醫(yī)學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)狀及方法

黃萍

摘 要：所謂科研檔案即形成于科研活動(dòng)中，有著極高保存價(jià)值的聲像、文字、圖表、數(shù)據(jù)資料，在特定模下形成的科技資料文件。它真實(shí)的記錄了科學(xué)研究活動(dòng)。這對(duì)推動(dòng)醫(yī)院科研發(fā)展、推動(dòng)科技進(jìn)步都有著不菲價(jià)值。而有效的收集科研檔案，是增強(qiáng)醫(yī)院科研管理效率的保障和載體，所以，文章從醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作為切入點(diǎn)，對(duì)相關(guān)內(nèi)容展開(kāi)了探究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué);科研檔案;管理現(xiàn)狀;方法

在進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究工作中，醫(yī)學(xué)科研檔案發(fā)揮著載體性作用，通過(guò)它能夠總結(jié)醫(yī)院科研人員的活動(dòng)情況。其開(kāi)發(fā)應(yīng)用價(jià)值高，保存價(jià)值突出。那么，充分的收集與科學(xué)管理科研檔案將具有很大的意義。然而，在目前很多醫(yī)院的科研檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題，需要我們?cè)趯?shí)踐中予以規(guī)避和解決。

一、醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容與特征

醫(yī)院科研檔案內(nèi)容繁瑣，主要涉及整理與分析實(shí)驗(yàn)、設(shè)計(jì)選題、臨床應(yīng)用與研究等過(guò)程內(nèi)構(gòu)成的種種聲像材料、文字資料以及圖表信息等。具體涉及研究?jī)?nèi)容開(kāi)題報(bào)告等立項(xiàng)資料、研究期間的記錄內(nèi)容、成果申報(bào)、鑒定材料以及課題小結(jié)等信息檔案，同時(shí)，科研管理文件、醫(yī)療法規(guī)以及醫(yī)學(xué)科研制度等參考資料，它有著原始性、專業(yè)性以及成套性的特征?？蒲许?xiàng)目的差異，也會(huì)構(gòu)成不同的檔案資料，要求員工們細(xì)致審核，看準(zhǔn)其價(jià)值，分門別類的管理。

此外，醫(yī)院科研活動(dòng)通常會(huì)與多個(gè)專業(yè)和學(xué)科相聯(lián)系，所以，有著較強(qiáng)的科學(xué)性、前沿性、專業(yè)性以及較強(qiáng)的學(xué)科特征存在于醫(yī)院科學(xué)檔案中。同時(shí)，研究醫(yī)療科研項(xiàng)目時(shí)會(huì)花費(fèi)較多的時(shí)間，為了確保項(xiàng)目檔案的完整齊全和統(tǒng)一，一定要分區(qū)、分階段的進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性以及成套性。

二、醫(yī)學(xué)科研檔案管現(xiàn)狀

1.沒(méi)有詳實(shí)的收集與歸檔處理科研檔案?？缍却蟆⑨槍?duì)性突出、周期長(zhǎng)是醫(yī)學(xué)科研檔案的主要特征。根據(jù)研究?jī)?nèi)容劃分，研究項(xiàng)目又被劃分成多個(gè)小專題，比如：探索某類疾病的病因、預(yù)防方案以及治療措施的研究，而且，還會(huì)研究化學(xué)物質(zhì)或者某類藥物是否對(duì)人體帶來(lái)傷害。伴隨科技的進(jìn)步，醫(yī)院的科研工作越發(fā)重視多專業(yè)結(jié)合與學(xué)科間的交融。所以，積累原始數(shù)據(jù)就成為了課題研究工作的重點(diǎn)。例如：某醫(yī)學(xué)研究項(xiàng)目在將技術(shù)路線制定完畢后，規(guī)定處理病例信息后才可向系統(tǒng)進(jìn)入研究，之后完整的收集了實(shí)驗(yàn)調(diào)查數(shù)據(jù)后，才可以做進(jìn)一步探索，從而得到最新的研究數(shù)據(jù)和結(jié)果。在此期間，只有在解題后才會(huì)形成原始數(shù)據(jù)，所以，該研究過(guò)程只是在歸檔與總結(jié)科研成果，對(duì)中間過(guò)程歸檔與整理科研材料的過(guò)程沒(méi)有高度重視起來(lái)，造成無(wú)法完整的收集原始科研材料，細(xì)節(jié)不夠。

2.管理意識(shí)不夠。第一，在地級(jí)或者往下的醫(yī)院多數(shù)沒(méi)有專職的科研的檔案管理人員。在整個(gè)醫(yī)院檔案中醫(yī)療科研檔案屬于重要構(gòu)成部分，通常由專門人員統(tǒng)一進(jìn)行管理。因?yàn)榭蒲袡n案人員缺乏專業(yè)性，并且監(jiān)管者專業(yè)知識(shí)缺乏，很難齊全收集、科學(xué)分類。

第二，臨床科研相融合是醫(yī)院科研項(xiàng)目專家團(tuán)隊(duì)的主要構(gòu)成特征，他們把更多的注意力集中到了分析科研數(shù)據(jù)以及臨床結(jié)果，對(duì)醫(yī)院科研檔案的存檔意識(shí)以及重視程度不夠，導(dǎo)致收集相關(guān)數(shù)據(jù)資料時(shí)較為落后，甚至暴露了缺失、損壞以及混亂等人為問(wèn)題，從而將整理檔案系統(tǒng)的難度增加，或者造成了無(wú)法挽救的損失。

第三，因?yàn)橛袧撛诘膬?nèi)部斗爭(zhēng)存在于醫(yī)院科研項(xiàng)目中，所以很多人由于產(chǎn)權(quán)等方面的原因，都會(huì)私自留下自己的科研資料，沒(méi)有提交給醫(yī)院的檔案管理部門。

3.缺乏完備的管理制度。為了進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)劃化的完成醫(yī)院科研工作管理，首先，要把完善的管理制度建立起來(lái)。但是，很多醫(yī)院并沒(méi)有將完備的規(guī)章制度建立，這樣直接影響了科研檔案管理的完整性，在對(duì)科研計(jì)劃制定時(shí)，相關(guān)部門并沒(méi)有向科研管理中融入檔案工作。此外，醫(yī)院缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度，檢查與監(jiān)督手段不足，造成工作人員工作熱情不足，缺乏責(zé)任感，進(jìn)而造成檔案資料丟失，歸檔效果差。

三、新時(shí)代下加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的方法

新時(shí)代最大的特點(diǎn)即為進(jìn)入了信息化時(shí)代，一些先進(jìn)的技術(shù)理念方式開(kāi)始出現(xiàn)在我們的視野中，而且，在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中，新時(shí)代下的很多管理理念也必將發(fā)揮重要作用。

1.把詳實(shí)的檔案管理制度建立起來(lái)。對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度進(jìn)行建立與完善，通過(guò)可行合理的制度完成科研檔案管理，從而達(dá)到規(guī)范、高效管理醫(yī)學(xué)科研檔案的目的，而且，這也是新時(shí)代下對(duì)檔案管理工作的新規(guī)定，我們可以從下面幾點(diǎn)開(kāi)展：首先按照相關(guān)流程管理醫(yī)學(xué)科研檔案，例如：收集、分類、整理、移交、保存等環(huán)節(jié)都要細(xì)致、認(rèn)真。弄清檔案管理部門、科研管理部門以及科研人員本身的職責(zé)，完善相關(guān)監(jiān)督與檢查手段，把檔案人員在崗責(zé)任制建立起來(lái)，然后把詳實(shí)的檔案管理制度建立起來(lái)。在合理的范圍內(nèi)控制歸檔業(yè)務(wù)，并且，保證每個(gè)員工都能夠重視此項(xiàng)工作，每個(gè)部門要緊密結(jié)合。此外，對(duì)于《檔案執(zhí)行辦法》與《檔案法》等在工作中要努力宣傳，讓員工們明確醫(yī)學(xué)科學(xué)檔案的建立和宣傳價(jià)值。保證一線員工能夠認(rèn)識(shí)到科研資料及時(shí)歸檔的意義。認(rèn)清有關(guān)科研管理部門以及綜合檔案室在管理檔案中應(yīng)有的作用，從而將科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)從上而下系統(tǒng)的建立起來(lái)。

2.加強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)和能力。對(duì)于科研人員，醫(yī)院有關(guān)部門需要對(duì)其檔案意識(shí)展開(kāi)培訓(xùn)教育，努力宣傳檔案管理工作，把他們的檔案意識(shí)增強(qiáng)，讓他們明確在醫(yī)學(xué)科研時(shí)科研檔案的價(jià)值，從而將其工作熱情調(diào)動(dòng)起來(lái)，從根本上讓他們認(rèn)識(shí)科研檔案工作的意義與價(jià)值。而且，在平時(shí)工作中要學(xué)會(huì)收集與積累相關(guān)檔案資料，進(jìn)而把檔案工作人員的工作任務(wù)減輕，將檔案的歸檔率與完整率提升。在宣傳檔案時(shí)，可按照《檔案法》以及有關(guān)規(guī)定培訓(xùn)教育科研人員，通過(guò)法律內(nèi)容引導(dǎo)科研人員去工作。此外，檔案綜合工作室要用表格的方式把進(jìn)展階段的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，然后傳遞給有關(guān)負(fù)責(zé)人審核，保證審核人員與領(lǐng)導(dǎo)層可以全面了解相關(guān)研究?jī)?nèi)容，對(duì)材料進(jìn)行有意識(shí)的收集歸檔，對(duì)科研檔案實(shí)施協(xié)同管控。

科研檔案管理效率與檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平以及思想素養(yǎng)高低有著很大關(guān)系，所以，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)，醫(yī)院必須要重視起來(lái)。利用學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的政策法規(guī)來(lái)培養(yǎng)和強(qiáng)化員工的職業(yè)道德修養(yǎng)，提升其工作責(zé)任感，以端正的態(tài)度工作。利用經(jīng)驗(yàn)交流、專業(yè)化培訓(xùn)以及外出參觀等提升員工的業(yè)務(wù)水平與能力，對(duì)于計(jì)算機(jī)自動(dòng)化的操作技術(shù)員工們必須要熟練掌握，培養(yǎng)出高工作效率、高素質(zhì)的優(yōu)秀科研檔案管理人才，從而在規(guī)范化、現(xiàn)代化的科研檔案管理工作中更好的生存下來(lái)。

3.強(qiáng)化管理技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)加強(qiáng)管理?？茖W(xué)管理是現(xiàn)代化檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方法、理論與手段解決檔案管理工作內(nèi)出現(xiàn)的問(wèn)題，使檔案管理工作向自動(dòng)化、規(guī)范化以及科學(xué)化的方向發(fā)展，共享資源，有助于應(yīng)用與檢索。醫(yī)院通過(guò)將更多的資金投入到檔案硬件設(shè)施的建設(shè)中，努力提升檔案管理技術(shù)能力，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等方式，到達(dá)科學(xué)收集、整理與歸檔科研檔案資料的目的，從而把科研檔案管理效率與質(zhì)量提升，便于檢索科研檔案，共享資源，為全方位、多角度、多途徑開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。檔案部門需要按照信息時(shí)代科研檔案構(gòu)成特征，達(dá)到有效積累、著錄、標(biāo)識(shí)以及歸檔科研檔案的目的，并且進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而提升歸檔文件的安全性與完整性。

而且，我們還需要?jiǎng)?chuàng)新應(yīng)用平臺(tái)。除了復(fù)印、檢索和查閱傳統(tǒng)文件，此外還需要向計(jì)算機(jī)中導(dǎo)入相關(guān)的檔案資料，把內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備完成檢索、排序、索引等操作，進(jìn)而對(duì)多樣化的檢索需求給予滿足。我們可以通過(guò)醫(yī)院中的局域網(wǎng)，把檔案信息管理網(wǎng)頁(yè)建立起立，從而達(dá)到遠(yuǎn)程瀏覽、檢索、傳輸和下載檔案數(shù)據(jù)資料的目的。創(chuàng)新應(yīng)用方式，通過(guò)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，提煉科研檔案信息，將形式多樣的參考資料編輯出來(lái)，比如歸總科研成果、擬定科研論題目以及匯編科研項(xiàng)目情況等，進(jìn)而將一定的參考提供給科研決策，滿足工作需求，提升醫(yī)療科研檔案管理質(zhì)量與效率。

四、結(jié)語(yǔ)

有著極高的應(yīng)用價(jià)值存在于醫(yī)療科研檔案中，它不但為鑒定科研成果提供憑證，而且還是專利申請(qǐng)、推廣成果、科研服務(wù)的參考資料，在社會(huì)發(fā)展中為重要的資產(chǎn)。對(duì)于收集、編排、整理、應(yīng)用及保存科研檔案工作，醫(yī)院科研人員及領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視起來(lái)，進(jìn)而向系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作。在現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)科研管理工作中，醫(yī)院科研檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，為了將科研管理工作質(zhì)量提升，把科研檔案管理工作做好，加快醫(yī)院檔案科學(xué)化管理步伐，而且，將創(chuàng)新當(dāng)作增強(qiáng)科研檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)，通過(guò)新方法、新理念去管理，強(qiáng)化科學(xué)管理效率，積極采用新型管理措施，發(fā)揮計(jì)算機(jī)管控模式，把科研檔案信息不斷開(kāi)發(fā)出來(lái)并予以應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)更好服務(wù)醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展的目的。

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