論信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理的有效措施

耿紅梅

摘要：隨著離退休工作人員的增多，相應(yīng)的檔案管理工作也迎來了更大的挑戰(zhàn)，如何進(jìn)行檔案的高效、細(xì)致化管理，提高檔案資源的利用率，成為了我們需要探討的新問題。在網(wǎng)絡(luò)時代下，建立信息化辦公環(huán)境，提高信息化工作水平，無疑是檔案管理工作應(yīng)該邁向的新高度。本文主要分析了當(dāng)前離退休工作檔案的管理問題，提出了幾點信息化檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;離退休工作檔案;檔案管理

離退休工作檔案包括個人的基本信息，健康狀況等，除文字性的資料外，還包括一些音像資料，為了方便保存、查閱和后期的調(diào)取使用，應(yīng)該尋求一種更高效的檔案管理措施，適應(yīng)社會企業(yè)發(fā)展以及社會老齡化的需要。與網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)相結(jié)合是檔案管理的必然趨勢。

一、離退休工作檔案管理存在的一些問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是有序開展工作的保障，但是調(diào)查顯示，在離退休工作檔案管理中，對于存放檔案的場所和設(shè)備都不齊全，經(jīng)常隨意的將檔案堆放在一些臨時辦公場所中，沒有統(tǒng)一的存放地點，許多檔案都已經(jīng)流失或被損壞，無法在需要時查找?，F(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)也不完善，仍然在沿用傳統(tǒng)的工作模式，工作效率低。

（二）制度保障不足

在管理離退休人員工作檔案的過程中，管理機(jī)制不夠科學(xué)。在具體實踐中，依然是由原來單位來管理離退休人員的工作檔案沒有向當(dāng)?shù)厣鐣Ｕ瞎芾聿块T及時移交，社保機(jī)構(gòu)和企業(yè)分別管理參保資料和退休檔案，這樣就無法準(zhǔn)確把握信息，雙方的溝通交流也會受到較大的影響。如果在不同的單位存放一個人的社保資料，采用了不同的管理方法手段，那么它的合法權(quán)益就無法得到保障[1]。

（三）人員素質(zhì)有特提升

檔案管理工作一直以來都沒有受到應(yīng)有的重視，因此負(fù)責(zé)開展工作的人員大多都是其它崗位上的工作者，兼任該項工作。即使是設(shè)立了專門的崗位，派遣了專門的人員，也缺乏專業(yè)素質(zhì)，能力不足。加之這項工作長期不受重視，導(dǎo)致該崗位工作者產(chǎn)生了消極的工作態(tài)度，應(yīng)付了事，使檔案管理的完整性得不到保障，甚至有信息泄露的極大隱患。

二、信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理措施

（一）建設(shè)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

盡管信息技術(shù)已經(jīng)在全國范圍的各個行業(yè)內(nèi)普及，但在一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)及小型城市，離退休工作檔案管理仍然在采用傳統(tǒng)的方法，管理的內(nèi)容主要是紙質(zhì)材料，不利于信息的保存和調(diào)取，工作效率低。另外，檔案的完整性也得不到保障。在此背景下，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)是尤為必要的。加強(qiáng)離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)是一項非常重要的工作，通過系統(tǒng)整合和管理，充分發(fā)揮離退休干部檔案的作用，能夠?qū)σ院笕温毴藛T產(chǎn)生積極的影響，而加強(qiáng)信息化的檔案管理，能夠使檔案的使用更加便捷，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)來查詢和尋找相關(guān)的信息。同時，加強(qiáng)離退休干部檔案的信息化管理，也能夠充分發(fā)揮監(jiān)督作用，避免一些不良事件和不良風(fēng)氣的發(fā)生。在信息化時代，人們對離退休干部的檔案管理提出了更高的要求，要求干部檔案要實事求是，確保干部檔案的全面性和真實性，而通過檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就能夠提高檔案管理的時效性、真實性和全面性，體現(xiàn)高效化的現(xiàn)代辦公。

（二）完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

除了要建設(shè)專門的檔案信息管理系統(tǒng)外，還需要有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為支持，這包括專門的辦公場所，檔案存放處以及現(xiàn)代化設(shè)備，以便確保檔案管理工作順利開展。基于這一點，政府需要投入充足的資金，支持檔案信息化建設(shè)，事業(yè)單位也要多渠道籌措資金。

相關(guān)管理部門需創(chuàng)建單位離退休職員檔案管理部門，對各單位內(nèi)的離退休職員的檔案信息進(jìn)行綜合管理，提升檔案管理的查詢效率，在創(chuàng)建檔案信息時要引進(jìn)信息化系統(tǒng)，并做好設(shè)施維護(hù)與溫度管理等配套設(shè)備的安裝工作，創(chuàng)造一個穩(wěn)定的檔案管理空間。此外，單位要采用科學(xué)的計算機(jī)設(shè)施及軟件技術(shù)，努力創(chuàng)建離退休檔案控制工作的信息庫，實現(xiàn)離退休職員資料的聯(lián)網(wǎng)操控和信息共享。

（三）優(yōu)化管理制度，貫徹落實責(zé)任機(jī)制

在實施檔案管理信息化系統(tǒng)時，需要完善相應(yīng)的管理制度，確定職責(zé)，保障網(wǎng)絡(luò)與信息的安全性，進(jìn)一步改革檔案管理機(jī)制，由此滿足信息化管理的需求。在相應(yīng)的需求標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，相關(guān)部門應(yīng)制定一個健全的規(guī)章機(jī)制，可以與信息化管理工作相符合，進(jìn)一步細(xì)分電子檔案管理步驟，特別是在電子文件與檔案方面，一定要確保電子檔案的真實性和安全性，以及檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)[2]。而且，針對相關(guān)管理部門來說，建立集中檔案統(tǒng)計職務(wù)等規(guī)范也是非常重要的，由此梳理檔案網(wǎng)絡(luò)，根本目的在于實現(xiàn)資源共享。

（四）提升檔案管理信息化水平

目前，離退休業(yè)務(wù)檔案管理工作的總體水平較低，人工操作與應(yīng)用系統(tǒng)比較混亂所以一定要調(diào)整檔案管理工作。信息化系統(tǒng)是一個系統(tǒng)項目，需要做好以下工作。其一，要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，事業(yè)單位要盡可能創(chuàng)建檔案管理工作的信息化系統(tǒng)，集中檔案格式文本與種類，不斷提高檔案查詢與利用的效率。其二，注重完善離退休業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)信息資源，轉(zhuǎn)變以往的管理模式，努力開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，做好各項檔案資料的信息化處理工作，進(jìn)而逐步提高離退休檔案管理水平[3]。

（五）提升檔案管理能力

隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理工作信息化已經(jīng)成為離退休管理工作的重要途徑。這就需要事業(yè)單位順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，形成與時俱進(jìn)的管理思想，掌握信息化建設(shè)的機(jī)遇，引入科學(xué)的管理設(shè)施，憑借科學(xué)技術(shù)、現(xiàn)代化設(shè)施及先進(jìn)管理思想開展離退休檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)形成“以人為本”的觀念，不僅要積極采用計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息庫促進(jìn)檔案信息轉(zhuǎn)變，及早創(chuàng)建內(nèi)部信息化數(shù)據(jù)管理平臺，還要組織內(nèi)部培訓(xùn)，采取網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)培訓(xùn)、職業(yè)技能訓(xùn)練提升檔案管理者的工作水平，為離退休職員管理工作提供良好的檔案資料服務(wù)。

（六）提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)，創(chuàng)建專業(yè)的人才隊伍

想要做好離退休工作檔案管理工作，必須打造出一支高素質(zhì)的專業(yè)化隊伍，以人才力量推動該項工作的發(fā)展。在檔案管理信息化背景下，負(fù)責(zé)檔案管理的人員也需要具備更高的信息化素質(zhì)，能夠熟練使用現(xiàn)代化辦公軟件，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)手段，積極進(jìn)行自我提升和完善。

首先，檔案管理者了解與采用離退休相應(yīng)的檔管理理論。其次，眾所周知，檔案管理活動最明顯的特征是可以采用多元化的技術(shù)成果，所以相關(guān)管理者一定要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識。最后，需要全面掌握離退休人員的各種知識，主要涉及各項技能，需要管理者對這些基本技能進(jìn)行全面了解與學(xué)習(xí)。

三、結(jié)語

在離退休者的檔案管理中，由于退休人員較多，相關(guān)管理中心也不重視離退休者的檔案管理，導(dǎo)致檔案管理存在諸多問題，不利于維護(hù)離退休者的合法利益。加強(qiáng)離退休工作檔案管理能夠保障離退休人員的權(quán)益，提供福利，是一項重要工作，決不能輕視。要加大軟硬件投入，更要加強(qiáng)工作隊伍建設(shè)，努力構(gòu)建出完善的離退休檔案管理服務(wù)機(jī)制，提高工作水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式在實踐過程中逐漸暴露出來了一系列的問題和不足，在信息化環(huán)境中，需要積極應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，提高工作效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]王智.離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)探究[J].城建檔案，2014，25（11）：125-126.

[2]王曉萍.離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2014，17（24）：53-54.

[3]閻智靈.離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].企業(yè)文化旬刊，2017，13（4）：154-155.