zhǔn)確的紀(jì)實(shí)憑證，以此為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，此外在管理中，管理人員還可通過文書檔案提供的數(shù)據(jù)信息，對(duì)社會(huì)實(shí)踐工作形式進(jìn)行不斷優(yōu)化和調(diào)整，最終為企業(yè)的良好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、文書檔案管理工作面臨的問題和挑戰(zhàn)

（一）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差

在當(dāng)前新市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，文書檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)，切實(shí)保障檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處是極為必要的，但就目前來看文秘與檔案工作之間既存在一定的內(nèi)在聯(lián)系，兩者之間也存在一定的區(qū)別，因此在進(jìn)行銜接時(shí)，往往兩者之間存在一定偏差，只是兩者在管理時(shí)對(duì)管理工作內(nèi)容一知半解，長(zhǎng)此以往不僅拉大了文書和檔案工作的距離，甚至?xí)?duì)管理質(zhì)量和管理效率造成一定影響，最終嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。除此之外，文書與檔案工作之間既協(xié)調(diào)配又不互相干預(yù)，在實(shí)際作業(yè)過程中兩者有著各自獨(dú)立的內(nèi)部管理體系，主體銜接偏差問題的存在，更是導(dǎo)致公文格式與處理程序存在諸多錯(cuò)誤，進(jìn)而對(duì)企業(yè)整體發(fā)展造成了極為不利的影響。

（二）基層檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)不到位

近年來，隨著城市化、工業(yè)化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)建設(shè)規(guī)模和建設(shè)數(shù)量在不斷擴(kuò)增的基礎(chǔ)上，對(duì)于檔案管理人員的需求量也在持續(xù)增加，但部分基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門為滿足人員配置需求，不斷降低人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，長(zhǎng)此以往影響阻礙企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的同時(shí)，更給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成了一定影響。除此之外，檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)工作的不到位也致使基層檔案管理員對(duì)于文書檔案管理工作的認(rèn)知一知半解，在后期的管理作業(yè)過程中，各項(xiàng)工作的開展難以取得預(yù)期目標(biāo)的同時(shí)，更導(dǎo)致整體管理水平難以取得令人滿意的水平，與此同時(shí)隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，文書檔案管理工作也逐漸向著智能化方向轉(zhuǎn)變，對(duì)于人才的基本要求標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提高，而職業(yè)培訓(xùn)工作的缺失則對(duì)企業(yè)整體發(fā)展造成了極為不利的影響。

三、文書檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）為各部門的協(xié)調(diào)配合創(chuàng)造良好條件

在文化檔案中，各基層以及各部門之間所形成的檔案往往具有極高的應(yīng)用價(jià)值，但由于各部門之間缺乏協(xié)調(diào)溝通，為此要想從根本上提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)配合是現(xiàn)階段基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門的核心發(fā)展方向。具體而言就是基層檔案管理人員在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，一方面需加強(qiáng)與各部門員工之間的溝通交流，在全面了解項(xiàng)目執(zhí)行情況的基礎(chǔ)上為后期各計(jì)劃的制定找到參考依照，另一方面基層領(lǐng)導(dǎo)人員需深入檔案管理基層部門，在掌握第一手工作情報(bào)的同時(shí)，為各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)溝通創(chuàng)造良好條件，以此為檔案部門實(shí)際價(jià)值的發(fā)揮奠定良好基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建完善的文書檔案管理制度

眾所周知，無規(guī)矩不成方圓，文書檔案管理工作始終難以達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)的重要原因之一，就是由于檔案管理制度的缺失，為此要想從根本上有效地解決上述問題，構(gòu)建完善科學(xué)的文書檔案管理制度也是現(xiàn)階段基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)的重要性戰(zhàn)略舉措。具體而言就是基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門，需根據(jù)文書檔案管理工作現(xiàn)狀，積極吸取其它事業(yè)單位檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，然后結(jié)合自身的實(shí)際工作現(xiàn)狀，制定一套科學(xué)完善的檔案管理制度和管理體系，以此為預(yù)期發(fā)展目標(biāo)地實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好條件。另一方面為切實(shí)保障各項(xiàng)管理工作落實(shí)到實(shí)處，基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門還需建立一套適合自身企業(yè)發(fā)展的審核體系，并通過采取定期亦或是不定期相結(jié)合的方式，對(duì)各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)管，以保障預(yù)期執(zhí)行目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）不斷地優(yōu)化數(shù)字文書檔案管理平臺(tái)建設(shè)

在信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用在便捷人們?nèi)粘Ｉ?，提高企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量和生產(chǎn)效率的同時(shí)，將其應(yīng)用到企業(yè)的其它領(lǐng)域，在一定程度上也為企業(yè)整體水平的提升奠定了良好基礎(chǔ)。為此在文書檔案管理過程中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理也是當(dāng)前基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門的重要戰(zhàn)略性措施，而要想取得預(yù)期的管理成效和管理目標(biāo)，基層檔案管理部門一方面需秉承著與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，從而在不斷提高管理質(zhì)量和管理效率的基礎(chǔ)上，也最大限度地降低了人力資源成本的消耗，另一方面為防止檔案丟失以及提高檔案管理的先進(jìn)性，各企業(yè)還需不斷地優(yōu)化數(shù)字文書檔案管理平臺(tái)，以期通過構(gòu)建完善的內(nèi)部管理體制、優(yōu)化人力資源配置，從而在保障物資儲(chǔ)備的基礎(chǔ)上，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理質(zhì)量能直接反映地方行政管理和黨務(wù)公開情況，此外對(duì)于區(qū)域企業(yè)的整體發(fā)展而言也具有重要影響，但通過大量是調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，當(dāng)前文書檔案管理成效與預(yù)期管理目標(biāo)之間始終存在一定差距，而為有效地彌補(bǔ)兩者之間的差距，除了要為各部門的協(xié)調(diào)配合創(chuàng)造良好條件、構(gòu)建完善的文書檔案管理制度以及不斷地優(yōu)化數(shù)字文書檔案管理平臺(tái)建設(shè)外，基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門還需強(qiáng)化基層文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、積極創(chuàng)新基層文書檔案管理模式以及完善基層文書檔案管理機(jī)制進(jìn)，以此為文書檔案管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。