淺談關(guān)于辦公室行政管理工作的幾點(diǎn)思考

摘要：辦公室在企業(yè)中是一個(gè)非常重要的、必不可少的基本部門(mén)，而其行政管理更是關(guān)系到整個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的流暢性和發(fā)展的穩(wěn)定性。本文主要從辦公室的人員管理和工作效率展開(kāi)分析，探討當(dāng)下存在的問(wèn)題以及對(duì)此的思考和建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；人員管理；工作安排；措施

一、引言

行政管理是根據(jù)國(guó)家法律實(shí)行政務(wù)的組織活動(dòng)。在執(zhí)行中又能動(dòng)地參與和影響國(guó)家立法和政治決策，制定政策是行政管理的一種重要活動(dòng)方式。大到國(guó)家，小到企業(yè)，我們都應(yīng)該對(duì)行政管理工作有足夠的重視。在企業(yè)中，辦公室負(fù)責(zé)周轉(zhuǎn)承上啟下、協(xié)調(diào)各方關(guān)系、準(zhǔn)確傳達(dá)指令，可見(jiàn)辦公室的重要性和必要性?？墒窃谵k公室的行政管理中，仍存在著一些問(wèn)題。

二、辦公室行政管理工作的問(wèn)題

（一）人員管理

所謂人員管理，從來(lái)不是一件單方面的事情。辦公室人員分為管理者和被管理者，管理者作出決策，制定制度，把握著辦公室發(fā)展的大方向，相對(duì)主動(dòng)；被管理者接收到管理者的信號(hào)后，按照要求完成相應(yīng)的工作，相對(duì)被動(dòng)。顯而易見(jiàn)，辦公室的順利運(yùn)行，需要二者相輔相成。

1.員工個(gè)人素質(zhì)停滯不前。由于老舊思想的影響，很多員工會(huì)認(rèn)為進(jìn)了單位就可以不用再努力提升自己，從而自身素質(zhì)能力逐漸停止前進(jìn)，甚至后退。辦公室市場(chǎng)要求員工做很多重復(fù)的工作，容易給員工造成“這件事已經(jīng)很熟練了”、“我只要會(huì)做這一項(xiàng)工作就可以了”、“我這點(diǎn)技術(shù)在工作崗位上已經(jīng)夠用了”等錯(cuò)覺(jué)，以致于喪失對(duì)工作和提升自我能力的熱情，日漸失去活力。

2.員工集體關(guān)系僵硬。雖然大家是一起工作的同事，但關(guān)系可能僅限于一起工作。員工們對(duì)于自己的同僚不甚了解，更有甚者懷有敵意，導(dǎo)致在工作的交接上出現(xiàn)指意不明、遺漏缺失等錯(cuò)誤，互相埋怨，從此惡性循環(huán)，關(guān)系更加僵硬。這樣不利于辦公室部門(mén)的發(fā)展，也會(huì)對(duì)工作完成度產(chǎn)生較大影響。

3.管理者與員工的溝通不順利。首先，作為辦公室的給管理者，如果頒布的指令不夠明確簡(jiǎn)短，很大程度上會(huì)造成員工的理解困難。這會(huì)造成員工在做完任務(wù)之后因?yàn)楹鸵髢?nèi)容不符合被要求返工，既使員工身心疲憊，也讓領(lǐng)導(dǎo)肝火旺盛，不利于雙方關(guān)系的和平發(fā)展，嚴(yán)重者會(huì)影響辦公室日常工作。其次，如果對(duì)工作內(nèi)容管的太少會(huì)讓員工覺(jué)得領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)這些事務(wù)不太關(guān)注，產(chǎn)生渾水摸魚(yú)或是心里不平衡的想法；如果對(duì)工作內(nèi)容管得太多又會(huì)給員工壓迫和窒息感，并且很容易發(fā)展成矛盾和沖突，影響辦公室氛圍和人際關(guān)系。

4.管理者制定的管理目標(biāo)不明確。從日常紀(jì)律來(lái)講，管理者如果沒(méi)有制定好科學(xué)、合理、精細(xì)的規(guī)矩制度，按照事實(shí)公平公正地制定獎(jiǎng)懲制度，會(huì)導(dǎo)致辦公室紀(jì)律散亂，員工不愿意按照規(guī)章制度辦事，對(duì)管理者喪失信任，對(duì)工作喪失熱情。從日常工作來(lái)講，管理者對(duì)發(fā)布的任務(wù)沒(méi)有一個(gè)固定的質(zhì)量要求，會(huì)導(dǎo)致工作完成情況層次不齊，一來(lái)影響運(yùn)行流暢度，二來(lái)助長(zhǎng)部分員工渾水摸魚(yú)的情況，日復(fù)一日，管理難度只會(huì)越來(lái)越高。

（二）工作安排

1.工作安排過(guò)于固定。很多企業(yè)辦公室，為了使運(yùn)轉(zhuǎn)速度更快，把人員與工作安排得過(guò)于固定，導(dǎo)致員工過(guò)于熟練造成粗心大意，也導(dǎo)致一旦出現(xiàn)變化，辦公室日常工作會(huì)遭遇滯塞。同時(shí)，工作量的差別在長(zhǎng)時(shí)間的積累以后會(huì)被放大，因此有些員工會(huì)相互比較，引發(fā)不平衡的心理。

2.工作量控制不當(dāng)。其一是管理者分配任務(wù)失衡，造成工作在前期安排過(guò)多，引發(fā)員工的疲勞，降低他們的工作積極性；其二是上文提到過(guò)的人均分配工作內(nèi)容長(zhǎng)期固定，而管理者無(wú)法做到真正公平的分配，在時(shí)間的積累下終會(huì)成為一個(gè)大問(wèn)題。

三、關(guān)于辦公室行政管理工作的思考

（一）關(guān)于人員

1.提高員工的個(gè)人素質(zhì)。員工個(gè)人工作能力的持續(xù)提升是良好運(yùn)行辦公室工作的基本要求。企業(yè)每天都在面臨不同的挑戰(zhàn)，作為重要部門(mén)的辦公室必須跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。正所謂任何事物的發(fā)展都必須首先從量變開(kāi)始，沒(méi)有一定程度的量的積累，就不可能有事物性質(zhì)的變化，就不可能實(shí)現(xiàn)事物的飛躍和發(fā)展，這個(gè)“量”就是員工的個(gè)人素質(zhì)。我們可以通過(guò)制度、考核、專(zhuān)業(yè)化講座等的方法來(lái)激勵(lì)大家進(jìn)行自我充電。在擁有制度的條件下，大家的自我約束力會(huì)提升，而設(shè)立考核更是在心中拉起了警戒線(xiàn)，給大家的自我升級(jí)一個(gè)推力，同時(shí)也可以給因?yàn)榇罅恐貜?fù)操作而略顯枯燥的工作環(huán)境增添一些趣味。制定的考核標(biāo)準(zhǔn)要合情合理，處于一個(gè)員工努力后可以到達(dá)的位置，并且配合相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施，才能起到最好的作用。定期投放專(zhuān)業(yè)化的講座開(kāi)拓員工的眼界，了解自我提升的重要性。

2.提高員工集體凝聚力。獨(dú)木難成林，很多工作是需要團(tuán)隊(duì)合作來(lái)完成的，而團(tuán)隊(duì)合作的核心內(nèi)容就是凝聚力。員工們的凝聚力是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的精神力量，關(guān)系著整個(gè)企業(yè)的士氣和氛圍，辦公室也是如此。首先，辦公室管理者要做到公平?jīng)Q策，令員工信服，減少因?yàn)槠婊臎Q策而在員工心里埋下怨氣的種子。其次，可以適當(dāng)增加集體活動(dòng)的次數(shù)，在輕松的氛圍下讓員工們學(xué)習(xí)交流，更多地了解自己同僚們，促進(jìn)同時(shí)感情。以及，可以開(kāi)設(shè)辦公室特色項(xiàng)目，比如真心話(huà)等，在人與人之間隔閡還沒(méi)有積小成大的情況下盡多地去解決。

3.辦公室管理者選擇正確的管理方式。首先要分清主次關(guān)系。作為管理者，每次要先考慮到的就是整體情況，從大體出發(fā)選擇最合適的做法和安排，不能因?yàn)檫^(guò)于主觀的內(nèi)容影響自己的判斷，給大家做出正確的引導(dǎo)。只有把控了大局，才能掌握辦公室的節(jié)奏，更好地做好精細(xì)的安排。其次，要制定一套完整的合適的管理體系，從日常制度到工作要求，以及上文所提到的考核和獎(jiǎng)懲制度，給員工們一個(gè)盡可能公平公正的平臺(tái)，并且結(jié)合實(shí)際狀況，嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于工作人員，優(yōu)秀的應(yīng)該給予贊揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，肯定他們的價(jià)值，激勵(lì)他們繼續(xù)努力；犯錯(cuò)誤的給予批評(píng)懲罰，減少下一次繼續(xù)出錯(cuò)的可能性，這樣既建立了一個(gè)積極的系統(tǒng)，又提高了管理人員的威信。最后，要掌握好一個(gè)與員工相處的度。管理人員要適當(dāng)?shù)臐B透在員工的日常工作里。如果滲透過(guò)多在員工生活里，可能會(huì)在討論嚴(yán)肅問(wèn)題的時(shí)候鎮(zhèn)不住場(chǎng)子；如果和員工的生活完全分割，會(huì)對(duì)工作分配和計(jì)劃的適合度產(chǎn)生影響，加深相互之間的誤解。

（二）關(guān)于工作

辦公室的工作完成度直接關(guān)系到企業(yè)運(yùn)行的順暢與否，在完成“量”的同時(shí)，必須注重“質(zhì)量”。工作量一般都是固定的，這就需要辦公室管理者妥善分配每日的工作量，盡可能均衡的分配給每個(gè)人。每個(gè)員工分配到的工作可以定期更換，一則使他們對(duì)工作事務(wù)更加熟悉，二則更為公平。工作質(zhì)量指的是要讓員工把分配到的工作在最高的效率下精細(xì)完成。這就需要上問(wèn)題到過(guò)的個(gè)人素質(zhì)培養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)合作，把自己融入進(jìn)辦公室這個(gè)集體，積極主動(dòng)完成工作，也需要辦公室管理者給出明確的任務(wù)要求、完成時(shí)限和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，減少因?yàn)槟康牟幻鞔_造成的資源浪費(fèi)。

四、結(jié)論

辦公室的行政管理存在著根化的、明顯的問(wèn)題，但同時(shí)，辦公室的重要性也是顯而易見(jiàn)。不論是管理者還是員工，工作中每一個(gè)小的疏漏都可能對(duì)辦公室的運(yùn)行造成無(wú)法挽回的傷害。為了做好使企業(yè)正常運(yùn)作的“螺絲釘”部門(mén)，我們需要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。作為管理者，對(duì)上充分理解領(lǐng)導(dǎo)的要求，對(duì)下掌握好辦公室的節(jié)奏，處理好員工個(gè)人、團(tuán)隊(duì)凝聚力、工作質(zhì)量等幾個(gè)重要方面，人與事齊頭并進(jìn)，實(shí)現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的辦公室行政管理；作為員工，努力提升自己，時(shí)時(shí)審查自己，認(rèn)真對(duì)待手頭的每一份工作，嚴(yán)格遵守辦公室的規(guī)范條例，與同事和諧相處?？傊?，要提高辦公室的行政管理水平，必須依靠大家的共同努力，相互理解，相互協(xié)調(diào)，如此才能可持續(xù)地發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：趙翀聃（1970.01.21-），工作單位：無(wú)錫市人力資源和社會(huì)保障局。

（無(wú)錫市人力資源和社會(huì)保障局 214000）