設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案管理存在的問題及對(duì)策探究

彭竑

摘 要：設(shè)備檢驗(yàn)儀器是煤礦企業(yè)用于檢查設(shè)備運(yùn)行情況、發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量隱患的特殊儀器。檢驗(yàn)儀器的檔案，主要包括了說明書、合格證、維修記錄、數(shù)據(jù)校準(zhǔn)等內(nèi)容。通過加強(qiáng)設(shè)備檢驗(yàn)儀器的檔案管理，一來可以幫助技術(shù)人員，選擇恰當(dāng)?shù)膬x器工具，進(jìn)行煤礦設(shè)備的檢查、維護(hù)，二來也能夠通過定期開展儀器工具的維護(hù)，保證檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性，有利于煤礦設(shè)備的安全運(yùn)行。現(xiàn)結(jié)合設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案管理中存在的一些常見問題，分別從強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、完善檔案管理制度等方面，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檢驗(yàn)儀器;檔案管理;獨(dú)立性;信息化

引言

近年來煤礦企業(yè)所用的各類自動(dòng)化設(shè)備數(shù)量增多，在減輕煤礦工人作業(yè)壓力、保障井下作業(yè)安全等方面發(fā)揮了顯著作用。為了保證這些設(shè)備的正常運(yùn)行，需要使用專門的檢驗(yàn)儀器，檢查設(shè)備運(yùn)行工況，保證設(shè)備使用安全。但是煤礦企業(yè)通常存在重視儀器工具使用，而輕視檔案資料管理的問題。很多檢驗(yàn)儀器因?yàn)闄n案丟失，使用價(jià)值也受到了嚴(yán)重的限制。在這一背景下探究加強(qiáng)設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案管理的可行性策略，有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案管理的特殊要求

1、完整性

要保證設(shè)備檢驗(yàn)儀器的正常運(yùn)行和使用，檢驗(yàn)儀器檔案中的購買合同、設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說明、儀器檢定報(bào)告、校驗(yàn)、維修、數(shù)據(jù)校準(zhǔn)、更新改造、報(bào)廢等記錄都要完整，才能如實(shí)反映檢驗(yàn)儀器狀況，才能為煤礦各類設(shè)備正常檢驗(yàn)提供保障。

2、專業(yè)性

煤礦特種作業(yè)設(shè)備與一線工作的生命健康息息相關(guān)，因此，要求檢驗(yàn)儀器不能有任何的差錯(cuò)，所有的數(shù)據(jù)必須絕對(duì)準(zhǔn)確，檔案資料與實(shí)物必須完全一致，才能保證現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、專業(yè)性。

3、獨(dú)立性

設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案是檢測(cè)機(jī)構(gòu)諸檔案中使用率最高的一類檔案，每一種檢驗(yàn)儀器都要單獨(dú)建立一套檔案資料，檔案中安裝、操作、維修、改造、更新等記錄都要完整。

二、設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案管理存在的問題

1、對(duì)檔案管理的重視程度有待提升

現(xiàn)階段重視檢驗(yàn)儀器使用、輕視檔案資料管理的問題普遍存在。在資料歸檔時(shí)，與檢驗(yàn)儀器相關(guān)的資料文件收集不全面，導(dǎo)致檔案本身存在不完整的問題。另外，后期設(shè)備檢驗(yàn)儀器在頻繁使用過程中，可能會(huì)因?yàn)楣收隙啻嗡托蓿敲看螜z修記錄也沒有及時(shí)歸檔。檔案內(nèi)容與檢驗(yàn)儀器的實(shí)際情況不符合，也就失去了檔案的參考和利用價(jià)值。另外，由于對(duì)檔案管理缺乏客觀的認(rèn)識(shí)和足夠的重視，部分檔案管理人員也降低了自我要求，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，檔案丟失等問題也時(shí)有發(fā)生。

2、檔案管理的體制機(jī)制不夠完善

隨著煤礦設(shè)備檢驗(yàn)儀器類型的增加，各類檔案資料的數(shù)量和管理的難度，也都在不斷的提升，檔案管理人員面臨更大的工作壓力。由于缺少科學(xué)的考核激勵(lì)機(jī)制，在檔案管理部門內(nèi)，形成了“干多干少一個(gè)樣”的思想，不利于檔案管理效率的提升。沒有嚴(yán)格的安全管理機(jī)制，檔案的出借較為隨意，很多人在借閱檔案之后，沒有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案完整的交回。多次使用之后，設(shè)備檢驗(yàn)儀器的檔案容易出現(xiàn)丟失，或是破損等問題，影響了再次使用的價(jià)值。

3、檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

為了更好的適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理要求，工作人員應(yīng)當(dāng)掌握更多技能和樹立較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)。例如，在檔案管理信息化發(fā)展背景下，一名合格的檔案管理員，除了要通曉檔案管理相關(guān)的知識(shí)外，還必須熟練掌握信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)快速完成關(guān)鍵詞檢索，減輕人工查找檔案的壓力。還可以使用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，通過復(fù)制備份的形式，可以解決檔案丟失、破損的問題。但是目前來看，復(fù)合型的檔案管理人才偏少，無法滿足現(xiàn)階段設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案管理工作對(duì)于復(fù)合型人才數(shù)量、質(zhì)量上的要求。

三、設(shè)備檢驗(yàn)儀器檔案管理的優(yōu)化策略

1、加強(qiáng)思想重視，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

為了支持檔案管理工作更好開展，要求高層領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檢驗(yàn)儀器檔案管理的重要性。在此基礎(chǔ)上，組織在職的檔案管理人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，通過動(dòng)態(tài)的進(jìn)行知識(shí)更新，提高崗位勝任力。例如，要經(jīng)常性地組織檔案管理人員參加《特種設(shè)備安全法》、《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高做好檔案管理工作的自覺性和使命感。還可以引進(jìn)監(jiān)督機(jī)制、考核機(jī)制，通過監(jiān)督考核，迫使檔案管理人員嚴(yán)格履行本部門的規(guī)章制度，避免檔案管理中出現(xiàn)疏漏，切實(shí)保障各類檢驗(yàn)儀器檔案資料的完整、真實(shí)性。

2、完善管理制度，消除管理隱患

在檔案管理工作中，一套完善的制度能夠?yàn)闄n案管理員工作開展提供必要的指導(dǎo)，是推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化開展的基礎(chǔ)。針對(duì)當(dāng)前制度不完善、落實(shí)不到位的問題，下一步要重點(diǎn)從三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：其一是結(jié)合當(dāng)前檔案管理需要，豐富制度內(nèi)容。要重點(diǎn)引進(jìn)管理責(zé)任制度，明確每名工作人員的責(zé)任，督促他們高質(zhì)量、高效率的完成本職工作;其二是確保制度有效落實(shí)，定期考察檔案管理工作完成情況，細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檢驗(yàn)儀器檔案管理事業(yè)的發(fā)展;其三是完善安全管理機(jī)制，提升檔案管理的專業(yè)化程度，借閱檔案必須要做好登記，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完整的歸還檔案資料。

3、重視人才培訓(xùn)，挖掘檔案價(jià)值

近年來煤礦檢驗(yàn)儀器的檔案管理，呈現(xiàn)出海量化和無紙化的兩個(gè)明顯特征。隨著電子檔案逐漸成為主流，也要求檔案管理人員必須要熟練運(yùn)用信息技術(shù)和辦公軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案的及時(shí)收集、快速整理、安全保存。煤礦企業(yè)的人力資源部門，要針對(duì)檔案管理人員制定專項(xiàng)培訓(xùn)方案，并且構(gòu)建培訓(xùn)的長(zhǎng)效機(jī)制。要求每個(gè)季度至少開展一次培訓(xùn)工作，幫助在職的檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)技能的提升，增強(qiáng)崗位勝任力，并且熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，深入挖掘檔案價(jià)值，為煤礦設(shè)備檢驗(yàn)工作開展提供支持。

結(jié)語

設(shè)備檢驗(yàn)儀器的使用、管理和維護(hù)中，檔案資料都可以作為一種重要參考，為工作開展提供指導(dǎo)。當(dāng)前檢驗(yàn)儀器檔案管理還存在制度不完善、安全隱患高等問題。通過完善人才培訓(xùn)機(jī)制，重視安全管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)等一系列措施，可以推動(dòng)檔案管理規(guī)范化開展。

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