公立醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新思路

劉麗麗

摘 要：隨著我國社會不斷發(fā)展，當今我國人口老齡化問題也變得愈加嚴重，這也給我國醫(yī)療機構提出了更高的要求。公立醫(yī)院作為醫(yī)療事業(yè)的主體，醫(yī)院檔案作為推動醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的信息基礎，這就需要不斷加強醫(yī)院檔案管理的規(guī)劃化，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的積極作用。基于此，本文首先探究公立醫(yī)院檔案的作用，分析公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題，最后提出實現(xiàn)公立醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新方法。

關鍵詞：公立醫(yī)院;檔案管理;規(guī)范化;創(chuàng)新;方法

公立醫(yī)院檔案作為一種非常重要的信息資源，其中包含了醫(yī)院各個方面的原始記錄，包括醫(yī)院基建檔案、人力資源檔案、醫(yī)療檔案等等，這些檔案都具備原始性和不可再生性，是推動醫(yī)院發(fā)展的權威憑證，對醫(yī)院來說十分重要。無論是人力資源調度還是信息資源存檔，想要充分發(fā)揮檔案作用，就必須要完善信息檔案管理機制。特別是在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理需要結合時代發(fā)展進行創(chuàng)新，構建新型的檔案管理模式，合理規(guī)劃醫(yī)院檔案信息，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動信息化檔案管理的步伐，從而更好的服務于科研、醫(yī)療項目，這對推動現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展有著重要意義。

一 、公立醫(yī)院檔案管理的作用與功能

1.管理功能

醫(yī)院內部管理的重要一項就是檔案管理工作，檔案作為醫(yī)院各類信息的載體，可以為醫(yī)院決策提供信息保障，可以說醫(yī)院的管理水平和服務質量會直接受到檔案管理工作的影響，也是醫(yī)院日常經(jīng)營的重要依據(jù)。醫(yī)院可以通過搜集、匯總、分析檔案信息，對醫(yī)院各項工作進行計劃、評估、監(jiān)督、檢查，實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化的檔案管理模式。

2.教研功能

在新時期下，醫(yī)學教學和科研工作的重要性不言而喻，作為提升醫(yī)院醫(yī)療水平的重要保障，充分發(fā)揮檔案教研功能十分重要。想要提升教研質量，獲取更多的教研結果，需要擁有諸多的醫(yī)學資料。醫(yī)學活動進行過程中勢必會生成檔案信息，主要是包括臨床教學、科研經(jīng)驗、研究成果等，展現(xiàn)了醫(yī)院成長歷史以及相關職能的，為醫(yī)院經(jīng)營、教學、科研提供了信息基礎。通過對檔案信息進行深層研究，提升信息利用率，可以制定、改進、完善教學計劃，還可以提升醫(yī)學研究成果的轉化率，是十分重要的信息載體。

3.法律功能

醫(yī)院醫(yī)療檔案包括各類患者就醫(yī)的信息，除了有紙質的醫(yī)療文書檔案、病理資料，還有圖片資料、治療視頻等，是可以直接表現(xiàn)出醫(yī)療過程的內容，反映出醫(yī)療過程中的真實情況。如果出現(xiàn)了醫(yī)患矛盾，要憑借醫(yī)療檔案作為證據(jù)。近些年我國法律普及度進一步提升，再加上法律體系更加完善，加強了社會群眾的法律維權意識，一旦產(chǎn)生醫(yī)患矛盾、醫(yī)療糾紛，需要這些原始憑證作為證明和證據(jù)，如涉案理賠、醫(yī)療費用報銷等都要有檔案信息作為支持，司法機關憑借檔案信息對案件進行判決，保證最終判決結果的公平、公正性。

4.宣教功能

醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院發(fā)展的各個方面，除了有日常經(jīng)營的病案資料，還有基建文檔、財務文檔、科研文檔、采購文檔等，這些檔案信息都能夠見證醫(yī)院的發(fā)展歷程，也是能夠反映醫(yī)院發(fā)展歷程、日常經(jīng)營的重要資料，可以為醫(yī)院宣教提供信息數(shù)據(jù)支持。

5.歷史功能

醫(yī)院檔案作為一種信息記錄，其自身就具備歷史性、原始性的特點，也是聯(lián)系過去、當今、未來的重要信息紐帶，從多個角度反映出不同時期醫(yī)院歷史發(fā)展的情況。所以結合檔案內容，我們可以不斷追尋醫(yī)院發(fā)展歷史規(guī)律與軌跡。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題

隨著醫(yī)院對檔案的認識不斷加深，近些年公立醫(yī)院在檔案管理方面的力度有了明顯加強，但依然有一些普遍性問題沒有得到很好的解決。

1.管理意識不足

由于公立醫(yī)院檔案管理不是以盈利為目的的活動，所以檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而市場經(jīng)濟體制讓醫(yī)院之間的競爭更加激烈，導致醫(yī)院管理人員對檔案管理缺乏重視程度，把檔案相關工作看作是醫(yī)院各類信息資料的搜集與保存，甚至有些人員認為檔案管理可有可無，沒有認識到檔案管理的重要性。意識決定行動，如果意識上缺乏重視，則無法落實到行動當中，自然也難以構建起規(guī)范化的管理制度和工作體系。

2.管理投入不足

當今人口老齡化問題愈加嚴重，這也導致醫(yī)院將大部分精力都放在了臨床醫(yī)療方面，對檔案管理投入不足。雖然絕大部分公立醫(yī)院都設置了專門的檔案室，但是檔案室規(guī)劃性不足，空間狹小，多類檔案混雜到一起，功能規(guī)劃不清楚，檔案管理與存放場所公用，不符合現(xiàn)代化檔案管理標準。再者，檔案管理硬件設施相對落后，一些基本設施較為落后，如滅火器、空調機、去濕器等，部分檔案室甚至不具備基本的溫濕度保管與安全管理標準。

3.管理方法滯后

在信息技術不斷發(fā)展的背景下，公立醫(yī)院檔案管理手段也在不斷進步，但是大部分醫(yī)院在利用信息化檔案管理體系時，無法充分發(fā)揮檔案的信息價值，部分檔案室依然以紙質檔案管理為基礎，導致大部分數(shù)字化檔案信息被閑置，計算機管理服務、公共信息網(wǎng)絡服務體系尚不完善。檔案收集、管理、檢索依然依靠手工操作，即使是利用了計算機設備，也無法實現(xiàn)一站式檔案管理，這種管理形式與現(xiàn)代化管理模式存在著一定差距，不利于檔案的利用與開發(fā)。

4.管理體系不健全

雖然檔案管理網(wǎng)路已經(jīng)十分普遍，但是實際的應用效果并不理想，很多工作人員管理意識不強，為了使用更加方便，將檔案資料存放到自己的辦公室，由各個部門保管。如人事檔案存放在人事部、科技檔案存放在科研與醫(yī)務部門等。檔案缺乏統(tǒng)一的管理制度，針對現(xiàn)有的制度不能按照制度標準進行，具有很強的隨意性，導致檔案管理分散、混亂。

5.管理人員綜合素質方面

檔案管理是一門綜合性較強的學科，檔案管理與利用同樣需要人才支持。從實際情況來看，大部分檔案管理人員都是一崗多職，這部分工作人員忙于日常辦公室事物，不能全身心的投入到檔案管理工作中。再者，這部分檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)檔案管理者存在著一定差距。

6.檔案利用率低

受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，長期以來檔案管理工作只起到了檔案搜集，整理、歸檔等工作，開發(fā)利用率非常低，喪失了檔案資源的意義。部分醫(yī)院檔案 宣教工作不夠深入，導致很多醫(yī)院工作人員不了解檔案室的職能、作用。同時，檔案種類不齊全、內容不豐富、資源開發(fā)度不足，這也是影響檔案利用率的重要因素。此外，大部分檔案管理人員都是在檔案室坐等上門服務，工作缺乏積極性、主動性。

三、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理與創(chuàng)新思路

1.強化檔案規(guī)劃化管理意識——前提

規(guī)范化管理需要有規(guī)范化意識，這也是前提條件，因此要給予檔案管理充分的重視。在日常工作中，要在單位內部加強檔案管理宣傳工作，讓醫(yī)院工作人員認識到檔案管理是推動醫(yī)院發(fā)展、改革的重要驅動力，將檔案管理納入到重要議事日程，和其他業(yè)務共同建設、共同發(fā)展。在日常工作中，可以召開檔案管理專題會議、組織檔案管理創(chuàng)新專題討論會等多種活動形式強化意識培養(yǎng)工作，為后續(xù)檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新奠定基礎。

2.創(chuàng)設良好環(huán)境——基本

現(xiàn)代化檔案管理需要同時進行紙質檔案管理和電子檔案管理，而對于紙質檔案管理來說，需要創(chuàng)設良好的管理環(huán)境，改善過去檔案分散管理的格局，構建內容豐富、高效運轉、統(tǒng)一管理的檔案室。并且做好檔案室的通風、防潮、防蟲、抗磁等，還要添加相應的基礎設備，出了計算機、打印機等日常設備，還要配備恒溫箱、密集架、空調器等，滿足檔案管理的各項要求，保證檔案管理的完整性、安全性。

3.構建高素質檔案管理隊伍——支撐

無論是構建規(guī)范化檔案管理體系還是檔案管理創(chuàng)新，都需要由專業(yè)人才作為支撐。在新醫(yī)改背景下，檔案管理需要由專業(yè)人才隊伍開展工作，醫(yī)院需要制定檔案管理人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等，提升檔案規(guī)范化管理水平。在醫(yī)院內部，可以開展現(xiàn)代化檔案管理技術、先進檔案管理思想等講座活動，拓展檔案管理工作人員的知識面。在醫(yī)院外部，醫(yī)院要貫徹“走出去”的思想，與第三方企業(yè)聯(lián)合，學習企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理模式，讓檔案管理人員到外學習新技術、新知識，融會貫通，將市場最新的檔案規(guī)范化管理模式融入到醫(yī)院內部，實現(xiàn)檔案管理體系的升級。

4.完善管理制度——保障

醫(yī)院檔案資源繁多，涉及到多個部門。所以要實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，還需要有制度層面上的支撐，構建完善的檔案管理制度。醫(yī)院需要結合《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理條例》，結合醫(yī)院自身發(fā)展的現(xiàn)狀，構建適合本院檔案管理、開發(fā)、利用的故障制度。同時，制度建設要加強檔案管理制度與醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的聯(lián)動性，檔案管理制度不僅僅要考慮到現(xiàn)在，還需要考慮醫(yī)院發(fā)展的未來，讓醫(yī)院各項的工作都有據(jù)可依、有章可循，實現(xiàn)檔案工作程序與標準的規(guī)范統(tǒng)一，全面落實檔案管理目標。

5.完善信息化檔案管理——關鍵

新時期下，檔案信息化管理需要進一步發(fā)展和創(chuàng)新，除了要改變載體形態(tài)、記錄方法、管理方法等，還需要提升檔案的利用率。信息化檔案管理創(chuàng)新，需要聯(lián)動各個部門的網(wǎng)路系統(tǒng)，并且可以同步記錄檔案信息，實現(xiàn)實時搜集，如財務部門會計檔案生成當中，檔案室的信息系統(tǒng)也會同步生成電子檔案，并自動歸檔 到“會計檔案”的子數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)自動化檔案信息搜集。檔案管理人員結合電子檔案信息，定期向各個部門索要紙質檔案即可保證檔案信息的完整性。當然，檔案管理人員還需要做好電子檔案整理、立卷、制作檢索工具、存儲、查找等基本工作。

6.提升檔案利用率——目的

將檔案信息變“活”，提升檔案利用價值是檔案管理的最終目的。檔案管理人員需要多渠道、多途徑加強檔案資源開發(fā)，并到各個職能部門與臨床一線展開調查，掌握醫(yī)療、科研、學習現(xiàn)狀與需求，針對性為這些部門提供檔案信息，實現(xiàn)超前服務、主動服務。各個職能部門登錄檔案網(wǎng)站，可以在檢索欄一鍵搜索相關檔案信息，從而提升檔案利用率。同時，將一些可公開的檔案信息上傳到面向群眾的官網(wǎng)中，為社會提供檔案服務。

四、結束語

綜上所述，隨著我國人口老齡化問題愈加嚴重，為了能夠推動醫(yī)院發(fā)展，必須要保證檔案信息管理的質量。結合檔案管理的問題，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新，從意識、資金、人員、技術、開發(fā)等方面出發(fā)，實現(xiàn)檔案管理最終目標。

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