開放創(chuàng)新 形成合力 提高檔案工作服務(wù)社會的能力

李林 胡俠

豐縣檔案館圍繞縣委中心工作，堅持以黨的十九大精神和習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，以自力更生、艱苦創(chuàng)業(yè)的精神，克服人員極為緊張、技術(shù)力量薄弱等困難，用創(chuàng)新破難題、用開放謀發(fā)展，走出欠發(fā)達(dá)地區(qū)探索新路，在數(shù)字檔案館建設(shè)、基層檔案規(guī)范化、征集編研等方面均取得一定成績。

一、穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)數(shù)字檔案館是全省“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃明確的重要任務(wù)，也是豐縣經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展特別是智慧豐縣建設(shè)必需項目。豐縣檔案館找準(zhǔn)數(shù)字檔案館建設(shè)的切入點，積極爭取，將數(shù)字館納入智慧豐縣建設(shè)總體規(guī)劃，并順利啟動實施。

一是融入中心工作，搶抓發(fā)展機遇。得到全縣要啟動智慧豐縣建設(shè)的信息后，豐縣檔案館主動向縣委、縣政府匯報爭取，當(dāng)?shù)夭粌H把館主要負(fù)責(zé)人列入智慧政務(wù)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員，還連續(xù)兩年把數(shù)字檔案館建設(shè)列為智慧豐縣重點建設(shè)項目，為數(shù)字檔案館建設(shè)創(chuàng)造了良好環(huán)境，在項目立項、資金爭取等方面取得重大進(jìn)展。館內(nèi)也相應(yīng)成立了檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，工作中堅持硬件落后但理念不能落后的思想，從高層次謀劃布局，從最急需的基礎(chǔ)性工作抓起，組織制訂了機房管理、數(shù)據(jù)安全保密維護(hù)等制度，建立了各類管理臺賬，確保每個人都有分工、每項工作都落在實處。

二是整體科學(xué)規(guī)劃，分步有序?qū)嵤８鶕?jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和省檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》（DB32/T 1892-2011）的相關(guān)技術(shù)要求，立足豐縣的實際情況，本著滿足經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展要求、適度超前、積極有為的原則，豐縣檔案館組織擬訂了《豐縣數(shù)字檔案館項目建設(shè)方案》，整體建設(shè)預(yù)算為610萬元。為化解資金難題，采取整體規(guī)劃一步到位、具體實施分步進(jìn)行的辦法。整體工程擬分三期進(jìn)行，其中一期工程投資260萬元，完成項目總體規(guī)劃和建設(shè)方案、立項申請、館內(nèi)硬件采購、軟件開發(fā)工作，完成約100萬頁存量檔案的數(shù)字化加工，初步實現(xiàn)館內(nèi)檔案數(shù)字化管理和利用；二期工程投資270萬元，建設(shè)完成政務(wù)內(nèi)網(wǎng)檔案服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)縣直單位檔案的在線接收、查詢利用，并完成館藏200萬頁檔案的數(shù)字化加工；三期工程投資80萬元，建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)民生檔案鎮(zhèn)村級（社區(qū)）遠(yuǎn)程在線查詢，完成300萬頁實體檔案的數(shù)字化加工及著錄工作。

三是積極爭取政策，整合優(yōu)化資源。為穩(wěn)妥做好項目啟動工作，積極尋求縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)和縣智慧辦、財政局等單位的支持，在智慧豐縣和電子政務(wù)建設(shè)中，提前介入，提出相關(guān)技術(shù)要求，為下一步原生電子文件的歸檔接收做好基礎(chǔ)性工作。向省市檔案部門尋求技術(shù)支持，市局多次委派專業(yè)人員前來調(diào)研指導(dǎo)，就專業(yè)問題答疑解惑，并將縣數(shù)字館建設(shè)的軟件部分納入市數(shù)字館建設(shè)的一項內(nèi)容進(jìn)行招投標(biāo)，既節(jié)省了資金，又大大減輕任務(wù)負(fù)擔(dān)，加快了工作進(jìn)度。

四是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第一，穩(wěn)步推進(jìn)建設(shè)。按照“三步走”的方案，穩(wěn)扎穩(wěn)打，把核心服務(wù)器、磁盤陣列等關(guān)鍵設(shè)備的配備，以及館藏檔案的數(shù)字化，作為重點突破口。本著實用、節(jié)儉的原則，開展了核心數(shù)據(jù)庫機房改建，購置了核心服務(wù)器、磁盤陣列等硬件設(shè)備。通過升級改建，檔案館在信息化硬件支撐方面得到很大提升，除了滿足檔案數(shù)據(jù)中心管理平臺項目集成需要，還為檔案館未來信息化發(fā)展提供了更加優(yōu)越的平臺。館內(nèi)檔案管理系統(tǒng)在全市率先正式試用。在館藏檔案的數(shù)字化加工方面，實施了一期數(shù)字化加工，嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》及國家、省市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完成館藏量的54%，檔案文件級目錄、資料目錄、珍貴檔案及音像視頻檔案等已全部數(shù)字化。加強與縣智慧辦等部門的聯(lián)系與合作，推進(jìn)三期布網(wǎng)工作，同時引導(dǎo)各機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)檔案室陸續(xù)開展檔案數(shù)字化建設(shè)，爭取早日建成覆蓋全縣的數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，檔案工作管理體系構(gòu)架將通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行直接連接，管理結(jié)構(gòu)更加緊密。

二、優(yōu)化檔案工作環(huán)境

一方面抓好硬件環(huán)境保障。專項開展了老檔案樓的整修工作，進(jìn)行了樓頂防漏整治、庫房防滲整修、消防滅火設(shè)備檢修等，大大提高了檔案樓的安全系數(shù)，改善了樓體形象。按照中辦、國辦和省兩辦文件精神，積極向縣委縣政府匯報爭取，啟動了檔案新館建設(shè)。主動對接設(shè)計和建設(shè)單位，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計和建設(shè)，確保從源頭上按檔案行業(yè)的要求把好建筑質(zhì)量關(guān)，促進(jìn)了正常開工建設(shè)。該樓為檔案專用樓，總建筑面積為12000余平方米，建成后，將成為全縣檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府公開信息查閱中心、電子文件備份中心。

另一方面重點改善全縣檔案發(fā)展軟環(huán)境。2015年，縣委、縣政府《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下全縣檔案工作的意見》和縣委辦、縣政府辦《豐縣檔案館收集檔案范圍實施細(xì)則》兩個文件正式印發(fā)出臺。兩個文件是保障全縣檔案工作今后一段時期健康可持續(xù)推進(jìn)的指導(dǎo)性文件。其中縣委、縣政府《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下全縣檔案工作的意見》為全縣檔案工作的開展指明了方向，提出了要求，作出了全面部署。針對基層單位檔案管理不平衡、即將面臨機構(gòu)改革的現(xiàn)狀，2018年召開了全縣檔案規(guī)范化信息化工作會議，下發(fā)了縣兩辦《關(guān)于加強基層檔案規(guī)范化信息化工作的通知》、縣檔案局《關(guān)于做好檔案移交進(jìn)館工作的通知》，編制了《檔案工作規(guī)范化文件匯編》，安排先進(jìn)單位介紹經(jīng)驗，明確了各單位檔案工作的目標(biāo)、規(guī)范、領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的職責(zé)和紀(jì)律，有力推進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化。

三、強化社會服務(wù)利用

一是圍繞縣委、縣政府中心工作，提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在全縣部分區(qū)域行政區(qū)劃調(diào)整工作中，根據(jù)縣委、縣政府要求，館主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)科室人員，放棄元旦假期，深入鎮(zhèn)、村、基層衛(wèi)生院、計生辦等涉及區(qū)劃調(diào)整的單位，現(xiàn)場指導(dǎo)檔案的收集、整理和移交工作。多次參加區(qū)劃調(diào)整檔案移交會，扎扎實實完成了檔案指導(dǎo)和監(jiān)督任務(wù)。主動服務(wù)縣政府機構(gòu)改革。第一時間明確了涉及改革單位的檔案流向要求、整理要求等技術(shù)規(guī)范。組織人員，逐家深入到涉及改革的質(zhì)監(jiān)局、工商局、藥監(jiān)局、計生局、衛(wèi)生局等單位，現(xiàn)場察看檔案收集整理情況，與局主要領(lǐng)導(dǎo)溝通交流情況，提出改進(jìn)意見，明確機構(gòu)改革中檔案移交的規(guī)范要求。對農(nóng)村承包地確權(quán)登記發(fā)證工作，深入到試點鎮(zhèn)的作業(yè)現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)研指導(dǎo)，組織全縣鎮(zhèn)村400多人舉辦農(nóng)村承包地確權(quán)登記檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。

二是將服務(wù)基層單位作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重要著力點。每年都引導(dǎo)基層單位檔案室主動參與星級檔案室的創(chuàng)建，僅2018年度就有7家派出所達(dá)四星級檔案標(biāo)準(zhǔn)、2家派出所和李樓、趙莊、黃樓3家閘管所通過了三星級檔案室驗收，公安局5A級數(shù)字化檔案室創(chuàng)建工作高分通過省級評估驗收。截至目前，全縣共有四星級檔案室11家、五星級檔案室7家、5A數(shù)字化檔案室4家。強化基層檔案人員培訓(xùn)，2018年舉辦《檔案整理規(guī)則》專題實訓(xùn)班8批68人；舉辦200多人參加的宗教檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班2次；動員30多人參加全省檔案職業(yè)技能競賽，以賽代訓(xùn)，有效提升了職業(yè)技能。在檔案工作的責(zé)任上落實到位，要求將單位領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員及其他人員在檔案工作中的不同責(zé)任落實到位，增強檔案意識，共同做好檔案工作。培養(yǎng)檔案中介機構(gòu)，化解基層單位人員編制緊張、檔案業(yè)務(wù)不專業(yè)、人員流動性強的問題，提高檔案管理的專業(yè)化水平。

三是強化內(nèi)功，形成合力，把為人民群眾服務(wù)作為檔案工作安身立命之本。合理調(diào)配、深入挖掘人員潛力，努力提供優(yōu)質(zhì)查檔接待服務(wù)。年均接待查檔利用5000余人次，提供利用檔案近萬卷（冊、件），出具證明材料近5000份。攻堅克難，僅用時9個月完成寄存在館內(nèi)的29家破產(chǎn)企業(yè)會計檔案的鑒定、整理、上架工作，并將職工需求量大的工資單檔案逐一挑揀出來，組成2312卷，單庫存放，方便了企業(yè)職工辦理退休的查檔需求。

四、征集編研再出亮點

立足于豐縣經(jīng)濟(jì)緊張以及館藏特色檔案資源的實際，用艱苦創(chuàng)業(yè)的精神苦干，用開放創(chuàng)新的思路巧干，促進(jìn)了征集編研工作結(jié)出累累碩果，形成了有豐縣特色的縣域治理系列檔案資源體系。

一是自力更生練內(nèi)功，開放創(chuàng)新活思路，把社會效用作為抓好編研的突破口。突破豐縣檔案資源不多、難以開展編研、小打小鬧搞編研的思維定勢，對館藏的《黃體潤日記》進(jìn)行重點開發(fā)，充分認(rèn)識到其對研究民國歷史和研究豐縣歷史的重要作用，下定決心將其推向社會。為此，動員全館人員分頭打印、校對，歷時一年多，完成了文字版的打印工作，為進(jìn)一步開發(fā)該檔案打下了堅實的基礎(chǔ)。正是在這一過程中，才與黃體潤的后人黃蘊中先生聯(lián)系上，促成他2016年、 2017年兩次專程從臺北來到豐縣，向豐縣檔案館捐贈了臺灣所藏《黃體潤日記》76卷、《海疆書牘》《歷次戰(zhàn)役留稿》等4卷重要手稿，以及蔣中正的題字、抗戰(zhàn)時的照片、個人各種證書等，進(jìn)一步凸顯了民國縣政治理檔案的特色。該日記1933年至1939年部分的影印版一套六卷已公開出版發(fā)行，在近現(xiàn)代史研究界引起關(guān)注。

二是在做好內(nèi)功的同時，將視野拓展到更大的時空范圍內(nèi)。利用江蘇省檔案館與國家圖書館合作的機遇，緊緊抓住檔案資源與民國文獻(xiàn)保護(hù)的共同點，開門開放搞編研，在成功出版《黃體潤日記》影印版的基礎(chǔ)上，乘勢而上，又整理了235期民國時期《豐報》資源，同樣申報并成功入選國家民國文獻(xiàn)保護(hù)計劃，即將出版。與縣史志辦等單位合作，編印了《豐縣籍百名南下干部史料集》《歷史的抉擇——豐縣民國時期史料選》等資料集。一舉提高編研質(zhì)量，同時大大提高檔案資源利用面和利用水平，突破了自說自話搞編研、影響范圍僅局限在豐縣內(nèi)部的傳統(tǒng)桎梏。

立足開放創(chuàng)新，以館藏的縣政治理特色檔案資源與高水平專業(yè)研究力量的共同點為紐帶，加強與南開大學(xué)歷史學(xué)院的合作，進(jìn)行民國縣政研究及民國歷史研究系列工作，進(jìn)一步提高豐縣在近現(xiàn)代史學(xué)界的知名度和影響力，從檔案工作的角度豐富“文化豐縣”的內(nèi)涵。

三是因勢而為，大力開展征集。于2017年底開展了中國攝影家協(xié)會會員、江蘇師范大學(xué)兼職教授、豐縣攝影家王汝楫作品的征集，征集到20世紀(jì)70年代以來反映豐縣各方面發(fā)展的底片、照片3萬余張，并在此基礎(chǔ)上選編出版了《古豐流年——王汝楫鏡頭中的豐邑光影》。在2018年全省改革開放四十周年圖片展中被選用9張，還被作為蘇北發(fā)展的縮影，在《中國檔案報》《新華日報》推介?？h檔案館征集到尉天池等著名書法家作品，以及《獨山堂記》等古碑拓片近20幅。接收徐州市政府原副秘書長、辦公室主任王華超同志捐贈的個人著作全套共39冊。從國家圖書館征集制作了清順治十四年《豐縣賦役全書》。征集到《四庫全書》《續(xù)修四庫全書》《四庫存目叢書》《四庫禁毀叢刊》《叢書集成初編、續(xù)編、三編、新編》《清代詩文集匯編》等珍貴圖書電子版，極大地增強了館藏地域檔案文化特色。