淺談企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

摘 要：辦公室的文秘人員作為辦公室的主要工作人員，負(fù)責(zé)處理企業(yè)單位的各種繁雜事務(wù)，辦事效率直接影響著辦公室乃至整個企業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)。文秘人員的基本素質(zhì)高低、職業(yè)技能強(qiáng)弱、處理關(guān)鍵問題的能力強(qiáng)弱都影響著企業(yè)的工作進(jìn)度和質(zhì)量，所以提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平是企業(yè)必須高度關(guān)注的重要工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室文秘;工作質(zhì)量;水平;優(yōu)化策略

1 前言

辦公室是處理企業(yè)眾多事務(wù)的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及到，又能保證質(zhì)量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，要熟悉企業(yè)的基本業(yè)務(wù)，熟練掌握電子設(shè)備的使用，語言恰當(dāng)且應(yīng)急能力強(qiáng)，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點(diǎn)提高文秘質(zhì)量和水平的有效策略，為企業(yè)提供大致的方向。

2 辦公室文秘工作的特點(diǎn)及其要求

辦公室文秘工作的涉及面非常廣泛，事務(wù)繁而復(fù)雜，其不僅包括各種各樣的行政工作，還包括有其他許多事務(wù)，材料準(zhǔn)備、提交、歸檔和立卷，辦理手續(xù)，接待外來人員，開具介紹信，出具證明，會議通知和決定草案等等，都屬于辦公室文秘工作的范圍。辦公室文秘工作看起來比較簡單，但實(shí)際上很復(fù)雜，文秘工作作為事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的核心，其工作量很大，它和思想政治、行政、財務(wù)管理等工作的聯(lián)系非常緊密，是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中必不可少的一個組成部分。因此辦公室文秘要嚴(yán)格遵守辦公室制度，以大局為重，秉公處事，不假公濟(jì)私，不受利益的趨使。根據(jù)辦公室工作的特點(diǎn)和要求，制定工作計劃，并有序的開展工作，提高工作的效率和質(zhì)量。

3 提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略

3.1定期對文秘工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)

從實(shí)際意義的角度而言，文秘自身素質(zhì)的優(yōu)劣會直接影響到整個工作的質(zhì)量水平與效率，如果企業(yè)或單位的文秘工作人員能夠定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，無論其工作方式或辦事效率都會得到顯著提升。因此企業(yè)或單位需要重視在文秘工作人員職業(yè)培訓(xùn)方面的資金投入，為其創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，使其能夠在這種學(xué)習(xí)的環(huán)境中不斷提高自身綜合素質(zhì)。企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)定期安排文秘工作人員學(xué)習(xí)計算機(jī)相關(guān)技術(shù)，使其能夠更加熟練的應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)完成相關(guān)工作，能有效制作辦公室的文件。文秘工作人員如果能熟練的應(yīng)用計算機(jī)，將會不斷提高文秘工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，能有效改變原本較為落后的傳統(tǒng)的辦公方式，促進(jìn)整個辦公程序朝著方便快捷的方向發(fā)展。除此之外，定期對文秘工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，還能提高文秘工作人員的業(yè)務(wù)能力，使其業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能等方面不斷提升，讓工作人員明白這份職業(yè)在實(shí)際完成的過程中都需要哪些方面的知識，以便于加深工作人員對相關(guān)知識的理解與應(yīng)用。

3.2制定嚴(yán)格的文秘工作考核與協(xié)調(diào)制度

文秘人員工作效率、工作質(zhì)量的好壞，不能僅僅靠企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的口頭評價來決定，而需要通過一系列工作考核制度的制定，從具體工作事務(wù)的執(zhí)行、完成情況方面，對文秘人員的整體工作作出評價。首先要在文秘職業(yè)素養(yǎng)的考核中，制定工作態(tài)度、工作積極性、溝通能力、服務(wù)精神等指標(biāo)，根據(jù)企業(yè)員工、客戶對文秘人員的評價，將其表現(xiàn)分為多個等級，并推選出多個較為優(yōu)秀的文秘工作人員。其次，應(yīng)根據(jù)文秘人員的日常工作任務(wù)，制定文書寫作、網(wǎng)絡(luò)辦公、手寫速記、會議策劃、接待服務(wù)等工作的考核標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)以上多種工作考核制度，可以對文秘人員工作效率進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，加強(qiáng)文秘人員的工作積極性、職業(yè)責(zé)任感，促使文秘養(yǎng)成端正的工作態(tài)度、服務(wù)意識，從而提高其日常事務(wù)處理的工作效率。

3.3加強(qiáng)文秘的工作創(chuàng)新意識

在辦公室文秘工作中，要跟著時代的腳步進(jìn)行工作創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的工作模式，提高工作效率。如果文秘在工作中一直按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行工作，思想老舊、一成不變，勢必會影響企業(yè)的工作，影響企業(yè)的發(fā)展。在文秘工作的過程中，要不斷地進(jìn)行工作總結(jié)，吸取工作中的教訓(xùn)，積累工作經(jīng)驗(yàn)，提高自己的工作效率和辦事能力，形成自己的工作方式。另外，還應(yīng)該不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作方式，借鑒別人的工作模式，取其精華去其糟粕，更好地為公司發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

3.4加強(qiáng)思想政治文化素養(yǎng)

一個人的思想政治文化素養(yǎng)決定了這個人的發(fā)展方向，所以對于辦公室文秘的思想文化素質(zhì)的加強(qiáng)是一個辦公室整體素質(zhì)的體現(xiàn)。思想文化素質(zhì)的提高有利于他們自我創(chuàng)新意識的增強(qiáng)和開拓精神的發(fā)展。文秘想要自己工作突出，必須強(qiáng)化自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和服務(wù)意識，處理好自己各方面的工作，尤其是工作和生活之間的關(guān)系。對自己要求嚴(yán)格一點(diǎn)，才能讓自己取得好成績，才能使人信服，讓上級領(lǐng)導(dǎo)滿意。主動適應(yīng)工作環(huán)境，才能在真正的工作中游刃有余。辦公室文秘人員要有較為獨(dú)立的處理問題和溝通問題的能力，因?yàn)檗k公室文秘需要接觸和處理一些比較復(fù)雜煩瑣的事情，想要面對問題能夠胸有成竹，就要經(jīng)常和領(lǐng)導(dǎo)還有其他同事多交流、溝通，這樣才能夠有條不紊地開展日常工作。如果沒有良好的心理素質(zhì)，就不能正確地對待別人的批評和建議，容易迷失自己。所以，面對煩瑣的人和事要有一個好的心理素質(zhì)，這樣才能穩(wěn)定地開展日常工作。

3.5構(gòu)建良好的獎懲制度

對于企業(yè)的辦公室工作，為了切實(shí)地提升整體工作質(zhì)量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建良好的獎懲制度，這也是一項(xiàng)重要的激勵手段。有利于更好地激發(fā)所有辦公人員的工作熱情。企業(yè)通過健全的獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發(fā)文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進(jìn)工作技能。此外，企業(yè)在制定獎懲制度的時候，還要具體根據(jù)內(nèi)部各個工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估。以確保制度的科學(xué)性、有效性、可行性，在推行獎懲制度過程中也要定期進(jìn)行測評。

4 總結(jié)

總之，在秘書工作中，為了提高辦公室秘書人員的素質(zhì)和水平，必須遵循辦公室秘書工作的原則，完善獎懲制度和人性化管理，增強(qiáng)秘書人員的責(zé)任感，不斷增強(qiáng)秘書人員的創(chuàng)新意識，提高秘書人員的工作能力和專業(yè)水平，提高秘書人員的工作素質(zhì)和公司的整體管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]崔文萱.提高辦公室綜合管理工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，（24）：129.

[2]邢永愛.如何做好國有企業(yè)黨委辦公室文秘工作[J].東方企業(yè)文化，2018（S2）：62.

作者簡介：陸洋，（1979.11.23），男，漢，上海市，碩士，工程師，基層辦公室管理。