新醫(yī)改背景下住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理探討

陳慧柔

摘 要：在新醫(yī)改背景下，住院醫(yī)師規(guī)范化培訓已經(jīng)逐漸步入正軌，這是培養(yǎng)高素質(zhì)醫(yī)療人才的重要渠道。在住院醫(yī)師規(guī)范化培訓當中，檔案是開展培訓工作不可缺的參考資料，這對提升培訓質(zhì)量、改善內(nèi)部管理有著重要意義?；诖耍疚氖紫忍岢鲂箩t(yī)改背景下住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理的重要性，分析住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案內(nèi)容，找出檔案管理中現(xiàn)存問題，并針對性提出解決方案。

關鍵詞：住院醫(yī)師;規(guī)范化培訓;檔案管理;方案;問題

在新醫(yī)改背景下，住院醫(yī)師都要參加規(guī)范化培訓，這對提高我國醫(yī)療水平有著重要意義。培訓學員學歷和畢業(yè)學校都有所差異，這也決定了培訓學員層次不齊、來源廣泛的特性。而為了保障住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案的有效性，培訓單位需要構(gòu)建完善的檔案管理機制，提高檔案信息的利用率，提升培訓效益。但是當今住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理還存在著些許問題亟待解決。本文結(jié)合筆者日常工作經(jīng)驗，對住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理方案進行探究。

一、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理與利用的重要性

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案作為住院醫(yī)師規(guī)范化培訓的真實記錄，是衡量培訓效益的重要數(shù)據(jù)信息，可以對整個培訓過程展開科學評估。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案和教學檔案類似，但也有所不同，主要是培訓單位需要結(jié)合醫(yī)療行業(yè)發(fā)展政策、方針、遠側(cè)、方案展開檔案記錄，并且要切實滿足新醫(yī)改的要求和標準。通過對培訓檔案管理現(xiàn)狀進行分析，包括培訓單位檔案、師資檔案、培訓管理檔案、培訓對象培訓情況等，這些檔案衡量醫(yī)院的住院醫(yī)師規(guī)范化培訓管理水平、帶教老師水平、培訓學員學習水平，也是推動培訓改革、學術(shù)交流的重要文件資源。

在住院醫(yī)師規(guī)范化培訓當中，只有全面加強住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案信息收集、整理、歸檔、利用，才能夠為后續(xù)培訓工作提供信息基礎，這也是檔案管理的重要目標。

二、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案的內(nèi)容與分類

1.培訓單位檔案資料。主要包括培訓單位基本條件（醫(yī)院等級、總床位數(shù)、年收治病人數(shù)、年門、急診數(shù)量、醫(yī)院組織架構(gòu)、臨床科室基本條件）、培訓場所、培訓對象檔案、制度文件、教學技術(shù)設施與條件等。這些檔案材料能夠呈現(xiàn)出培訓單位的規(guī)模、培訓制度、培訓保證等，該部分檔案占據(jù)總檔案量的3-5%。

2.臨床科室檔案資料。主要包括各臨床科室基本條件（床位數(shù)、年收治病人數(shù)、年門、急診數(shù)量、科室和實驗室、輪轉(zhuǎn)科室、疾病種類及數(shù)量、技能操作和手術(shù)種類及數(shù)量、設備）、師資條件（師資情況、師資建設）、培訓過程管理檔案資料（培訓制度與落實、培訓活動、過程考核、培訓強度）、質(zhì)量控制檔案資料（教學質(zhì)量、培訓對象學習效果）。該部分檔案主要是反映出臨床科室的具體條件、培訓活動情況等，這部分檔案占據(jù)總檔案量的60%以上。

3.師資檔案資料。主要包括師資隊伍組成、師資隊伍建設情況、臨床科室負責人條件、師資培訓、師資評價等。這部分檔案材料可以反映出各個臨床科室的師資建設情況，以及提升師資隊伍專業(yè)素養(yǎng)的檔案資料信息，占據(jù)總檔案量的5%。

4.住院醫(yī)師培訓對象檔案。主要包括學員資料、學員考評表、日?？己速Y料、病例書寫資料、技能操作或手術(shù)情況、參加教學活動、學術(shù)會議情況。該部分資料主要是呈現(xiàn)出培訓對象的基本信息、參加培訓情況、培訓效果等，占據(jù)總檔案量的30%以上。

5.小結(jié)。采用上述檔案分類方法，不僅能夠?qū)⒎稚⒌牟牧献兊酶佑行颍€能夠明確培訓單位、臨床科室、培訓對象三方在檔案管理中的責任，突出檔案管理的完整性、真實性、原始性，確保98%以上的有效信息，為后續(xù)檔案管理工作奠定基礎。

三、培訓檔案管理現(xiàn)存的問題

1.管理意識不足。從目前培訓工作實施情況來看，各個培訓單位都將工作重點放在了如何強化教育培訓方面，對檔案后續(xù)管理層面關注度不足，沒有實現(xiàn)共同籌劃設計、協(xié)同推動，容易造成培訓檔案缺失，也會直接影響后期考評評測工作。檔案管理意識不足會直接影響檔案的利用率，這樣就需要提升對檔案管理的重視程度。

2.管理方法滯后。由于住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案資料非常多，這也給檔案管理工作帶來了一定的難度。加上培訓單位對檔案管理缺乏重視，即使是構(gòu)建了現(xiàn)代化檔案管理體系，也無法充分發(fā)揮檔案信息價值。很多培訓機構(gòu)依然以紙質(zhì)檔案作為管理重點，在長時間培訓當中很多檔案信息沉默于信息海當中，大部分檔案信息被閑置。同時，數(shù)字化檔案管理服務、公共信息服務體系不夠完善，大約有1/2的培訓單位在檔案收集、管理、檢索依然以人工方法，難以實現(xiàn)一體化檔案管理模式，不利于檔案的利用和開發(fā)，無法為后續(xù)培訓工作提供充足的信息支持。

3.管理制度不夠完善。總體上來看，住院醫(yī)師規(guī)范化培訓已經(jīng)形成了一系列制度，并已經(jīng)落實，但是在培檔案管理層面上依然缺乏完善的制度，培訓檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、形式都沒有明確的規(guī)定標準，也沒有構(gòu)建完善的檔案管理約束機制。培訓單位在收集檔案信息當中都是結(jié)合評估體系指標展開工作，最終造成培訓檔案內(nèi)容不規(guī)范、不完整、不連貫。

4.人為因素問題。檔案管理是一門綜合性非常強的學科，想要充分提升檔案利用率、保障管理質(zhì)量，必須要有人才的支持。但從大多數(shù)培訓檔案管理者來看，60%以上檔案管理人員都是一崗多職的情況，平時忙于日常辦公室工作，無法全身心的投入到檔案管理當中，很多檔案管理問題被忽略。再者，專業(yè)的檔案管理人員能夠熟練的掌握檔案管理整個流程，而很多檔案管理人員和專業(yè)管理人員依然存在著差距。

5.檔案利用率低。受意識層面和傳統(tǒng)管理模式影響，檔案管理工作更多是集中在檔案收集、歸檔方面，對開發(fā)利用缺乏認識，導致檔案信息利用率較低，無法充分發(fā)揮檔案資源效益。同時，檔案作為規(guī)范化培訓開展的信息基礎，部分機構(gòu)對檔案宣教投入不足，導致在培訓當中無法正確的使用檔案信息，無法發(fā)揮檔案價值。據(jù)有關調(diào)查顯示，大部分培訓單位的檔案利用率不足30%，也就是有70%信息被擱置，更多是重視學員考核、日常表現(xiàn)檔案信息。再者，影響檔案利用率的因素還包括內(nèi)容不豐富、種類不齊全、開發(fā)力度不足等，檔案管理人員也是坐等上門服務，無法主動的將有效檔案信息交給培訓部門和人員。四、新醫(yī)改背景下住院醫(yī)師規(guī)范化檔案管理方法

四、梳理規(guī)范化檔案管理意識

規(guī)范化的檔案管理是強化檔案管理質(zhì)量的前提工作。在工作當中，單位內(nèi)部需要強化培訓檔案的宣教工作，讓住院醫(yī)師規(guī)范化培訓管理者、帶教老師、培訓對象認識到培訓檔案的重要性，將檔案管理納入到培訓日常、管理日常、培訓業(yè)務、內(nèi)部管理業(yè)務共同建設。在檔案管理中，可以召開檔案管理的專題會、討論會等，梳理規(guī)范化檔案管理意識，這也是培訓檔案管理工作發(fā)展的前提。

1.采用先進的管理方法。在新醫(yī)改背景下，檔案管理方法需要進一步創(chuàng)新和發(fā)展，除了要豐富檔案信息載體形態(tài)、記錄形式、管理模式，還要不斷加強檔案信息的利用率。檔案信息化管理已經(jīng)成為了基礎內(nèi)容，而改進管理方法依然還要從信息化方面出發(fā)。信息化管理模式創(chuàng)新要和其他部門實現(xiàn)信息聯(lián)動，同步檔案信息，實時收集檔案信息，也可以結(jié)合檔案信息，定期向有關科室索要紙質(zhì)檔案，保證信息的完整性與原始性。電子檔案也要做好整理、立卷、檢索、存儲等工作。

2.構(gòu)建三級管理制度。為了能夠強化住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理工作，需要針對檔案管理現(xiàn)狀，提出合適的檔案管理制度模式，本文主要是提出“培訓單位—臨床科室—培訓對象”的三級管理制度。在三級管理制度當中，其管理重點是臨床科室，各個臨床科室指定一名醫(yī)教骨干輔助檔案管理工作，帶教老師和培訓對象的原始資料定期交給臨床科室醫(yī)教骨干進行審核、歸檔，臨床科室將歸檔目錄報給住院醫(yī)師規(guī)范化培訓管理部門，從而構(gòu)建一個培訓檔案規(guī)范化工作網(wǎng)絡，保證培訓檔案管理工作可以順利開展。

3.加強人才隊伍建設工作。在新醫(yī)改背景下，無論是培訓檔案管理體系建設還是管理創(chuàng)新，都要有人才作為支撐，保證培訓檔案管理人員的專業(yè)性，指定檔案管理人才的培訓計劃，主要是包括專業(yè)培訓、進修學習等，保障檔案管理人員綜合素養(yǎng)能夠達到檔案管理要求。在培訓單位當中，可以實施信息化檔案管理等相關講座活動，提升檔案管理人員的認知。同時，還需要貫徹“走出去”的檔案管理思想，加強和市場第三方培訓機構(gòu)的合作，學習現(xiàn)代化企業(yè)、機構(gòu)的檔案管理模式，掌握更多的新技術(shù)、新思想，在日常工作中融會貫通，從而為培訓檔案管理工作提供人才支持。

4.提升檔案利用率。在培訓工作不斷深化的過程中，會生成諸多的培訓檔案資源，將檔案資源進行整合、分析，不斷的總結(jié)培訓經(jīng)驗，以時間排序的方法對培訓效果進行分析，從而為后續(xù)培訓工作提供依據(jù)。還需要核實培訓資料真實性，結(jié)合培訓對象動態(tài)變化、現(xiàn)有問題對培訓過程進行實時跟蹤，及時反饋有關信息到臨床科室或帶教老師，保證培訓效果。

綜上所述，為了能夠全面提升住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理質(zhì)量，需要不斷加強檔案管理機制的創(chuàng)新，針對培訓檔案特點以及現(xiàn)存問題，針對性提出解決對策，樹立現(xiàn)代化檔案管理意識、積極采用先進模式、提升檔案管理人員素養(yǎng)，這樣才能夠全面提升檔案利用率，發(fā)揮培訓檔案的服務作用。

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