淺談公路部門實物檔案管理的問題及對策

張麗芹

摘 要：檔案管理工作，存在于各行各業(yè)中，目前，我國的每個行業(yè)的檔案管理中都有著各種各樣的問題存在，例如個體差異較大、門類偏少、數(shù)量多、管理分散且利用率高且管理水平低等問題，在公路部門檔案管理中，也存在著這樣的問題，如果想要有效的對這類問題，就應(yīng)加強對專門檔案管理工作的指導(dǎo)，在對相關(guān)人員的管理工作進行強化，且積極的開展檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，從根本上提高對檔案管理的專業(yè)化管理水平，檔案管理工作在公路部門中的作用是極其的重要的，是對公路部門在日常工作和管理中的重要資料，因此，相關(guān)工作人員必須加強對實物檔案管理的重視，從而來促進公路部門工作的順利開展。本篇文章，主要就是根據(jù)對公路部門實物檔案管理的問題以及對策進行探究和分析。

關(guān)鍵詞：公路部門;檔案管理;問題;對策

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是一項專業(yè)性、機密性以及政策性較強的工作，檔案管理的工作流程是極其復(fù)雜的一個過程，主要包括檔案的收集、檔案的整理、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案檢索、檔案編目以及檔案編輯研究和檔案提供利用等過程，這些過程只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，不同的行業(yè)對其工作層次的劃分是不同的，檔案管理工作的對象是檔案，服務(wù)的對象是對檔案的利用者，所要解決的基本矛盾是檔案的分散、凌亂、量大、孤本等其情況與利用檔案要求集中、系統(tǒng)、專指和廣泛之間的矛盾，其次，檔案管理的最終目的是提供檔案信息從而為社會實踐服務(wù)，而檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)就是為這一目的而設(shè)置的，檔案管理工作就是一項具有政治性、管理性和服務(wù)性的工作，是一種不產(chǎn)生物質(zhì)財富也不由檔案管理機構(gòu)和檔案管理人員產(chǎn)生和利用的工作，檔案管理工作是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)具有意義，對整個社會也有意義，同時，公路實物檔案管理的工作也是對該企業(yè)和單位工作協(xié)調(diào)、有效且高效運行的保障。

二、公路部門檔案管理中存在的問題

（一）只強調(diào)工程建設(shè)而忽視了業(yè)內(nèi)資料的編整工作

我國大部分工程項目都存在把全部重心放在工程的質(zhì)量和進度上，而忽視了對工程資料的管理，往往都是在工程最后的驗收階段，才想起對有關(guān)資料進行完善的情況，因此，可能會導(dǎo)致資料出現(xiàn)或不健全的情況出現(xiàn)。

（二）檔案管理資料不健全

在工程的質(zhì)量管體系中施工單位和建設(shè)單位，通常對竣工資料的管理是沒有足夠的重視的，雖然有些參與工程建設(shè)的單位會建立一些資料管理方面的相關(guān)制度，但一般都是不健全的，所以很難保障對竣工資料工作的收集和開展，同時，在公路工程的建設(shè)中，工作的周期長，所以在施工的過程中很容易產(chǎn)生人員的調(diào)動，因此容易造成資料交接不到位的情況。

（三）檔案管理人員的能力單一

在公路的建設(shè)項目當(dāng)中，對施工單位的業(yè)內(nèi)資料通常都是由建設(shè)場地的現(xiàn)場人員來對作業(yè)進行完成，施工相場的人員往往都是技術(shù)技能較強，但對資料的管理力量薄弱、管理水平差，又因為沒有受過專業(yè)的主導(dǎo)導(dǎo)致業(yè)務(wù)素質(zhì)較低在施工生產(chǎn)的過程中很可能會產(chǎn)生原始資料質(zhì)量低且不規(guī)范的情況，而專業(yè)的檔案管理人員雖然具備對檔案管理工作的專業(yè)知識，但是他們在對工程建設(shè)方面有缺乏相關(guān)的知識，由此產(chǎn)生了懂檔案管理但不懂工程技術(shù)，懂工程技術(shù)不懂檔案管理的一種問題的存在。

（四）工程檔案的保存和使用存在現(xiàn)實壓力

隨著我國城市化建設(shè)的不斷發(fā)展，我國的高速公路的規(guī)模也在不斷的增強，所以工程檔案的數(shù)量也極具增加，在這種快速增長的情況，如果對企業(yè)的檔案管理收藏能力沒有進行提升的話，就會給該企業(yè)相關(guān)的檔案管理工作帶來較大的壓力，這種大規(guī)模的工程檔案，而采用常規(guī)的檔案檢索手段來進行管理，是非常不利于檔案的應(yīng)用和開發(fā)[1]。

三、公路部門檔案管理問題的解決對策

（一）做好公路檔案管理的相關(guān)對策

為了使公路檔案的管理工作得到加強，就應(yīng)該建立一個完善的控制體系，將檔案管理的工作貫穿于公路工程的每一個環(huán)節(jié)，將檔案管理的工作作為企業(yè)自檢、監(jiān)理和日常檢查的一個重要方面，為了提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，就應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案工作的工作原則，再經(jīng)過不斷的探索和實踐，保證公路檔案管理的真實完整。

（二）強化員工的檔案管理工作

公路工程建設(shè)是一項周期長、規(guī)模大且人員流動性較強的一項工作，所以在對檔案進行管理和交接時都有著一定的難度，因此，應(yīng)該采取相關(guān)的措施，制定崗位責(zé)任制，將責(zé)任落實到每一個人，只有讓每一個人都重視對檔案的管理工作，才能使個監(jiān)理單位和建設(shè)單位的檔案管理工作都得到不斷的完善。

（三）嚴(yán)把交接關(guān)，建立獎懲機制

工程檔案管理的交接環(huán)節(jié)是檔案歸納入庫的最后一個環(huán)節(jié)，對提高檔案的質(zhì)量的真實性有著極為重要的影響，所以，在項目檔案入館之前，應(yīng)該加強對交接時間的規(guī)范要求，及時的對不規(guī)范的檔案進行現(xiàn)場糾正，發(fā)現(xiàn)問題較多的檔案進行重新編制，檔案出現(xiàn)嚴(yán)重問題的，對其進行行管的檔案編制質(zhì)量風(fēng)險抵押金，對檔案編制的優(yōu)劣進行懲獎。同時，還應(yīng)加強對新檔案管理員工的指導(dǎo)工作，企業(yè)應(yīng)制定專門檔案管理單位，加強與檔案管理部門的溝通和聯(lián)系，爭取得到檔案管理部門的支持的指導(dǎo)，從而來提升規(guī)范化的檔案管理工作。

四、結(jié)語

公路部門的檔案管理工作中，檔案管理的工作是一項浩大的工程，加強對檔案的管理工作，可以有效的推動社會的經(jīng)濟發(fā)展和維護社會的穩(wěn)定，在新的時代下，對檔案管理的工作也應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的需求，并采取相應(yīng)的措施來積極的探索檔案管理的模式，同時還應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)的重視和確立完善的管理體系，對檔案管理中遇到的問題進行及時的解決，認(rèn)真做好對公路檔案的整理和管理，從而來保障單位的發(fā)展。

參考文獻

[1]覃瑩.淺談公路部門實物檔案管理的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：142.