新醫(yī)改背景下住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理探討

陳慧柔

摘 要：在新醫(yī)改背景下，住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)已經(jīng)逐漸步入正軌，這是培養(yǎng)高素質(zhì)醫(yī)療人才的重要渠道。在住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)當(dāng)中，檔案是開展培訓(xùn)工作不可缺的參考資料，這對(duì)提升培訓(xùn)質(zhì)量、改善內(nèi)部管理有著重要意義?；诖?，本文首先提出新醫(yī)改背景下住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的重要性，分析住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案內(nèi)容，找出檔案管理中現(xiàn)存問題，并針對(duì)性提出解決方案。

關(guān)鍵詞：住院醫(yī)師;規(guī)范化培訓(xùn);檔案管理;方案;問題

在新醫(yī)改背景下，住院醫(yī)師都要參加規(guī)范化培訓(xùn)，這對(duì)提高我國醫(yī)療水平有著重要意義。培訓(xùn)學(xué)員學(xué)歷和畢業(yè)學(xué)校都有所差異，這也決定了培訓(xùn)學(xué)員層次不齊、來源廣泛的特性。而為了保障住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案的有效性，培訓(xùn)單位需要構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案信息的利用率，提升培訓(xùn)效益。但是當(dāng)今住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理還存在著些許問題亟待解決。本文結(jié)合筆者日常工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理方案進(jìn)行探究。

一、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理與利用的重要性

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案作為住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的真實(shí)記錄，是衡量培訓(xùn)效益的重要數(shù)據(jù)信息，可以對(duì)整個(gè)培訓(xùn)過程展開科學(xué)評(píng)估。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案和教學(xué)檔案類似，但也有所不同，主要是培訓(xùn)單位需要結(jié)合醫(yī)療行業(yè)發(fā)展政策、方針、遠(yuǎn)側(cè)、方案展開檔案記錄，并且要切實(shí)滿足新醫(yī)改的要求和標(biāo)準(zhǔn)。通過對(duì)培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，包括培訓(xùn)單位檔案、師資檔案、培訓(xùn)管理檔案、培訓(xùn)對(duì)象培訓(xùn)情況等，這些檔案衡量醫(yī)院的住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)管理水平、帶教老師水平、培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)水平，也是推動(dòng)培訓(xùn)改革、學(xué)術(shù)交流的重要文件資源。

在住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)當(dāng)中，只有全面加強(qiáng)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案信息收集、整理、歸檔、利用，才能夠?yàn)楹罄m(xù)培訓(xùn)工作提供信息基礎(chǔ)，這也是檔案管理的重要目標(biāo)。

二、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類

1.培訓(xùn)單位檔案資料。主要包括培訓(xùn)單位基本條件（醫(yī)院等級(jí)、總床位數(shù)、年收治病人數(shù)、年門、急診數(shù)量、醫(yī)院組織架構(gòu)、臨床科室基本條件）、培訓(xùn)場所、培訓(xùn)對(duì)象檔案、制度文件、教學(xué)技術(shù)設(shè)施與條件等。這些檔案材料能夠呈現(xiàn)出培訓(xùn)單位的規(guī)模、培訓(xùn)制度、培訓(xùn)保證等，該部分檔案占據(jù)總檔案量的3-5%。

2.臨床科室檔案資料。主要包括各臨床科室基本條件（床位數(shù)、年收治病人數(shù)、年門、急診數(shù)量、科室和實(shí)驗(yàn)室、輪轉(zhuǎn)科室、疾病種類及數(shù)量、技能操作和手術(shù)種類及數(shù)量、設(shè)備）、師資條件（師資情況、師資建設(shè)）、培訓(xùn)過程管理檔案資料（培訓(xùn)制度與落實(shí)、培訓(xùn)活動(dòng)、過程考核、培訓(xùn)強(qiáng)度）、質(zhì)量控制檔案資料（教學(xué)質(zhì)量、培訓(xùn)對(duì)象學(xué)習(xí)效果）。該部分檔案主要是反映出臨床科室的具體條件、培訓(xùn)活動(dòng)情況等，這部分檔案占據(jù)總檔案量的60%以上。

3.師資檔案資料。主要包括師資隊(duì)伍組成、師資隊(duì)伍建設(shè)情況、臨床科室負(fù)責(zé)人條件、師資培訓(xùn)、師資評(píng)價(jià)等。這部分檔案材料可以反映出各個(gè)臨床科室的師資建設(shè)情況，以及提升師資隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)的檔案資料信息，占據(jù)總檔案量的5%。

4.住院醫(yī)師培訓(xùn)對(duì)象檔案。主要包括學(xué)員資料、學(xué)員考評(píng)表、日?？己速Y料、病例書寫資料、技能操作或手術(shù)情況、參加教學(xué)活動(dòng)、學(xué)術(shù)會(huì)議情況。該部分資料主要是呈現(xiàn)出培訓(xùn)對(duì)象的基本信息、參加培訓(xùn)情況、培訓(xùn)效果等，占據(jù)總檔案量的30%以上。

5.小結(jié)。采用上述檔案分類方法，不僅能夠?qū)⒎稚⒌牟牧献兊酶佑行?，還能夠明確培訓(xùn)單位、臨床科室、培訓(xùn)對(duì)象三方在檔案管理中的責(zé)任，突出檔案管理的完整性、真實(shí)性、原始性，確保98%以上的有效信息，為后續(xù)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

三、培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)存的問題

1.管理意識(shí)不足。從目前培訓(xùn)工作實(shí)施情況來看，各個(gè)培訓(xùn)單位都將工作重點(diǎn)放在了如何強(qiáng)化教育培訓(xùn)方面，對(duì)檔案后續(xù)管理層面關(guān)注度不足，沒有實(shí)現(xiàn)共同籌劃設(shè)計(jì)、協(xié)同推動(dòng)，容易造成培訓(xùn)檔案缺失，也會(huì)直接影響后期考評(píng)評(píng)測工作。檔案管理意識(shí)不足會(huì)直接影響檔案的利用率，這樣就需要提升對(duì)檔案管理的重視程度。

2.管理方法滯后。由于住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案資料非常多，這也給檔案管理工作帶來了一定的難度。加上培訓(xùn)單位對(duì)檔案管理缺乏重視，即使是構(gòu)建了現(xiàn)代化檔案管理體系，也無法充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值。很多培訓(xùn)機(jī)構(gòu)依然以紙質(zhì)檔案作為管理重點(diǎn)，在長時(shí)間培訓(xùn)當(dāng)中很多檔案信息沉默于信息海當(dāng)中，大部分檔案信息被閑置。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理服務(wù)、公共信息服務(wù)體系不夠完善，大約有1/2的培訓(xùn)單位在檔案收集、管理、檢索依然以人工方法，難以實(shí)現(xiàn)一體化檔案管理模式，不利于檔案的利用和開發(fā)，無法為后續(xù)培訓(xùn)工作提供充足的信息支持。

3.管理制度不夠完善?？傮w上來看，住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)已經(jīng)形成了一系列制度，并已經(jīng)落實(shí)，但是在培檔案管理層面上依然缺乏完善的制度，培訓(xùn)檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、形式都沒有明確的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，也沒有構(gòu)建完善的檔案管理約束機(jī)制。培訓(xùn)單位在收集檔案信息當(dāng)中都是結(jié)合評(píng)估體系指標(biāo)展開工作，最終造成培訓(xùn)檔案內(nèi)容不規(guī)范、不完整、不連貫。

4.人為因素問題。檔案管理是一門綜合性非常強(qiáng)的學(xué)科，想要充分提升檔案利用率、保障管理質(zhì)量，必須要有人才的支持。但從大多數(shù)培訓(xùn)檔案管理者來看，60%以上檔案管理人員都是一崗多職的情況，平時(shí)忙于日常辦公室工作，無法全身心的投入到檔案管理當(dāng)中，很多檔案管理問題被忽略。再者，專業(yè)的檔案管理人員能夠熟練的掌握檔案管理整個(gè)流程，而很多檔案管理人員和專業(yè)管理人員依然存在著差距。

5.檔案利用率低。受意識(shí)層面和傳統(tǒng)管理模式影響，檔案管理工作更多是集中在檔案收集、歸檔方面，對(duì)開發(fā)利用缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案信息利用率較低，無法充分發(fā)揮檔案資源效益。同時(shí)，檔案作為規(guī)范化培訓(xùn)開展的信息基礎(chǔ)，部分機(jī)構(gòu)對(duì)檔案宣教投入不足，導(dǎo)致在培訓(xùn)當(dāng)中無法正確的使用檔案信息，無法發(fā)揮檔案價(jià)值。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，大部分培訓(xùn)單位的檔案利用率不足30%，也就是有70%信息被擱置，更多是重視學(xué)員考核、日常表現(xiàn)檔案信息。再者，影響檔案利用率的因素還包括內(nèi)容不豐富、種類不齊全、開發(fā)力度不足等，檔案管理人員也是坐等上門服務(wù)，無法主動(dòng)的將有效檔案信息交給培訓(xùn)部門和人員。四、新醫(yī)改背景下住院醫(yī)師規(guī)范化檔案管理方法

四、梳理規(guī)范化檔案管理意識(shí)

規(guī)范化的檔案管理是強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量的前提工作。在工作當(dāng)中，單位內(nèi)部需要強(qiáng)化培訓(xùn)檔案的宣教工作，讓住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)管理者、帶教老師、培訓(xùn)對(duì)象認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)檔案的重要性，將檔案管理納入到培訓(xùn)日常、管理日常、培訓(xùn)業(yè)務(wù)、內(nèi)部管理業(yè)務(wù)共同建設(shè)。在檔案管理中，可以召開檔案管理的專題會(huì)、討論會(huì)等，梳理規(guī)范化檔案管理意識(shí)，這也是培訓(xùn)檔案管理工作發(fā)展的前提。

1.采用先進(jìn)的管理方法。在新醫(yī)改背景下，檔案管理方法需要進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展，除了要豐富檔案信息載體形態(tài)、記錄形式、管理模式，還要不斷加強(qiáng)檔案信息的利用率。檔案信息化管理已經(jīng)成為了基礎(chǔ)內(nèi)容，而改進(jìn)管理方法依然還要從信息化方面出發(fā)。信息化管理模式創(chuàng)新要和其他部門實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)，同步檔案信息，實(shí)時(shí)收集檔案信息，也可以結(jié)合檔案信息，定期向有關(guān)科室索要紙質(zhì)檔案，保證信息的完整性與原始性。電子檔案也要做好整理、立卷、檢索、存儲(chǔ)等工作。

2.構(gòu)建三級(jí)管理制度。為了能夠強(qiáng)化住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理工作，需要針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀，提出合適的檔案管理制度模式，本文主要是提出“培訓(xùn)單位—臨床科室—培訓(xùn)對(duì)象”的三級(jí)管理制度。在三級(jí)管理制度當(dāng)中，其管理重點(diǎn)是臨床科室，各個(gè)臨床科室指定一名醫(yī)教骨干輔助檔案管理工作，帶教老師和培訓(xùn)對(duì)象的原始資料定期交給臨床科室醫(yī)教骨干進(jìn)行審核、歸檔，臨床科室將歸檔目錄報(bào)給住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)管理部門，從而構(gòu)建一個(gè)培訓(xùn)檔案規(guī)范化工作網(wǎng)絡(luò)，保證培訓(xùn)檔案管理工作可以順利開展。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)工作。在新醫(yī)改背景下，無論是培訓(xùn)檔案管理體系建設(shè)還是管理創(chuàng)新，都要有人才作為支撐，保證培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)性，指定檔案管理人才的培訓(xùn)計(jì)劃，主要是包括專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，保障檔案管理人員綜合素養(yǎng)能夠達(dá)到檔案管理要求。在培訓(xùn)單位當(dāng)中，可以實(shí)施信息化檔案管理等相關(guān)講座活動(dòng)，提升檔案管理人員的認(rèn)知。同時(shí)，還需要貫徹“走出去”的檔案管理思想，加強(qiáng)和市場第三方培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的合作，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化企業(yè)、機(jī)構(gòu)的檔案管理模式，掌握更多的新技術(shù)、新思想，在日常工作中融會(huì)貫通，從而為培訓(xùn)檔案管理工作提供人才支持。

4.提升檔案利用率。在培訓(xùn)工作不斷深化的過程中，會(huì)生成諸多的培訓(xùn)檔案資源，將檔案資源進(jìn)行整合、分析，不斷的總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，以時(shí)間排序的方法對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行分析，從而為后續(xù)培訓(xùn)工作提供依據(jù)。還需要核實(shí)培訓(xùn)資料真實(shí)性，結(jié)合培訓(xùn)對(duì)象動(dòng)態(tài)變化、現(xiàn)有問題對(duì)培訓(xùn)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)反饋有關(guān)信息到臨床科室或帶教老師，保證培訓(xùn)效果。

綜上所述，為了能夠全面提升住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量，需要不斷加強(qiáng)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，針對(duì)培訓(xùn)檔案特點(diǎn)以及現(xiàn)存問題，針對(duì)性提出解決對(duì)策，樹立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)、積極采用先進(jìn)模式、提升檔案管理人員素養(yǎng)，這樣才能夠全面提升檔案利用率，發(fā)揮培訓(xùn)檔案的服務(wù)作用。

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