如何做好勞動保障檔案管理工作

呂瑛

摘要：在新形勢下，勞動保障工作任務(wù)越來越豐富，也越來越繁重，特別在世界經(jīng)濟(jì)全球化、一體化發(fā)展和國家間社會保障制度日漸改革的今天，勞動保障工作面臨著許多新任務(wù)，直接關(guān)系到民情、民生、民意等重大問題。在勞動保障工作的各項活動中形成大量檔案信息資源，這就要求檔案管理人員提高認(rèn)識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，最大限度地發(fā)揮檔案資源價值。

關(guān)鍵詞：勞動保障;檔案管理

一、勞動保障檔案管理工作中存在的問題

任何事情的發(fā)展都有利有弊，勞動保障事業(yè)的發(fā)展雖然已經(jīng)取得了明顯的進(jìn)步，但在檔案管理工作方面仍然存在著很多的漏洞。

（一）勞動保障檔案管理工作的人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作是一項政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，這就要求了工作人員必須具有良好的專業(yè)能力與素養(yǎng)，如此才能勝任檔案管理工作。但是在實際的工作中不難發(fā)現(xiàn)，很多單位、企業(yè)在配備檔案管理工作人員的時候比較隨意，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，許多單位和企業(yè)的檔案管理工作人員都不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，也沒有經(jīng)過嚴(yán)格的專業(yè)訓(xùn)練，更有甚者，檔案管理工作人員在企業(yè)中身兼數(shù)職，長此以往就會導(dǎo)致單位和企業(yè)的檔案管理工作一塌糊涂，企業(yè)職工的檔案材料不準(zhǔn)確、不完整、不客觀，為勞動保障部門辦理職工離退休等工作帶來了困擾。

（二）勞動保障檔案管理制度不完善

俗話說：沒有規(guī)矩，不成方圓。勞動保障檔案管理工作的混亂情況歸根結(jié)底的原因就在于制度的不完善，檔案管理工作人員在工作的時候并沒有可以參照的規(guī)章制度，也沒有明確自己的工作職責(zé)，對自己的工作不是十分重視，導(dǎo)致歸納完的檔案還是雜亂無章。

（三）部分企業(yè)和單位檔案管理手段落后，無法建立系統(tǒng)完善的電子檔案庫

多媒體辦公設(shè)備的普及也帶動了勞動保障檔案管理工作的進(jìn)步，但是許多企業(yè)和單位還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行人工歸檔，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化水平十分落后，無法建立起系統(tǒng)而又完善的電子檔案庫，人、機(jī)、軟件沒有實現(xiàn)有效的相互結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作效率極低。

二、如何更好的完成社會保障檔案管理工作

（一）提高對勞動保障檔案管理工作的認(rèn)知

許多單位和企業(yè)對檔案管理工作的具體內(nèi)容不是十分的清楚，認(rèn)為檔案就只是歸整資料，進(jìn)行信息的存檔。但是勞動保障涉及到單位和企業(yè)員工的退休。社保等問題，這就使得這一工作尤為重要。隨著企業(yè)政策步伐的加快和就業(yè)形勢的多樣化，越來越多的勞動者走上工作崗位，勞動保障部門的工作任務(wù)越來越繁重，這就要求各級勞動保障部門領(lǐng)導(dǎo)切實加強(qiáng)對檔案工作的管理，提高全體勞動保障檔案管理人員的管理意識，嚴(yán)格遵守《檔案法》。

（二）提高勞動保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

“工欲善其事必先利其器”，勞動保障檔案管理人員作為勞動保障工作社會化管理進(jìn)程中的利器，想要在職責(zé)范圍內(nèi)最大限度地發(fā)揮作用，就應(yīng)該進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的效率、水平和質(zhì)量。閉門造成的方式已經(jīng)不在適用于當(dāng)今的工作和發(fā)展形勢，新形勢下，想要做好檔案管理工作，就要堅定不移的采取“請進(jìn)來，走出去”的方式進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)。

（1）可以不定期的自先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，將行業(yè)的精英請進(jìn)來，在實際的工作中進(jìn)行具體的指導(dǎo)，從檔案管理的各個環(huán)節(jié)入手，將高效率的工作方式同人才一起“請”回單位和企業(yè)，逐步組建一支專業(yè)性極強(qiáng)、工作效率極高的優(yōu)秀檔案管理團(tuán)隊。

（2）定期將本單位、企業(yè)的檔案管理人員送到其他地方進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，豐富檔案管理工作者的實踐經(jīng)驗和基礎(chǔ)知識與技能，同時結(jié)合本單位的實際情況和發(fā)展動態(tài)進(jìn)行具體分析，在提高專業(yè)素質(zhì)的同時摸索出屬于自己的檔案管理工作方法。

（三）建立信息化系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理，提高工作效率

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也越來越趨向于電子化、網(wǎng)絡(luò)化，趨向于利用現(xiàn)代信息技術(shù)。辦公自動化在國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用和日益普及，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子檔案管理方式便應(yīng)運育生了，勞動保障涉及到就業(yè)、失業(yè)、社會保險等方方面面，工作內(nèi)容零碎而又繁瑣，想要在將檔案管理工作做得有條不紊，不僅僅需要投入大量的人力、物力，還有財力。在新形勢下，如何應(yīng)對這一繁瑣的工作內(nèi)容，需要建立信息化系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理成為了重中之重。在建立信息化系統(tǒng)之初，工作人員需要將原始的檔案信息輸入電腦，新登記的信息可以直接錄入電腦，較于傳統(tǒng)的人工歸檔，不僅僅省時省力，還會大大降低了修改、刪減、檢查時所出現(xiàn)的錯誤。進(jìn)行數(shù)字化管理可以有效地將檔案的形成、運用以及轉(zhuǎn)換緊密為的銜接起來，初始工作看似繁瑣，但實則為今后的工作提供了便利，也可以提高檔案管理工作的效率。

（四）加強(qiáng)檔案保密工作。

保守國家的機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員應(yīng)遵守的職業(yè)道德，勞動保障工作多涉及個人信息，所以檔案管理人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶、萬無一失。否則將給廣大群眾帶來不可預(yù)知的麻煩，應(yīng)把保守秘密作為自己神圣的職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)，堅持原則、據(jù)實立檔、據(jù)實用檔，維護(hù)好、保護(hù)好檔案的原貌，為勞動保障工作的全面發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

勞動保障檔案管理工作關(guān)乎人民群眾的切身利益，想要發(fā)展，就必要看清自身在發(fā)展過程中的問題，并尋找相應(yīng)的解決辦法。為了建立和完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體質(zhì)，就必須提高全民的養(yǎng)老、失業(yè)等社會化保障剖度、完善勞動保障檔案管理工作首當(dāng)其沖，想要做好檔案管理工作需要每一個領(lǐng)導(dǎo)者、工作者傾力而為，檔案管理工作的現(xiàn)狀已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的速度，想要尋求發(fā)展，就必須創(chuàng)新勞動保障檔案管理機(jī)制、方式和方法，將檔案的社會功能發(fā)揮大最大，唯有如此，才能將社會保障工作落到實處，為勞動保障檔案管理工作貢獻(xiàn)出自己的一分力量。

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