電力企業(yè)智慧檔案服務的優(yōu)化途徑

方璇

摘 要：電力企業(yè)為我們生產(chǎn)生活中輸送電力資源，但是其智慧檔案對于我國能源互聯(lián)網(wǎng)的建設中起著重要作用。但是，在目前的電力企業(yè)中的檔案服務還存在的許多的缺陷，對其進行優(yōu)化就尤為重要。

關鍵詞：電力企業(yè);智慧檔案服務;優(yōu)化途徑

引言

電力企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理以及相關建設過程中就會將有價值的文字、圖案等等保存下來，這就形成了電力企業(yè)的檔案。電力資源在促進我國經(jīng)濟發(fā)展起著重要作用，因此，電力企業(yè)所留存的檔案對電力企業(yè)甚至對我國其他企業(yè)的發(fā)展都是一筆十分寶貴的財富，同時它在電力企業(yè)日常經(jīng)營管理中也起著基石的作用。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理方式落后

在目前的電力企業(yè)檔案日常管理中，通常使用的為紙質(zhì)版這種傳統(tǒng)的檔案管理，自互聯(lián)網(wǎng)普及以來，社會就已經(jīng)進入了高速發(fā)展的信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然無法跟上迅速發(fā)展的時代步伐，不論是在管理上還是在檔案借閱上，都十分不方便，而且傳統(tǒng)檔案管理方式保管也是一個大問題，紙質(zhì)版不利于保管，一旦發(fā)生損壞，則會造成嚴重的后果。因此，需要對檔案管理方式進行改進，使其能緊跟時代步伐。

1.2 檔案管理模式落后

目前電力企業(yè)的檔案管理模式主要有以下兩種：第一種是由電力企業(yè)各個部門分別進行檔案資料的收集，最后再由檔案部門將各個部門的檔案收集起來進行統(tǒng)一管理。這種做法是以前電力企業(yè)的做法，而且現(xiàn)在也有不少電力企業(yè)是這樣做的。在這種檔案管理模式下，會淡化企業(yè)的檔案管理意識，很容易造成檔案無法按時歸檔或者遺失。第二種是檔案部門全程參與企業(yè)的檔案管理過程，包括收集檔案資料、整理、歸檔。這種檔案管理模式是由檔案部門全過程控制，可以確保檔案資料全部收集，也在一定程度上是檔案管理更加系統(tǒng)、科學。但是目前使用這種模式的電力企業(yè)還相對較少。

1.3 現(xiàn)代技術利用率低

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，企業(yè)檔案信息化已經(jīng)是目前發(fā)展的一種大趨勢。因為現(xiàn)在所需要保存的檔案數(shù)據(jù)與之前相比增加了特別多，如果還是使用以前的紙質(zhì)版來對檔案進行管理的話成本太高，而且需要大量的時間。因此，電力企業(yè)在檔案管理當面就必須轉(zhuǎn)變觀念，將現(xiàn)代技術充分運用于企業(yè)的檔案管理中去，向智慧檔案方向發(fā)展。

1.4 檔案開發(fā)利用不足

之所以要進行檔案管理，就是為了使檔案能夠得到充分開發(fā)利用，雖然有部分的電力企業(yè)已經(jīng)開始運用現(xiàn)代技術來進行檔案管理，形成了數(shù)字檔案館，但不足之處就在于雖然數(shù)字化檔案已經(jīng)可以在各部門之間流通，但是其功能并沒有被充分利用，而且有一部分功能還沒有被開發(fā)和不夠完善。

1.5 人員配置不夠合理

電力企業(yè)檔案管理工作并不輕松，從檔案資料的收集到最后歸檔，中間還有許多個步驟，而且在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中，檔案還會被借閱等等，工作量相對來說是比較大的。但電力企業(yè)在檔案管理的人員數(shù)量較少，而且有部分人只是兼職檔案管理，這使得檔案管理的效率大大降低，因此，在人員配置這一塊還需要得到優(yōu)化。

1.6 檔案服務較為單一

檔案服務水平在一定程度上體現(xiàn)了一個企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。電力企業(yè)發(fā)展越來越快，各種對外交往活動也越來越多，這就對檔案服務能力會有更高的標準和要求，但是目前檔案服務形式比較少，甚至過于單一，一般只可以進行借閱和編研，這已經(jīng)完全跟不上電力企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營管理，因此，需要使檔案服務多元化。

2 提高電力企業(yè)檔案服務能力的措施

2.1 創(chuàng)新檔案觀念

擁有一個良好的觀念對于行動起著促進作用，因此，創(chuàng)新檔案觀念是電力企業(yè)在提高檔案服務能力首先需要做的?，F(xiàn)在有一部分電力企業(yè)的檔案部門觀念較落后，而且檔案服務意識不強，這種觀念萬萬要不得，要將這種傳統(tǒng)的觀念摒棄，取而代之的應該是要樹立正確的觀念：為企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營管理活動服務。而且在為用戶服務的時候不能延續(xù)以前的那種等著用戶找上門，現(xiàn)在應該要朱勇為用戶提供相關服務。應該加強對相關人員的思想教育培訓，使其思想水平有所提高，樹立正確的服務觀念。

2.2 加大設施建設

建設完善的基礎設施是保障檔案服務水平的前提，沒有前提條件，所有說提高檔案服務水平都是紙上談兵。因此，電力企業(yè)應該加大對基礎設施的建設，主要有以下兩方面：第一當面是不斷完善相關硬件設備，使其能夠跟上時代步伐;第二方是建立一個可靠而且兼容性強的檔案管理平臺，以此增加便利性。

2.3 提升服務效能

只有掌握用戶需要什么，這樣才可以有針對性的進行完善和提高，才可以使檔案服務效能得到提高。這里所說的用戶，指的是電力企業(yè)的不同部門員工，因為部門不同，工作內(nèi)容就有所差異，因此需求也是不同的，所以檔案部門要對不同部門員工的需求進行了解，才能提供合適的檔案服務。而且檔案部門除了要滿足用戶的需求外還可以加上一些個性化服務。

2.4 轉(zhuǎn)變管理模式

電力企業(yè)的管理模式要與時俱進，不能再繼續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式。在信息化時代，電力企業(yè)應該讓所有部門的員工都參與到檔案管理中來，這樣可以大大提高效率。只有轉(zhuǎn)變管理模式，才能避免檔案歸檔不及時、遺失等問題，才能使檔案管理更加系統(tǒng)、科學。

2.5 注重資源整合

檔案資源可以促進檔案服務質(zhì)量的提升，有利于電力企業(yè)的檔案服務的進一步優(yōu)化，因此，要注重檔案資源整。在注重資源整合的同時要盡可能促進檔案服務的開發(fā)利用，使檔案信息資源可以被充分和高效利用。

2.6 建立有效監(jiān)督服務

要想了解檔案服務是否有好的效果，那么反饋機制是必不可少的，而且這種反饋必須是實時的、沒有差錯的。當我們掌握了這些信息之后，才能夠意識到并且總結(jié)出服務中的一些不足之處，并采取一些相對應的措施做出改進，因此，反饋機制是急需建設的。反饋可使用的途徑多種多樣，例如用戶調(diào)查，利用后臺統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，可以根據(jù)反饋所獲得的結(jié)果來進行分析，根據(jù)用戶的反饋來觀察檔案服務有沒有達到令人滿意的效果，用戶是否需要現(xiàn)有的這些服務，現(xiàn)在所實行的檔案服務有沒有哪些地方急需改進等。另外，監(jiān)督也是必不可少的，利用用戶監(jiān)督模式去監(jiān)督各項檔案服務，有助于實現(xiàn)其民主化、科學化和專業(yè)化。

2.7 創(chuàng)建檔案文化，構(gòu)筑長效機制

對于一個企業(yè)來說，其檔案文化是非常重要的，它借助于隱藏在企業(yè)檔案里面的文化內(nèi)涵，對企業(yè)做出更好的檔案管理，能夠提升企業(yè)的文化氛圍。對企業(yè)檔案文化做出一些必要的宣傳，可以向外界展示本企業(yè)檔案所具備的影響力，這樣，能夠使企業(yè)檔案做到價值最大化。

3 結(jié)束語

就當前而言，對電力企業(yè)檔案服務能力做進一步提升具有十足的挑戰(zhàn)性。我們必須要正視當前企業(yè)在檔案管理方面的現(xiàn)狀，找出影響其提升的決定性的制約因素，結(jié)合實際提出改進措施，落實到位，這樣才能充分的去發(fā)揮其價值。

參考文獻

[1]秦麗莉.創(chuàng)新電力企業(yè)檔案管理探討[J].東北電力技術，2018，39（4）：56-59.