夯實(shí)基礎(chǔ) 創(chuàng)新發(fā)展 實(shí)現(xiàn)水務(wù)檔案工作新跨越

朱玉娟

水是城市生活脈絡(luò)中不可或缺的“血液”，是影響城市發(fā)展和居民生活的重要因素，水務(wù)集團(tuán)作為城市化進(jìn)程的重要組成部分，是服務(wù)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和民生用戶的重點(diǎn)企業(yè)。南京江寧水務(wù)集團(tuán)有限公司是江寧區(qū)區(qū)屬供排水一體化集團(tuán)企業(yè)。近幾年，隨著南京市區(qū)及江寧等周邊城區(qū)的城市化快速發(fā)展，江寧水務(wù)集團(tuán)的供水區(qū)域不斷擴(kuò)大，已覆蓋江寧全區(qū)以及溧水、句容周邊地區(qū)1500平方公里土地，供水人口超過180萬，供水能力達(dá)到90萬噸/日，水質(zhì)合格率達(dá)100%。污水處理方面，集團(tuán)公司先后投資數(shù)億元，新建和擴(kuò)建了6個(gè)污水處理廠，目前總污水處理能力達(dá)38.5萬噸/日，所有污水廠都將執(zhí)行準(zhǔn)IV類排放標(biāo)準(zhǔn)。這些項(xiàng)目的建成運(yùn)行極大地改善了江寧的生態(tài)環(huán)境，為江寧國(guó)家生態(tài)區(qū)的創(chuàng)建和節(jié)能減排工作做出了重要貢獻(xiàn)。作為記錄和體現(xiàn)水務(wù)建設(shè)大發(fā)展、大跨越的見證，檔案起到的作用不言而喻。2006年，集團(tuán)公司成立綜合檔案室，對(duì)各個(gè)門類檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。2012年，成功創(chuàng)建省五星級(jí)檔案工作單位，目前也是江寧區(qū)唯一一家企業(yè)五星級(jí)檔案室。2015年集團(tuán)成功創(chuàng)建4A級(jí)數(shù)字化檔案室，安裝了量子一體化檔案管理專用軟件，實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化掃描，做到了公司的OA辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了檔案的在線歸檔及在線查閱功能。

一、整合資源，夯實(shí)基礎(chǔ)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度

1.夯實(shí)硬件基礎(chǔ)。公司通過對(duì)辦公樓的局部改造，做到了庫(kù)房、閱檔室、辦公室三分開，并根據(jù)省五星級(jí)要求優(yōu)先安排綜合檔案室用房100多平方米、陳列室60多平方米。先后投資100多萬元購(gòu)置密集架、電腦、防磁柜、空調(diào)、干濕儀、攝像機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件系統(tǒng)及滅火器等設(shè)備設(shè)施，庫(kù)房管理完全達(dá)到了“八防”要求。庫(kù)房采用鋼制密集架，空間可滿足今后10年的檔案存放需要，其他裝具全部按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一購(gòu)置。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置了清晰準(zhǔn)確的存放示意圖，堅(jiān)持測(cè)記、調(diào)控庫(kù)房的溫濕度。2012年重新設(shè)計(jì)裝修了展廳，展廳以創(chuàng)新的手法和豐富的內(nèi)容全面展示集團(tuán)公司建設(shè)成就、規(guī)劃理念和發(fā)展藍(lán)圖，特別是利用實(shí)物檔案充分展示了公司發(fā)展過程及物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)的成果，成為對(duì)外宣傳和展示形象的新亮點(diǎn)。

2.建立健全制度。集團(tuán)公司依據(jù)《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，制定符合企業(yè)發(fā)展要求的規(guī)章制度，推動(dòng)了檔案立卷歸檔、查閱利用、保管統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀以及人員管理等各項(xiàng)工作的有序開展。

3.完善管理機(jī)制。將檔案工作納入各部門的年初責(zé)任制考核，做到明確目標(biāo)，責(zé)任到人，各負(fù)其責(zé)，各盡其職，推動(dòng)檔案工作步入規(guī)范化、常態(tài)化的管理軌道。同時(shí)，根據(jù)自來水行業(yè)特點(diǎn)，建立以總公司檔案室為主體，以各相關(guān)下屬分公司為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成一把手領(lǐng)導(dǎo)主管，綜合檔案室具體管，相關(guān)部門協(xié)助管，同時(shí)覆蓋企業(yè)內(nèi)全部相關(guān)專兼職檔案人員的管理模式。

二、創(chuàng)新管理，突出重點(diǎn)，提升檔案工作規(guī)范化水平

1.重視檔案隊(duì)伍建設(shè)。集團(tuán)公司綜合檔案室擁有4名專職檔案員，均通過了南京市檔案局組織的培訓(xùn)考核，各科室及下屬單位明確1名同志為部門兼職檔案員，檔案專兼職人員均具有大專以上學(xué)歷，形成了完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。每年定期召開檔案工作會(huì)議，落實(shí)崗位責(zé)任制，明確職責(zé)和分工。

2.加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。公司全體人員檔案意識(shí)的不斷提高，推動(dòng)和加快了供排水工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。

重視檔案收集。公司先后多次在中層干部工作大會(huì)上，要求大家在抓好工程建設(shè)的同時(shí)做好各類文件材料的歸檔工作，檔案人員則積極主動(dòng)介入集團(tuán)公司各項(xiàng)重大活動(dòng)，要求各工程部門兼職檔案員在建設(shè)初期就嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/0328-2014）整理工程檔案，做到資料整編有的放矢。開工前，監(jiān)理、建設(shè)、施工單位共同搞好工程項(xiàng)目劃分，對(duì)于文件的質(zhì)量要字跡清楚、圖樣清晰、圖標(biāo)整潔、竣工圖有竣工章、復(fù)印件有紅章、簽字手續(xù)完備、音像文件載體有效，切實(shí)保證檔案材料齊全完整。

強(qiáng)化規(guī)范管理。制定科學(xué)的分類方案及編號(hào)規(guī)則。根據(jù)集團(tuán)公司目前的組織機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》制定了科學(xué)合理的檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，堅(jiān)持按年度歸檔，按組織機(jī)構(gòu)分類。為了便于查閱管理，根據(jù)公司現(xiàn)狀，制定了文書、生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、建設(shè)工程、財(cái)會(huì)、設(shè)備、聲像、實(shí)物、電子檔案等九大類，除文書檔案外，其他門類相應(yīng)制定了二級(jí)目錄，檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則、類目設(shè)置科學(xué)合理，涵蓋了公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)。專職檔案人員認(rèn)真按照國(guó)家和行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)開展檔案整理工作，及時(shí)將各門類、載體檔案整理上架，規(guī)范擺放。集團(tuán)公司還成立檔案鑒定銷毀工作小組，按期鑒定檔案。

3.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。公司制定了信息化建設(shè)方案，投資建設(shè)了集團(tuán)公司網(wǎng)站和對(duì)外服務(wù)網(wǎng)站，配備了符合國(guó)家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》和全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)V7.2.9版PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與之對(duì)接，較好地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)在線化，提升了檔案信息資源利用服務(wù)水平，內(nèi)部員工足不出戶就可以通過電腦、手機(jī)QQ、微信等查到所需檔案資料。在實(shí)施信息化管理過程中，我們高度重視檔案系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，按照檔案信息化安全保密要求實(shí)施專網(wǎng)專用，配備硬件防火墻、網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件等防毒措施，使用了MT-7945 IBM專用服務(wù)器，每天自動(dòng)備份服務(wù)器數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)管理員定期檢查數(shù)據(jù)并保存，最大程度地保障了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。

三、強(qiáng)化服務(wù)，深入編研，充分發(fā)揮檔案參考憑證作用

開發(fā)利用檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)發(fā)展、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，是檔案工作的根本目的。為合理開發(fā)利用檔案信息資源，集團(tuán)公司在日常檔案管理中不斷探索研究，努力發(fā)揮檔案資源的作用。

1.深化利用服務(wù)內(nèi)涵。集團(tuán)公司不斷拓寬檔案開發(fā)利用的渠道，簡(jiǎn)化借閱程序，全力為利用者做好服務(wù)。要求專職檔案員熟悉室藏內(nèi)容、檔案數(shù)量、保存現(xiàn)狀、儲(chǔ)存地點(diǎn)，并能提供必要的咨詢和服務(wù)，為利用者及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供檔案資料。同時(shí)，還積極探索檔案檢索利用的新途徑，從紙質(zhì)檔案查閱拓展到開放電子網(wǎng)絡(luò)搜索、網(wǎng)上查詢等，實(shí)現(xiàn)檔案、現(xiàn)行文件、資料的綜合利用，改變了坐等上門的單一服務(wù)方式。檔案數(shù)字化應(yīng)用讓查檔者感到前所未有的便捷。

2.加大檔案編研力度。近年來，檔案室不僅編制了各種門類檔案的案卷目錄、歸檔文件目錄、檢索工具明細(xì)表等檢索工具，還先后編制了《全宗卷》《大事記》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《全宗指南》《江寧水務(wù)》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《部門職責(zé)制度匯編》《提案辦理匯編》《水質(zhì)分析報(bào)告匯編》《檔案利用效果典型事例匯編》《江寧水務(wù)集團(tuán)發(fā)文匯編》等多種具有較高利用價(jià)值的編研資料。檔案工作在集團(tuán)公司的發(fā)展建設(shè)中正發(fā)揮越來越重要的作用。

3.加大檔案展示力度。檔案室不僅注重收集獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書等常規(guī)的實(shí)物檔案，還擴(kuò)展了對(duì)其他類別檔案的收集，包括領(lǐng)導(dǎo)題詞、書畫作品、紀(jì)念品等，進(jìn)一步豐富了室藏檔案的種類。立足于室藏，公司專門設(shè)60多平方米的陳列室，陳列了大量文字材料、圖片，借助現(xiàn)代聲、光、電技術(shù)生動(dòng)反映公司的光榮歷史、重要活動(dòng)以及取得的主要成績(jī)和榮譽(yù)。檔案展陳不僅宣傳了集團(tuán)公司的檔案工作，還激發(fā)了各方面的檔案利用需求，擴(kuò)大了檔案利用的范圍，更為重要的是宣傳了企業(yè)，提升了企業(yè)的形象。

盡管我們?cè)跈n案工作中作出了一些努力，取得了一定成績(jī)，但與一些先進(jìn)單位比還存在不小的差距，特別是在檔案信息化管理方面還有較長(zhǎng)的路要走。我們將按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求，對(duì)標(biāo)先進(jìn)、補(bǔ)齊短板，努力使江寧水務(wù)集團(tuán)的檔案工作再上新臺(tái)階，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。