如何創(chuàng)新檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

龐立萍

摘要：近年來，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度非?？?，給人們的生活和工作都帶來了非常大的變化，影響著各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。檔案管理系統(tǒng)作為對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的機(jī)構(gòu)，其重要性也是不言而喻的。不過，隨著社會(huì)和市場發(fā)展的需求的變化，對(duì)于檔案管理也提出了更多的要求，這就需要檔案管理做出改變。下面我們就對(duì)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化進(jìn)行了分析和介紹，希望能夠有助于提升我國檔案管理信息化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;創(chuàng)新

信息化平臺(tái)運(yùn)用了大量的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，通過對(duì)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)的融合，能夠有效的提升檔案管理的水平，為人們提供更加安全、快捷和全面的服務(wù)。信息化的管理系統(tǒng)正在逐步應(yīng)用到檔案管理工作中來，有力的促進(jìn)了我國的檔案管理水平的提升。不過在檔案管理信息化的應(yīng)用中，還是存在著一定的缺陷，有待我們?nèi)ミM(jìn)一步去完善。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢

作為融合了多項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)和理念的信息化檔案管理系統(tǒng)來說，和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，有著很多的優(yōu)勢。在信息化管理的模式下，人們的處理效率更高，檔案的信息都輸入到了計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，只需要通過管理界面進(jìn)行簡單的操作就可以完成數(shù)據(jù)的查詢和調(diào)動(dòng)操作。并且，在檔案系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)以后，用戶就可以不限時(shí)間和地點(diǎn)的，只需通過網(wǎng)絡(luò)終端就可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問，檔案信息資源可以實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)。一些非必要的不需要原件檔案的操作，只要聯(lián)網(wǎng)就可以完成。提高了資源的利用率，節(jié)省了大量的人力和物力。由于檔案管理信息化以后，檔案中的資料都會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)中，這樣就不用經(jīng)常對(duì)檔案原件進(jìn)行讀寫等操作，紙質(zhì)資料的保存壽命得以延長。在傳統(tǒng)的管理模式下，如果檔案原件出現(xiàn)丟失或者損壞，要想進(jìn)行補(bǔ)救是非常麻煩的。進(jìn)行信息化管理就能夠很好的解決這一問題，檔案信息可以存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，信息的傳遞和儲(chǔ)存都有一定的保障，就算信息出現(xiàn)丟失也容易進(jìn)行補(bǔ)救。這些都是傳統(tǒng)的檔案管理難以實(shí)現(xiàn)的。

二、檔案管理信息化需要解決的問題

（一）信息化檔案管理的安全性和保密性有待加強(qiáng)

雖然檔案信息化方面信息資料的共享，給人們帶來了很大的便利，不過，信息數(shù)據(jù)的貢獻(xiàn)也帶來了安全性和保密性上的問題。信息網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容易受到來自網(wǎng)絡(luò)的威脅，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的泄漏。

（二）檔案管理人員的水平有待提升

雖然檔案的重要性有目共睹，但是在對(duì)待檔案的管理上還是不夠重視。參與檔案管理工作的人員大多對(duì)于工作不夠重視，相互之間也缺少合作意識(shí)。并且，信息化的檔案管理對(duì)于管理人員也提出了更高的要求，他們不只要熟悉基本的檔案管理知識(shí)，還需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等。管理系統(tǒng)的提升也需要管理人員做出相應(yīng)的提升，才能夠切實(shí)的發(fā)揮出先進(jìn)系統(tǒng)的作用。

（三）信息化檔案管理制度需要進(jìn)一步完善

檔案管理的信息化畢竟還是處于發(fā)展、完善階段，如何對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更高效的應(yīng)用并且保證數(shù)據(jù)的安全，這些都是需要我們?nèi)パ芯康摹，F(xiàn)代化的管理系統(tǒng)需要對(duì)傳統(tǒng)的管理制度作出改變，才能適應(yīng)答案管理信息化的需要。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的方法

（一）完善檔案信息管理制度

一定要根據(jù)信息化發(fā)展的需求，制定相應(yīng)的信息管理制度，才能夠充分的發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢，保證檔案信息管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理制度是比較簡單的，缺少統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。信息化管理的效率更快，服務(wù)種類也更多，這就需要制定一套完善的管理制度，對(duì)管理程序進(jìn)行約束和規(guī)范。這樣有助于提升管理工作的效率，提高安全性。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案管理人員以及相關(guān)的工作人員可以直接的接觸檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行各種操作，但是，這些員工很多都忽視了檔案管理工作的重要性，工作過程中缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度也不夠嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)的工作人員和檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)能力，還需要向他們宣傳檔案管理工作的意義，加深他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

（三）加強(qiáng)人員管理

對(duì)于檔案管理人員要施行責(zé)任到人的制度，明確每個(gè)人的責(zé)任范圍，一旦出現(xiàn)問題就追究個(gè)人的責(zé)任問題。這樣就能夠提高管理人員工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，減少他們工作出現(xiàn)失誤的幾率。對(duì)員工的工作流程進(jìn)行嚴(yán)格的管理，制定相關(guān)的工作程序。要求工作人員要及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄，并且要注意對(duì)其內(nèi)容做好復(fù)核然后才能夠裝訂起來。對(duì)于檔案的保管也要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，做好檔案的分類存放工作

（四）提高檔案信息的安全性和保密性

首先應(yīng)該制定健全的安全保密制度，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行約束，減少人為因素引起的信息泄露。然后是要提高系統(tǒng)的安全性能，做好數(shù)據(jù)庫的備份，可以對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行多數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，在一個(gè)數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題以后可以對(duì)其進(jìn)行恢復(fù)。還需要在管理系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，對(duì)來訪用戶進(jìn)行身份確認(rèn)，按照不同的權(quán)限為其分配服務(wù)種類，對(duì)于外網(wǎng)接入的訪問進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

（五）新技術(shù)的不斷引入

信息技術(shù)是處于快速的發(fā)展過程中的，在建設(shè)檔案管理信息化的過程中，要注意不斷的引入先進(jìn)、成熟的技術(shù)。對(duì)系統(tǒng)需要使用的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備都進(jìn)行更新，確保硬件設(shè)備能夠滿足使用要求，使用更優(yōu)秀的管理軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，不斷的提升信息管理的質(zhì)量和效率，提供更優(yōu)質(zhì)、更豐富的服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該招聘一些高水平的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)。通過技術(shù)和設(shè)備的改進(jìn)提升，來提高檔案信息的安全性和處理效率。

四、總結(jié)

檔案管理的信息化是現(xiàn)代技術(shù)和傳統(tǒng)的檔案管理工作的結(jié)合。對(duì)于檔案管理質(zhì)量和效率的提升有著非常大的幫助。不過更多的服務(wù)、更高效的工作也給檔案管理工作帶來了更多的問題。如何正確的利用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用，這正是我們需要解決的問題。我們需要不斷的完善檔案管理制度、優(yōu)化信息化的檔案管理系統(tǒng)，提高工作人員的水平和認(rèn)識(shí)，這樣才能夠逐步的提升我國的檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王焱.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2016（01）：115.

[2]周麗霞.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題與對(duì)策[J].黑龍江交通科技，2017（01）.