電力企業(yè)技術(shù)改造項目檔案工作中存在問題與思考

張曉平 吳文鳳

近年來，隨著電力企業(yè)技術(shù)改造不斷向縱深發(fā)展，對技改檔案管理的要求也越來越高。然而，由于相關(guān)企業(yè)對技改項目檔案管理重視程度不夠，檔案管理水平?jīng)]有完全跟上其發(fā)展的步伐，還存在歸檔文件材料收集不齊全、歸檔文件質(zhì)量不高、檔案整理不規(guī)范等問題。本文通過對目前電力企業(yè)技改檔案管理存在問題的分析，提出進(jìn)一步做好技改項目檔案管理的措施，確保技改項目應(yīng)歸檔文件齊全完整、整理規(guī)范、管理高效，為今后技改項目檔案的利用提供可靠的保證。

一、做好電力企業(yè)技術(shù)改造檔案工作的意義

1.電力企業(yè)技術(shù)改造檔案工作是電力企業(yè)技術(shù)改造工作的重要組成部分。以國家能源集團(tuán)泰州電廠為例，從2008年到2017年年底共進(jìn)行了154項技術(shù)改造，竣工檔案歸檔情況如圖1所示。該廠技改檔案主要包括以下幾類改造的相關(guān)材料：一是為滿足國家新的超低排放標(biāo)準(zhǔn)要求的環(huán)保方面的改造，如煙氣脫硝SCR改造、機(jī)組加裝濕式除塵器改造、鍋爐低氮燃燒器改造、電除塵增加第五電廠改造等。二是為進(jìn)一步提高發(fā)電機(jī)組經(jīng)濟(jì)效益方面的改造，如機(jī)組節(jié)能優(yōu)化控制系統(tǒng)改造、機(jī)組供熱系統(tǒng)改造、化學(xué)水處理系統(tǒng)擴(kuò)容改造、一期工程汽動引風(fēng)機(jī)改造等。三是為提高機(jī)組安全可靠性方面的改造，如汽輪機(jī)軸瓦改造、磨煤機(jī)改造、電除塵高頻電源改造、鍋爐空預(yù)器改造等。這些重大技改項目規(guī)模大，投資高，大部分涉及由于機(jī)組系統(tǒng)更改或增加、設(shè)備異動而帶來的圖紙變更、設(shè)備規(guī)范、技術(shù)參數(shù)的更新或運(yùn)行參數(shù)的調(diào)整等，因此需要檔案專業(yè)人員在技改工程中做好跟蹤，確保新增或更新后的文件資料收集歸檔，包括工程前期立項、科研文件、設(shè)計文件、施工圖、竣工圖、施工記錄、調(diào)試記錄、強(qiáng)制性文件執(zhí)行記錄等。這些文件是企業(yè)實施技術(shù)改造的重要記錄，也是企業(yè)今后查找利用檔案資料的基礎(chǔ)。

2.電力企業(yè)技術(shù)改造檔案是電力企業(yè)技術(shù)改造項目工程驗收的憑證。電力企業(yè)技改，特別是重大技改項目都需要經(jīng)過相應(yīng)檢查驗收才能投入生產(chǎn)運(yùn)行，這些驗收工作除了現(xiàn)場檢查外，很大一部分是對技改相關(guān)檔案資料的檢查。其中主要有：項目建議書及立項審批文件、科研文件、項目預(yù)算、技改費(fèi)用執(zhí)行清單、竣工文件、調(diào)試試驗報告、質(zhì)量驗收文件等，這些文件的及時系統(tǒng)完整歸檔將為技改項目驗收提供可靠保證。

3.電力企業(yè)技術(shù)改造檔案有效歸檔是機(jī)組檢修和維護(hù)的需要。由于機(jī)組經(jīng)過大的技改后，原來的系統(tǒng)、設(shè)備規(guī)范和參數(shù)等都可能發(fā)生變化，如果檔案人員在技改過程中對那些出現(xiàn)變更或新增的技術(shù)文件、圖紙等進(jìn)行及時的調(diào)整和歸檔，就能為檢修人員之后在檢修方案制訂、備品件采購和質(zhì)量驗收中使用到圖紙、設(shè)備規(guī)范、施工安裝記錄文件等時提供更好的服務(wù)，避免因采用技改前或未更新的數(shù)據(jù)資料而造成檢修工作的失誤。

4.電力企業(yè)技術(shù)改造檔案有效歸檔是電力企業(yè)新技術(shù)總結(jié)和推廣的需要。在實施重大技術(shù)改造時，大部分企業(yè)的做法是先選定特定的機(jī)組進(jìn)行試點(diǎn)，然后進(jìn)行總結(jié)、改進(jìn)和推廣。技改項目技術(shù)文件收集的齊全性和準(zhǔn)確性對電力企業(yè)新技術(shù)總結(jié)和推廣將起到非常重要的作用，也是技改工作技術(shù)總結(jié)的基礎(chǔ)。

二、電力企業(yè)技術(shù)改造項目檔案管理工作中存在的問題

1.對電力企業(yè)技術(shù)改造項目檔案重要性認(rèn)識不足。表現(xiàn)在檔案法規(guī)宣傳落實不到位，檔案工作沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程，職責(zé)不明，制度不健全等。有些企業(yè)在技改方案策劃、項目招標(biāo)和合同技術(shù)協(xié)議簽訂等前期工作中沒有檔案人員參與，檔案人員也沒有或全過程參加技改過程中的檔案管理，造成應(yīng)歸檔文件沒有歸檔，或歸檔文件不符合歸檔要求等，有的批復(fù)性文件、重要的證據(jù)性文件沒有及時提交檔案部門歸檔，時間長了造成了文件流失，有些技改項目外包后檔案管理缺失，竣工文件未按要求歸檔。這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)技改項目驗收和今后的發(fā)電生產(chǎn)及機(jī)組的檢修維護(hù)。

2.技術(shù)改造項目檔案收集不齊全。由于有些技改項目檔案人員沒有全程參與相應(yīng)的檔案管理，造成歸檔文件不齊全，特別是技改外包項目，因為未在合同中設(shè)立專門條款明確各方提交文件材料的范圍、套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等內(nèi)容，加上外包單位歸檔意識淡薄，造成施工文件不全，沒有相應(yīng)的開、竣工報告，施工記錄，作業(yè)指導(dǎo)書（施工方案），測量器具、特種設(shè)備、特殊工種報審文件，質(zhì)量驗收簽證文件等。有些技改項目缺少可行性研究報告、工程項目預(yù)算書、工程竣工文件、施工圖、竣工圖等。這樣就嚴(yán)重影響了整個技改項目檔案的系統(tǒng)性和完整性。

3.技術(shù)改造項目歸檔文件質(zhì)量不夠高。有些項目歸檔文件不符合檔案管理要求，表現(xiàn)在測量數(shù)據(jù)填寫不規(guī)范、簽批手續(xù)不全、表式不統(tǒng)一。技改項目后的評價文件，因未明確評價責(zé)任機(jī)構(gòu)，評價報告不是由第三方有資質(zhì)機(jī)構(gòu)編制，而是由建設(shè)單位自己出具，缺少技改工程質(zhì)量評價的客觀性和權(quán)威性，這也影響了歸檔文件的質(zhì)量。

4.技術(shù)改造項目檔案整理不夠規(guī)范。技術(shù)改造項目參建單位較多，由于各參建單位檔案整理要求不統(tǒng)一，出現(xiàn)了編號不規(guī)則、案卷題名籠統(tǒng)、文件排列及裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了技改項目檔案的數(shù)字化加工和技改項目檔案以后的查找利用。

5.檔案信息化建設(shè)重視程度不高。各參建單位對檔案信息化建設(shè)的重視程度普遍不高，缺乏檔案信息化硬件設(shè)備和檔案管理軟件。文件的收集整理積累都是突擊性的，且只注重于紙質(zhì)文件，建設(shè)過程中重要的電子文件沒有得到收集整理。企業(yè)不能對技術(shù)改造項目建設(shè)過程中的電子檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管控，給技術(shù)改造項目文件材料的利用帶來了很大的困難。

三、做好電力企業(yè)技術(shù)改造項目檔案管理的措施

1.提高對電力企業(yè)技術(shù)改造檔案重要性的認(rèn)識。一是加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)，從思想上提高全員的檔案意識。二是明確工作職責(zé)。將管理職責(zé)落實到人，全面提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和監(jiān)督意識。電力企業(yè)在技術(shù)改造策劃中應(yīng)把檔案管理作為一項重要內(nèi)容納入全過程管理。堅持檔案工作“三納入”“四參加”，檔案管理工作與技改項目建設(shè)同步進(jìn)行并全程參與，為強(qiáng)化電力系統(tǒng)技改項目檔案管理提供基礎(chǔ)保障。

2.健全電力企業(yè)技術(shù)改造檔案管理制度。通過制度明確技改工程項目歸檔文件范圍和職責(zé)范圍、管理內(nèi)容與方法以及檢查考核要求，確保對應(yīng)歸檔文件及時收集。在技改工程開始階段制訂技改檔案管理要求，檢查項目進(jìn)度的同時檢查文件材料的形成情況，項目竣工的同時驗收鑒定項目檔案是否齊全、完整、準(zhǔn)確。對外包項目，要在合同中明確歸檔的內(nèi)容和移交的要求，使各項管理措施落到實處。

3.加大電力企業(yè)技術(shù)改造項目文件材料收集力度。技改工程項目雖不如建設(shè)工程項目那么大，但麻雀雖小，五臟俱全，也要參照基建工程的模式進(jìn)行技改檔案的管理。重大技改，包括重大檢修工程文件材料的歸檔范圍原則上應(yīng)根據(jù)國家能源局《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》（DL/T241-2012）規(guī)定結(jié)合企業(yè)實際重新編制。（見表1）發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)作用，利用技改工程協(xié)調(diào)會等做好技改項目文件材料歸檔范圍的宣貫，確保技術(shù)改造項目文件材料收集齊全。

4.提高電力企業(yè)技術(shù)改造項目歸檔文件的質(zhì)量。檔案人員應(yīng)及時介入技改項目管理，主動與實施部門聯(lián)系，明確技改項目文件材料歸檔要求，加強(qiáng)與各參建單位的溝通，抓好文件材料形成的過程管理，確保形成文件的質(zhì)量。建立技改竣工文件審核流程，對不符合歸檔要求的文件及時反饋和整改。重大技改后評價應(yīng)按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對有資質(zhì)單位進(jìn)行評估，評價報告應(yīng)客觀并具有代表性和權(quán)威性，必要時要有評價報告審查意見，提高歸檔文件的質(zhì)量。

5.規(guī)范電力企業(yè)技術(shù)改造項目歸檔案卷。加強(qiáng)對各參建單位項目檔案立卷歸檔培訓(xùn)指導(dǎo)工作，統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，確保技術(shù)改造項目文件立卷歸檔遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，做到分類科學(xué)，卷內(nèi)文件排列有序，目錄、備考表、案卷封面、案卷脊背編制規(guī)范，案卷裝訂結(jié)實美觀。

6.提升電力企業(yè)技術(shù)改造檔案信息化管理水平。為適應(yīng)技改項目現(xiàn)代管理模式，根據(jù)企業(yè)信息化管理實際，使用適用于技改項目的檔案管理軟件，建立技改項目檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實行技改項目檔案的計算機(jī)管理。同時，對技改項目建設(shè)過程中的電子檔案信息進(jìn)行在線管控，逐步實現(xiàn)電子檔案收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，切實提高技改項目檔案的管理效率。

總之，電力企業(yè)技術(shù)檔案管理是企業(yè)綜合檔案管理的重要內(nèi)容，應(yīng)將技改檔案管理與其他類型的檔案管理等同對待，決不能輕此重彼，應(yīng)按統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件的收集、整理和歸檔。要配合愈來愈嚴(yán)格的技改審計檢查，抓好技改過程檔案管理，注重文件形成的質(zhì)量。同時，對缺失的文件，特別是技改合規(guī)性文件應(yīng)做好及時的催補(bǔ)工作，只有這樣才能確保技改歸檔文件收集的齊全性、完整性及有效性。