探討實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

齊斌斌

摘要：辦公室具有服務(wù)職能，是單位中負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)各部門工作，推進(jìn)企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行的重要組成部分。為使辦公室的職能得到充分地發(fā)揮，推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化十分必要。本文從辦公室行政管理精細(xì)化問題著手，對推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路和執(zhí)行對策進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;精細(xì)化

在常規(guī)管理模式基礎(chǔ)之上推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，可以使辦公室行政工作分工更為精準(zhǔn)細(xì)化，該部門為單位提供的服務(wù)質(zhì)量也更趨向精細(xì)化，是實(shí)現(xiàn)高效管理的良好方法。提升辦公室的行政管理能力以及部門服務(wù)職能，可以增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)性，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路

辦公室是企業(yè)施行行政管理工作的主要部門，其工作質(zhì)量會(huì)對企業(yè)運(yùn)行狀況產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，應(yīng)以切實(shí)提升企業(yè)辦公室行政管理工作質(zhì)量為根本目的，實(shí)現(xiàn)分工精細(xì)化和責(zé)任精細(xì)化。

（一）強(qiáng)化協(xié)同化、經(jīng)濟(jì)化意識

日常辦公中，辦公室與企業(yè)的各部門之間都有工作往來。要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，需要企業(yè)其他部門的通力配合。以文件簽收工作為例。每一份文件在存檔保存之前，會(huì)流經(jīng)多個(gè)部門，各部門相互配合協(xié)調(diào)，才能保證文件完整地被傳送至辦公室人員手中，實(shí)現(xiàn)歸檔、留存。所以，推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化應(yīng)該強(qiáng)化辦公室人員內(nèi)的協(xié)同化意識，加強(qiáng)與企業(yè)其他部門的交流互動(dòng)，為行政管理工作順利開展奠定基礎(chǔ)[1]。此外，工作人員還應(yīng)該提高經(jīng)濟(jì)化意識，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

（二）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

目前，辦公室行政管理工作開展已經(jīng)趨于流程化，有效地提升工作效率。為進(jìn)一步推行精細(xì)化進(jìn)程，企業(yè)應(yīng)參照辦公室的工作內(nèi)容制定具有嚴(yán)格規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程通過推行行政管理工作制度，提升行政管理工作的規(guī)范性，確保工作質(zhì)量和工作效率的提升。

（三）量化、細(xì)化管理科目

辦公室管理工作內(nèi)容十分復(fù)雜且工作量龐大。以往，并沒有實(shí)現(xiàn)辦公室各人員權(quán)責(zé)分明，以至于模糊管理嚴(yán)重影響了辦公室管理的質(zhì)量和效率。為應(yīng)對這種局面，應(yīng)該將辦公室的所有管理科目進(jìn)行細(xì)化和量化。將管理工作按照內(nèi)容和工作量進(jìn)行分化，分?jǐn)偟矫恳粋€(gè)工作人員身上，再由部門負(fù)責(zé)人實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，推進(jìn)工作效率的提升。

二、加強(qiáng)辦公室行政管理精細(xì)化的方法

（一）細(xì)化權(quán)責(zé)分配，定崗定責(zé)

辦公室行政管理工作應(yīng)該趨向系統(tǒng)化。在工作當(dāng)中，應(yīng)該建立健全辦公室行政管理工作責(zé)任體系，明確各崗位工作權(quán)責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任分配制度，讓所有的辦公室人員都切實(shí)參與辦公室行政管理工作，并肩負(fù)崗位職責(zé)，完成分內(nèi)工作。首先，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)辦公室行政管理工作的內(nèi)容和流程，合理地安置各工作崗位。杜絕出現(xiàn)崗位職責(zé)重疊現(xiàn)象，避免不必要的人力資源成本支出，也避免一事多管影響工作效率。其次，面對龐大的任務(wù)，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)該實(shí)行任務(wù)細(xì)化和量化管理。在明確各崗位職責(zé)和工作內(nèi)容的前提下，制定工作流程與順序，全程加強(qiáng)監(jiān)督把控，使各環(huán)節(jié)工作銜接流暢，部門內(nèi)分工明確又相互配合。最后，制定嚴(yán)格的問責(zé)追責(zé)機(jī)制。辦公室行政管理工作責(zé)任重大，為了避免出現(xiàn)工作疏漏，分派工作時(shí)也應(yīng)該實(shí)行責(zé)任分?jǐn)?。將各?xiàng)工作的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，督促所有辦公室工作人員安崗敬業(yè)。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，推進(jìn)精細(xì)化進(jìn)程

建立健全辦公室行政管理制度，是推進(jìn)行政管理工作精細(xì)化，提高辦公室工作質(zhì)量、促進(jìn)辦公室職能發(fā)揮的有效方法。辦公室工作量巨大且工作內(nèi)容十分瑣碎，必須實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，才能夠降低工作失誤發(fā)生的幾率，提升工作質(zhì)量。

為此，企業(yè)應(yīng)該制定嚴(yán)格的行政管理工作機(jī)制，推進(jìn)精細(xì)化進(jìn)程。比如，某企業(yè)為提升辦公室行政管理工作效率，推進(jìn)精細(xì)化，制定了具有強(qiáng)大執(zhí)行力和應(yīng)用性的工作機(jī)制。該企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)人將辦公室內(nèi)人員的工作職責(zé)進(jìn)行了明確劃分。使辦公室的每一位員工負(fù)責(zé)固定部門，每一次需要辦公室與該部門合作時(shí)，必須有該員工在場并且做好會(huì)議記錄。此外，該企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)人將辦公室的所有工作內(nèi)容進(jìn)行了重新劃分，設(shè)置專崗專職有效地提升了管理效率。為了進(jìn)一步激勵(lì)員工，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，辦公室負(fù)責(zé)人還制定了嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制和晉升機(jī)制。以月為單次考評期限，對員工的工作質(zhì)量、態(tài)度以及效率進(jìn)行綜合評價(jià)。如發(fā)現(xiàn)員工消極怠工、分內(nèi)工作處理不完善則予以罰款處罰，嚴(yán)重者降職或辭退。反之，表現(xiàn)優(yōu)異者會(huì)獲得嘉獎(jiǎng)，得到晉升。通過這樣的方式，強(qiáng)化每一個(gè)員工的敬業(yè)意識，完善行政管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

（三）加強(qiáng)文化建設(shè)，提高員工素養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化，還需要工作人員的配合。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，將精細(xì)化管理觀念融入于員工的思想中，提升他們的執(zhí)行力以及配合度，推進(jìn)精細(xì)化管理[2]通過加強(qiáng)宜傳教育、推進(jìn)制度建設(shè)，讓企業(yè)員工養(yǎng)成精細(xì)化管理的工作習(xí)慣，為推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化奠定基礎(chǔ)。

此外，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)管理提升員工的綜合水平。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理對企業(yè)員工的能力有了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。所以，為了確保行政管理精細(xì)化能夠?qū)崿F(xiàn)，企業(yè)應(yīng)該通過開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變員工的工作思維和理念，提升員工的實(shí)踐能力，以滿足工作所需。比如，企業(yè)可以在培訓(xùn)的過程中，添加與精細(xì)化管理相關(guān)的內(nèi)容，讓員工對此有更為系統(tǒng)化和具體化的理解。然后，在每一季度開始時(shí)，制定完整的季度行政管理工作計(jì)劃。通過會(huì)議研討，將內(nèi)容按月、周、日進(jìn)行細(xì)化，再實(shí)現(xiàn)各崗位權(quán)責(zé)分?jǐn)?然后在工作中，嚴(yán)格地按照計(jì)劃實(shí)施。員工在按計(jì)劃工作的過程中會(huì)逐步形成精細(xì)化管理意識和工作習(xí)慣，十分有助于辦公室行政管理精細(xì)化推進(jìn)。

三、結(jié)論

綜上所述，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理是促使辦公室充分發(fā)揮行政職能的必然要求。辦公室工作量巨大，是企業(yè)中極為關(guān)鍵的部門之一，對維持企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。所以，推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，提高行政管理的制度、人才使用標(biāo)準(zhǔn)，有助于提升辦公室工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王欣.辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策研究[J].現(xiàn)代營銷（創(chuàng)富信息版），2018（11）：163.

[2]袁昌莉.試論實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J].東方企業(yè)文化，2015（09）：228-229.