發(fā)揮立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統(tǒng)中的作用

米捷 李芳芳 宋元 楊玲 吳玉龍

摘 要：本文從文書檔案整理的原則和檔案各項(xiàng)制度要求出發(fā)，結(jié)合自然資源部工作實(shí)際，認(rèn)為文書檔案按件整理的方式在實(shí)際操作過(guò)程中忽視了歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，借助計(jì)算機(jī)的檢索方式也無(wú)法維系電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)認(rèn)為立卷思想應(yīng)在文書檔案整理和電子檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮作用，并提出將立卷思想和按件整理相結(jié)合的實(shí)際操作方法。

關(guān)鍵詞：立卷思想;文書檔案;電子檔案管理系統(tǒng)

立卷思想是在文書部門整理歸檔的制度框架下的以“保持文件之間歷史聯(lián)系”為原則的思想。2000年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，將歸檔文件的整理單位由“卷”改為“件”，自此按“卷”還是按“件”整理便成為檔案學(xué)界爭(zhēng)論不休的話題。2018年10月11日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)定》”），提出了機(jī)關(guān)檔案卷件融合管理的理念，體現(xiàn)了立卷思想在機(jī)關(guān)檔案整理中的重要作用。筆者認(rèn)為，雖然《規(guī)定》中文書檔案仍以“件”的單位進(jìn)行管理，但立卷思想和按件整理的方式并不矛盾，在實(shí)際的文書檔案整理和電子檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容具體分析，將立卷思想融入到按件整理的過(guò)程中，更有利于體現(xiàn)歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，也便于文書檔案的查找與利用。

一、發(fā)揮立卷思想在文書檔案整理工作的作用，是檔案整理工作的題中之義

1.保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系是檔案整理工作原則和意義的要求。

檔案整理工作是將檔案通過(guò)科學(xué)整理組成一個(gè)體系，以確保檔案的完整和準(zhǔn)確，以便保管和提供利用。文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理的過(guò)程中所形成的各種關(guān)聯(lián)關(guān)系。檔案文件雖然是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)產(chǎn)生的，卻是以組合的群體形式存在和運(yùn)動(dòng)的。檔案通過(guò)科學(xué)和系統(tǒng)化地整理，可以充分體現(xiàn)檔案歷史記錄的特點(diǎn)，可以更加完整地反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來(lái)面貌。歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。因此，在文書檔案的整理過(guò)程中，應(yīng)從歸檔文件的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等方面，全面考慮文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，為檔案的鑒定和利用打下良好的基礎(chǔ)。

2.保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系是檔案各項(xiàng)制度的要求。

2015年，國(guó)家檔案局發(fā)布了修訂后的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)則》”），其中整理原則的第一條為“歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”。第3.2中規(guī)定“整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等，使之有序化的過(guò)程”。第5.3.1中規(guī)定“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目中，按時(shí)間結(jié)合事由排列”。此外，《規(guī)定》中第三十二條中也規(guī)定“機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理”。由此可見，文書檔案的歸檔是在遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，以“件”為單位的整理方法進(jìn)行歸檔。

二、發(fā)揮立卷思想在文書檔案整理工作中的作用，是對(duì)文書檔案按件整理方法不足的有益補(bǔ)充

按件整理的方法對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔，適應(yīng)了新形勢(shì)下檔案信息化工作的需要，簡(jiǎn)化了歸檔工作程序，提高了文書檔案整理和利用的效率，確保了文書檔案的安全和保密，是落實(shí)“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”指導(dǎo)思想的重要舉措。但在實(shí)際操作中，按件整理的方法強(qiáng)調(diào)了組件的重要性，卻忽視了歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。在實(shí)際文書檔案整理的過(guò)程中，檔案人員并沒(méi)有在文件材料分類的基礎(chǔ)上按時(shí)間結(jié)合事由綜合考慮，只是按照時(shí)間或是文號(hào)的順序?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行排序，有的甚至未考慮盒內(nèi)件與件之間的排列方式，這樣容易造成文件分散的現(xiàn)象，也不容易還原事情發(fā)展的整個(gè)過(guò)程。

以筆者所在的自然資源部信息中心為例，該單位為自然資源部的直屬事業(yè)單位，文書檔案采用全宗-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)的方式進(jìn)行分類，如一項(xiàng)研究成果或書籍的出版，應(yīng)歸檔的文件有簽報(bào)、發(fā)文、上級(jí)單位的復(fù)函和已印刷的書籍，在實(shí)際的整理過(guò)程中，檔案人員會(huì)將簽報(bào)與書籍、發(fā)文與上級(jí)單位的復(fù)函分別作為一件，雖然存放處室相同，但保管期限和存放的檔案盒可能均不同。而且，有時(shí)一項(xiàng)事務(wù)或工作會(huì)涉及到不同的處室，那樣在整理過(guò)程中也只是首先考慮擬稿處室進(jìn)行歸檔，這樣無(wú)法體現(xiàn)文書檔案之間的聯(lián)系，如果不借助計(jì)算機(jī)的電子檢索功能，查找速度也會(huì)降低。

但是，在當(dāng)前計(jì)算機(jī)管理的條件下，只是借助計(jì)算機(jī)的電子檢索功能是不是就可以真正體現(xiàn)文書檔案之間的聯(lián)系呢？以自然資源部數(shù)字檔案室為例，自然資源部數(shù)字檔案室可以提供多種類型的檢索方式，如不設(shè)定字段的簡(jiǎn)單檢索、選定多項(xiàng)檢索字段、跨檔案門類檢索和全文檢索等，但通過(guò)同一主題詞或關(guān)鍵詞對(duì)文書電子檔案進(jìn)行檢索，搜索的結(jié)果只是包含同一主題詞或關(guān)鍵詞電子檔案的簡(jiǎn)單羅列，并無(wú)法體現(xiàn)出電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，更無(wú)法呈現(xiàn)出處理一項(xiàng)事務(wù)或工作的整個(gè)過(guò)程;而且，具有同一個(gè)主題詞或關(guān)鍵詞的電子檔案，也可能是在處理不同事務(wù)或工作中產(chǎn)生的。因此，僅僅以主題詞或關(guān)鍵詞來(lái)維系電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系也是不可行的。

三、將立卷思想與按件整理相結(jié)合的實(shí)際操作

辯證地看，立卷思想和按件整理并不矛盾，兩者可以有機(jī)結(jié)合，互為補(bǔ)充。有的學(xué)者提出“立卷思想應(yīng)該在按件整理為主流方法的歸檔文件整理工作中繼續(xù)延續(xù)”，有的學(xué)者提出了在按件整理的基礎(chǔ)上采用虛擬卷的方法，這些都是立卷思想可以在文書檔案按件整理中發(fā)揮作用的有力體現(xiàn)。

1.將立卷思想融入文書檔案整理工作的過(guò)程中。將立卷思想與按件整理相結(jié)合，并不是回到按卷整理的方法，只是在對(duì)歸檔文件按件整理的過(guò)程中，除正確組件外，要更加注重歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，在件之間的排序方式上綜合考慮檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等方面，保持文件材料之間的最優(yōu)化的聯(lián)系，以便體現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目、一次會(huì)議或是一項(xiàng)工作發(fā)展的全過(guò)程。

文書檔案分類整理和鑒定階段是檔案整理工作的重要步驟，文書檔案通常采用全宗-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)的分類方式進(jìn)行歸檔，可以在此分類方式的基礎(chǔ)上，按照事由調(diào)整同一機(jī)構(gòu)內(nèi)或是同一檔案盒內(nèi)件與件之間的順序，在鑒定保管期限時(shí)采用就高不就低的方式，盡量將一個(gè)項(xiàng)目、一次會(huì)議或是一項(xiàng)工作相關(guān)的所有文件集中放在一個(gè)檔案盒內(nèi)，將其按照事情發(fā)展的過(guò)程進(jìn)行排序，并可在備考表中加以注明，如“第1件至第5件為××?xí)h材料”等;如果一項(xiàng)事務(wù)或工作比較復(fù)雜，涉及的部門比較多，那么檔案工作人員也可在備考表中注明檔案之間的聯(lián)系;相應(yīng)的，在檔案系統(tǒng)中也可以在備注中注明。這樣才能真正體現(xiàn)出檔案的記錄性和能夠還原歷史原貌的特點(diǎn)，這也區(qū)別于圖書、情報(bào)資料的標(biāo)識(shí)。

2.在文書檔案培訓(xùn)中強(qiáng)化文書檔案整理原則內(nèi)容，將立卷思想融入培訓(xùn)內(nèi)容中。檔案培訓(xùn)是檔案工作的基礎(chǔ)，其直接影響文書檔案管理的質(zhì)量。在筆者所在的單位為例，自然資源部系統(tǒng)每年都會(huì)召開文書檔案培訓(xùn)班，其內(nèi)容包含對(duì)《規(guī)則》的系統(tǒng)講解，由于文秘人員換崗比較頻繁，因此培訓(xùn)的重點(diǎn)均放在如何組件方面，對(duì)如何體現(xiàn)文件之間的有機(jī)聯(lián)系未進(jìn)行詳細(xì)講解和提出要求。因此，在對(duì)檔案人員的培訓(xùn)中，可以融入立卷思想內(nèi)容，除了對(duì)按件整理的方法予以詳述外，也應(yīng)在文書檔案整理原則和意義上予以傾斜，整理檔案不是目的，還原歷史才是檔案整理的真正意義。

3.將立卷思想融入電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中。近年來(lái)，隨著電子信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案的管理方式也逐步向數(shù)字化方向發(fā)展，建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理成為檔案管理發(fā)展的必由之路。國(guó)家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》第六部分6.4中也有“保持電子檔案之間有機(jī)聯(lián)系”的明確表述，因此，應(yīng)該將立卷思想融入電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，可以在文書電子文件產(chǎn)生的源頭就賦予“案卷”的概念，即在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中將處理同一事務(wù)或工作中形成的電子文件進(jìn)行邏輯關(guān)聯(lián)，則電子檔案管理系統(tǒng)接收的電子檔案相應(yīng)也會(huì)保留此邏輯關(guān)系，從而體現(xiàn)電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

總之，將有著內(nèi)在聯(lián)系的文件材料科學(xué)地、系統(tǒng)地集合在一起，才是真正將文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程，也是“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。綜上所述，發(fā)揮立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統(tǒng)中的作用不僅是必要的，也是可行的。

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