淺談文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性

史紀(jì)

摘要：就我國目前的石油建設(shè)工程項目管理現(xiàn)狀來看，對文控信息管理的重要性仍認(rèn)識不足，能將其做好的更是寥寥無幾。石油建設(shè)工程項目更為注重現(xiàn)場的管理和控制，對于文控信息的管理和控制總是被疏忽。本文先對文件控制的概念進行闡述，并對于文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性進行分析，并針對石油項目的綜合管理提出了自己的意見，僅供各位同仁們參考。

關(guān)鍵詞：文控信息管理;石油建設(shè)工程項目管理;重要性

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，不斷完善市場競爭機制，已經(jīng)成為市場經(jīng)濟的必然要求。目前，競爭機制已經(jīng)進入了各個領(lǐng)域，在石油建設(shè)工程項目管理方面也是這樣。隨著石油建設(shè)工程項目日益國際化，競爭更擴大為全球性競爭，項目管理便顯得更為重要。石油建設(shè)工程項目實行科學(xué)管理，能促進市場經(jīng)濟的快速穩(wěn)定的發(fā)展。而市場經(jīng)濟的良好穩(wěn)定的發(fā)展又為石油建設(shè)工程項目管理科學(xué)化提供了良好和健康的發(fā)展環(huán)境。

一、文件與文件控制概念

所謂文件，就是以載有各種信息表達(dá)人們思想和記錄人們活動的物品。它對企業(yè)的生產(chǎn)和產(chǎn)品質(zhì)量至關(guān)重要。適宜的文件對達(dá)到所要求的產(chǎn)品質(zhì)量，評價質(zhì)量體系以及質(zhì)量持續(xù)改進是必不可少的。文件是企業(yè)科研，生產(chǎn)和經(jīng)營活動中指導(dǎo)人們行為的依據(jù)。文件控制是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全過程活動的管理，目的是確保文件的使用現(xiàn)場獲得有關(guān)文件的適用版本，防止使用作廢文件。

二、文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性

上文筆者簡單闡述文控信息管理的概念，筆者將在下文從文控信息為石油建設(shè)項目管理提供了最直接的依據(jù);石油建設(shè)項目管理的特點決定了文控信息的重要性;文控信息可以有效規(guī)避石油項目建設(shè)風(fēng)險;文控信息管理是加強石油項目質(zhì)量控制的關(guān)鍵部分;文控信息管理是石油項目標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的來源;文控信息管理是石油項目建設(shè)科學(xué)化分析的基礎(chǔ)來說明文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性。

（一）文控信息為石油建設(shè)項目管理提供了最直接的依據(jù)

石油項目管理的經(jīng)驗主要由兩種方式反饋保存。一種是項目管理人員的相關(guān)經(jīng)驗，能夠?qū)τ谑晚椖拷ㄔO(shè)做一個整體的把握和控制;一種是文件信息給石油項目建設(shè)作為良好的經(jīng)驗范例。相比起項目管理人員存在的可變動性，文件中的經(jīng)驗闡述更為穩(wěn)定和直觀。不管相關(guān)管理人員是否離職替換，文件中的經(jīng)驗都會被保存下來作為以后石油項目建設(shè)的重要經(jīng)驗依據(jù)。而文件中所記錄的建設(shè)經(jīng)驗由于有數(shù)據(jù)、過往資料等作證，較少存在偏誤，也沒有過多的主觀性?？梢哉f，文件信息為石油建設(shè)項目管理提供了最直接的依據(jù)。

（二）石油建設(shè)項目管理的特點決定了文控信息的重要性

石油建設(shè)項目和普通的施工項目不同，石油建設(shè)項目管理的特點是具有較長的周期性，需要花費巨大的人力、物力、財力資源。而高投入下的建設(shè)項目，要盡可能的避免錯誤，才能減少成本支持，更好的保證項目質(zhì)量。同時，石油建設(shè)項目能夠?qū)嵤┑墓厩缚蓴?shù)，公共利用的相關(guān)材料和文檔也比較少。公共經(jīng)驗難以借鑒是石油建設(shè)項目管理的特點之一。為此，各個石油項目建設(shè)公司，必須保存自己的一套可供參考的相關(guān)管理經(jīng)驗。最后，由于我國的石油建設(shè)項目相比起部分發(fā)達(dá)國家來說起步較晚，而日新月異的石油建設(shè)相關(guān)管理模式不斷的被我們國家的相關(guān)管理者所吸取。管理經(jīng)驗斷層也是我國石油項目管理的特點之一，必然要求我們做好文控信息管理工作，以減少管理模式的斷層。讓我們的石油建設(shè)管理者們能夠站在巨人的肩膀上進行石油相關(guān)管理。

（三）文控信息可以有效規(guī)避石油項目建設(shè)風(fēng)險

上文提到石油建設(shè)項目需要投入巨大的人力、物力、財力資源，因此有效的規(guī)避項目可能存在的建設(shè)風(fēng)險，盡可能的將風(fēng)險防范于未然，需要文控信息的管理。首先，文控信息的管理包括對于建設(shè)合同的簽署的規(guī)范。相關(guān)資料顯示石油建設(shè)項目等大型工程的糾紛比列較高。以美國為例，上年度關(guān)于石油建設(shè)項目的糾紛索賠案件就高達(dá)400項以上，其中索賠成功的比例超過90%。如此高的索賠比例，要求我們的石油建設(shè)項目文控信息管理做到對于合同簽署的可靠性，通過明確的條款，盡可能的減少合同存在的歧義，并且能夠有效的減少糾紛。同時，良好的文件信息控制，讓石油建設(shè)企業(yè)在糾紛來臨的時候也能夠拿出足夠的憑證抗擊潛在的風(fēng)險，保障企業(yè)的合法權(quán)益。

（四）文控信息管理是加強石油項目質(zhì)量控制的關(guān)鍵部分

由于石油建設(shè)項目是一個系統(tǒng)化、整體化的項目，涉及到管控的方方面面。特別是對于石油建筑工程項目一定要具有較好的前期設(shè)計能力，以減少可能存在事故成本。中期，文控資料的運用也能夠幫助各個部門較少事故成本，增加整個石油建設(shè)項目的可靠度。除此之外，文控信息是各個部門在石油項目中的文字資料的對接，各個部門通過對于文控信息的反饋對項目有整體性的把握。然而，由于各個部門產(chǎn)生的文字資料數(shù)量巨大，單一部門進行保管行不通。因此，只有加強文控信息管理，建設(shè)特有的文控信息管理部門，才能夠調(diào)動各個部門加強對文字資料的利用。

（五）文控信息管理是石油項目標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的來源之一

石油項目的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制定，一方面來自于行業(yè)規(guī)范，一方面來自于文件資料。首先，國家制定的石油建設(shè)項目的行業(yè)規(guī)范，之所以為規(guī)范就是對于文件資料進行詳細(xì)的分析，并且得出的普遍化結(jié)論用于規(guī)范整個行業(yè)?？梢哉f文控信息是石油行業(yè)規(guī)范制定的第一來源。而文件資料也就是石油項目建設(shè)企業(yè)自己對于建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的一套整體方案。文件資料的保管也是就本文所重點描述的文控管理，是對于標(biāo)準(zhǔn)化方案整理的前期準(zhǔn)備。文控信息的管理，讓企業(yè)在制定標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方案的時候變的游刃有余，有充分的依據(jù)來源進行參考。

三、結(jié)束語

總而言之，有關(guān)于文控信息重要性的討論，從石油建設(shè)項目在我國推廣開來就一直存在。本文對于文控信息管理重要性的闡述，是對于文控信息管理工作延展性的探討。讓其緊跟項目建設(shè)技術(shù)的發(fā)展和信息化的趨勢，發(fā)揮出更為重要的作用。

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（作者單位：中國石油管道局工程有限公司第四分公司）