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    基于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

    2019-09-10 07:22:44趙學軍
    蘭臺內外 2019年1期
    關鍵詞:創(chuàng)新分析信息時代檔案管理

    趙學軍

    摘 要:在互聯(lián)網(wǎng)技術普遍運用下,一定程度促進了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展,可利用計算機設備完成復雜的管理工作,是提高管理質量及效率的有效途徑。本文主要圍繞信息時代下檔案管理特點及創(chuàng)新要點等方面展開討論,將檔案管理工作信息化建設作為重要目標,加大對創(chuàng)新對策的探索。

    關鍵詞:信息時代;檔案管理;創(chuàng)新分析

    對于事業(yè)單位來講,檔案管理工作順利開展是有必要的,能為事業(yè)單位日常管理提供基本服務。通過科學進行檔案管理,可最大程度發(fā)揮檔案資料應用價值,保障各部門間工作的協(xié)調開展。從當前檔案管理現(xiàn)狀來看,從整體上分析,還存在較多有待改進的地方,需要明確檔案管理信息化建設這個目的,在信息技術應用下,做好檔案管理創(chuàng)新工作,進而實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和有效性。

    一、信息時代下檔案管理特點及意義

    在信息時代背景下,檔案管理特點主要體現(xiàn)在以下方面:一是檔案資料由紙質形式向數(shù)字化資源轉變,實際利用信息技術進行檔案管理時,要嚴格按照已有的法律規(guī)定,確保檔案管理的有序開展。二是檔案管理查詢和整合等工作的開展,都是在計算機設備上完成的,相對于傳統(tǒng)檔案管理來講,管理效率有明顯提高。正是由于信息時代下檔案管理具有這些特點,使得信息化檔案管理有著重要價值。借助信息化方式進行檔案管理,可簡化管理工作,在計算機設備上完成檔案收集和整理等操作,方便之后檔案資料的運用。這種工作方式下,降低了檔案管理人員工作壓力,對工作效率的提高有重要意義。另外,真正落實信息化管理方案,滿足社會發(fā)展對檔案管理的要求,能保障事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展,加大對管理成本和資源的控制。當今時代下,檔案管理中信息化技術的使用,是提高檔案管理效益的有效途徑,可在此基礎上,實現(xiàn)信息利用率的最大化。

    二、信息時代下檔案管理存在的不足

    1.檔案管理不夠合理。在分析信息時代下檔案管理中存在的不足時,可發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案管理不合理方面。檔案管理是一個復雜的過程,多種信息資源的收集和整合難度較大,并且在檔案管理中可能受到外部因素影響,進而導致檔案管理欠缺合理性。另外,檔案管理工作關鍵在于信息及時更新,但是實際開展管理工作時,可能存在信息內容不完整的問題,長期以往會造成檔案管理工作質量低下。

    2.管理理念落后。為了促進檔案管理朝著信息化方向發(fā)展,要及時更新檔案管理理念,引導管理人員利用計算機軟件進行檔案管理。針對信息時代下的檔案管理工作進行分析時,能觀察到檔案管理服務對象已經從領導層面轉變到基層人群,如果不能及時更新管理理念,勢必會造成檔案管理滯后的問題。例如,當前檔案人員沒有明確管理方向,無法保證檔案資料應用價值的實現(xiàn)。由于受到傳統(tǒng)檔案管理理念影響,在檔案設計方面不夠科學,不利于信息技術和檔案管理工作的有機結合。

    3.檔案規(guī)劃相對滯后。除了上述內容外,當前檔案管理的不足還體現(xiàn)在檔案規(guī)劃滯后上。檔案信息管理可能受到資金、權限的影響,對檔案規(guī)劃統(tǒng)一制定有不利影響,是降低檔案管理效果的主要原因。并且檔案信息是處于變化的狀態(tài)下的,數(shù)字化資源通常會豐富檔案規(guī)劃方法,但是缺乏明確的檔案設計目標,會影響檔案信息資源真實性。為了解決這一問題,還要盡快優(yōu)化檔案規(guī)劃與設計,確保數(shù)字化檔案信息資源的全面整合,促進檔案管理體系良好發(fā)展。

    三、信息時代下檔案管理創(chuàng)新要點

    1.創(chuàng)新管理理念。要想實現(xiàn)信息化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展,關鍵在于管理理念及時創(chuàng)新,以便在正確的理念引導下,逐步落實檔案管理創(chuàng)新方案。隨著時間的推移,檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化,已經成為檔案管理發(fā)展重點,可在先進的思想引導下確保檔案管理工作高質量完成。在檔案管理實踐中,要求工作人員明確科學發(fā)展觀的指導作用,樹立較高的檔案管理意識,能加快檔案管理的信息化建設進程,并且對檔案管理水平的提升有積極影響。另外,還鼓勵檔案人員將創(chuàng)新思維運用到工作實際中,敢于研發(fā),真正做到管理理念及時更新,保證檔案管理實效性,能更好服務于基層群眾。具體來說,檔案管理理念的轉變是管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎條件,要求管理人員意識到管理形式、管理對象的改變,根據(jù)檔案管理相關規(guī)范采取適當?shù)墓芾硎侄?,確保檔案管理取得較好效益,能順應時代發(fā)展潮流來逐漸優(yōu)化管理理念,為社會群眾提供優(yōu)質服務。

    2.確保檔案管理科學性。在信息時代視角下,保證檔案管理科學性是實現(xiàn)檔案資料使用價值的關鍵,同樣是檔案管理數(shù)字化建設持續(xù)發(fā)展的保障。為了實現(xiàn)這一目的,有必要注重新思想在管理工作中的融入,以便豐富檔案管理渠道,能滿足不同情況下檔案管理要求,并建立起運行良好的檔案管理系統(tǒng),方便管理人員進行檔案資料收集和整理。同時要保證檔案管理合理化,從時代發(fā)展要求出發(fā),加強檔案管理實踐和計算機技術間的聯(lián)系,將信息化建設作為檔案管理創(chuàng)新方向,從而推動檔案管理持續(xù)發(fā)展。總的來說,檔案管理科學開展,需要通過完善管理方法和明確界定管理內容等方面來實現(xiàn)。新建檔案管理系統(tǒng)作用下,管理人員可借助計算機軟件,完成檔案資料整合、存儲等工作,相較于傳統(tǒng)管理模式而言有明顯優(yōu)勢,可實現(xiàn)檔案管理方法的多樣化,研發(fā)出適應性強的管理措施,為檔案管理工作高效開展提供保障。另外,從大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理來看,在不斷發(fā)展中進行管理內容的優(yōu)化調整,不僅注重領導層檔案資料的管理,還擴大了檔案管理范圍,將檔案管理和社會群眾生活聯(lián)系起來,通過建立大容量數(shù)據(jù)庫,確保檔案資料完整存儲在數(shù)據(jù)庫中,能為之后各項工作開展提供依據(jù)。

    3.促進檔案資源共享。資源共享在促進檔案管理創(chuàng)新方面有著重要作用,未來檔案管理中,要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進行數(shù)據(jù)共享,對信息資源進行統(tǒng)一管理,針對檔案管理制定管理標準,能實現(xiàn)檔案管理的透明化,對促進檔案管理持續(xù)發(fā)展有重要意義。因此,我們認為在創(chuàng)新信息化檔案管理的過程中,要盡可能提高資源共享程度,真正形成新的檔案管理模式。從某個角度來看,為了保障檔案資源取得較好應用,要從以下方面著手進行資源共享:一是結合當前檔案管理環(huán)境,將科學技術融入到檔案管理中,可得到多樣化資源獲取渠道,有利于檔案資料及時查詢和利用。二是不斷健全檔案資料庫,能在檔案管理平臺上完成一系列操作。例如,部分企業(yè)在建立檔案資料庫時,進行不同資料的分層處理,做到信息資源分層次共享,有利于提高資源共享效率,方便用戶獲取需要的檔案信息。三是構建檔案資料共享平臺,盡快創(chuàng)新設計理念,總結分析資料共享影響因素,為加大檔案資源共享提供基礎條件。

    4.完善信息化檔案管理系統(tǒng)。信息化檔案管理系統(tǒng)的完善構建,是推進檔案管理工作創(chuàng)新的必然途徑。檔案管理重要意義在于為社會群眾提供優(yōu)質服務,為相關工作開展提供參考,實現(xiàn)這些目的,首先要營造一個健康的檔案管理發(fā)展環(huán)境,是檔案管理不斷創(chuàng)新的保障。因此,需要企事業(yè)單位結合自身發(fā)展實際,建立相應的檔案管理系統(tǒng),以便在信息化平臺作用下,實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的有效利用,在此基礎上進行檔案管理。這種做法可提高管理人員信息管理意識,使其自覺運用計算機軟件完成管理任務。另外,還要做好檔案管理系統(tǒng)的科學規(guī)劃,進行基礎設施、人力資源的合理配置,從整體上提高檔案管理質量。例如,當前事業(yè)單位在建立檔案管理系統(tǒng)時,盡可能將紙質資料進行數(shù)字化處理,最大程度實現(xiàn)檔案信息化管理。并且在構建過程中,全面建設檔案管理數(shù)據(jù)庫,能為檔案管理系統(tǒng)開展奠定基礎。

    5.做好檔案管理基礎工作。除了上述措施外,在分析信息時代下的檔案管理創(chuàng)新要點時,我們認為還需要明確基礎性工作的重要性,要在做好基礎工作的條件下,加快檔案信息化建設進程。檔案管理工作服務于不同部門,表明這項工作有著重要作用。傳統(tǒng)管理模式下,容易出現(xiàn)資料收集不完整、檔案資源利用價值低等問題,對檔案資料的充分利用有不利影響,會造成檔案管理效益低下。而基礎管理工作的有序開展,可解決上述問題,如在電子檔案整合歸檔環(huán)節(jié)中,要求管理人員根據(jù)國家標準規(guī)定,進行各類資料的分類和錄入,可保障資料完整性,方便后續(xù)工作中檔案資料的使用。同時,還要加大紙質檔案資料的管理,一些重要資料通常以紙質形式存在,旨在加強資料保密性。進行這類資料管理時,需要按照統(tǒng)一標準來擺放,同時結合信息化技術的使用,對資料擺放位置和更新時間等進行記錄。

    6.優(yōu)化檔案管理模式。信息時代下,要注重檔案管理模式優(yōu)化設計,以便為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎,能在管理模式正常運行下,實現(xiàn)檔案管理效益的提高。首先,檔案人員應針對檔案管理模式創(chuàng)新來開展一系列工作,最終提高服務水平。如計算機軟件在檔案管理中的普遍運用,能創(chuàng)新檔案管理方法,逐步形成新型檔案管理模式,不僅可簡化檔案管理工作,還能推動檔案管理體系的良好建設。對于傳統(tǒng)檔案管理模式來說,檔案管理內容較分散,無法達到系統(tǒng)建設的目的,這就造成信息利用率低下,不能從群眾實際需求出發(fā)開展管理工作。因此,需要將檔案資料統(tǒng)一整合與管理作為管理模式優(yōu)化方向,建立相應的數(shù)據(jù)庫,確保檔案信息的完整保管。對于不同單位可設計相應的管理模塊,能突出檔案管理針對性,并能簡化管理流程,在優(yōu)化人力資源配置和加強管理效果方面有重要意義。其次,要做好系統(tǒng)管理工作,為檔案管理提供基礎設備保障,通過明確規(guī)定硬件設施的技術指標以及使用規(guī)范等,從管理手段層面出發(fā)優(yōu)化檔案管理模式,是促進檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的有效途徑。

    綜上所述,信息時代下對檔案管理提出新的要求,可利用科技成果促進檔案管理方式和管理體系的創(chuàng)新,以便提高管理質量,為各項工作開展提供需要的檔案資料。

    參考文獻:

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