事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及措施分析

楊青

摘 要：人事檔案作為單位內(nèi)部人才資源的載體，做好人事檔案管理工作對于一個(gè)單位的發(fā)展尤為重要。通過人事檔案可以證實(shí)員工的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況，具有原始性、真實(shí)性和完整性，是第一手的參考材料?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度，是歷史地、全面地了解識別人才和正確選用人才的基礎(chǔ)，是單位人力資源部門選人、用人最好的參謀和依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;信息化

事業(yè)單位人事檔案管理在很長一段時(shí)間延續(xù)著傳統(tǒng)的手工管理模式，然而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展及普遍應(yīng)用，加之人事制度的不斷改革，這種手工管理模式在很大程度上已經(jīng)不能滿足人們的需要，信息化建設(shè)已成為所有事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視。當(dāng)前，還有不少單位經(jīng)常把人事檔案的管理工作當(dāng)作一種常規(guī)業(yè)務(wù)以外的輔助工作，忽視了事業(yè)單位作為社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的社會(huì)職責(zé)與義務(wù)。人事檔案管理工作不僅意義重大，其管理內(nèi)容也相對復(fù)雜。通常而言，檔案管理工作應(yīng)包含從收集到統(tǒng)計(jì)一系列的流程，但有的單位僅僅將工作重心維持在保存檔案這一個(gè)方面，只需做到領(lǐng)導(dǎo)審查時(shí)不出現(xiàn)檔案丟失或損毀就算完成了工作任務(wù)。加之管理人員工作積極性不高，領(lǐng)導(dǎo)部門重視不夠，沒有起到示范和帶頭作用，造成檔案管理缺乏主動(dòng)性。檔案管理所必須的設(shè)備、資金和人才都比較缺乏，造成檔案管理的步伐不能加快，始終處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.檔案管理模式固步自封。目前，仍有不少單位還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理封閉，范圍狹小，查閱或查找人事檔案存在諸多不便。主要表現(xiàn)在：一是人事檔案調(diào)動(dòng)或利用的程序過于繁瑣，人事檔案轉(zhuǎn)遞需要經(jīng)過層層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批程序繁瑣而復(fù)雜，導(dǎo)致調(diào)動(dòng)效率低下;二是人事檔案利用率過低。除了職位變動(dòng)、升遷或者政審?fù)?，很少?huì)利用到人事檔案，導(dǎo)致人事檔案在優(yōu)化單位人員配置、挖掘人才等方面未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用;三是傳統(tǒng)的人事檔案管理限制了人才的合理流動(dòng)，若原單位扣住人事檔案不放，人才就無法合理流動(dòng)，導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn);四是各單位自行保管本單位的人事檔案，人才資源無法得到共享，阻礙了社會(huì)對人才的合理利用和有效配置。

3.檔案管理信息化水平不足。隨著時(shí)代的發(fā)展，如今的現(xiàn)代化檔案管理則是一門交叉學(xué)科，是不同學(xué)科的綜合利用，不僅涉及檔案學(xué)相關(guān)知識，也涉及到計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息管理、人力資源等學(xué)科知識。但是目前，好多事業(yè)單位人事檔案管理人員整體年齡偏大，計(jì)算機(jī)使用水平偏低，信息化意識薄弱，在觀念上并未從傳統(tǒng)的管理模式中轉(zhuǎn)變過來，大部分的人事檔案管理手段還是采用傳統(tǒng)的手工操作，管理模式落后。

二、解決事業(yè)單位人事檔案管理工作措施分析

1.提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，提高各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)知程度，是做好人事檔案工作的關(guān)鍵。要做好檔案管理工作，必須堅(jiān)決克服各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。尤其作為分管領(lǐng)導(dǎo)，要定期向檔案管理人員了解員工檔案工作情況，并積極幫助檔案管理人員在工作過程中遇到的問題，形成 “主要領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)抓，分管領(lǐng)導(dǎo)主要抓，管理人員具體抓”的良好工作環(huán)境。

2.開拓材料收集渠道，豐富檔案內(nèi)容。人事檔案材料涉及面廣，收集渠道多，收集難度大。作為檔案管理部門要想系統(tǒng)、完整地收集一個(gè)員工的全部材料，用等、靠、要、送材料的方式已經(jīng)行不通了，一定要變被動(dòng)為主動(dòng)，千方百計(jì)找材料，想方設(shè)法要材料。全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提和必備條件?？梢詮娜矫嬷郑阂皇亲龊描b定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合、重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止遺漏;二是做好職稱評定、年終表彰及員工審查、違紀(jì)處分等階段性材料的收集，確保檔案材料的全面性和完整性。同時(shí)，還要重點(diǎn)收集反映員工德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價(jià)值和利用率得到明顯的提高;三是收集能夠反映個(gè)人職業(yè)道德、政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料。做好這三點(diǎn)，會(huì)使檔案內(nèi)容更加全面完整，使檔案的價(jià)值得到體現(xiàn)，利用率得到充分發(fā)揮。

3.建立完善的認(rèn)識檔案制度。要不斷健全和完善人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查閱制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度、保密制度等，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度和程序辦事。檔案管理人員要堅(jiān)決做到“五不查，四不借，三不轉(zhuǎn)”。即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不查;四不借，即未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借;三不轉(zhuǎn)，即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。只有做到這些，才能有效提高檔案的準(zhǔn)確性和工作效率。

4.全面提高事業(yè)單位檔案管理者的素質(zhì)。做好事業(yè)單位干部人事檔案管理工作，就必須提升人事檔案工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大對人事檔案工作者的培訓(xùn)力度，有針對性和計(jì)劃性地舉辦培訓(xùn)班，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)。通過學(xué)習(xí)切實(shí)提高檔案工作水平，培養(yǎng)出一支思想過硬、作風(fēng)扎實(shí)，樂于奉獻(xiàn)的綜合型檔案管理人員。

總之，隨著我國信息化水平的提高，事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要通過開放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，提高自身的工作效率和質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)，以此來提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。同時(shí)，作為檔案管理者，也應(yīng)該抓住新時(shí)代新機(jī)遇，不斷創(chuàng)新發(fā)展，讓事業(yè)單位的人事檔案管理工作得到更好的提升，全力為單位的發(fā)展做好服務(wù)和保障。

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[2]鄒平，張永吉.芻議新形勢下的干部人事檔案管理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2012.

（作者單位：陜西省結(jié)核病醫(yī)院）