淺談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對(duì)策

龍悅

摘要：在企業(yè)管理過程中，企業(yè)公文處理工作指的并不是單一類型的工作，而是一系列工作的有機(jī)結(jié)合。比如其中包括公文的擬制、辦理和管理等一系列工作。企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)會(huì)使用到這種工具，企業(yè)公文處理工作可以發(fā)揮協(xié)調(diào)、溝通、聯(lián)系的作用，在公務(wù)方面也有著重要作用。

關(guān)鍵詞：公文處理工作;企業(yè);問題

公文處理主要包括公文的收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。本文探討了提升企業(yè)辦公室公文處理工作效率的方法，以“建章立制，明確規(guī)范”為保障，以“規(guī)范操作，夯實(shí)基礎(chǔ)”為抓手，以“信息化應(yīng)用，提升效率”為重點(diǎn)，持續(xù)提升公文處理人員專業(yè)素質(zhì)，為提高企業(yè)辦公室公文處理工作水平提供了參考。

一、企業(yè)公文處理工作的意義

企業(yè)公文處理工作過程事實(shí)上是一個(gè)傳遞信息、貫徹上級(jí)工作意圖、并對(duì)工作進(jìn)行指導(dǎo)的過程。在實(shí)際的工作中，上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)進(jìn)行召開會(huì)議、對(duì)文件進(jìn)行批示、對(duì)工作進(jìn)行部署等工作，也會(huì)制發(fā)公文來管理和進(jìn)行各種公務(wù)活動(dòng)。公文處理整個(gè)過程是一系列緊密相連的程序。企業(yè)公文處理水平可以有效地體現(xiàn)企業(yè)的管理水平。企業(yè)的管理和發(fā)展有著多種影響因素，其中公文處理工作的質(zhì)量和運(yùn)轉(zhuǎn)便可以直接影響企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。公文處理水平可以體現(xiàn)出企業(yè)在整體方面的決策和管理水平。如果在公文處理方面出現(xiàn)了問題或者犯了錯(cuò)誤，那么有很大的可能會(huì)對(duì)管理的意圖進(jìn)行錯(cuò)誤的理解，在之后文件執(zhí)行的過程之中可能會(huì)出現(xiàn)非常不好的后果。另一方面，公文處理工作如果出現(xiàn)了梗塞，那么對(duì)工作的進(jìn)程也會(huì)有較大的妨礙，影響工作的效率。由此，公文處理水平可以有效地體現(xiàn)企業(yè)管理水平。對(duì)于一個(gè)正規(guī)和成熟的企業(yè)來說，一套正規(guī)和成熟的公文處理系統(tǒng)是不可少的。相反地，如果公文處理工作較亂，那么可以體現(xiàn)機(jī)關(guān)的管理也是混亂的、工作是缺乏效率的。

二、企業(yè)辦公室公文處理工作現(xiàn)存不足

（一）缺乏責(zé)任監(jiān)管力度

辦公室工作是否順利關(guān)系到企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，任何公文處理都不允許出現(xiàn)一絲馬虎和過失，否則會(huì)對(duì)上級(jí)部署的規(guī)范與政策造成不良影響，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成不可挽回的損失。而當(dāng)下因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部缺乏對(duì)辦公室工作的監(jiān)督與管理制度，辦公室公文處理工作又較為繁瑣，很多情況下因?yàn)槲拿厝藛T應(yīng)對(duì)問題能力較差、缺乏與上級(jí)的溝通，在處理公文過程中也缺乏清晰的思路，很難對(duì)上級(jí)公文進(jìn)行高效處理，造成了文件滯留的不良效應(yīng)。

（二）公文處理工作程序不完善

企業(yè)公文處理工作是一系列相互銜接的工作，由此公文的擬制需要按照較為嚴(yán)格的程序來進(jìn)行，但是現(xiàn)實(shí)情況中在這方面還存在許多問題。一方面，出現(xiàn)了不少的公文“倒流”現(xiàn)象，對(duì)于正確的公文處理工作程序來說，應(yīng)該是先由部門擬稿，負(fù)責(zé)人審稿，再試辦公室審核，然后由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但是有的部門沒有按照正確的程序進(jìn)行，先是越過了辦公室的審核，找到了領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，再返回辦公室進(jìn)行簽發(fā)。另一方面，出現(xiàn)了越級(jí)嚴(yán)重的情況。存在不少公文是直接找到領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)的。另一方面，并不重視協(xié)商會(huì)簽的作用。公文制發(fā)在內(nèi)容方面一是需要幾個(gè)部門共同來進(jìn)行處理，一是要采取協(xié)商會(huì)簽的制度。要做到能夠得到相關(guān)部門的一個(gè)支持，在溝通方面的工作一定要做好，避免錯(cuò)誤的決策。

三、企業(yè)公文處理工作問題的對(duì)策

（一）規(guī)范操作，夯實(shí)基礎(chǔ)

公文資料具有專業(yè)性、機(jī)密性和系統(tǒng)性，因此，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范化是提高公文處理工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。第一，分類管理。根據(jù)收文來源不同及發(fā)文部門不同將公文按照不同目錄分類進(jìn)行整理。尤其是注意根據(jù)科研項(xiàng)目階段不同所產(chǎn)生的如招標(biāo)議標(biāo)、開題、中期檢查、驗(yàn)收等不同類型的公文也按照不同目錄進(jìn)行分類，最終形成一個(gè)按照“年度一機(jī)構(gòu)一節(jié)點(diǎn)”分類的門類清晰的公文處理系統(tǒng)。第二，節(jié)點(diǎn)管理。在科研項(xiàng)目、基建項(xiàng)目、管理項(xiàng)目等進(jìn)行過程中，公文處理工作全程介入其中，按照項(xiàng)目進(jìn)度細(xì)化每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)歸納總結(jié)重要的信息，并以文件的形式發(fā)布，為其他類似項(xiàng)目提供更加客觀真實(shí)的依據(jù)。第三，保密管理。分院按照國家規(guī)定的信息安全等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定，建立文件安全防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等級(jí)、保密期限和知悉范圍等內(nèi)容，嚴(yán)格審批登記制度，指定專人管理。

（二）規(guī)范辦公室公文工作制度

企業(yè)辦公室工作的主要職責(zé)是為基層工作人員、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行服務(wù)，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)制定明確的公文處理規(guī)范與細(xì)則，結(jié)合當(dāng)下國家政策與方針不斷調(diào)整公文格式，力求企業(yè)內(nèi)部公文制度滿足國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時(shí)應(yīng)當(dāng)積極培養(yǎng)辦公室公文處理工作人員的處理水平與寫作能力，為其提供教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，組織團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)上級(jí)規(guī)范與國家標(biāo)準(zhǔn)，一旦發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文稿應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回，按相關(guān)規(guī)則進(jìn)行處理。

（三）加強(qiáng)工作人員的總體素質(zhì)

如果想要提高工作的質(zhì)量，就需要強(qiáng)化工作人員的綜合能力，做好培養(yǎng)工作。要讓工作人員有相關(guān)的責(zé)任意識(shí)，就需要強(qiáng)化思想方面的教育，而且還要對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的實(shí)踐操作的訓(xùn)練，提高其處理公文的熟練度，使其更有效率的進(jìn)行工作，在完成培訓(xùn)之后，還要對(duì)工作人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核的成績(jī)進(jìn)行相關(guān)的工作安排，這樣工作的質(zhì)量才能夠得到有效的提升。

（四）確定相應(yīng)的考核制度

如果想要讓工作人員更投入的進(jìn)行工作，可以確定相應(yīng)的考核制度。對(duì)于工作表現(xiàn)出色的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于消極怠工，工作出現(xiàn)錯(cuò)誤較多的工作人員要進(jìn)行相應(yīng)的懲處，這樣才能激發(fā)員工的工作熱情，提高工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在我國企業(yè)未來發(fā)展的進(jìn)程中離不開辦公室公文處理工作，需要辦公室公文處理人員不斷提高自身工作能力和綜合水平，保持積極認(rèn)真的工作態(tài)度與責(zé)任心，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為辦公室工作提供嚴(yán)格的管理制度和科學(xué)創(chuàng)新的工作方案，為今后企業(yè)辦公室工作提供可靠保障，從而全面提高企業(yè)的整體發(fā)展水平。

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